淺談高校檔案管理部門對(duì)接專業(yè)實(shí)習(xí)的風(fēng)險(xiǎn)及防范

摘 要 受知識(shí)結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)流程及實(shí)習(xí)生身份等因素的影響，高校檔案實(shí)習(xí)工作存在著業(yè)務(wù)操作失誤、信息安全及實(shí)習(xí)生安全等方面的潛在風(fēng)險(xiǎn)。應(yīng)對(duì)這些風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)采取加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)、加強(qiáng)保密教育、設(shè)置電子檔案訪問權(quán)限及加強(qiáng)安全教育等防范措施。

關(guān)鍵詞 檔案管理 專業(yè)實(shí)習(xí) 信息安全 風(fēng)險(xiǎn)防范

中圖分類號(hào)：G270.7文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

檔案是涉及國(guó)家安全、社會(huì)發(fā)展與穩(wěn)定及公民諸多個(gè)人（隱私）信息的重要資源，其管理工作必須引入嚴(yán)格的風(fēng)險(xiǎn)防范機(jī)制。檔案管理部門的工作人員一般是通過入職培訓(xùn)和定期的安全教育來增強(qiáng)檔案管理的安全意識(shí)，避免檔案管理過程中的風(fēng)險(xiǎn)。隨著高等教育的發(fā)展，一類新的“檔案管理人員”——檔案管理專業(yè)實(shí)習(xí)生——在檔案管理崗位上崗的機(jī)會(huì)不斷增多。這種專業(yè)實(shí)習(xí)給檔案管理增加了新的風(fēng)險(xiǎn)，因此需要探討應(yīng)對(duì)這些風(fēng)險(xiǎn)的新舉措。

由于學(xué)生并非正規(guī)的檔案管理人員，其學(xué)生與管理員的雙重身份使得檔案管理工作具有更多的不確定性風(fēng)險(xiǎn)，需要引起檔案管理部門的重視。本文試圖根據(jù)作者近幾年接待檔案實(shí)習(xí)工作的經(jīng)歷，探討這些風(fēng)險(xiǎn)的類型及其防范措施。

1高校檔案實(shí)習(xí)中的風(fēng)險(xiǎn)類型

由于受知識(shí)結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)流程熟悉程度及實(shí)習(xí)生身份的影響，實(shí)習(xí)生的實(shí)習(xí)存在下列潛在風(fēng)險(xiǎn)。

1.1業(yè)務(wù)操作失誤

建檔立卷體例規(guī)范? 當(dāng)檔案形成后，一般由立卷人按文件材料的自然形成規(guī)律，加以系統(tǒng)的整理（組卷），擬寫案卷標(biāo)題，編排張（頁）號(hào)和件號(hào)，填寫卷內(nèi)目錄，移交檔案庫(kù)房。建檔立卷工作涉及檔案分類與立卷體例兩方面的專業(yè)知識(shí)，經(jīng)典教科書均有闡述。但各檔案館實(shí)際涉及的檔案屬性與種類各有特色，因此可能出現(xiàn)具有特色的檔案分類體系和立卷體例。實(shí)習(xí)生如果僅按教科書的規(guī)范進(jìn)行建檔與立卷，可能與實(shí)習(xí)檔案館的實(shí)際體例不符。

檔案流通操作過程? 檔案的流通過程包括借閱申請(qǐng)、調(diào)檔、查閱、歸檔等環(huán)節(jié)，教科書對(duì)此均有概念邏輯的闡述。對(duì)于實(shí)際操作過程，各檔案館均有自己的操作流程和規(guī)范。實(shí)習(xí)生如果不熟悉各館的實(shí)際操作流程和規(guī)范，會(huì)出現(xiàn)一些操作失誤。

1.2信息安全風(fēng)險(xiǎn)

涉密信息的保護(hù)? 學(xué)校檔案是是指建校以來學(xué)校（包括個(gè)人）教學(xué)、科研、黨政管理以及其它各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的對(duì)學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的記錄.每個(gè)高校的檔案里都應(yīng)涉及對(duì)一些公眾人物、黨政重大問題，組織人事，科學(xué)研究成果，這些控制使用或是涉密的檔案信息，都是不宜對(duì)外透露的。隨著高校信息化建設(shè)程度的深入，各個(gè)高校檔案數(shù)字化信息化工程飛速發(fā)發(fā)展，據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，最低的都已做到了40%，有的甚至達(dá)到98%，不可否認(rèn)，檔案數(shù)字化信息化，一方面它對(duì)保護(hù)檔案實(shí)體、提高工作效率有著很大的幫助，但另一方面，也增加了檔案信息失密的風(fēng)險(xiǎn)。

實(shí)習(xí)生的離崗脫密問題? 檔案管理工作者有機(jī)會(huì)接觸不同密級(jí)的檔案，因此，檔案管理崗位也是涉密崗位。涉密崗位從業(yè)人員離崗后如何脫密是一個(gè)值得探討的問題，《保密法》對(duì)此也未曾涉及。許多企業(yè)解決涉密崗位從業(yè)人員的離崗脫密問題是通過合同或企業(yè)相關(guān)管理制度（或條例）來實(shí)現(xiàn)的，而檔案管理系列則未曾看到類似的條例。實(shí)習(xí)生作為一類流動(dòng)的涉密崗位從業(yè)者，如何實(shí)現(xiàn)離崗脫密則有待進(jìn)一步研究。

1.3實(shí)習(xí)生安全風(fēng)險(xiǎn)

學(xué)生實(shí)習(xí)階段由培養(yǎng)單位與實(shí)習(xí)單位共同管理，實(shí)習(xí)單位對(duì)實(shí)習(xí)生的安全負(fù)有相應(yīng)的管理責(zé)任。學(xué)生實(shí)習(xí)一般安排在畢業(yè)學(xué)年的中、后期，專業(yè)實(shí)習(xí)、做畢業(yè)論文和找工作幾乎是同時(shí)進(jìn)行的。學(xué)生要同時(shí)處理三個(gè)方面的事務(wù)，頭緒多、壓力大，面臨的風(fēng)險(xiǎn)較多，因而管理難度也大。學(xué)生找工作需要頻繁外出及跨地域活動(dòng)，面臨的交通安全風(fēng)險(xiǎn)較大。同時(shí)，找工作也要防止上當(dāng)受騙，防止騙財(cái)騙色及陷入傳銷騙局等。

2風(fēng)險(xiǎn)防范措施

為了應(yīng)對(duì)上述風(fēng)險(xiǎn)，擬采取下列措施。

2.1加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)

業(yè)務(wù)培訓(xùn)是提高實(shí)習(xí)生理論水平和業(yè)務(wù)能力的先導(dǎo)性、基礎(chǔ)性工程，是加強(qiáng)實(shí)習(xí)生業(yè)務(wù)能力的重要途徑。業(yè)務(wù)培訓(xùn)的主要內(nèi)容包括：《普通高校檔案管理辦法》，《干部檔案整理細(xì)則》，《高校檔案實(shí)體分類細(xì)則》，《檔案工作人員職業(yè)道德規(guī)范》，《高校檔案保密制度》等，理論學(xué)習(xí)與操作實(shí)踐同時(shí)進(jìn)行。

2.2加強(qiáng)保密教育

本館主要從下列方面進(jìn)行檔案保密教育：首先，組織學(xué)習(xí)《檔案保密制度》、《保密法》等法規(guī)與制度，增強(qiáng)保密意識(shí)和觀念，強(qiáng)化其職責(zé)，并組織不定期考核;第二，組織觀看失密警示教育片，通過典型的泄密案例告訴學(xué)生，不管是實(shí)習(xí)或是未來在工作中，保密觀念一定要牢記，泄密就在一瞬間;第三，根據(jù)每個(gè)人所接觸的內(nèi)容不同，簽訂相應(yīng)的保密協(xié)議。

2.3設(shè)置電子檔案數(shù)據(jù)信息資源閱讀權(quán)限

基于辦公自動(dòng)化、現(xiàn)代化的需要，電子信息檔案系統(tǒng)正逐步取代以紙質(zhì)為載體的傳統(tǒng)檔案。電子檔案數(shù)據(jù)信息資源在形成、流轉(zhuǎn)、發(fā)布、歸檔、存儲(chǔ)、保管、利用等環(huán)節(jié)都應(yīng)采取相應(yīng)的安全措施，且對(duì)實(shí)習(xí)生的系統(tǒng)訪問權(quán)限實(shí)行分級(jí)管理。電子檔案系統(tǒng)的訪問權(quán)限從高到低分為0級(jí)、1級(jí)、2級(jí)和3級(jí)，分別對(duì)應(yīng)的訪問者身份為系統(tǒng)管理員、檔案部門負(fù)責(zé)人、普通管理人員和普通訪問者。實(shí)習(xí)生對(duì)應(yīng)的權(quán)限為2級(jí)，特殊情況需要時(shí)可授權(quán)臨時(shí)更改權(quán)限設(shè)置。

2.4加強(qiáng)安全教育、嚴(yán)格請(qǐng)假制度

本館的具體措施如下：（1）進(jìn)行安全風(fēng)險(xiǎn)防范教育，樹立安全意識(shí);（2）執(zhí)行嚴(yán)格的請(qǐng)假制度，按照《大學(xué)生紀(jì)律管理制度》中的第五條，請(qǐng)假一天之內(nèi)的由實(shí)習(xí)指導(dǎo)老師或校內(nèi)指導(dǎo)老師審批，請(qǐng)假一天以上的由院系領(lǐng)導(dǎo)審批;（3）在實(shí)習(xí)生到來之前，簽訂實(shí)習(xí)生、學(xué)校院系、實(shí)習(xí)單位三方合同，做好事故前的責(zé)任區(qū)劃。

作者簡(jiǎn)介：劉美文，1963年生， 女，漢族，華中師范大學(xué)檔案館副研究員，檔案管理與校史研究。