高?；ㄞk公室行政管理的工作思考分析

柯柳玉

摘 要：高等院校的基建處主要負責學校內(nèi)的基本建設(shè)和專項維修任務(wù)，其工作的任一環(huán)節(jié)都需具備技術(shù)性、時效性、程序性、安全性、可控性等特殊性質(zhì)，基建處的這種特殊性必然決定基建辦公室的特殊性。基建辦公室負責的工作內(nèi)容較為廣泛，并且關(guān)系著學校的建設(shè)與修繕工作，所以基建辦公室是學校眾多行政管理部門中較為特殊的一個部門，在學校管理工作中占據(jù)著重要的地位和作用。因此，各大高校一直高度關(guān)注著基建辦公室的工作情況和工作效果。文章便圍繞著基建辦公室的工作特點和工作問題，對高?；ㄞk公室日常的行政管理工作展開了分析和思考，總結(jié)出一些有利于提升高?；ㄞk公室行政管理水平的實質(zhì)性建議。

關(guān)鍵詞：高等院校;基建辦公室;行政管理;工作建議

高?；ㄞk公室除常規(guī)的行政辦公外主要還承擔了高校發(fā)展中的各種基本建設(shè)與專項修繕工程的前期籌備工作、后期各種款項的撥付手續(xù)及檔案的管理等，對保障高校的可持續(xù)發(fā)展有著巨大作用。基建辦公室的日常工作具有較強的任務(wù)性，非常注重完成工作任務(wù)的時效性，完成過程的安全性與程序性。由于基建辦公室的工作任務(wù)常常會涉及到高校內(nèi)部的一些重大建設(shè)項目，因而會觸及大額資金的使用問題，所以，這一部門的可控性和風險防范能力是校方極為重視的。基建辦公室自身工作內(nèi)容的特點，決定了其自身管理的特殊性。因此，高?；ㄞk公室開展行政管理工作要全面的考慮自身的特殊性，進而不斷優(yōu)化其行政管理的具體思路，才能使基建辦公室的業(yè)務(wù)能力更加高效化，為學校建設(shè)發(fā)揮更多的作用。

一、高?；ㄞk公室的工作特點

（一）安全責任制度嚴格

由于高?；ㄞk公室的職責重大，所以對其日常工作的安全性有著嚴格的要求，除了一般的處室資產(chǎn)安全、網(wǎng)絡(luò)信息安全等日常安全管理外，尤其是在印章、檔案及生產(chǎn)安全等方面的管理工作，其工作責任更加重大。首先，是因為基建處不管是基本建設(shè)還是專項修繕工作的許多環(huán)節(jié)都需要用到基建處公章，且均會涉及到大額的資金流動，所以作為公章管理部門的基建辦公室必須有一套非常嚴格規(guī)范的公章管理措施。其次，基建辦公室所管理的檔案涉及高校發(fā)展建設(shè)方面的技術(shù)資料，做好這些寶貴資料的科學管理工作，是基建工程管理的重要要求。再次，一些高校的基建辦公室常常肩負起校園建設(shè)的基建工作、后勤工作、安全工作，由于基建辦公室自身的人力不足，建設(shè)工程的生產(chǎn)安全監(jiān)管也常常由辦公室人員負責。所以，基建辦公室為了確保工作人員的工作效果，自部門內(nèi)部常采用非常嚴格的安全責任制度。

（二）內(nèi)部控制要求嚴格

內(nèi)部控制制度建設(shè)是高校提升管理水平、防范廉政風險、減低運營成本的重要舉措，很多高校處于自身發(fā)展的考慮，不斷地加強對學校內(nèi)部行政機關(guān)的管理力度，而基建處是在高校內(nèi)控的重點部門。基建辦公室的工作涉及人事、財務(wù)、廉政、資產(chǎn)等領(lǐng)域，是加強內(nèi)部控制的主要渠道。所以，高?；ㄞk公室要加強自身的人事管理與財務(wù)管理，并做好工程建設(shè)的廉政工作，避免基建的資金被貪污、挪用，從而提升基建辦公室專項財務(wù)資金的使用效率。

（三）基建知識要求高

高校內(nèi)的各項基礎(chǔ)建設(shè)和修繕工作是基建處的重點工作。因此，基建辦公室的文秘工作、財務(wù)工作、安全工作，以及廉政建設(shè)工作都是圍繞著服務(wù)校園基建工作這一中心。正因如此，有別與高校其他辦公室，為了使工作人員更加適合基建辦公室工作，從事高?；ㄞk公室工作的人員要具備一定的基建工作的專業(yè)技術(shù)知識。

（四）溝通協(xié)調(diào)能力要求高

高校基建和修繕工作是一項較為復雜的工程，基建辦公室在整個工程過程中涉及參與項目的立項、設(shè)計招標，預算與預算審核招標，工程施工招標，合同的簽訂，施工變更手續(xù)、項目驗收結(jié)算等等。作為基建辦公室，除了要與校內(nèi)各個機關(guān)部門、學院打交道外，還要與學校管理層、相關(guān)的政府管理機構(gòu)、基建項目的外包單位與施工管理單位等多個單位部門打交道。如果基建辦公室負責與這些單位部門打交道的人員沒有良好的溝通協(xié)調(diào)能力，高校的基建工作各個環(huán)節(jié)間將缺乏良好的協(xié)調(diào)性，容易導致高?；üぷ飨萑胪ｎD。

二、高?；ㄞk公室行政管理工作的問題

（一）人員不足，缺乏科學的分工

高校基建辦公室在基建管理工作中扮演多個角色，如普通文秘人員、工程造價員、檔案管理員等，其日常工作的任務(wù)量較為繁重，人員配備不充足是高?；ㄞk公室較為常見的問題，從而導致一人常常肩負多項工作，這無形中加重了每個基建辦公室人員的工作難度。例如很多檔案資料交由一人負責。無論是財務(wù)檔案，還是人員檔案，又或者是工程建設(shè)檔案，這些檔案資料的管理工作看似簡單，但是卻對管理人員有著不同的業(yè)務(wù)要求，這使得檔案管理人員的管理工作過于復雜，加大了其在檔案管理中出現(xiàn)錯誤的幾率。因此，一些高?；ㄞk公室在行政管理方面缺乏較為科學的人員分工。

（二）基建辦公室行政管理人員缺乏行政管理意識

高校基建辦公室的行政管理工作會直接影響其基建辦公室其他業(yè)務(wù)的工作效果。但是，部分高校基建辦公室的行政管理人員卻明顯缺乏應(yīng)有的行政管理意識。一些行政管理人員對自身的本職工作不重視，認為只要完成學校的基建管理工作即可，在行政管理方面有所松懈也是可以的。正是由于基建辦公室行政管理人員的不重視，使得一些辦公室人員在基建管理工作中也有所松懈，甚至消極地對待自己的本職工作。這非常不利于提高基建辦公室的工作效率，也不利于基建辦公室工作責任制度的落實。

（三）基建辦公室行政管理人員業(yè)務(wù)能力不足

因為高校基建辦公室所具有的特殊的工作要求，使得基建辦公室工作有著較高的復雜程度。因此，在高?；ㄞk公室中開展行政管理工作，對相關(guān)管理人員的業(yè)務(wù)能力水平是有著較高的要求的。但是，一些負責基建辦公室行政管理工作的人員卻沒有與其工作內(nèi)容相匹配的業(yè)務(wù)能力。這一問題極大地限制了高?；ㄞk公室的行政管理水平。

三、關(guān)于提升高?；ㄞk公室行政管理工作水平的思考

（一）加強對基建辦公室的人力資源供給

充足的人力資源是做好任何工作的前提條件，基建辦公室的行政管理工作是圍繞著工作人員開展的，沒有充足的人力資源作為支持，不僅基建辦公室的行政管理無法進行，基建辦公室的主要業(yè)務(wù)工作也無法完成。因此，學校方面要建設(shè)并完善基建人才的相關(guān)引入制度，為基建辦公室提供較為充足的人員配置。作為從事基建辦公室工作的人員，自身也要具備與崗位相匹配的業(yè)務(wù)能力，對此，基建辦公室人員可以加強關(guān)于自身職業(yè)知識和技能的學習，不斷地提升自身在基建管理工作方面的職業(yè)水平，使自己更加適合所處的崗位。如此，擁有充足的高素質(zhì)人才的基建辦公室，其行政管理工作也更加容易。

（二）提高基建辦公室行政管理人員的思想認識和業(yè)務(wù)能力

高校基建辦公室工作內(nèi)容較為復雜，為了充分協(xié)調(diào)基建辦公室工作人員的個人能力，促使基建辦公室得以最大程度的發(fā)揮其作用，高效的行政管理工作是必不可少的。因此，若想提高基建辦公室行政管理人員的工作能力，首先要加強對其思想認識的培養(yǎng)，要讓其深刻認識到行政管理工作對于高校基建辦公室的重要作用?？梢酝ㄟ^知識理論學習的手段，加強基建辦公室行政管理人員的思想認識。

此外，基建辦公室行政管理工作也離不開較強的行政管理能力。對此，學校方面可以安排基建辦公室行政管理人員定期去進修學習先進的行政管理知識和經(jīng)驗，或者不定期的邀請行政管理領(lǐng)域的專家來校，對相關(guān)人員進行行政管理能力的培訓，以提高基建辦公室行政管理人員的業(yè)務(wù)能力。同時，還要加強行政管理人員關(guān)于基建專業(yè)知識的學習，以保證開展行政管理工作時，不會與基建辦公室的主要工作發(fā)生沖突。

（三）采取科學的行政管理手段

復雜的工作內(nèi)容是困擾基建辦公室行政管理的主要內(nèi)容，因此，相關(guān)負責人要認真分析基建辦公室的實際工作情況和每個工作人員的詳細信息，然后根據(jù)工作人員的個人情況，科學地將其分配到適合的工作崗位上，以保證基建辦公室各個工作崗位的工作效率，減少因工作繁雜而導致出現(xiàn)的工作失誤。

（四）建立獎懲機制，落實工作責任制度

嚴格的工作責任制度是確保高校基建辦公室工作質(zhì)量的重要手段，也是開展行政管理工作的必要措施，所以，要提升基建辦公室行政管理水平，相應(yīng)的工作責任制度必須得到落實。這就要求基建辦公室行政管理人員在工作中做到嚴格的監(jiān)督管理，完善問責制度，以平等的態(tài)度對待每一位工作人員，對工作中出現(xiàn)錯誤的人員要予以公正的懲罰。為了進一步提高基建辦公室人員的工作熱情，需要在嚴格落實問責制度的同時，還要制定合理的工作獎勵制度。對待在基建管理工作中表現(xiàn)突出的人員要予以公平的獎勵，以保證基建辦公室人員的工作責任心和工作積極性。

四、結(jié)語

高?；ㄞk公室的行政管理工作是服務(wù)于其基建管理工作的，作為負責基建辦公室行政管理的人員，要深刻認識并理解這一觀念，并以此作為實際的行政管理工作的核心。同時，身為基建辦公室行政管理人員，還要仔細的疏導自身的行政管理工作的思路，制定科學有效的行政管理工作辦法，從而確保高?；ㄞk公室的各項業(yè)務(wù)水平，為高校的基礎(chǔ)建設(shè)提供更好的服務(wù)。

參考文獻

[1] 呂紅彥.新時期高校辦公室行政管理工作存在的問題與對策[J].智庫時代，2019（22）：92+98.

[2] 李雷.高校辦公室行政管理工作的創(chuàng)新研究[J].成才之路，2019（13）：6-7.

[3] 楊蓓蓓.高?；ü芾磙k公室行政管理工作思考分析[J].建材與裝飾，2019（09）：174-175.

[4] 張苗苗.高校學院辦公室行政管理的功能定位及實踐[J].經(jīng)貿(mào)實踐，2018（23）：191.