淺談養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的規(guī)范化管理

李海艷

摘 要：在社會(huì)經(jīng)濟(jì)及人們生活水平不斷提升的時(shí)代背景下，我們國家的社會(huì)保障系統(tǒng)也獲得了空前的發(fā)展，進(jìn)一步促進(jìn)了社會(huì)和諧穩(wěn)定發(fā)展。當(dāng)前在我國的社會(huì)保障體系中涉及農(nóng)村養(yǎng)老保險(xiǎn)及社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)兩類，前者主要的服務(wù)對(duì)象是農(nóng)村非城鎮(zhèn)戶籍的居民，自我保障為主，集體調(diào)劑為輔的養(yǎng)老保險(xiǎn)制度，后者則是為解決勞動(dòng)者在達(dá)到國家規(guī)定的解除勞動(dòng)義務(wù)后維持基本生活而建立的社會(huì)保險(xiǎn)制度。在這些保障體系的落實(shí)中，需要對(duì)居民的檔案進(jìn)行有效管理，因此，為了有效維護(hù)好居民的合法權(quán)益，就需要對(duì)其檔案管理進(jìn)行優(yōu)化與改善。

關(guān)鍵詞：農(nóng)村養(yǎng)老保險(xiǎn);社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn);檔案管理;規(guī)范化

自古以來，社會(huì)保障體系的建設(shè)深刻影響著國家的和諧穩(wěn)定及長治久安，加強(qiáng)對(duì)社會(huì)保障體系的優(yōu)化建設(shè)，不僅能夠有效維護(hù)公民的合法權(quán)益，而且也有利于國家穩(wěn)定發(fā)展。目前我國的社會(huì)保障系統(tǒng)有農(nóng)村養(yǎng)老保險(xiǎn)及社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)，由于其針對(duì)的受眾群體不一樣，因此在其保障原則、具體措施等方面均會(huì)有較大差異性。但是兩者均會(huì)面臨檔案管理這一問題，檔案管理中的各類數(shù)據(jù)及信息能夠?yàn)楸Ｕ洗胧┑膱?zhí)行有著很強(qiáng)的支持作用?；诖耍托枰訌?qiáng)對(duì)其檔案管理工作的研究與規(guī)范化，從而最終使得上述兩種社會(huì)保障服務(wù)內(nèi)容得以科學(xué)合理的繼續(xù)開展下去。

1 農(nóng)村養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的特點(diǎn)及現(xiàn)狀

1）農(nóng)村養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的特點(diǎn)。我們國家是一個(gè)農(nóng)業(yè)大國，很大一部分居民分布在農(nóng)村地區(qū)，其也就成為農(nóng)村養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的服務(wù)對(duì)象。同時(shí)由于農(nóng)村地區(qū)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展相對(duì)落后，所以社會(huì)保障體系的有效落實(shí)能夠積極促進(jìn)農(nóng)村地區(qū)發(fā)展的和諧穩(wěn)定，也能切實(shí)維護(hù)農(nóng)民的合法權(quán)益。其次，在農(nóng)村地區(qū)，人們的文化水平以及法律意識(shí)均較為薄弱，這也就使得在農(nóng)村開展各類養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)活動(dòng)時(shí)會(huì)面臨較多現(xiàn)實(shí)問題。同時(shí)，農(nóng)村地區(qū)的參保人員及內(nèi)向是相對(duì)比較復(fù)雜的，從而給檔案管理工作帶來一定的困難及挑戰(zhàn)。最后，農(nóng)村地區(qū)的人員流動(dòng)性是比較強(qiáng)的，尤其是近些年來隨著務(wù)工人員的持續(xù)性增大，均給農(nóng)村地區(qū)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的檔案管理造成困擾。因此加強(qiáng)農(nóng)村養(yǎng)老保險(xiǎn)的檔案管理，使得農(nóng)民在以后的養(yǎng)老問題上能夠做到有據(jù)可依。

2）農(nóng)村養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的現(xiàn)狀。在走訪調(diào)查后發(fā)現(xiàn)，農(nóng)村養(yǎng)老保險(xiǎn)的檔案管理工作面臨的問題有：（1）資金不足：農(nóng)村養(yǎng)老保險(xiǎn)進(jìn)行檔案管理時(shí)，所產(chǎn)生的費(fèi)用均是有縣級(jí)政府來提供的，這就給當(dāng)?shù)氐呢?cái)政造成一定的壓力，尤其是對(duì)于一些比較欠發(fā)達(dá)的地區(qū)來說，政府提供的檔案管理資金遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上實(shí)際需要。（2）材料收集不齊全：在農(nóng)村地區(qū)的養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案記錄過程中，沒有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，并且在進(jìn)行記錄方面存在一些明顯的錯(cuò)誤及漏洞，進(jìn)而在農(nóng)民維護(hù)自身權(quán)益時(shí)出現(xiàn)一些困難，最終就使得群眾對(duì)養(yǎng)老保險(xiǎn)的信任度逐漸降低。（3）缺乏專業(yè)的檔案管理人員：事實(shí)上，檔案管理工作也是一項(xiàng)知識(shí)性的工作，只有對(duì)其進(jìn)行系統(tǒng)學(xué)習(xí)與熟練的操作之后才能完成系列工作。但是很多農(nóng)村地區(qū)的養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理均是由鄉(xiāng)鎮(zhèn)的文秘人員完成，沒有進(jìn)行系統(tǒng)專業(yè)化的學(xué)習(xí)，必然就會(huì)在檔案管理工作中出現(xiàn)錯(cuò)誤。

2 社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的特點(diǎn)及現(xiàn)狀

1）社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的特點(diǎn)。首先，在社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)中，其養(yǎng)老金的組成結(jié)構(gòu)與農(nóng)村養(yǎng)老保險(xiǎn)金的組成是不一樣的，社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)是由社會(huì)統(tǒng)籌基金支付的基礎(chǔ)養(yǎng)老金和個(gè)人賬戶養(yǎng)老金所組成的。其在我們國家的社會(huì)保障制度中處于重要地位，也是社會(huì)保險(xiǎn)五大險(xiǎn)種中最重要的險(xiǎn)種之一。其次，社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)金的主要服務(wù)對(duì)象是城鎮(zhèn)居民為主，是為了解決勞動(dòng)者在達(dá)到國家規(guī)定的解除勞動(dòng)義務(wù)的勞動(dòng)年齡界限，或者因?yàn)槟昀蠁适趧?dòng)力退出勞動(dòng)崗位后的基本生活所建立的一種社會(huì)保障制度。由于社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)的結(jié)構(gòu)組成及受益群體與農(nóng)村養(yǎng)老保險(xiǎn)不一致，所以其在檔案管理中的特點(diǎn)也就不盡相同。

2）社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的現(xiàn)狀。在社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)的檔案管理中，主要存在問題有以下幾方面：（1）檔案管理意識(shí)不高：相關(guān)的調(diào)查數(shù)據(jù)表明，社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)的參保人員的比率在持續(xù)性上升，但是隨著而來的檔案管理問題也是百出，在實(shí)證調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，相關(guān)的保險(xiǎn)業(yè)務(wù)部門只是重視保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的經(jīng)辦工作，而對(duì)于檔案管理的意識(shí)相對(duì)較低。（2）檔案分類工作較差：由于在檔案管理的過程中未能及時(shí)對(duì)其進(jìn)行有效的分類管理工作，因此在使用的時(shí)候，出現(xiàn)明顯的混亂現(xiàn)象，對(duì)于所需要的檔案不能夠及時(shí)調(diào)用，進(jìn)而使得工作決策中缺少檔案內(nèi)容的參考，最終造成參保人員的利益受損。（3）沒有形成規(guī)范的檔案管理辦法：由于管理辦法不規(guī)范，再加之工作人員的檔案管理意識(shí)淡薄，導(dǎo)致很多資源和時(shí)間方面的巨大浪費(fèi)，影響整個(gè)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)處理效率。

3 如何促進(jìn)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的規(guī)范化管理

1）提高檔案管理意識(shí)，投入保障。意識(shí)決定行為結(jié)果，所以為了加強(qiáng)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的規(guī)范化，就必須提升檔案管理工作人員及相關(guān)部門的檔案管理意識(shí)。在具體實(shí)施的過程中，可以利用一些實(shí)際案例，對(duì)檔案管理的從業(yè)人員進(jìn)行教育，同時(shí)在實(shí)際工作中，要將養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的經(jīng)辦人員責(zé)任進(jìn)行落實(shí)，每一個(gè)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)內(nèi)容均要記錄其經(jīng)辦人，從而可以提升工作人員的檔案管理意識(shí)，最終也就能夠保障參保人員的自身利益不被損害。

此外，所有檔案管理工作的切實(shí)開展，均需要一定的資金作為保障，因此各級(jí)黨委、政府要投入一定比例的資金支持保險(xiǎn)檔案的管理。一方面要積極從各高校、人才市場引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人員;另外一方面，要定期對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平進(jìn)行培訓(xùn)與提升。

2）構(gòu)件檔案管理機(jī)制，提供服務(wù)水平。任何一項(xiàng)工作的順利開展，均需要參照一定的規(guī)范程序，從而能夠有據(jù)可依，有參照的標(biāo)準(zhǔn)及流程。因此，為了積極促進(jìn)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的管理，要必須建立科學(xué)完善的檔案管理工作機(jī)制，并且要從居民參保人員的切身利益角度出發(fā)，對(duì)檔案管理工作中的各項(xiàng)細(xì)節(jié)及要求進(jìn)行明確規(guī)定。同時(shí)，在該機(jī)制中還應(yīng)該有監(jiān)督管理辦法，從而督促檔案管理人員能夠認(rèn)真開展工作，并且也能出現(xiàn)錯(cuò)誤后及時(shí)被糾正。

3）積極推進(jìn)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的信息化管理。在計(jì)算機(jī)技術(shù)及信息化技術(shù)不斷向前發(fā)展的社會(huì)背景下，對(duì)于養(yǎng)老保險(xiǎn)的檔案管理工作來說，也應(yīng)當(dāng)積極與這些新型技術(shù)進(jìn)行融合創(chuàng)新發(fā)展。因?yàn)樵谡{(diào)查發(fā)現(xiàn)，一些地區(qū)在對(duì)檔案進(jìn)行記錄及分類時(shí)依然材料手工的形式，不僅使得檔案在使用時(shí)不容易查找出來，而且隨著時(shí)間的推移，很多紙質(zhì)內(nèi)容上面的信息會(huì)有磨損。因此，加強(qiáng)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的信息化建設(shè)，確保其管理質(zhì)量和效率的提高，使其與時(shí)代發(fā)展的要求相契合，更好的推動(dòng)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的良性發(fā)展，最終為我們國家的養(yǎng)老保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

4）加強(qiáng)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的合理分類。對(duì)于養(yǎng)老保險(xiǎn)的檔案資料來說，在查詢和使用的時(shí)候，均要按照其參保人員的各類信息即標(biāo)準(zhǔn)條件等進(jìn)行分類管理，這樣一來，不僅能夠快速提升信息查詢的效率和準(zhǔn)確度，同時(shí)也有利于檔案管理的監(jiān)督工作。在檔案管理流程的監(jiān)督及檔案分類工作齊頭并進(jìn)的趨勢下，更能夠保證所有檔案管理的規(guī)范性和有序化。與此同時(shí)，在實(shí)際管理過程中，還應(yīng)當(dāng)根據(jù)本地區(qū)的社會(huì)經(jīng)濟(jì)狀況，對(duì)其分類整理的技術(shù)和管理機(jī)制進(jìn)行不斷優(yōu)化與創(chuàng)新。

5）統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)各部門間的密切合作。在實(shí)際中要做到統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，以便借助網(wǎng)絡(luò)與其他相關(guān)部門實(shí)現(xiàn)自己的社會(huì)保險(xiǎn)檔案數(shù)據(jù)共享。同時(shí)加強(qiáng)軟件開發(fā)，建立自己的檔案管理信息系統(tǒng)，由上級(jí)部門統(tǒng)一組織管理，在使用功能和標(biāo)準(zhǔn)上與上級(jí)部門協(xié)調(diào)一致。進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)編目和自動(dòng)檢索，必要時(shí)可以快速查詢統(tǒng)計(jì)出自己所需要的檔案信息。

4 結(jié)束語

本文對(duì)農(nóng)村養(yǎng)老保險(xiǎn)及社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)的檔案管理特點(diǎn)及現(xiàn)狀進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上，對(duì)當(dāng)前我們國家在養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的規(guī)范化措施進(jìn)行論述，加強(qiáng)對(duì)檔案管理的研究，能夠促進(jìn)我國社會(huì)保障系統(tǒng)的穩(wěn)定與發(fā)展。

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