燃?xì)馄髽I(yè)如何加強(qiáng)管線工程檔案質(zhì)量管理

程婉瑾

【摘要】隨著城市現(xiàn)代化建設(shè)速度加快，管線工程檔案作為燃?xì)夤芫€項目建設(shè)過程的原始記錄，真實反映工程現(xiàn)狀和質(zhì)量，對幫助企業(yè)如何應(yīng)對管線管理權(quán)限劃分、工程質(zhì)量責(zé)任追究、應(yīng)急搶險救援保障等問題起著關(guān)鍵性作用。本文通過燃?xì)馄髽I(yè)目前面臨的檔案質(zhì)量問題的梳理，淺談企業(yè)如何從人員責(zé)任明確、人員培訓(xùn)以及建立事前、事中和事后檔案管理模式三個方面加強(qiáng)和規(guī)范管線工程檔案管理。

【關(guān)鍵詞】燃?xì)馄髽I(yè);工程檔案;檔案質(zhì)量

一、加強(qiáng)管線工程檔案質(zhì)量管理的必要性

（一）燃?xì)夤芫€管理維護(hù)和應(yīng)急搶險的重要依據(jù)。由于燃?xì)夤芫€具有隱蔽性、高危性和長期性特點(diǎn)，因此建立完整、系統(tǒng)的管線工程檔案對于燃?xì)夤芫€日常運(yùn)行、管理維護(hù)、應(yīng)急搶險和穩(wěn)定的供氣保障提供重要支撐。管線工程檔案涵蓋了立項、規(guī)劃、設(shè)計、施工、測量、無損檢測、陰極保護(hù)等各方面內(nèi)容，相關(guān)部門可以根據(jù)檔案內(nèi)容查找到管線設(shè)計要求、管線數(shù)據(jù)及分布走向、工程質(zhì)量要求、隱蔽工程施工情況等信息，幫助了管理單位快速做出相關(guān)決策，實施有效管理措施、及時處置管線事故以及保障應(yīng)急搶險快速到位。

（二）管線工程質(zhì)量管理責(zé)任落實的重要憑證。地下管線錯綜復(fù)雜，產(chǎn)權(quán)管理單位混雜，一旦出現(xiàn)燃?xì)庑孤?、第三方破壞等事故，若無相關(guān)檔案文件作支撐，則很難將各方責(zé)任劃分開。因此，在認(rèn)定和追究責(zé)任時，工程檔案發(fā)揮了關(guān)鍵作用。在項目前期通過任命文件、合同、終身質(zhì)量責(zé)任書等各類文件，對參建單位、人員職責(zé)作了明確規(guī)定;通過各類規(guī)劃許可、紅線圖范圍規(guī)定、管線設(shè)計等文件，也對企業(yè)的管理范圍和合法合規(guī)性作了具體要求。因此，為整個施工過程留下了項目管理和后期質(zhì)量追溯的有力依據(jù)。當(dāng)項目后期出現(xiàn)問題時，可以準(zhǔn)確地追溯責(zé)任主體，明細(xì)責(zé)任范圍。

二、管線工程檔案質(zhì)量管理存在的主要問題

（一）檔案完整性把控不準(zhǔn)。檔案收集歸檔作為整個工程項目竣工驗收的最后環(huán)節(jié)，處于整個工程的末端，是前面所有工作環(huán)節(jié)記錄的集中匯總。由于工程類型眾多、程序復(fù)雜且不同性質(zhì)工程有自身的運(yùn)作特點(diǎn)，因此不同類型工程歸檔范圍各有不同。但作為檔案人員，不參與施工過程，不了解具體工程應(yīng)產(chǎn)生何種資料，加之沒有某類具體工程歸檔內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)模板作為依據(jù)，因此在對檔案收集的完整性上無法做到精確把控，陷入“建設(shè)單位交什么，檔案部門收什么”的困境。

（二）檔案編制、整理不規(guī)范。雖然國家、地方都已出臺相關(guān)工程檔案編制驗收規(guī)范，但由于資料編制人員素質(zhì)參差不齊，因此在資料編制、整理上還存在不規(guī)范、不了解的情況等現(xiàn)象。目前，檔案編制、整理不規(guī)范問題主要表現(xiàn)在以下幾個方面：一是文件材料簽字蓋章不完善，該簽字的地方使用機(jī)打，或者簽字字跡潦草無法辨識。二是復(fù)印件，歸檔的工程文件應(yīng)為原件，但在工程文件收集、組卷過程中，部分施工單位在編制時僅編制一套原件，且原件需交與相關(guān)行業(yè)主管部門如城建檔案館或者出現(xiàn)遺失情況，則只能向建設(shè)單位提供復(fù)印件。三是施工技術(shù)用表填寫不規(guī)范，如表格數(shù)據(jù)隨意修改、結(jié)論性意見不填等。工程文件材料編制不規(guī)范，對后期檔案利用將都造成重大影響，特別是在施工過程還原、責(zé)任追究等方面顯得尤為突出。

（三）檔案問題整改難度大、時間長、效率低。企業(yè)檔案部門對工程檔案的預(yù)審是保障檔案質(zhì)量的最后環(huán)節(jié)，但由于預(yù)審已處于整個工程項目建設(shè)的尾端，若工程文件材料編制在施工過程中未得到嚴(yán)格的質(zhì)量控制，那么所有檔案質(zhì)量問題將在此階段集中突顯。但為了保障檔案質(zhì)量，檔案部門必須要求責(zé)任單位對檔案問題全部整改后方能接收歸檔，因此在預(yù)審階段會退回所有問題檔案，要求建設(shè)單位督促相關(guān)責(zé)任單位確保問題得以整改完畢。但在此階段，整個工程項目已基本處于竣工狀態(tài)，相關(guān)責(zé)任單位可能已撤場，這時再要求責(zé)任單位整改難度較大、配合的積極性不高，導(dǎo)致整個檔案問題整改時間長、效率低。尤其是遇到大型工程項目，建設(shè)時間長、跨度大，后期要求整改時，相關(guān)責(zé)任單位可能已經(jīng)更名、撤銷或者相關(guān)項目負(fù)責(zé)人、資料員已離職、退休，造成工程文件材料簽章問題無法得到解決或者無人來負(fù)責(zé)問題整改，即使由另外的資料員來整改檔案，也因其不了解當(dāng)時工程情況，在資料整改上存在諸多問題。

三、企業(yè)加強(qiáng)管線工程檔案質(zhì)量管理的具體措施

（一）將檔案質(zhì)量管理責(zé)任明確納入項目負(fù)責(zé)人職責(zé)。企業(yè)檔案人員由于并不親臨施工現(xiàn)場，對施工過程了解不夠深入，所以檔案質(zhì)量把控必須由各參建單位項目負(fù)責(zé)人執(zhí)行。因此，在項目啟動前，明確項目負(fù)責(zé)人必須履行檔案質(zhì)量管理責(zé)任十分必要，主要內(nèi)容包括以下幾個方面：一是在施工過程中明確資料收集編制范圍，并監(jiān)督資料員認(rèn)真編制施工文件。二是在簽署各類文件材料時，須對文件進(jìn)行審查，確保數(shù)據(jù)真實性和準(zhǔn)確性。三是在最后收集整理時，要對資料完整性進(jìn)行審查，以便及時查漏補(bǔ)缺。通過項目負(fù)責(zé)人履行檔案質(zhì)量審核職責(zé)，把好檔案質(zhì)量控制第一關(guān)。

（二）加強(qiáng)檔案人員、施工資料員、項目負(fù)責(zé)人檔案專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)。檔案專業(yè)知識普及和培訓(xùn)是工程檔案質(zhì)量得以保證的重要前提。因此，在檔案專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)方面，應(yīng)擴(kuò)大受訓(xùn)人員范圍，包括檔案員、施工資料員以及項目負(fù)責(zé)人，并應(yīng)針對不同類型的人群有側(cè)重地普及相關(guān)內(nèi)容。針對檔案人員，應(yīng)全方位、深層次地進(jìn)行工程檔案相關(guān)內(nèi)容培訓(xùn);針對施工資料員和項目負(fù)責(zé)人，主要把重點(diǎn)放在工程檔案編制驗收標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)內(nèi)容普及上，讓其對檔案編制質(zhì)量要求有了解。

（三）建立事前、事中、事后檔案質(zhì)量控制模式。為保障文件材料收集齊全完整、內(nèi)容真實、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，需要各參建單位建立事前、事中、事后管理模式，確保檔案編制全過程管理到位。具體方式如下：1.事前編制檔案方案，統(tǒng)一工程檔案編制驗收要求和歸檔范圍。為了保障后期工程檔案收集完整性，事先建設(shè)單位應(yīng)與各參建單位協(xié)商一致，編制檔案方案，統(tǒng)一具體某項目歸檔內(nèi)容，并建立統(tǒng)一表格，避免工程文件格式出現(xiàn)不規(guī)范和多樣化情況。同時，為了保障檔案管理制度及方案落實，應(yīng)由建設(shè)單位負(fù)責(zé)對各參建單位項目負(fù)責(zé)人、施工資料員等宣貫相關(guān)檔案編制驗收標(biāo)準(zhǔn)及具體工程歸檔內(nèi)容，讓其了解企業(yè)檔案管理要求，以便從源頭起促使檔案編制質(zhì)量有保障。2.建立事中實時跟蹤管控模式。由于工程資料與工程施工同步進(jìn)行的，各參建單位項目負(fù)責(zé)人須對資料進(jìn)行實時跟蹤，把控工程項目的建設(shè)進(jìn)度，及時跟進(jìn)并加強(qiáng)建設(shè)工程項目的建檔工作。事中管控不僅僅只是對資料質(zhì)量的核查管理，還要核實資料是否完整、齊全，有無漏項，使工程項目從立項起，就實現(xiàn)對資料各階段完整性收集，實現(xiàn)工程檔案與工程建設(shè)過程保持高度一致性。3.建立事后預(yù)審機(jī)制。當(dāng)工程資料收集、整理、組卷完畢后，正式向企業(yè)檔案室移交前。建設(shè)單位作為工程資料收集的總責(zé)任單位，應(yīng)先對各參建單位資料進(jìn)行審核，項目負(fù)責(zé)人要確保資料收集齊全以及資料編制符合建設(shè)工程檔案編制驗收標(biāo)準(zhǔn)。待所有審核無誤后，再向檔案部門移交。檔案部門對工程檔案進(jìn)行審核時，可根據(jù)事前建立的檔案方案對其完整性進(jìn)行審核。為了加快工程檔案問題整改速度，建設(shè)單位可采取提升工程檔案保證金制度，即相關(guān)責(zé)任單位在進(jìn)行工程結(jié)算時，必須保障檔案問題整改完畢，且經(jīng)檔案人員簽字認(rèn)可后，才可進(jìn)行財務(wù)結(jié)算。該制度的建立切實保障了資料收集的完整性、準(zhǔn)確性并極大提升了檔案整改效率和質(zhì)量。

【參考文獻(xiàn)】

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