淺談新形勢下如何做好基層檔案管理

費(fèi)金霞

摘 要：通過介紹新形勢下檔案管理的特點(diǎn)，剖析目前基層檔案管理存在的問題，指出一系列提升新形勢下檔案管理的途徑。

關(guān)鍵詞：電子檔案;利用主體;檔案改革

進(jìn)入新世紀(jì)以來，隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的普及，檔案載體多樣化顯現(xiàn)，在原有紙質(zhì)檔案、聲像檔案和實(shí)物檔案等的基礎(chǔ)上更多地加入了電子檔案，尤其是近年來OA系統(tǒng)的普及使得各級(jí)部門日常政務(wù)的電子檔案驟增，短視頻、碎片化信息更是充斥著人們生活的方方面面。在新形勢下如何做好檔案管理，更加便捷地服務(wù)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展已經(jīng)成為檔案工作者亟待解決的課題。筆者結(jié)合本職工作，就如何提高檔案管理水平，談?wù)勛约捍譁\的見識(shí)和體會(huì)。

1 新形勢下檔案管理的特點(diǎn)

1.1 檔案形式多樣化、復(fù)雜化

檔案管理主要是利用載體進(jìn)行記錄，同時(shí)進(jìn)行分門別類的存放。隨著現(xiàn)代社會(huì)科技進(jìn)步、經(jīng)濟(jì)發(fā)展，特別是信息技術(shù)產(chǎn)品的廣泛應(yīng)用，檔案種類日益豐富，載體也趨于多樣化，更多地加入了電子文件、照片、視頻、音頻等檔案形式。載體的多樣化促使檔案管理工作日趨繁雜，對(duì)檔案管理人員的工作能力提出了更高要求。

1.2 檔案利用主體轉(zhuǎn)移

“檔案作為黨和國家各項(xiàng)工作和人民群眾各方面情況的真實(shí)記錄，是促進(jìn)我國各項(xiàng)事業(yè)科學(xué)發(fā)展、維護(hù)黨和國家及人民群眾根本利益的重要依據(jù)?！盵1]《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》中這一提法更加旗幟鮮明把人民群眾納入檔案工作服務(wù)的范疇，更加突顯了人民群眾是歷史的創(chuàng)造者，國家的主人這一根本宗旨。同時(shí)明確檔案不僅僅服務(wù)于行政機(jī)構(gòu)、企事業(yè)單位，更重要地要記錄黨的惠民政策如何便民為民，促進(jìn)民生發(fā)展。根據(jù)“十三五”期間我館接受社會(huì)各界查檔統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)顯示，民生檔案的查閱比例已經(jīng)由以前的10%-20%增加到60%-70%，尤其是婚姻檔案、招工檔案等的查閱利用更是占據(jù)榜首，檔案利用的主體已經(jīng)轉(zhuǎn)為人民群眾，這項(xiàng)轉(zhuǎn)變要求檔案接待人員需要有更強(qiáng)的責(zé)任心和耐心，要適應(yīng)檔案工作由幕后轉(zhuǎn)為臺(tái)前的這一歷史變化。

1.3 檔案管理規(guī)范性、保密性和服務(wù)性

檔案最主要的功能是真實(shí)記錄黨和國家各項(xiàng)工作及人民群眾各方面情況，這就對(duì)檔案的規(guī)范性、安全性都提出很高的要求，這就意味著檔案工作者必須認(rèn)真仔細(xì)，有高度的責(zé)任感;檔案利用是為各界查檔人士提供歷史依據(jù)，這就需要檔案接待者需要充足的專業(yè)知識(shí)和極強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)。

2 新形勢下檔案管理存在的問題

2.1 立檔單位對(duì)檔案工作不夠重視

部分地區(qū)的立檔單位不夠重視檔案工作，沒有把檔案工作當(dāng)作是必不可少的基礎(chǔ)性工作，而是當(dāng)成可有可無的事項(xiàng)，往往是說起來重要，忙起來不要。

2.2 檔案的收管用不與時(shí)俱進(jìn)

新形勢下檔案工作已經(jīng)發(fā)生新的變化，而目前在基層檔案館，由于館庫陳舊、館藏有限、經(jīng)費(fèi)不足、人員短缺等諸多原因，多數(shù)檔案的收集模式、管理手段、服務(wù)機(jī)制還是老一套，并沒有依據(jù)新情況加以創(chuàng)新，造成不能有效地把檔案收全、管好、用活。

2.3 檔案管理人員素質(zhì)不高

新形勢下檔案內(nèi)容極大豐富，載體形態(tài)和管理、利用手段極大改變，檔案工作覆蓋領(lǐng)域和作用也極大延伸，但檔案工作人員的思想觀念、知識(shí)結(jié)構(gòu)、技術(shù)手段等跟不上工作需要，人員素質(zhì)沒有相應(yīng)提高，進(jìn)而影響檔案工作的有效開展和高效服務(wù)。

3 新形勢下提升檔案管理的途徑

3.1 主動(dòng)作為，深化檔案工作改革

新形勢下檔案工作面臨著許多新的挑戰(zhàn)，如開展檔案數(shù)字化、檔案信息化，對(duì)電子文件形成和歸檔的全程監(jiān)督指導(dǎo)等，這些挑戰(zhàn)意味著檔案館的工作格局將發(fā)生新的改變，檔案館已不能穩(wěn)坐辦公室等待立檔單位將檔案收集后移交，不能僅僅局限于整理文書檔案的專業(yè)理論培訓(xùn)和實(shí)踐操作整理，新的改變將促使檔案信息化納入單位信息化建設(shè)整體規(guī)劃，因此檔案工作人員需要主動(dòng)作為，提早介入，根據(jù)地方實(shí)際擬定本地區(qū)切實(shí)可行并能有效推行的信息化建設(shè)方案，對(duì)轄區(qū)檔案工作者進(jìn)行推廣培訓(xùn)，積極爭取黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的大力支持，并對(duì)其在檔案整理、歸檔工作中進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，與時(shí)俱進(jìn)地履行好新形勢下的檔案工作職責(zé)。

3.2 加大檔案宣傳力度

習(xí)近平總書記曾對(duì)檔案工作作出批示：“經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識(shí)，歷史得以延續(xù)，各項(xiàng)事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案?！睓n案的重要性不言而喻。檔案一直在默默無聞地記錄著歷史，靜靜地講述著過去發(fā)生的故事，而進(jìn)入新世紀(jì)以來，科技蓬勃發(fā)展，“酒香仍怕巷子深”，檔案需要走進(jìn)公眾視野，通過各融媒體、自媒體、社交媒體等讓社會(huì)各界對(duì)檔案工作有全新的認(rèn)識(shí)，認(rèn)識(shí)到位即可關(guān)注到位，關(guān)注到位才可爭取支持到位，當(dāng)全社會(huì)認(rèn)識(shí)到檔案的價(jià)值并能廣泛予以宣傳，對(duì)檔案工作予以大力支持，沉睡的檔案就將活起來，從而更好服務(wù)于當(dāng)今的經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展。

3.3 提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

“人才是第一生產(chǎn)力”，因此新形勢下做好檔案管理必須儲(chǔ)備好檔案專業(yè)人才。筆者認(rèn)為可以通過兩方面提高管理人員的綜合素質(zhì)：一是通過“走出去學(xué)先進(jìn)”“引進(jìn)來傳經(jīng)驗(yàn)”等方式參加各種培訓(xùn)、業(yè)務(wù)交流、繼續(xù)教育等來更新現(xiàn)有檔案人員對(duì)新形勢下檔案工作的認(rèn)知，樹立現(xiàn)代化檔案管理的理念，提升現(xiàn)有檔案人員的從業(yè)水平;二是根據(jù)實(shí)際工作需要，引進(jìn)或聘用一批有一定文化水平與相關(guān)業(yè)務(wù)能力的技術(shù)人才。通過多種途徑提高檔案人才隊(duì)伍的專業(yè)素養(yǎng)和綜合能力，更加快捷、有效地完善新形勢下檔案管理工作。

3.4 支持社會(huì)力量參與檔案事務(wù)

黨的十八屆三中全會(huì)關(guān)于全面深化改革的決議中提出要推廣政府購買服務(wù)，引入競爭機(jī)制，通過合同、委托等方式向社會(huì)購買，這一做法可以探索在檔案部門試行。競爭機(jī)制促使我們可以優(yōu)勝劣汰，這樣可以將檔案部門的部分服務(wù)借助社會(huì)力量開展，實(shí)現(xiàn)資源有效配置，解決檔案部門目前編制較少但任務(wù)較重的現(xiàn)實(shí)。同時(shí)在借助社會(huì)力量時(shí)，要嚴(yán)格加以管理，把檔案安全作為“規(guī)范和支持”的前提，確保檔案工作的保密性、規(guī)范性和安全性。

此外，在檔案利用時(shí)，可以本著“寧讓信息多跑路，不讓群眾多跑腿”的原則，做好檔案查閱網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)建設(shè)，創(chuàng)新性地將檔案利用納入政務(wù)服務(wù)大廳，更加便捷地為查檔群眾服務(wù);有條件地可以建立專屬APP，讓群眾不出門就可以實(shí)現(xiàn)檔案查閱利用。

檔案是對(duì)歷史的記載，記錄著黨的政策在各地的具體實(shí)踐，見證著地方的社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。做好檔案管理工作，就是講述好當(dāng)?shù)匕l(fā)生的歷史故事。只有完善檔案工作體制，深化檔案工作改革，加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化管理，不斷提高檔案管理人員素質(zhì)，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理向制度化、規(guī)范化、科學(xué)化方向發(fā)展，才能真正實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值，更好地服務(wù)于黨和政府、服務(wù)于社會(huì)各方利用。

參考文獻(xiàn)

[1]楊冬權(quán).《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》的解讀[J].中國檔案，2014（05）.