事業(yè)單位人事檔案管理的必要性與改善策略探析

陳小才

【摘要】在我國改革開放以及經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵階段，對于事業(yè)單位的管理也提出了新的要求。在日常的事業(yè)單位管理中，事業(yè)單位人事檔案管理作為重要的一項工作，還需要強(qiáng)調(diào)其管理工作，致力于人事檔案管理工作效率以及工作質(zhì)量的全面提高。因此，本文在分析事業(yè)單位人事檔案管理必要性的基礎(chǔ)上，提出改善策略，希望促進(jìn)事業(yè)單位人事檔案管理工作有序進(jìn)行。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位;人事檔案管理;必要性;改善

隨著社會進(jìn)程的持續(xù)加快，人才成為行業(yè)與行業(yè)之間的競爭關(guān)鍵點。對于每一個單位而言，如何選好人、用好人成為大問題。做好事業(yè)單位人事檔案管理，才能夠為人事工作提供規(guī)范管理、科學(xué)決策，并且能夠為后續(xù)的人才開發(fā)、人才使用、制定人才計劃等提供準(zhǔn)確的信息，所以，事業(yè)單位落實人事檔案管理工作意義非凡。

一、事業(yè)單位人事檔案現(xiàn)代化管理的必要性

當(dāng)前，各個行業(yè)都注重信息化建設(shè)，并且也強(qiáng)調(diào)合理的分析與利用大數(shù)據(jù)。目前，信息技術(shù)在不斷改善傳統(tǒng)的人事檔案管理模式，因此，還需要做好當(dāng)前人事檔案的管理工作?？紤]到部分事業(yè)單位人事檔案依舊選擇紙質(zhì)檔案管理方式，導(dǎo)致其本身的先進(jìn)管理設(shè)備和對應(yīng)的軟件有所缺失。但是手工的模式難免會有各種問題出現(xiàn)，最終影響人事檔案的完整性和安全性。另外，傳統(tǒng)模式下的檔案管理無法匹配社會的實際需求。所以，在人事檔案管理操作中，需要通過動態(tài)反饋、信息共享等一系列的方式，這樣才能夠提升人事檔案管理的高效性。為了能夠迎合新時代的要求，需要合理采取各種有效的措施，努力規(guī)避傳統(tǒng)人事檔案管理帶來的困境，這樣才能夠推動事業(yè)單位人事檔案管理工作持續(xù)進(jìn)行，并且也能夠最終提升人事檔案管理工作的有效性。

二、事業(yè)單位人事檔案管理的改善途徑

（一）創(chuàng)新管理模式，完善工作制度。為了實現(xiàn)人事檔案管理實效性的全面提升，各個事業(yè)單位需要優(yōu)化當(dāng)前的人事檔案管理模式，并且實現(xiàn)工作制度的建立健全。第一，做好工作網(wǎng)絡(luò)的合理規(guī)劃與構(gòu)建，能夠直接形成一級人事檔案工作委員會，并且強(qiáng)化其管理力度，順利實現(xiàn)信息檔案資源的共享。第二，建立人事檔案科，合理編制專職的檔案管理人員，進(jìn)行專業(yè)管理，直接從辦公室中獨立出人事檔案管理工作，只有如此，才能夠確保人事檔案管理質(zhì)量。第三，建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，能夠針對人事檔案管理工作人員做好業(yè)務(wù)方面的培訓(xùn)、檢查，做好工作方面的監(jiān)督和指導(dǎo)。當(dāng)然，還需要確保能夠在第一時間做好人事檔案管理系統(tǒng)的有效更新處理，這樣才可以滿足動態(tài)化、規(guī)范化以及信息化的整體需求。第四，做好人事檔案管理制度的建立健全，能夠?qū)n案工作對應(yīng)的制度融入人事檔案管理進(jìn)程當(dāng)中去，這樣方可呈現(xiàn)其真正的特點。

（二）強(qiáng)調(diào)人事檔案管理信息化建設(shè)。實施人才信息資源的有效建設(shè)，也可以服務(wù)事業(yè)單位人事檔案管理工作。在具體的檔案管理環(huán)節(jié)，需要利用資源，確保其功能能夠正常發(fā)揮，并且在具體的服務(wù)環(huán)節(jié)，還需要考慮到科學(xué)技術(shù)的合理使用，這就需要針對事業(yè)單位的實際問題實際分析，從而實現(xiàn)系統(tǒng)化的建構(gòu)，并且配合傳統(tǒng)的輔助手段，這樣就可以實現(xiàn)工作效率的全面提高，同時也可以滿足對紙質(zhì)人事檔案的保護(hù)。在落實目標(biāo)方面，還需要考慮到實際工作效率的有效提高，能夠達(dá)到及時性和準(zhǔn)確性的基本目標(biāo)，當(dāng)然，兩者之間都要求能夠處于相互對等的一個節(jié)奏狀態(tài)下。同時，合理有效地發(fā)揮計算機(jī)的優(yōu)勢，并且通過先進(jìn)設(shè)備的使用，在計算機(jī)中輸入事業(yè)單位人事檔案對應(yīng)的資料，再配合針對性的改進(jìn)，這樣就可以實現(xiàn)對數(shù)據(jù)資料的準(zhǔn)備，并且直接同步數(shù)據(jù)，滿足對紙質(zhì)人事檔案的存儲要求，如此，就可以真正考慮到實際情況，利用屏幕實現(xiàn)對內(nèi)容的查閱，并且也可以避免因為多次的翻閱，導(dǎo)致檔案本身出現(xiàn)損壞的情況。當(dāng)然，基于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，也可以滿足人事檔案管理的創(chuàng)新需求，如此才能夠?qū)崿F(xiàn)不同地域之間檔案信息的共享，但是僅僅局限于非保密檔案信息，這樣就可以滿足成本的節(jié)約以及工作效率的全面提高。

（三）強(qiáng)化事業(yè)單位人事檔案的業(yè)務(wù)工作。為了實現(xiàn)事業(yè)單位人事檔案業(yè)務(wù)工作的落實，還需要在內(nèi)部構(gòu)建一個完善的文件整理規(guī)定，從而明確人事檔案管理的實際范圍，最終制定科學(xué)合理的整理程序，這樣就可以確保人事檔案的基本質(zhì)量。并且基于規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)來要求事業(yè)單位人事檔案數(shù)據(jù)信息的錄入工作，充分利用計算機(jī)軟件系統(tǒng)來做好檔案歸檔處理，直接將其整理為數(shù)字文檔，一邊后續(xù)使用到日常檢索之中。傳統(tǒng)模式下的整理歸檔，事業(yè)單位會組織對應(yīng)的人員開展現(xiàn)場化的指導(dǎo)，這樣有利于人事檔案的整理與歸檔質(zhì)量的保護(hù)。并且，也可以推動事業(yè)單位人事檔案的完整性，還需要做好檔案交納期限的制定，確保在規(guī)定時間內(nèi)可以完善對檔案的監(jiān)督與跟蹤，最終確保檔案的完整性，一旦檔案在整理的過程之中出現(xiàn)問題，就需要及時上報給相關(guān)部門，最終解決存檔缺失、無存檔的問題。

（四）落實事業(yè)單位人事檔案管理工作職能。針對事業(yè)單位人事檔案管理職能的提高，還有利于順利開展人事檔案管理工作。因此，事業(yè)單位需要與自身的實際情況相互結(jié)合起來，能夠制定完善的檔案管理制度，能夠定期檢查與監(jiān)督人事檔案，確保人事檔案管理各項措施都能夠得到有效的落實。合理發(fā)揮主動性服務(wù)，這樣也能夠明確后續(xù)在查詢與使用過程之中對于工作人員的支持性。并且，基于人事檔案查詢的特點以及實際的使用要求，可以科學(xué)合理分類與編排人事檔案工作，這樣才有利于工作人員的查找，最終提升管理效率。一旦人事檔案查詢完畢之后，還需要及時歸檔處理，并且對于人事檔案資料的完整性需要做好定期的考核。這就需要將人事檔案管理人員的責(zé)任意識和職業(yè)使命充分發(fā)揮出來，從而提升人事檔案工作的實效性。

（五）注重培訓(xùn)，努力提升人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)。針對當(dāng)前的事業(yè)單位來說，還應(yīng)該致力于自身綜合素質(zhì)的提升，讓人事檔案管理人員能夠更好發(fā)展下去，最終構(gòu)建一支高效的優(yōu)質(zhì)隊伍。對于當(dāng)前人事檔案管理人員而言，擁有扎實的專業(yè)水平、強(qiáng)烈的責(zé)任心以及優(yōu)良的作用，這才是目前身為檔案管理人員需要具備的條件。并且，還要求能夠發(fā)揮自身誠實可信的功效，能夠在培訓(xùn)方面引起足夠的重視，并且努力加大其力度，最終認(rèn)識人事檔案管理工作的真正意義。對于培訓(xùn)方面的內(nèi)容，也需要考慮到知識與專業(yè)技能作為絕對的主體，能夠致力于人事檔案管理人員專業(yè)能力的培養(yǎng)。并且，通過合理有效的推動，讓相關(guān)人員可以掌握更多的技能與知識，能夠選擇時間做好培訓(xùn)，這樣也能夠滿足最終的培養(yǎng)目標(biāo)。

三、結(jié)語

總而言之，在當(dāng)今時代下，事業(yè)單位檔案管理工作的設(shè)施，才是事業(yè)單位人事檔案管理工作可靠性與真實性的有效保障，也成為事業(yè)單位人事檔案管理作用發(fā)揮的必然選擇。事業(yè)單位需要重視檔案管理工作，能夠?qū)崿F(xiàn)制度的規(guī)范化管理，并且合理推行現(xiàn)代化管理措施，這樣就能夠滿足事業(yè)單位發(fā)展與改革的根本性要求。

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