企業(yè)人事檔案信息化管理的思考

葉曉玲

摘要：企業(yè)人事檔案管理面試記錄和整理相關(guān)企業(yè)單位工作人員的基本情況，主要包括企業(yè)工作人員的學(xué)歷、工作經(jīng)歷以及個(gè)人履歷等原始數(shù)據(jù)。隨著我國(guó)社會(huì)的不斷發(fā)展，信息化隨之普及，傳統(tǒng)的知識(shí)檔案管理你無(wú)法適應(yīng)當(dāng)今的發(fā)展。因此本文主要對(duì)企業(yè)人事檔案管理信息化管理的內(nèi)容以及方法進(jìn)行探討，并討論在過(guò)程當(dāng)中所出現(xiàn)的問(wèn)題，并對(duì)這些問(wèn)題提出相對(duì)應(yīng)的解決方案，促進(jìn)企業(yè)檔案信息化的完善。

關(guān)鍵詞：企業(yè);人事檔案;信息化管理

隨著社會(huì)文化的不斷推動(dòng)發(fā)展，對(duì)于企業(yè)的發(fā)展最關(guān)鍵的便是人才穩(wěn)定。所以在企業(yè)中不斷的加強(qiáng)人力資源工作，不斷提高企業(yè)的人事檔案化管理工作?？梢源龠M(jìn)企業(yè)的不斷發(fā)展，為企業(yè)帶來(lái)極高的經(jīng)濟(jì)效益[1]。如今隨著社會(huì)的進(jìn)步，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力不斷激烈，為了能夠保證企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中得以永存，在人事檔案管理上應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮現(xiàn)代技術(shù)，大力推動(dòng)電子檔案的使用，使用電子檔案可以不斷提高信息化在企業(yè)人事管理的普及，充分發(fā)揮人力資源管理部門在企業(yè)發(fā)展當(dāng)中的重要性。

一、企業(yè)人事檔案管理工作中的問(wèn)題

（一）傳統(tǒng)紙質(zhì)企業(yè)人事檔案管理方式

在社會(huì)不斷發(fā)展的同時(shí)，信息化技術(shù)不斷先進(jìn)，漸漸的開始普及。信息化的普及中，卻依然存在不少企業(yè)使用傳統(tǒng)紙質(zhì)企業(yè)人事化管理方式。沒(méi)有引用電子檔案。這樣大大降低了對(duì)資料的保存程度。在沒(méi)有采用配套電子檔案系統(tǒng)的同時(shí)，依靠人事管理人員傳統(tǒng)的管理方式對(duì)企業(yè)進(jìn)行管理查詢。不僅效率低，而且正在不斷的阻礙企業(yè)的發(fā)展。而且查找資料麻煩。其次，采用傳統(tǒng)的資料管理模式，對(duì)于企業(yè)資料管理人員來(lái)講是一種考驗(yàn)，由于是采用手工整理會(huì)加強(qiáng)企業(yè)人事部門工作強(qiáng)度，由于部分單位雖已將企業(yè)人員基本信息錄入電腦，但記錄方式僅停留在人員的基本信息歸類上，并沒(méi)有能夠?qū)?shí)質(zhì)性的變化錄入到電腦。長(zhǎng)此以往，企業(yè)專門人事管理檔案人員積壓，難以發(fā)揮人事檔案在企業(yè)中的作用。

（二）信息化管理缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)

目前雖說(shuō)已進(jìn)入信息化時(shí)代，但信息化時(shí)代管理最重要的特點(diǎn)便是要具有統(tǒng)一、規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)。只有建立好標(biāo)準(zhǔn)且統(tǒng)一的管理體系，才能夠確保企業(yè)和個(gè)人的人事檔案共享，這樣對(duì)檔案的信息化管理起到巨大的推動(dòng)作用。但是即使如今已經(jīng)有很多企業(yè)開始大力推行使用電子檔案信息化系統(tǒng)，但是在使用過(guò)程中并沒(méi)有一套相應(yīng)的管理措施。加上還有一部分企業(yè)依然停留在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理中。這樣造成即使社會(huì)企業(yè)開始推動(dòng)電子檔案管理系統(tǒng)，但并沒(méi)有具體落實(shí)到根本。

（三）人事檔案管理價(jià)值局限

在對(duì)人事檔案的管理中，管理好人事資料才能夠有助于推動(dòng)人事部門的工作進(jìn)度。促使企業(yè)人才穩(wěn)定。從而企業(yè)在社會(huì)中占據(jù)一定的位置。使經(jīng)濟(jì)效益不斷的提高。在傳統(tǒng)的人事檔案管理中，記錄以后，人事管理員便會(huì)對(duì)資料進(jìn)行封存。放在人事檔案中。在通常的情況下，不會(huì)進(jìn)行再次翻閱瀏覽。這樣直接造成企業(yè)人才的流失。所以在人事檔案的管理中的利用價(jià)值是具有一定的局限性。

二、人事檔案信息化管理中的作用

人事檔案的作用便是為了記錄企業(yè)全部員工的個(gè)人生活以及工作經(jīng)歷，是人事部門專門對(duì)員工進(jìn)行管理的一種重要手段，對(duì)人事管理檔案進(jìn)行精準(zhǔn)的錄用，可以有效的提高企業(yè)內(nèi)部選拔人才的效率，從而順利的開展督查工作[2]。加強(qiáng)對(duì)檔案管理的信息化可將員工檔案信息進(jìn)行合理的分配并再加工，從而提高檔案管理的效率，在查詢資料時(shí)也可更加方便，大大減少翻閱時(shí)間。

三、加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理信息化的對(duì)策

（一）提高企業(yè)管理人員專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)

為加強(qiáng)企業(yè)人社檔案管理信息化，企業(yè)可通過(guò)最根本的方式入手，提高企業(yè)管理人員專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，可確保企業(yè)在人事管理上徹底實(shí)現(xiàn)信息化。隨著信息化的不斷發(fā)展，兩岸工作人員從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理到電子檔案管理是不小的考驗(yàn)。在如今社會(huì)中，科學(xué)技術(shù)正在不斷的發(fā)展，需要培養(yǎng)出更多的人才以適應(yīng)科技發(fā)展。在人員的管理方面，企業(yè)需要不斷的對(duì)管理人員的綜合知識(shí)、管理能力等進(jìn)行培訓(xùn)提升。使他們能夠具有較強(qiáng)的責(zé)任感和學(xué)習(xí)能力。此外企業(yè)還需要不斷提高檔案管理工作人員的專業(yè)知識(shí)水平，可不斷組織檔案工作人員進(jìn)行專業(yè)化的學(xué)習(xí)，從而拓自身知識(shí)儲(chǔ)備量，掌握更深層次的操作。

（二）制定科學(xué)有效的管理措施

在科技發(fā)展的今天，企業(yè)的人力資源部門應(yīng)當(dāng)建立符合自身發(fā)展的管理措施對(duì)企業(yè)員工的行為進(jìn)行一定的制約。并科學(xué)規(guī)范的將人事檔案的管理制度進(jìn)行調(diào)整。在對(duì)企業(yè)人事管理的過(guò)程中管理人員應(yīng)該對(duì)員工的資料進(jìn)行充分了解，并能夠正確的給予員工的發(fā)展空間。對(duì)于有資質(zhì)的員工可給予提升獎(jiǎng)勵(lì)。企業(yè)的工作人員在電子錄入過(guò)后，需要定期的對(duì)答案進(jìn)行檢查和修復(fù)，在發(fā)現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)的與原數(shù)據(jù)進(jìn)行對(duì)比，保證人事檔案資料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

四、結(jié)束語(yǔ)

人事檔案管理工作是一個(gè)極其復(fù)雜的工作，需要檔案管理工作人員不斷的提升自身的專業(yè)管理能力，管理意識(shí)。嚴(yán)格的要求自身，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)的人事管理。在信息化發(fā)展的今天，人力資源工作應(yīng)當(dāng)在現(xiàn)代企業(yè)人事管理當(dāng)中做出新的突破，為此加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理的信息化可提高檔案部門的工作效率，促進(jìn)企業(yè)的長(zhǎng)期穩(wěn)定化發(fā)展，增加社會(huì)的經(jīng)濟(jì)效益。

參考文獻(xiàn)：

[1]汪友波.企業(yè)人事檔案信息化管理的思考[J].中小企業(yè)管理與科技（上旬刊），2017（10）：26-27.

[2]李春志，周亞，董霞.對(duì)企業(yè)人事檔案電子信息化技術(shù)管理的思考[J].交通企業(yè)管理，2017，29（12）：30-32.