國際貨運(yùn)代理企業(yè)的內(nèi)部控制

崔夢奇

摘要：我國國際貨運(yùn)代理行業(yè)發(fā)展對于促進(jìn)國內(nèi)消費(fèi)市場升級、助力對外投資合作、推動我國對外貿(mào)易和外向型經(jīng)濟(jì)發(fā)展起到了不可磨滅的作用。然而，隨著國際貨運(yùn)代理市場規(guī)模的不斷擴(kuò)大以及行業(yè)競爭的加劇，貨運(yùn)代理企業(yè)內(nèi)部控制能力薄弱這一問題也逐漸顯現(xiàn)，并嚴(yán)重制約了企業(yè)的長期發(fā)展。面對我國國際貨運(yùn)代理行業(yè)市場競爭的日趨激烈，企業(yè)只有不斷建立健全自身的內(nèi)部控制體系，并在日常經(jīng)營管理中嚴(yán)格執(zhí)行內(nèi)部控制制度，才能為其業(yè)務(wù)水平的長足發(fā)展提供根本支撐。

關(guān)鍵詞：國際貨運(yùn)代理企業(yè);內(nèi)部控制;對策與建議

一、前言

國際貨運(yùn)代理一詞在聯(lián)合國亞太經(jīng)濟(jì)合作組織中是這樣被定義的：貨運(yùn)代理本身并不起運(yùn)輸?shù)淖饔?，而是代表客戶安排運(yùn)輸。國際貨運(yùn)代理業(yè)是指從事由進(jìn)出口業(yè)務(wù)的收貨人、發(fā)貨人委托辦理的國際貨運(yùn)及其他相關(guān)服務(wù)。國際貨運(yùn)代理業(yè)務(wù)至今已經(jīng)經(jīng)歷了較長時間的發(fā)展，并且隨著國家經(jīng)濟(jì)水平的提高，國際貨運(yùn)代理這一行業(yè)逐漸顯現(xiàn)出蓬勃的生機(jī)。我國國際貨運(yùn)代理行業(yè)的飛速進(jìn)展得益于20世紀(jì)80年代國家對于國際貨運(yùn)代理行業(yè)限制的大幅減少。根據(jù)《商業(yè)部：2017中國國際貨運(yùn)代理行業(yè)發(fā)展報(bào)告》，我國已備案的國際貨運(yùn)代理企業(yè)數(shù)量已達(dá)4.2萬余家，行業(yè)相關(guān)從業(yè)者達(dá)250萬人。隨著國際貨運(yùn)代理行業(yè)從業(yè)主體的不斷增加，行業(yè)內(nèi)部的競爭也日趨激烈。

當(dāng)前我國國際貨運(yùn)代理行業(yè)正處于重要的變革轉(zhuǎn)型期，如何依托企業(yè)的專有技術(shù)、專有設(shè)備、專有人才來強(qiáng)化企業(yè)流程管理、服務(wù)能力管理成了國際貨運(yùn)代理企業(yè)面臨的重大問題。我國的國際貨運(yùn)代理企業(yè)要想在全球貿(mào)易的大舞臺上始終屹立不倒，就要一步步加強(qiáng)并完善其內(nèi)部控制體系建設(shè)。

二、我國國際貨運(yùn)代理企業(yè)內(nèi)部控制現(xiàn)狀

（一）內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)分工混亂

企業(yè)合理的內(nèi)部分工能夠使得每個部門各司其職并相互牽制，并推動各個業(yè)務(wù)流程高效運(yùn)轉(zhuǎn)。但是國內(nèi)大多數(shù)國際貨運(yùn)代理企業(yè)都存在把重心放在不斷擴(kuò)展業(yè)務(wù)領(lǐng)域，而忽視對于流程的管控問題。有些公司為了提高效益，認(rèn)為全員都兼任銷售職能，這使得員工既要完成自己的工作任務(wù)，還要負(fù)責(zé)攬貨和出貨。員工既授權(quán)業(yè)務(wù)又執(zhí)行業(yè)務(wù)，整個操作流程缺乏應(yīng)有的管控，出現(xiàn)錯誤不能夠被及時發(fā)現(xiàn)。同時還會出現(xiàn)多人管理簡單的事務(wù)，卻無人管理復(fù)雜事務(wù)的混亂局面。

（二）缺少內(nèi)部審計(jì)

企業(yè)的內(nèi)部控制十分重要的一部分就是內(nèi)部審計(jì)，它能夠影響內(nèi)部管理的實(shí)施效果。企業(yè)的內(nèi)部審計(jì)是一項(xiàng)相對獨(dú)立的活動，它并不影響企業(yè)其他經(jīng)營活動，但是能有效監(jiān)督審查各項(xiàng)活動的每一環(huán)節(jié)，起到加強(qiáng)管理、防止舞弊、提高效率等作用。

國際貨運(yùn)代理企業(yè)往往有多個分支機(jī)構(gòu)，那么對于分支機(jī)構(gòu)的監(jiān)督管理就成為國際貨運(yùn)代理企業(yè)內(nèi)部控制的重點(diǎn)工作。分支機(jī)構(gòu)是受托總部而建立的，內(nèi)部審計(jì)需要定期監(jiān)督各個分支機(jī)構(gòu)的經(jīng)營目標(biāo)是否與總部相一致。內(nèi)部審計(jì)能夠確保受托責(zé)任的順利履行，確保各受托單位順利開展受托活動。

目前，一些國際貨運(yùn)代理公司只注重經(jīng)營目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)以及業(yè)務(wù)的擴(kuò)展，但卻不注重對于分支機(jī)構(gòu)的管理，這使得公司面臨無法持續(xù)健康發(fā)展的隱患，增加了其經(jīng)營過程當(dāng)中的風(fēng)險(xiǎn)。

（三）應(yīng)收賬款管理漏洞

國際貨運(yùn)代理行業(yè)的業(yè)務(wù)特性使得企業(yè)資產(chǎn)中很大一部分是應(yīng)收賬款。企業(yè)應(yīng)收賬款的內(nèi)部控制不僅影響企業(yè)整體的資產(chǎn)水平，同時影響著企業(yè)最為重要的現(xiàn)金流。國際貨運(yùn)代理企業(yè)的注冊資本最少要500萬元，但是大多數(shù)企業(yè)在成立以后把注冊資金用于投資別的項(xiàng)目，只留下經(jīng)營周轉(zhuǎn)所必需的資本。企業(yè)因?yàn)榱鲃淤Y本的減少，使得經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)增大。企業(yè)在經(jīng)營過程中如果遇到失誤，需要支付大額賠償金和違約金，就有可能導(dǎo)致由于資金無法周轉(zhuǎn)而無法繼續(xù)經(jīng)營。

（四）績效考評控制不足

相對于西方較為成熟的內(nèi)部控制體系，我國的內(nèi)部控制還存在許多不足之處。其中比較重要的一點(diǎn)就是績效考核與激勵機(jī)制不完善，沒有建立起有效的考評與獎懲機(jī)制。雖然國際貨運(yùn)代理公司會設(shè)置有利的計(jì)劃，但是如果缺乏有效的管理考核與績效考評，就會導(dǎo)致計(jì)劃執(zhí)行的效果不利。國際貨運(yùn)代理公司的員工會因?yàn)楣緵]有建立全面的績效考核與獎懲制度而缺乏工作的積極性，從而影響公司整體的盈利狀況和長遠(yuǎn)發(fā)展。

（五）電子信息化水平較低

國際貨運(yùn)代理業(yè)的健康發(fā)展依賴于強(qiáng)大的網(wǎng)絡(luò)支撐，良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境能夠促進(jìn)企業(yè)的快速發(fā)展。國際貨運(yùn)代理公司的分支機(jī)構(gòu)間的信息共享需要利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，完備的電子信息系統(tǒng)能夠幫助企業(yè)了解最新的物流信息以及運(yùn)輸信息，有助于企業(yè)合理了解市場行情而提供準(zhǔn)確的報(bào)價(jià)，并掌握貨物的運(yùn)輸狀態(tài)。如今大多數(shù)企業(yè)只注重業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，卻忽視了電子信息系統(tǒng)的建設(shè)。這導(dǎo)致了各個分支機(jī)構(gòu)問的信息很難共享，無法掌握最新的市場狀況，公司的業(yè)務(wù)系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)沒有形成統(tǒng)一整體，企業(yè)的管理層對于企業(yè)的盈虧狀況了解滯后。不完善的電子信息系統(tǒng)制約了國際貨運(yùn)代理企業(yè)的正常發(fā)展。

三、改善國際貨運(yùn)代理企業(yè)內(nèi)部控制的對策與建議

（一）組織結(jié)構(gòu)控制

權(quán)責(zé)劃分對企業(yè)內(nèi)部控制的實(shí)施、經(jīng)過與結(jié)果以及企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)產(chǎn)生影響。國際貨代企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)采取扁平化的結(jié)構(gòu)，以盡量加快決策響應(yīng)速度，加強(qiáng)業(yè)務(wù)質(zhì)量與水平。在企業(yè)里的不相容職務(wù)一定要分開，即在每個事項(xiàng)里要做到記錄者與管理者分離，實(shí)施者與授權(quán)者分離，記錄者與實(shí)施者分離。使得至少有一人或是多人來審批監(jiān)察每項(xiàng)業(yè)務(wù)。在計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)中，要明確分離各個模塊的權(quán)限，并且要安排好每個部門的具體職責(zé)分工，例如客戶資料的審批和保管應(yīng)當(dāng)與客戶資料的錄入和使用分離開，數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的輸入權(quán)限相分離。

（二）內(nèi)部審計(jì)控制

內(nèi)部控制中很關(guān)鍵的一步就是內(nèi)部審計(jì)。內(nèi)部審計(jì)的作用是提升企業(yè)的運(yùn)行效率，從而優(yōu)化企業(yè)的經(jīng)營活動。內(nèi)部審計(jì)的方法一般具有規(guī)范化和系統(tǒng)化的特點(diǎn)，在風(fēng)險(xiǎn)識別和管控以及優(yōu)化治理的基礎(chǔ)上，大力推動了企業(yè)實(shí)現(xiàn)自身的目標(biāo)。企業(yè)的內(nèi)部審計(jì)控制可以加強(qiáng)企業(yè)的管理工作，通過企業(yè)的治理結(jié)構(gòu)的優(yōu)化加強(qiáng)企業(yè)對于風(fēng)險(xiǎn)的管控，完善企業(yè)的自身價(jià)值。

（三）資金控制

企業(yè)需要通過有不同的控制措施和各種各樣的資產(chǎn)類型來實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)安全。合同的管理控制一般存在于無形資產(chǎn)的管理中;對于實(shí)物資產(chǎn)的控制依賴于盤查制度的建立，良好的績效考核與激勵機(jī)制能夠保障企業(yè)人力資產(chǎn)的整體水平。并且因?yàn)橘Y金資產(chǎn)的流動性強(qiáng)、不易控制，成了資產(chǎn)安全需要控制的重點(diǎn)內(nèi)容。企業(yè)為了加強(qiáng)資金的合理管控，要設(shè)計(jì)完善資金的循環(huán)控制。

（四）員工及績效考核控制

內(nèi)部控制作為管理活動，人是其進(jìn)行管控的主要目標(biāo)。內(nèi)部控制制度要靠公司人員來具體操作，其對于內(nèi)部控制度的訂立和實(shí)施起到關(guān)鍵作用。對于國際貨運(yùn)代理這種員工眾多的行業(yè)來說，加強(qiáng)人員控制理應(yīng)是放在首位的。

首先，內(nèi)部控制要想發(fā)揮應(yīng)有的作用，就要提高員工的整體水平。在選擇和聘用員工時，不僅要看重他的個人專業(yè)能力，而且還要看他的團(tuán)隊(duì)合作、交流水平以及個人品質(zhì)，技術(shù)水平和道德品質(zhì)都是選擇員工的關(guān)鍵。

其次，公司要加強(qiáng)培訓(xùn)員工。通過培訓(xùn)，公司可以向員工傳輸有用信息，員工會更加明確自己在公司中的職責(zé)，并且員工的專業(yè)技術(shù)水平也會大大提高，使得未來他們的工作質(zhì)量上升，工作效率提高。通過對員工培訓(xùn)，企業(yè)的文化和經(jīng)營理念能很好地傳達(dá)給員工，員工在工作中的能力得到改善。通過培訓(xùn)來激勵員工，員工將更加忠誠于公司，并且對于員工的個人發(fā)展也有益。

最后，建立完善員工的績效考核機(jī)制對于企業(yè)來說也是十分重要的。眾所周知，員工的個人目標(biāo)一般不能完全符合于企業(yè)目標(biāo)，因此可以通過績效考核機(jī)制來引導(dǎo)員工，使得員工的個人目標(biāo)不斷向公司目標(biāo)靠近。完整有效的考核機(jī)制既能夠讓員工完成企業(yè)既定的經(jīng)營目標(biāo)又能滿足自身需求，推動了企業(yè)和個人的進(jìn)步。

（五）電子信息系統(tǒng)控制

在當(dāng)代，國際貨運(yùn)代理企業(yè)的經(jīng)營也比較依賴于IT信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)。由于信息是企業(yè)的重要資產(chǎn)之一，所以也越來越受到人們的重視。通過企業(yè)的業(yè)務(wù)部門，大量信息被IT系統(tǒng)迅速、精確地加工。處理過后的信息能夠被迅速利用，有利于企業(yè)的開放化，并且加深了各個部門問的聯(lián)系，改善了企業(yè)的內(nèi)部控制環(huán)境，這一過程即企業(yè)資源規(guī)劃（ERP）的實(shí)施。ERP系統(tǒng)在內(nèi)部控制中發(fā)揮著重要的作用，它通過高效的計(jì)算機(jī)程序，使得企業(yè)的各個部門隨時獲取分類信息。