文檔一體化管理模式下中職學校檔案信息化建設(shè)解析

楊燕

【摘要】信息化建設(shè)是中職學校檔案管理的必然方向。本文以現(xiàn)階段中職學校檔案管理情況為基礎(chǔ)，結(jié)合近年來文檔一體化管理模式的推廣，明確新時代發(fā)展對檔案信息管理提出的要求，分析如何建設(shè)信息化的中職學校檔案系統(tǒng)，并提出有效的處理對策，以此為中職學校持續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)保障。

【關(guān)鍵詞】文檔一體化;中職學校;檔案;信息化

在信息技術(shù)飛速發(fā)展中，其已成為影響城市居民生活和工作的主要因素，并且隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的全面推廣，促使我國檔案工作得到了有效發(fā)展。從中職學校入手分析，檔案管理工作決定了院校發(fā)展的文化水平，因此要想為社會發(fā)展培育更多優(yōu)秀人才，必須要加大對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的探索應(yīng)用，以此為檔案信息化建設(shè)奠定基礎(chǔ)保障。尤其是在文件工作與檔案工作科學結(jié)合中，為了保障信息化建設(shè)中學校檔案信息的安全性和規(guī)范性，中職學校必須要從文檔一體化管理模式入手，設(shè)計更加有效的工作措施。因此，下面對文檔一體化管理模式下中職學校檔案信息化建設(shè)進行研究。

一、概念

（一）文檔一體化管理。從計算機技術(shù)在我國檔案管理領(lǐng)域中應(yīng)用開始，文檔一體化管理模式也得到了優(yōu)化，兩者發(fā)展存在同步性特點。簡單來說，文檔一體化管理模式的推廣，是以文書檔案和檔案管理為核心提出的，會對文件生成到檔案歸檔的全過程實施管控，不但能保障文件的完善性和元數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的相同性，而且可以確保數(shù)據(jù)傳遞和儲備的規(guī)劃性。

（二）檔案信息化管理。檔案信息化作為現(xiàn)如今研究的熱點話題，中職學校檔案信息化建設(shè)工作要將提升學校信息化水平和滿足現(xiàn)代化發(fā)展需求看作工作總目標，并注重在實踐發(fā)展中持續(xù)探索技術(shù)與管理工作，一方面開發(fā)學校信息系統(tǒng)，另一方面要思考檔案管理要求，這樣能為中職學校檔案管理發(fā)展提供有效依據(jù)。整合當前中職學校檔案信息化建設(shè)情況可知，具體工作分為：其一，歸檔電子文件。其二，管理電子檔案。其三，提供檔案網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。其四，檔案管理系統(tǒng)軟件等。

二、推廣文檔一體化管理與檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)實意義

簡單來說，檔案一體化與信息化建設(shè)工作對中職學校檔案管理而言至關(guān)重要，兩者之間具有相輔相成的關(guān)系，可以在實踐發(fā)展中彼此融合與發(fā)展。整合實踐案例分析可知，檔案管理信息化與一體化的意義主要展現(xiàn)為以下幾點：1.符合社會的客觀需求。面對日益革新的市場環(huán)境，中職學校畢業(yè)生面臨的就業(yè)形勢越發(fā)嚴峻，此時從文檔一體化入手，可以將與學生有關(guān)的信息統(tǒng)一放在管理平臺上，而用人單位可以及時了解學生的成績、獲獎紀錄及特長等，這樣不僅能讓用人單位更好地了解畢業(yè)生，而且可以為他們提供優(yōu)秀的就業(yè)機會。同時，在檔案一體化發(fā)展中，各項信息可以共享應(yīng)用，學生也能在校園網(wǎng)上獲取自身所需資料，這對學習而言變得更加便捷。2.有助于提升檔案管理水平。隨著中職學校學生數(shù)量的增加，檔案信息會越來越多，此時若繼續(xù)沿用傳統(tǒng)管理對策，不僅難以滿足現(xiàn)代社會發(fā)展需求，而且會影響學校檔案信息應(yīng)用效率和質(zhì)量。而推廣文檔一體化管理模式，可以有效處理這一現(xiàn)象，全面提升檔案管理工作效率。3.實現(xiàn)信息資源共享。在以往管理模式的制約下，大部分中職學校依舊在沿用傳統(tǒng)封閉式管理模式，這項工作雖然在以往社會環(huán)境下取得了優(yōu)異成績，但在現(xiàn)如今學校信息數(shù)量增加的背景下，要求學校領(lǐng)導及部門員工在整合以往工作經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，合理運用現(xiàn)代化技術(shù)，以此更好實現(xiàn)信息資源共享利用。通過在中職學校應(yīng)用信息化技術(shù)，不但能實現(xiàn)資源科學分配，而且可以為不同類型的受眾提供有效信息服務(wù)。

三、實施文檔一體化管理，提升中職學校檔案信息化建設(shè)的措施

（一）向著規(guī)范化管理發(fā)展。在文檔一體化管理下，能強化檔案與文件間的關(guān)聯(lián)，促使兩者綜合起來在一個系統(tǒng)內(nèi)管理。兩種檔案既會彼此影響，又體現(xiàn)了文件誕生過程。由于文件管理工作決定了檔案管理工作效果，所以在全新的工作環(huán)境中，要求中職學校必須要提出適宜的處理對策，促使文檔管理工作在向著規(guī)范化方向革新的同時，充分展現(xiàn)文檔的內(nèi)涵，以此保障檔案信息化建設(shè)工作可以有序落實。

（二）提出明確的管理規(guī)范。通過引用文檔一體化管理工作，全面優(yōu)化中職學校檔案信息化建設(shè)步伐，并投入大量人力、物力及財力等。由于系統(tǒng)內(nèi)部建設(shè)工作非常繁瑣，所以檔案管理部門要強化實踐管理工作水平，并提出完善的管理制度，以此確保各項數(shù)據(jù)具有科學性和有效性。同時，在購買辦公室所需用品時，要嚴格按照國家提出的規(guī)章制度要求，科學劃分文件類別。另外，中職學校管理人員要定期組織培訓活動，讓檔案工作人員可以在實踐工作中產(chǎn)生深刻認識，并構(gòu)建正確的工作意識與自主性，這樣有助于他們在全面掌握管理技術(shù)的基礎(chǔ)上，讓學校檔案管理工作向著既定的方向穩(wěn)步前進。

（三）構(gòu)建統(tǒng)一的管理機構(gòu)。文檔與檔案的關(guān)系非常緊密。從本質(zhì)上講，文檔與檔案的內(nèi)容、主題并沒有差異，最大的區(qū)別在于時間和范圍。因此，要想實現(xiàn)真正意義上的文檔一體化管理，中職學校必須要針對內(nèi)部工作情況，構(gòu)建統(tǒng)一的管理機制，并充分展現(xiàn)組織管理的獨特優(yōu)勢，對各項檔案進行全面監(jiān)管，且要明確各個部門的職能與責任。此時，保障每位員工可以認真負責，積極承擔崗位職責，提升學校檔案信息化建設(shè)水平。

（四）系統(tǒng)規(guī)劃管理軟件。大部分中職學校部門的軟件與其他部門軟件無法兼容，因此很容易影響檔案作用的發(fā)揮。在這一背景下，工作人員要統(tǒng)籌規(guī)劃管理軟件，構(gòu)建全盤管理意識，整合研究文檔一體化發(fā)展下的現(xiàn)實問題。通過應(yīng)用智能性強和工作效率高的軟件系統(tǒng)，有助于文件與檔案的更快傳遞與利用，這也是實現(xiàn)檔案一體化發(fā)展的基礎(chǔ)要求。同時，要求學校要根據(jù)不同部門的職責，提出對應(yīng)的檔案保管方式與期限，這樣有助于為統(tǒng)一管理奠定基礎(chǔ)。

（五）強化辦公自動化水平。對中職學校而言，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)成為各個部門的必需品，不僅能提升實踐工作效率，而且可以緩解員工工作壓力。在這一背景下，文件與檔案已不再是傳統(tǒng)意義上的文字形式，可以選擇的種類、數(shù)量等越來越多，實際應(yīng)用范圍也在不斷拓展。此時，只要合理運用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，就能及時獲取檔案信息，并滿足各職能部門的工作需求。因此，在未來發(fā)展中，要想實現(xiàn)預期設(shè)定目標，必須要全面優(yōu)化辦公自動化水平，以此為檔案信息化建設(shè)工作奠定基礎(chǔ)保障。

四、文檔一體化管理模式下中職學校檔案現(xiàn)代化管理工作的注意事項

（一）統(tǒng)計。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)全面推廣中，統(tǒng)計工作作為中職學校檔案管理的重要組成部分，不僅能突破傳統(tǒng)意義上檔案建設(shè)和管理形式的制約，還可以降低管理員工的工作壓力，促使數(shù)據(jù)信息的統(tǒng)計工作更加科學和完善。同時，在新時代，隨著中職學校檔案現(xiàn)代化建設(shè)水平的提升，電子檔案管理自動化水平也會隨之提高，此時管理部門不僅要組織員工積極參與多樣化的技能培訓活動，而且要讓他們在實踐操作中熟練掌握統(tǒng)計技能，以此達到預期設(shè)定的發(fā)展目標。

（二）鑒定。相比以往中職學校檔案管理形式，在信息化管理系統(tǒng)中，電子文件的儲備時間更長，可以轉(zhuǎn)變的形式更多，但也容易被人篡改或泄露，這對鑒定人員而言勢必會增加工作難度。因此，鑒定人員要從內(nèi)容和技術(shù)兩方面入手，認真判別檔案儲備內(nèi)容的合理性和有效性，這樣不僅能為管理人員提供有效依據(jù)，而且可以正確劃分檔案保管期限。

（三）保密。相比以往檔案管理形式分析，信息化建設(shè)工作的提出改變了中職學校檔案信息保密工作。由于電子檔案泄露、被篡改的方式有很多種，所以學校在管理期間必須要從多角度思考系統(tǒng)內(nèi)部存在的安全風險。通常情況下，保密工作會從儲存與傳輸兩方面入手，一方面分級儲存保密檔案和公開檔案，并強化網(wǎng)絡(luò)平臺中檔案保密水平;另一方面為傳輸?shù)臋n案信息設(shè)計安全保護機制。

五、結(jié)束語

綜上所述，在新時代，隨著計算機技術(shù)成為檔案行業(yè)革新發(fā)展的重要依據(jù)，促使文檔一體化管理模式得到推廣，此時優(yōu)化中職學校檔案信息化建設(shè)水平，必須要根據(jù)學校教學及發(fā)展需求，提出有效的建設(shè)對策，只有這樣才能在文檔一體化管理模式下提升中職學校檔案管理水平，并加快電子檔案發(fā)展步伐。

【參考文獻】

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