檔案保管外包服務(wù)的發(fā)展與風(fēng)險(xiǎn)防范

張洋

摘 要傳統(tǒng)檔案保管模式是機(jī)構(gòu)自建檔案庫(kù)房并自行管理。隨著海量文件檔案的生成和不斷積累、檔案載體和格式的多樣化以及信息安全和隱私保護(hù)法律法規(guī)的強(qiáng)化，機(jī)構(gòu)自我管理檔案的壓力越來(lái)越大。與此同時(shí)，具有檔案信息保管能力的商業(yè)機(jī)構(gòu)也應(yīng)運(yùn)而生，出現(xiàn)了檔案自行保管與外包服務(wù)并存的繁榮發(fā)展局面。本文首先分析了檔案保管外包的價(jià)值，接著提出了檔案保管外包的風(fēng)險(xiǎn)及其防范措施，為機(jī)構(gòu)選擇檔案保管模式提出了建議。

關(guān)鍵詞機(jī)構(gòu) 檔案保管 外包服務(wù) 發(fā)展 風(fēng)險(xiǎn)防范

檔案是一個(gè)機(jī)構(gòu)最重要的信息資產(chǎn)。隨著中國(guó)經(jīng)濟(jì)的持續(xù)穩(wěn)步增長(zhǎng)，政府與企事業(yè)單位每天產(chǎn)生的檔案和數(shù)據(jù)越來(lái)越多，海量檔案如何保管一直困擾著檔案信息管理部門(mén)。檔案管理外包是指機(jī)構(gòu)將自身的檔案服務(wù)，包括但不限于文檔整理、掃描、保管、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、銷(xiāo)毀等業(yè)務(wù)部分或全部委托給有資質(zhì)的機(jī)構(gòu)運(yùn)營(yíng)。在歐美市場(chǎng)中，檔案管理外包服務(wù)已經(jīng)形成百億美金的市場(chǎng)，包括政府機(jī)構(gòu)、金融領(lǐng)域、醫(yī)療機(jī)構(gòu)及大型企業(yè)均是檔案外包的主要客戶(hù)，據(jù)國(guó)際外包協(xié)會(huì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)顯示，世界500強(qiáng)企業(yè)中已經(jīng)進(jìn)行檔案外包的企業(yè)占比約85%。在國(guó)內(nèi)，檔案管理外包服務(wù)領(lǐng)域也正在經(jīng)歷快速發(fā)展過(guò)程，客戶(hù)需求的集中爆發(fā)帶動(dòng)了外包服務(wù)商的業(yè)務(wù)發(fā)展[1]1。

一、檔案保管外包的價(jià)值分析

1.節(jié)約投資，降低運(yùn)營(yíng)成本。通過(guò)前期調(diào)研，我們發(fā)現(xiàn)多數(shù)大型機(jī)構(gòu)的檔案保管（尤其是業(yè)務(wù)檔案和財(cái)務(wù)檔案）成本較高，管理利用效率卻很低，管理漏洞和隱患較多，長(zhǎng)期以來(lái)，造成檔案管理在設(shè)施標(biāo)準(zhǔn)、管理機(jī)制、信息化和人員等諸多方面普遍弱化和欠賬[2]51，安全與法律風(fēng)險(xiǎn)較大。據(jù)國(guó)際文件管理協(xié)會(huì)（PRISM）發(fā)布的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，采用檔案管理外包服務(wù)，通常能夠節(jié)省25%—50%的成本，特別是對(duì)于急需提升管理水平和盈利能力的機(jī)構(gòu)，選擇檔案外包服務(wù)是一個(gè)上佳策略。

2.提升檔案調(diào)閱效率。目前，有很多機(jī)構(gòu)對(duì)檔案管理多采用麻袋堆垛方式存放，日常搬運(yùn)和查找十分困難，一旦麻袋或某份檔案放錯(cuò)位置尋找起來(lái)真似大海撈針。如果開(kāi)架式存放，則由于庫(kù)房條件較差容易結(jié)灰和受潮濕影響，長(zhǎng)時(shí)間存放出現(xiàn)粘連毀損概率加大。在管理手段上也較原始，停留在手工記賬階段。即使采用了計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，由于檔案裝具不規(guī)范，使檔案位置信息無(wú)法與檔案元數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，加上信息采集不全不準(zhǔn)，在檔案利用上效率很低。檔案外包機(jī)構(gòu)往往具有較專(zhuān)業(yè)的檔案保管技術(shù)，一般采用條碼和電子標(biāo)簽技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行全過(guò)程跟蹤管理，快速定位一份檔案所在的卷、檔案箱和架具位置，客戶(hù)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程檔案查詢(xún)、掃描和調(diào)用。經(jīng)實(shí)測(cè)，任何一份檔案，無(wú)論其年份、保管期限、類(lèi)別或機(jī)構(gòu)，平均1分鐘即可調(diào)出。

3.降低檔案管理風(fēng)險(xiǎn)。有統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)顯示，在大部分辦公室內(nèi)，8個(gè)文檔中就有一個(gè)文檔被放錯(cuò)位置，20個(gè)文檔中就有1個(gè)發(fā)生丟失。造成上述現(xiàn)象的原因通常是檔案數(shù)量越來(lái)越多，保管設(shè)施和技術(shù)手段嚴(yán)重滯后，加上檔案管理力量配置薄弱，使檔案管理時(shí)刻暴露在風(fēng)險(xiǎn)中。在保管條件方面，檔案管理面臨的最大風(fēng)險(xiǎn)是檔案庫(kù)房荷載不夠造成塌陷、檔案庫(kù)房防火等級(jí)不夠發(fā)生火災(zāi)、選址不合理以及內(nèi)部管理不善造成水災(zāi)、水淹或嚴(yán)重受潮，以及因?yàn)闄n案庫(kù)房不是獨(dú)立建筑而受到相鄰等級(jí)較低建筑發(fā)生災(zāi)害而殃及池魚(yú)等狀況。通過(guò)符合資格要求的專(zhuān)業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)托管檔案，可以有效降低管理風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)也有利于客戶(hù)專(zhuān)注于核心業(yè)務(wù)的發(fā)展。

4.滿(mǎn)足不斷嚴(yán)格的法規(guī)要求。檔案記載著大量業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，包括客戶(hù)數(shù)據(jù)、商業(yè)機(jī)密以及客戶(hù)隱私信息，比如銀行的開(kāi)戶(hù)資料、保險(xiǎn)公司的承包合同、醫(yī)院的病案等。如果信息管理不當(dāng)，不僅會(huì)造成公司信息的泄露，也會(huì)泄露大量客戶(hù)數(shù)據(jù)。這方面的案例舉不勝舉。特別是隨著信息和大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，規(guī)范與保障數(shù)據(jù)安全不僅成為機(jī)構(gòu)關(guān)注的焦點(diǎn)，也成為政府部門(mén)重點(diǎn)監(jiān)管的對(duì)象，為此，政府相關(guān)部門(mén)和行業(yè)監(jiān)督機(jī)構(gòu)制定了更加嚴(yán)格和詳盡的法律、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)。作為檔案管理部門(mén)，其管理的業(yè)務(wù)檔案數(shù)量巨大，時(shí)間跨度也很大，很難保證所有檔案管理都符合國(guó)家的規(guī)范，而要在短時(shí)間內(nèi)完全達(dá)到監(jiān)管要求和質(zhì)量體系標(biāo)準(zhǔn)，選擇符合資格的檔案服務(wù)外包是一種必然選擇。

5.檔案部門(mén)能更好地服務(wù)核心業(yè)務(wù)。對(duì)于檔案管理部門(mén)而言，安全地做好保管是最基本的職責(zé)，隨著業(yè)務(wù)量的快速增長(zhǎng)，監(jiān)管、審計(jì)、訴訟和理賠等很多業(yè)務(wù)需要查閱檔案原件。因此，快速、準(zhǔn)確、及時(shí)地調(diào)閱檔案能更好地支持業(yè)務(wù)部門(mén)服務(wù)客戶(hù)，滿(mǎn)足監(jiān)管要求。

6.幫助檔案部門(mén)轉(zhuǎn)向知識(shí)管理。由于市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)更加激烈，無(wú)論是精準(zhǔn)營(yíng)銷(xiāo)，還是內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)控制，乃至產(chǎn)品設(shè)計(jì)，都離不開(kāi)機(jī)構(gòu)累積下來(lái)的寶貴數(shù)據(jù)資源。檔案部門(mén)在知識(shí)和信息時(shí)代，能夠利用掌管的檔案資料，將其轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)，就能利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，將更有價(jià)值的信息提供給業(yè)務(wù)部門(mén)與決策者，使檔案在大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)揮出卓越的超乎想象的價(jià)值。

二、檔案保管外包的風(fēng)險(xiǎn)控制

雖然檔案保管服務(wù)外包與傳統(tǒng)管理模式相比有較大的優(yōu)勢(shì)，但機(jī)構(gòu)在選擇檔案保管外包服務(wù)模式時(shí)，要確保檔案的安全和利用。為此，需要機(jī)構(gòu)在實(shí)施檔案保管外包時(shí)，做好事前、事中及事后的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和風(fēng)險(xiǎn)管理工作。陸璟在其文章中提出，要做好檔案管理業(yè)務(wù)外包的風(fēng)險(xiǎn)防范，包括制定外包實(shí)施方案、選擇外包服務(wù)商等方面提出相關(guān)建議[3]55。筆者認(rèn)為，機(jī)構(gòu)在選擇檔案保管外包時(shí)，要重點(diǎn)做好以下幾方面工作。

1.合理選擇保管外包范圍。對(duì)于涉密檔案要符合本單位的保密制度，不能采取外包的涉密檔案嚴(yán)禁外包;對(duì)于調(diào)檔頻繁的檔案原則上在本地管理，已經(jīng)完成數(shù)字化處理的檔案除外;充分利用現(xiàn)有保管設(shè)施，可以按照檔案的活躍程度劃分自我保管和外包的范圍。

2.選擇符合資格要求的外包商。選擇外包服務(wù)機(jī)構(gòu)時(shí)，要對(duì)其保管設(shè)施、管理流程、安全和應(yīng)急制度及服務(wù)響應(yīng)能力作出全面評(píng)估。由于檔案保管事關(guān)檔案安全，是一項(xiàng)極其嚴(yán)肅和專(zhuān)業(yè)的工作，保管設(shè)施合規(guī)性只是保管安全的必要條件而非充分條件。目前，提供保管服務(wù)的供應(yīng)商中有一些只是具備保管設(shè)施，大多數(shù)檔案寄存托管公司的員工文化水平較低[4]30，因此，在管理團(tuán)隊(duì)、管理制度和流程及管理經(jīng)驗(yàn)上根本不具備檔案管理的條件，即使有所謂經(jīng)過(guò)驗(yàn)收的設(shè)施，但消防、安全的實(shí)際措施仍形同虛設(shè)。

3.規(guī)范外包服務(wù)合同。與外包服務(wù)商簽訂規(guī)范的服務(wù)合同是保障檔案安全的重要措施之一。值得注意的是，一定要在合同中明確檔案設(shè)施的合規(guī)性、檔案保密責(zé)任、檔案遞送服務(wù)要求、違約賠償機(jī)制和應(yīng)急預(yù)案等條款，最大限度地保證檔案的安全，保障機(jī)構(gòu)對(duì)檔案調(diào)閱和利用的便利性。

4.嚴(yán)格事中管控，做好階段性總結(jié)。機(jī)構(gòu)開(kāi)展檔案保管外包時(shí)，要在檔案保管期間做好過(guò)程管控工作，包括定期和不定期地對(duì)外包機(jī)構(gòu)的設(shè)施和服務(wù)作出評(píng)價(jià)，根據(jù)應(yīng)急方案做好安全防火演習(xí)，對(duì)于機(jī)構(gòu)的人員管理和變化也要做好相應(yīng)的管理。階段性服務(wù)期限結(jié)束后，要對(duì)服務(wù)合同、供應(yīng)商服務(wù)流程等方面實(shí)施進(jìn)一步總結(jié)和提升。

當(dāng)下，機(jī)構(gòu)的檔案保管受到多方面因素的影響：機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)量持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展，檔案和數(shù)據(jù)迅速增加;數(shù)字化轉(zhuǎn)型則使紙質(zhì)檔案的增長(zhǎng)速度快速下滑;合規(guī)性要求導(dǎo)致檔案保管期限被延長(zhǎng);投資節(jié)約和成本費(fèi)用的壓力使機(jī)構(gòu)不愿意大規(guī)模地建設(shè)檔案保管設(shè)施和增加人員。多重因素疊加的情況下，機(jī)構(gòu)如何選擇檔案管理模式面臨選擇難題。機(jī)構(gòu)可根據(jù)自身情況，選擇一個(gè)或多個(gè)方案的組合，保證檔案保管在合規(guī)、安全的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)投資節(jié)約和成本費(fèi)用的最優(yōu)化。