檔案數(shù)字化建設(shè)與企業(yè)檔案管理研究

白巧麗

【摘要】21世紀(jì)以來，中國經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，社會不斷進(jìn)步，社會企業(yè)數(shù)量越來越多且規(guī)模越來越大。在企業(yè)發(fā)展過程中，檔案信息保管是一項(xiàng)非常重要的工作內(nèi)容，應(yīng)合理引用新時(shí)代的技術(shù)，充分運(yùn)用云端數(shù)字網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)高效的檔案管理。本文就檔案數(shù)字化建設(shè)對于企業(yè)的重要作用以及檔案數(shù)字化建設(shè)的開展策略進(jìn)行探討和研究，希望能夠?yàn)橥苿?dòng)企業(yè)的發(fā)展提供一定的幫助和支持。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;數(shù)字化建設(shè);開展策略;信息資源

隨著社會的不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)已經(jīng)深入到社會中的各個(gè)階層，且發(fā)揮著重要的作用，信息資源已經(jīng)成為提高人們工作效率的重要技術(shù)手段。在企業(yè)的發(fā)展過程中，檔案管理是一項(xiàng)重要的環(huán)節(jié)，科學(xué)合理的檔案管理能夠?yàn)槠髽I(yè)的決策發(fā)展起到明確的指導(dǎo)性作用，因此我們應(yīng)當(dāng)把信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，實(shí)現(xiàn)新時(shí)代的檔案數(shù)字化建設(shè)，讓檔案數(shù)據(jù)更加清晰明確和便于使用。

一、企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性

作為一種原生的信息資源，檔案對于企業(yè)的發(fā)展而言至關(guān)重要，檔案能夠體現(xiàn)企業(yè)的發(fā)展歷史和發(fā)展現(xiàn)狀，并且包含有企業(yè)的組成結(jié)構(gòu)、資金運(yùn)營、分配等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，通過調(diào)閱和研究檔案，決策者能夠?qū)ζ髽I(yè)的未來發(fā)展動(dòng)向做出清晰的規(guī)劃，其重要性不言而喻。目前，企業(yè)中所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)量和信息量越來越大，面對這種日益復(fù)雜的檔案信息量，科學(xué)收集信息管理信息和歸納信息非常重要，這對新時(shí)代的檔案管理人員提出了巨大的挑戰(zhàn)，因此必須要建立一支專業(yè)化的檔案管理工作者隊(duì)伍，加強(qiáng)信息化技術(shù)手段應(yīng)用，為企業(yè)的安全生產(chǎn)提供保障。早在21世紀(jì)初期，國家檔案局就把加快檔案信息化建設(shè)列入發(fā)展規(guī)劃中，信息化建設(shè)是一個(gè)長期的過程，需要企業(yè)長時(shí)間投入人力、物力和財(cái)力開展研究，必須要對檔案管理中的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行深入分析，做好各項(xiàng)技術(shù)工作，嚴(yán)格按照規(guī)章制度執(zhí)行檔案管理策略，從而提高數(shù)字化管理水平。

（一）企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)能夠優(yōu)化檔案管理工作質(zhì)量。在新時(shí)代的社會發(fā)展背景下，企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)有非常重要的作用，其能夠優(yōu)化檔案管理工作質(zhì)量，通過把紙質(zhì)信息上傳到云端，能夠?qū)崿F(xiàn)原始信息的數(shù)字化，從而突破檔案利用的種種局限，讓檔案能夠被更多的人員所調(diào)用和分析，讓檔案管理部門從原先的封閉管理工作狀態(tài)轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)型工作狀態(tài)。由于采用信息化技術(shù)手段，檔案的保存具有永久性，不會出現(xiàn)與紙質(zhì)檔案一樣的破損和丟失等問題，從而讓檔案信息資源得到了合理配置，為企業(yè)的發(fā)展和決策提供了更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

（二）企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)是新時(shí)代的發(fā)展需求。當(dāng)今世界是數(shù)字化的世界，企業(yè)必須要跟上時(shí)代的步伐，加強(qiáng)云端平臺建設(shè)，把檔案數(shù)字化建設(shè)放置在戰(zhàn)略性地位進(jìn)行對待，加強(qiáng)重視程度，成立專門的檔案信息職能部門，把企業(yè)所有的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行上傳。對已有的文字檔案要進(jìn)行掃描處理，并且把圖片上傳到云端，從而實(shí)現(xiàn)更加高效的信息資源共享。同時(shí)，要為員工們分發(fā)相應(yīng)的檔案提取賬號，按照職位級別設(shè)立不同的權(quán)限，從而讓檔案信息更好地服務(wù)廣大技術(shù)工作者，發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。要做好檔案信息的篩選工作，整理工作和服務(wù)工作，在海量數(shù)據(jù)中尋找出最有價(jià)值的信息，保障數(shù)據(jù)的真實(shí)性，為后續(xù)的科學(xué)決策提供保障。

二、電子檔案的整理

（一）文書電子檔案整理。在企業(yè)的日常運(yùn)行過程中，必然會產(chǎn)生各種各樣的文書類檔案，要嚴(yán)格保管好這些檔案，首先是內(nèi)部文件，要按照年限、部門、保管期限進(jìn)行分類和保管，同時(shí)做好數(shù)據(jù)的拷貝工作，即使一個(gè)服務(wù)器出現(xiàn)問題，仍然有備用的服務(wù)器保存有相應(yīng)的電子檔案。要建立相應(yīng)的網(wǎng)站系統(tǒng)，加強(qiáng)分類整理，做好服務(wù)性工作，及時(shí)更新文書檔案的文件目錄，方便工作人員進(jìn)行查找。其次是外來文件，工作人員應(yīng)當(dāng)定期收集和整理外來文件，并且在掃描室進(jìn)行數(shù)字化掃描，將圖片文件上傳到云端平臺，加強(qiáng)相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)配套，所有公文的傳遞、審批、蓋章工作均在網(wǎng)上操作，從而提高工作效率和工作質(zhì)量，讓工作流程更加透明和清晰。當(dāng)某一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題時(shí)，能夠根據(jù)網(wǎng)絡(luò)足跡追本溯源，找到相應(yīng)的責(zé)任人。對于整理完畢的文件，應(yīng)當(dāng)由檔案管理部門進(jìn)行，統(tǒng)一存檔，確定保密級別和保管期限，并且加上檔案管理信息，比如分類號，檔案號等等，以供后續(xù)查閱和調(diào)用。

（二）科技電子文檔整理。在企業(yè)的日常工作過程中，必然會涉及各種技術(shù)類的文件，例如設(shè)備圖紙等等，要按照相應(yīng)的電子科技文件種類劃分，然后進(jìn)行歸檔，對于一些重要設(shè)備必須要做好檔案存儲工作，把設(shè)備的購置清單，購置合同以及保修期限等信息進(jìn)行掃描，相應(yīng)的資料和圖紙也一并上傳云端檔案信息平臺。為了提高檔案的安全性，可以刻錄相應(yīng)的光盤，做好硬件方面的存儲，從而實(shí)現(xiàn)設(shè)備檔案的雙重保護(hù)工作。

（三）會計(jì)電子文件整理。對于企業(yè)的財(cái)務(wù)信息，要及時(shí)進(jìn)行數(shù)字化檔案建設(shè)，首先是工資單，要把全體員工的信息記錄在檔案中，并且列出部門、代碼、工資等等，后續(xù)有員工出現(xiàn)工資方面的疑問時(shí)，能夠及時(shí)查找檔案，并且獲得合理的解釋，保障工資發(fā)放的公平性和透明性。其次，公司運(yùn)營過程中會涉及各種的資金出納等問題，要將賬本的內(nèi)容上傳到云端，一切能夠從實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)化的操作，都要避免紙質(zhì)化操作，將資金的流通及時(shí)整理，每一筆資金的流動(dòng)都要有相應(yīng)的流通部門負(fù)責(zé)人，會計(jì)主管審核人員信息，并且實(shí)現(xiàn)電子簽名上傳，從而保障賬本的真實(shí)性。

三、企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的優(yōu)勢

企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)是新時(shí)代的企業(yè)發(fā)展需求，能夠充分提高企業(yè)的市場競爭力，增強(qiáng)企業(yè)的內(nèi)部發(fā)展活力，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）檔案數(shù)字化建設(shè)有助于檔案轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)高效的信息處理。在企業(yè)的各項(xiàng)管理活動(dòng)中，必然會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)，包括活動(dòng)內(nèi)容、活動(dòng)時(shí)間、活動(dòng)手段及活動(dòng)中所產(chǎn)生的文件等等，如果使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件進(jìn)行記錄，不但難以實(shí)現(xiàn)長久的保存，也容易導(dǎo)致填寫的不規(guī)范和后續(xù)使用困難等等，只有通過數(shù)字化檔案建設(shè)才能夠提高軟件的可用性，并且讓文件以高速度傳遞到各個(gè)部門，提高信息的可用性，充分發(fā)揮其原有的數(shù)據(jù)價(jià)值。例如，部分企業(yè)需要對設(shè)備進(jìn)行更新和技術(shù)改造，必然會產(chǎn)生很多圖紙，通過數(shù)字化CAD圖紙，能夠及時(shí)記錄圖紙的每一項(xiàng)變動(dòng)，并且按照日期進(jìn)行存儲，以供工作人員進(jìn)行調(diào)用，其顯示出了比紙質(zhì)圖紙更加旺盛的生命力和靈活性，提高了企業(yè)工作效率，創(chuàng)造了更多的價(jià)值。

（二）檔案數(shù)字化能夠讓檔案分類更加科學(xué)合理。在以往的檔案存儲工作中，工作人員缺乏科學(xué)有效的整理，即使有部分工作人員進(jìn)行了檔案整理，但是沒有一個(gè)清晰有效的規(guī)范制度以供執(zhí)行，從而導(dǎo)致后續(xù)檔案查閱困難，可用性不強(qiáng)。通過檔案信息化，我們能夠利用計(jì)算機(jī)軟件設(shè)置檔案分類，通過簡單的操作就能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的批量轉(zhuǎn)移和調(diào)整，從而實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)分類和使用，讓各類信息更加清晰和透明，當(dāng)后續(xù)工作人員需要查閱時(shí)，只需要在云端平臺輸入幾個(gè)關(guān)鍵詞，就可以得到自己想要的結(jié)果，從而更加貼近企業(yè)的生產(chǎn)和經(jīng)營，優(yōu)化工作效率和工作質(zhì)量。

（三）檔案數(shù)字化建設(shè)有助于檔案管理工作者的知識更新。通過學(xué)習(xí)新時(shí)代的計(jì)算機(jī)云端管理技術(shù)，檔案管理工作者能夠提高自身的信息化處理能力以及檔案信息維護(hù)能力，檔案信息隨時(shí)處于更新的狀態(tài)，讓數(shù)據(jù)更加真實(shí)和可靠，這部分高素質(zhì)檔案工作者對于企業(yè)的發(fā)展而言是重要的后備支持力量。

四、小結(jié)

總而言之，在企業(yè)日常運(yùn)營過程中，檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)非常重要的工作內(nèi)容，其能夠?qū)崿F(xiàn)由紙質(zhì)信息到數(shù)字化信息的轉(zhuǎn)變，提高檔案利用效率，充分發(fā)揮其價(jià)值，提高企業(yè)的市場競爭力，我們必須要不斷探索檔案數(shù)字化建設(shè)的開展策略，從而有效提高檔案管理工作質(zhì)量。

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