工程設(shè)計電子文件的歸檔管理

楊刈奇

摘 要：現(xiàn)代社會是信息社會，海量信息以電子文件形式進行繁忙的交流。在勘察設(shè)計領(lǐng)域，工程設(shè)計手段從最初的人工計算繪圖階段，通過快速發(fā)展，逐漸演變到現(xiàn)在利用專業(yè)軟件、計算機輔助設(shè)計系統(tǒng)階段，隨之產(chǎn)生了大批的工程設(shè)計電子文件。本文從工程設(shè)計電子文件的特點、收集、鑒定、歸檔、保管和利用維護等方面，根據(jù)實際工作情況提出工程設(shè)計電子文件歸檔存在的問題、解決手段和管理措施。

關(guān)鍵詞：工程設(shè)計;電子文件;歸檔;管理

在信息高速發(fā)展的今天，各類電子文件及其檔案數(shù)量倍增，新的記錄方式取代舊的記錄方式，是社會發(fā)展的必然趨勢和重要標(biāo)志。工程設(shè)計從手工繪圖發(fā)展到現(xiàn)在計算機制圖以及網(wǎng)絡(luò)和大數(shù)據(jù)等多種現(xiàn)代信息技術(shù)參與的日常工作，工程設(shè)計文件從單一紙質(zhì)載體變?yōu)橐噪娮游募c紙質(zhì)文件共同服務(wù)的階段。電子文件不僅方便檔案館的歸檔保存和管理，也方便檔案的查詢與利用。作好設(shè)計資料電子文件、紙質(zhì)文件即“雙軌制”檔案管理十分重要，其中對電子文件的安全管理工作更顯突出。

1 工程設(shè)計電子文件特征

1.1 工程設(shè)計電子文件易保存、易查找

與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件相比電子文件檢索快、易儲存、易攜帶、可以滿足多人同時閱讀，也可以通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，更可以修改利用，大大提高辦公效率和設(shè)計速度。

1.2 工程設(shè)計電子文件對設(shè)備軟件依賴性

工程設(shè)計電子文件的形成、存儲、閱讀、處理與傳輸都離不開相應(yīng)設(shè)備和軟件環(huán)境，如果離開相應(yīng)的設(shè)備、匹配的軟件平臺，就不能利用和查閱電子文件。

1.3 工程設(shè)計電子文件內(nèi)容可修改、保存存在一定的不安全因素

工程設(shè)計電子文件可編輯、修改，為其他工作提供了便利條件，但是不論是采用磁盤等介質(zhì)保存或者云盤、數(shù)據(jù)庫保存，難以絕對保證文件安全。采用磁盤等介質(zhì)保存，介質(zhì)對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件要求很高，如達不到容易造成載體的損壞致使信息丟失，或者電子文件無法讀取。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的云盤或數(shù)據(jù)庫，電子文件儲存和傳輸易受到病毒感染、木馬盜取、信息外泄等不安全因素。相比較紙質(zhì)文件對環(huán)境要求較低，存儲更安全。

1.4 工程設(shè)計電子文件的規(guī)范管理有待提高

目前工程設(shè)計電子文件管理工作處于發(fā)展完善階段，電子文件存在易感染病毒、易篡改等弱點，以及辦公軟件等多方面的因素，結(jié)合國家信息安全管理相關(guān)法規(guī)，急待細化工程設(shè)計電子文件管理辦法，確保電子文件存放安全，使用安全。

2 工程設(shè)計電子文件收集整理中存在的問題

2.1 工程設(shè)計電子文件的產(chǎn)生、收集和流轉(zhuǎn)管控不嚴(yán)

設(shè)計電子文件從起初產(chǎn)生到完成歸檔，要經(jīng)過多人多部門流轉(zhuǎn)，給設(shè)計電子文件的收集帶來很多干擾因數(shù)。主要表現(xiàn)在;一是各部門的軟件存在差異，文件兼容差。二是有些人員不重視設(shè)計電子文件歸檔，沒有明確專人負責(zé)，使有價值的設(shè)計電子文件不能及時歸檔或留存在個人手中。三是設(shè)計輸入的條件反復(fù)變化，出現(xiàn)AutoCAD文件多版本及圖紙多套的現(xiàn)象，對后期的歸檔工作帶來很大影響，電子文件流轉(zhuǎn)收集管理不嚴(yán)格，經(jīng)常出現(xiàn)圖紙與電子文件不配套。

2.2 設(shè)計人員對于電子文件保護不到位

設(shè)計電子文件的記錄形式有易改、易變、易逝等數(shù)字化特性，所以對存放條件要求比較高，存儲要用中間設(shè)備，通過檢驗、備份、復(fù)制、轉(zhuǎn)換、封裝、遷移等過程比較復(fù)雜，而現(xiàn)在電子文件存儲的載體又不太穩(wěn)定、不耐用，難以實現(xiàn)長期保存。

2.3 設(shè)計人員與檔案館對接不緊密

個別電子文件在有些方面缺乏前端控制，與檔案館脫節(jié)，電子文件歸檔后不利于檔案管理和查閱利用，需要重新錄入、整理分類，增加了文件歸檔的工作量。

3 提高工程設(shè)計電子文件歸檔管理

針對工程設(shè)計電子文件的管理，國家出臺了一系列的法律、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)，目的就是要確保電子文件的信息安全。一般的設(shè)計院都建立了適合本單位的工程設(shè)計電子文件管理規(guī)章制度，明確了管理機構(gòu)和相應(yīng)職責(zé)，對于容易出現(xiàn)問題的環(huán)節(jié)制定了特別的管理措施，定期核查加強管理，對于規(guī)章制度者從嚴(yán)處理，大大減低電子文件的安全風(fēng)險。另外，要提高電子文件傳遞者及管理人員信息安全意識和素養(yǎng)，自覺遵守制度，才能避免絕大多數(shù)的信息泄露事件。

3.1 提高工程設(shè)計電子檔案管理的前提條件

提高工程設(shè)計電子檔案管理人員業(yè)務(wù)水平設(shè)計電子檔案必須得到很好的管理，首先要提高管理人員的自身素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，了解現(xiàn)代化信息技術(shù)，熟練應(yīng)用計算機操作系統(tǒng)，熟悉工程設(shè)計制圖軟件，熟悉工程設(shè)計、文字處理等內(nèi)容的電子文件生成過程和儲存形式等知識，否則難以勝任電子文件歸檔、電子檔案的檢索利用等管理工作，如：圖紙文件可存儲為*.dwg、*.bak、*.pdf等形式，文字處理文件則可存儲為*.docx、*.doc、*.txt、*.bak、*.pdf等形成。其次，大力培養(yǎng)電子檔案管理人才，建立高素質(zhì)的工程設(shè)計電子檔案管理隊伍，提升電子文件的鑒別能力，提高電子檔案的保管維護和檢索利用水平。第三，不斷更新殺毒軟件，堅持定期對電子檔案進行殺毒處理，有效維護電子檔案安全，避免文件不被修改、刪除或讀不了等問題。這樣方能確保電子文件歸檔準(zhǔn)確無誤，完整可靠，有利促進電子檔案向規(guī)范管理方向發(fā)展，不斷提高工程設(shè)計電子檔案的質(zhì)量。

3.2 提高工程設(shè)計電子文件的篩選甄別

項目電子文件及各專業(yè)有參考價值的設(shè)計電子文件都列入歸檔范圍，明確歸檔時間，根據(jù)實際內(nèi)容進行鑒別認(rèn)定，特別加強對各階段的設(shè)計圖和報告的鑒定工作，一是專業(yè)負責(zé)人對AutoCAD圖紙和報告等電子文件的質(zhì)量把好第一道關(guān)口，甄別剔除無價值的過程版本，刪除與內(nèi)容無關(guān)的文件。二是對于簽署不完整、不準(zhǔn)確的部分，要進行補充，保證電子文件的完整和準(zhǔn)確。三是對電子文件按價值劃分，輕重分明，重點保證重要電子文件的真實性、完整性。

要把認(rèn)定歸檔的設(shè)計電子文件歸類管理，存儲在U盤、光盤的等載體上可單獨存放保管，為節(jié)省存儲空間，對有用的電子文件可實行數(shù)據(jù)壓縮。同樣的數(shù)據(jù)文件材料應(yīng)備份兩份，以便出現(xiàn)丟失、損壞時備用。

3.3 及時組織工程設(shè)計電子文件歸檔

歸檔主要是把收集整理的電子文件由設(shè)計部門按檔案管理的規(guī)章制度向檔案館移交，設(shè)計負責(zé)人要確定電子文件的歸檔范圍。一般設(shè)計文件在一個階段完成后，一定時間段內(nèi)要求完成歸檔工作，對于邊設(shè)計邊歸檔的項目，電子文件與紙質(zhì)文件務(wù)必對應(yīng)，可以確保歸檔資料的準(zhǔn)確性和完整性，但設(shè)計人員設(shè)計負責(zé)人要確定歸檔資料的價值，免造成不必要的歸檔和重復(fù)性歸檔。生產(chǎn)經(jīng)營過程中如設(shè)計電子文件不能及時處理，不斷修改，版本較多，避免混亂的最好辦法就是電子文件和紙質(zhì)文件一一對應(yīng)，也便于甄別管理和使用。加強電子文件在校審等流轉(zhuǎn)過程中的管理，設(shè)計負責(zé)人要實時跟蹤設(shè)計電子文件的流向，檔案管理人員對存入的設(shè)計電子文件和紙質(zhì)文件的流轉(zhuǎn)情況也要實時對監(jiān)控。

工程設(shè)計電子文件與紙質(zhì)文件保持一一對應(yīng)的匹配關(guān)系，將紙質(zhì)文件和電子文件利用其不同的存儲載體方式，分別歸類存放，妥善管理。紙質(zhì)文件和設(shè)計電子文件之間要保持一定的聯(lián)系，同時鑒定、同時整編、同時錄入系統(tǒng)以提高利用效率，這既能發(fā)揮紙質(zhì)文件和電子文件的長處又可以其缺點，很好地解決電子文件易被篡改、紙質(zhì)文件不便攜帶等短板，充分發(fā)揮電子文件易查找檢索的優(yōu)點。

在實際工作中，嚴(yán)格執(zhí)行設(shè)計院制定的工程設(shè)計電子文件管理辦法，選擇適當(dāng)?shù)碾娮游募膬Υ娓袷剑x擇最佳的歸檔方案，及時組織歸檔工作，同時要加強甄別鑒定工作，做好設(shè)計電子文件儲存設(shè)備的定期維護和檢查工作。

4 工程設(shè)計電子文件的保管和利用

4.1 工程設(shè)計電子文件的安全保管

工程設(shè)計電子文件保管最主要的原則是備份，分本地備份和異地備份兩種。其次，在電子文件保管過程中要預(yù)防儲存介質(zhì)損壞的一些不利因素，確保工程設(shè)計電子文件安全可靠。

工程項目設(shè)計周期長、參與人員頻繁變動，規(guī)劃設(shè)計電子文件涉及的人員比較廣泛，對于電子文件信息數(shù)據(jù)的真實性、完整性、有效性和安全性提出很高要求，所以，工程設(shè)計電子文件應(yīng)以統(tǒng)一的格式標(biāo)準(zhǔn)存儲備份到符合保管要求的脫機載體上，要劃分查閱權(quán)限、區(qū)分權(quán)責(zé)，最大限度減少操作次數(shù)。

4.2 工程設(shè)計電子文件的利用與維護

工程設(shè)計電子文件檔案的利用有固定的流程，要嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)定，存儲在數(shù)據(jù)庫的電子文件可通過設(shè)置各級別、各部門、各專業(yè)以及檔案管理人員的訪問權(quán)限，通過網(wǎng)上隨時查詢，方便地提供信息服務(wù)。

對于存儲的工程設(shè)計電子文件的軟硬件環(huán)境要定期檢查和保護，特別加強脫機載體介質(zhì)狀況的鑒定和檢查，保證設(shè)計電子文件可讀和原數(shù)據(jù)的完整性，防止因載體的損害而導(dǎo)致信息丟失。

5 結(jié)束語

工程設(shè)計電子文件的收集、形成、鑒定、歸檔等要實行全程監(jiān)控與管理，才能保證檔案管理工作的準(zhǔn)確性、完整性。各個環(huán)節(jié)都不是獨立存在的，是相互聯(lián)系、相互影響、相互作用、相互滲透的有機過程，生產(chǎn)經(jīng)營過程中隨著電子文件的流轉(zhuǎn)程序、方式等一系列的制度的不斷完善和信息技術(shù)的不斷發(fā)展，工程設(shè)計電子文件管理將不斷進步，也對檔案的管理工作帶來深刻的變化和影響。

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