流動(dòng)人員人事檔案的管理與服務(wù)

黃少麗

摘 要：人才交流服務(wù)中心作為人力資源和社會(huì)保障局的重要組成部分，其人事檔案管理工作效能在很大程度上影響著我國(guó)現(xiàn)代社會(huì)人才流動(dòng)的速度，能推動(dòng)社會(huì)資源優(yōu)化配置，不僅能提高人才就業(yè)率，還關(guān)乎地區(qū)人才引進(jìn)工作的開展?；诖耍疚囊粤鲃?dòng)人員為例，探討如何開展人事檔案管理工作，以期能夠有效破除人才引進(jìn)壁壘。

關(guān)鍵詞：流動(dòng)人員;人事檔案;管理服務(wù)

在良好的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，人才競(jìng)爭(zhēng)日益加劇，人員來(lái)往、招商引資、人才引進(jìn)等都推動(dòng)了人員流動(dòng)，其規(guī)模和速度更是前所未有，對(duì)我國(guó)人事檔案管理工作帶來(lái)了巨大挑戰(zhàn)，原有的管理模式顯然已不再適應(yīng)。必須要有針對(duì)性的開展改革，加強(qiáng)流動(dòng)人員檔案管理法制建設(shè)，完善流動(dòng)人員人事檔案管理機(jī)制，推動(dòng)人事檔案信息化建設(shè)向數(shù)字化建設(shè)轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)人才資源的合理配置，助推人才強(qiáng)國(guó)戰(zhàn)略的有效實(shí)施。

1 強(qiáng)化流動(dòng)人員檔案管理的法制建設(shè)

1）遵循法律規(guī)定管理流動(dòng)人員人事檔案。要想提高流動(dòng)人員人事檔案管理質(zhì)量，高效開展人才引進(jìn)工作，就必須要建立健全的流動(dòng)人員人事檔案管理制度。而管理的核心在于“執(zhí)行力”，也就是說(shuō)必須要抓流動(dòng)人員人事檔案管理落實(shí)工作，緊跟時(shí)代步伐，不斷優(yōu)化流動(dòng)人員人事檔案管理流程。同時(shí)，我們必須要深刻意識(shí)到健全的法律的提高人事檔案管理效率、優(yōu)化管理流程的重要前提和保障，因此必須要建立規(guī)范化的檔案管理法律體系。對(duì)于地區(qū)人才交流服務(wù)中心而言，應(yīng)結(jié)合人才引進(jìn)戰(zhàn)略，針對(duì)流動(dòng)人員人事檔案的特點(diǎn)，主動(dòng)向立法機(jī)構(gòu)提出相關(guān)建議，共同完善、落實(shí)人事檔案管理立法建設(shè)。

2）加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案法制宣傳。為進(jìn)一步加大《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)保密法》在各領(lǐng)域的貫徹落實(shí)力度，強(qiáng)化流動(dòng)人員檔案管理工作全面落實(shí)，人才交流服務(wù)中心應(yīng)結(jié)合“六五”普法、全國(guó)法制宣傳日等渠道，開展專題講座、現(xiàn)場(chǎng)測(cè)試、實(shí)地咨詢等方式，詳細(xì)講解檔案的重要性;與電視報(bào)刊媒體、新媒體合作開辦關(guān)于人事檔案管理的法制欄目，讓社會(huì)公眾能夠了解檔案法的內(nèi)容、人事檔案辦理流程、所需資料等。同時(shí)，上級(jí)檔案管理部門還應(yīng)依法開展“雙隨機(jī)一公開”監(jiān)督工作，通過(guò)定期督查、不定期抽查以及專項(xiàng)檢查等方式，促使人才交流服務(wù)中心加強(qiáng)流動(dòng)人員檔案管理。

2 完善流動(dòng)人員人事檔案管理機(jī)制

1）建立積極的流動(dòng)人員人事檔案接收制度?？膳c高校合作，加強(qiáng)對(duì)應(yīng)屆畢業(yè)生等群體的政策指導(dǎo)，向其宣傳流動(dòng)人員人事檔案的重要性，凸顯人事檔案公益性服務(wù)特點(diǎn)，切實(shí)提高流動(dòng)人員的檔案意識(shí)，能主動(dòng)參與到檔案管理工作中。同時(shí)，加強(qiáng)與大中專院校、國(guó)有企業(yè)、事業(yè)單位的聯(lián)系，增強(qiáng)彼此之間人事檔案管理的配合，提高流動(dòng)人員人事檔案接管率，避免出現(xiàn)人事檔案脫節(jié)，確保檔案有序流動(dòng)，充分發(fā)揮檔案的作用與價(jià)值[1]。同時(shí)，與非公經(jīng)濟(jì)組織進(jìn)行合作，鼓勵(lì)其辦理人事檔案存檔業(yè)務(wù)，并與組織內(nèi)部養(yǎng)老保險(xiǎn)參保工作結(jié)合起來(lái)，建立積極的檔案接收制，從而減少“棄檔”行為的發(fā)生。

2）建立覆蓋全體流動(dòng)人員的人事檔案制度。人才交流服務(wù)中心工作是面向全社會(huì)開展的，因此所有流動(dòng)人員都具有享有人才服務(wù)機(jī)構(gòu)所提供的人事服務(wù)權(quán)利。我國(guó)流動(dòng)人員主要包含高端人才、貧困人口、畢業(yè)生等群體，因此人才服務(wù)中心所建立的人事檔案制度必須要涵蓋全體流動(dòng)人員。以貧困人口為例，隨著城市化建設(shè)進(jìn)程加快，越來(lái)越多的農(nóng)村人口向城市流動(dòng)，人才交流中心就可以充分發(fā)揮出人事檔案脫貧攻堅(jiān)的作用，通過(guò)建立貧困家庭檔案卡、安置勞動(dòng)力就業(yè)，從而促進(jìn)貧困人口通過(guò)就業(yè)實(shí)現(xiàn)脫貧，以此來(lái)增強(qiáng)服務(wù)中心與省市的結(jié)對(duì)共建，通過(guò)資源共享、優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，切實(shí)提高人才中心的服務(wù)水平。而針對(duì)未建立人事檔案的人員，則可以立足當(dāng)前所從事的職業(yè)，以勞動(dòng)合同、社保繳納情況作為基礎(chǔ)材料，建立涵蓋個(gè)人基本信息、就失業(yè)情況、職稱、技能材料等于一體的人事檔案，并不斷完善和調(diào)整。

3）健全流動(dòng)人員人事檔案內(nèi)容制度。在流動(dòng)人員人事檔案工作中，收集補(bǔ)充檔案材料是基礎(chǔ)工作，同時(shí)也是提高人事檔案價(jià)值的重要舉措。因此，必須要?jiǎng)?chuàng)新流動(dòng)人員人事檔案日常收集方式，積極探索人才服務(wù)中心與用人單位、流動(dòng)人員三者之間人事檔案內(nèi)容的收集機(jī)制，確保能及時(shí)、全面、系統(tǒng)地將歸檔流動(dòng)人員人事檔案。對(duì)于所屬區(qū)域流動(dòng)人員人事檔案需要每季度進(jìn)行動(dòng)態(tài)完善，依法保障群眾的知情權(quán)、監(jiān)督權(quán)。同時(shí)，建立健全的檔案告知承諾制度，在接受檔案時(shí)告知其所缺少的檔案資料，并提供相關(guān)幫助，切記不得無(wú)故拒收檔案。同時(shí)設(shè)置暢通的檔案轉(zhuǎn)遞渠道，嚴(yán)格落實(shí)檔案管理主體責(zé)任，提高思想認(rèn)知，將流動(dòng)人員檔案管理工作擺在重要位置。此外，對(duì)于人才引進(jìn)檔案而言，可對(duì)《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》進(jìn)行學(xué)習(xí)和借鑒的基礎(chǔ)上，結(jié)合其特點(diǎn)，從“德、能、勤、績(jī)、信”等方面補(bǔ)充人事檔案內(nèi)容[2]。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)人才引進(jìn)檔案內(nèi)容的充實(shí)，除基礎(chǔ)的個(gè)人姓名、年齡、性別、籍貫、學(xué)歷、工作經(jīng)驗(yàn)等基本信息外，還應(yīng)重點(diǎn)充實(shí)以下內(nèi)容：一是加強(qiáng)專長(zhǎng)能力補(bǔ)充。對(duì)引進(jìn)人才的知識(shí)水平、繼續(xù)教育情況、資格考試、職稱、個(gè)性特點(diǎn)、工作態(tài)度等材料進(jìn)行重點(diǎn)記載。二是突出實(shí)績(jī)。對(duì)人才工作業(yè)績(jī)、創(chuàng)造發(fā)明、在重大項(xiàng)目中所取得的成就等材料進(jìn)行記錄，從而為人才引進(jìn)的選擇提供可靠的依據(jù)。三是突出誠(chéng)信材料。如黨政機(jī)關(guān)流動(dòng)人員則應(yīng)加強(qiáng)廉政方面的材料補(bǔ)充;企業(yè)管理人員則應(yīng)包含審計(jì)、納稅、誠(chéng)信等公共道德、職業(yè)素養(yǎng)方面的材料;讓人事檔案成為社會(huì)共享的人才信息數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)一步提高流動(dòng)人員人事檔案的利用價(jià)值。

3 落實(shí)庫(kù)房“八防”，提高檔案服務(wù)水平

流動(dòng)人員檔案管理必須要嚴(yán)格遵守國(guó)家檔案業(yè)務(wù)規(guī)范的規(guī)定，落實(shí)庫(kù)房八防，做好防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防鼠、防蟲。在庫(kù)房加設(shè)防盜門窗，配備好窗簾，窗戶使用雙層玻璃，庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)選用白熾燈，避免日光燈對(duì)紙質(zhì)檔案造成破壞。同時(shí)還要配備除濕機(jī)和吸潮劑，制定嚴(yán)格的防火制度，按照要求配齊防火器材;保持庫(kù)房干凈整潔，嚴(yán)防鼠害發(fā)生。若條件許可還可配置空調(diào)設(shè)備，確保室內(nèi)保持適宜溫度，并定期檢查對(duì)檔案進(jìn)行防蟲處理，以免紙質(zhì)檔案出現(xiàn)蟲蛀現(xiàn)象。與此同時(shí)，檔案管理人員應(yīng)圍繞“兩學(xué)一做”“三嚴(yán)三實(shí)”等教育活動(dòng)，加強(qiáng)工作作風(fēng)建設(shè)，牢固樹立“公共服務(wù)”“公益服務(wù)”意識(shí)，加強(qiáng)推進(jìn)“受理零推諉、服務(wù)零距離、服務(wù)零投訴”的工作機(jī)制，提供人性化的檔案服務(wù)。加強(qiáng)愛崗敬業(yè)、無(wú)私奉獻(xiàn)教育，優(yōu)化服務(wù)部署，不斷提高檔案管理能力和服務(wù)水平。

4 推進(jìn)流動(dòng)人員人事檔案數(shù)字化建設(shè)

人才交流服務(wù)中心應(yīng)結(jié)合自身實(shí)際情況，根據(jù)人事檔案保存年限、使用頻率等信息，制定一套科學(xué)合理的數(shù)字化管理方案。加大對(duì)各種現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，如云計(jì)算，大數(shù)據(jù)等，借助這些現(xiàn)代技術(shù)實(shí)流動(dòng)人員人事檔案數(shù)字化管理。對(duì)此，應(yīng)立足紙質(zhì)檔案資源，結(jié)合流動(dòng)人員業(yè)務(wù)活動(dòng)的特征，依托大數(shù)據(jù)和云技術(shù)，對(duì)流動(dòng)人員人事檔案進(jìn)行數(shù)字化、智能化管理與開發(fā)，通過(guò)數(shù)據(jù)分析、語(yǔ)義挖掘、智能處理，從中獲得更有價(jià)值的檔案信息，提高檔案服務(wù)能力[3]。此外，還應(yīng)強(qiáng)化人事檔案掃描生成電子信息工作，為今后流動(dòng)人員人事檔案集約化、動(dòng)態(tài)化管理奠定基礎(chǔ)。如個(gè)人或單位直接在網(wǎng)上就可以申請(qǐng)查詢檔案、辦理檔案調(diào)出、調(diào)入申請(qǐng)等，管理人員直接在網(wǎng)上進(jìn)行審批，通過(guò)后直接向申請(qǐng)人分配權(quán)限。這樣不僅能節(jié)能人力物力，還提高了工作效率，是對(duì)“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”戰(zhàn)略的響應(yīng)與實(shí)施。

5 結(jié)語(yǔ)

人才交流服務(wù)中心檔案管理人員必須要充分結(jié)合流動(dòng)人員的特點(diǎn)，不斷優(yōu)化調(diào)整人事檔案管理模式，積極向立法機(jī)構(gòu)提出政策建議，完善流動(dòng)人員人事檔案管理機(jī)制，推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)向數(shù)字化建設(shè)轉(zhuǎn)變，切實(shí)發(fā)揮出人事檔案的作用與價(jià)值，為人才選拔、個(gè)人評(píng)價(jià)、待遇認(rèn)定等提供可靠的參考依據(jù)。

參考文獻(xiàn)

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