政府投資項(xiàng)目檔案管理的思考

陳慧頻

【摘要】政府投資項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目建設(shè)、管理過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，是實(shí)現(xiàn)工程建設(shè)科學(xué)管理的技術(shù)保障，政府投資項(xiàng)目檔案的管理在整個(gè)工程建設(shè)中處于十分重要的地位。文章主要從政府投資項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，結(jié)合杭州灣上虞經(jīng)濟(jì)技術(shù)開(kāi)發(fā)區(qū)政府投資項(xiàng)目檔案管理實(shí)踐，從多個(gè)方面深入研究與探索，提出較為可行的措施。

【關(guān)鍵詞】政府投資項(xiàng)目;項(xiàng)目檔案;檔案管理

在經(jīng)濟(jì)發(fā)展作用下，城市化建設(shè)力度不斷提升，這也使得政府投資項(xiàng)目逐漸增加，并呈現(xiàn)出快速發(fā)展趨勢(shì)。政府投資項(xiàng)目通常具有較大的影響，并與社會(huì)發(fā)展和民生等具有直接聯(lián)系，在提高人們生活質(zhì)量、強(qiáng)化城市品味的同時(shí)，為政府引導(dǎo)、推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供有力支持。然而記錄政府投資項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程的檔案由于在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中建設(shè)單位往往存在重建設(shè)、輕檔案管理的問(wèn)題，缺少對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案的關(guān)注與重視。

一、政府投資項(xiàng)目檔案管理的作用

首先，政府投資項(xiàng)目就是建設(shè)項(xiàng)目的運(yùn)行全流程，可真實(shí)展示出各種基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的質(zhì)量與成果。其次，在針對(duì)建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行維修、管理、擴(kuò)建等工作時(shí)，需要以政府投資檔案為基礎(chǔ)與出發(fā)點(diǎn)。最后，建設(shè)項(xiàng)目的施工、竣工、交付、使用等都需要以政府投資項(xiàng)目檔案為條件，同時(shí)其對(duì)于提高質(zhì)量控制力度、明確質(zhì)量責(zé)任、懲處建設(shè)項(xiàng)目施工期間存在的各種腐敗問(wèn)題都有著重要作用。因此，完整的政府投資項(xiàng)目文件資料歸檔，無(wú)論是對(duì)城市發(fā)展的現(xiàn)在，還是長(zhǎng)期發(fā)展的未來(lái)，政府投資項(xiàng)目檔案都具有十分重大的意義和參考價(jià)值。

二、政府投資項(xiàng)目檔案管理存在的不足

在政府投資項(xiàng)目檔案管理中，主要存在三個(gè)方面的不足與問(wèn)題：

（一）政府投資項(xiàng)目檔案管理重視度不足。不論是業(yè)主單位，還是項(xiàng)目參建單位，往往都偏重項(xiàng)目建設(shè)的進(jìn)度、質(zhì)量，沒(méi)有真正樹(shù)立起項(xiàng)目檔案未通過(guò)專項(xiàng)驗(yàn)收，整個(gè)項(xiàng)目就沒(méi)有結(jié)束的檔案意識(shí)。這使得在收集、整理、保存工程建設(shè)資料時(shí)缺少關(guān)注度與重視，甚至有些建設(shè)項(xiàng)目工程，在工程竣工交付后很長(zhǎng)一段時(shí)間，項(xiàng)目檔案材料仍是“一盤散沙”，檔案歸檔不及時(shí)、不完整。另外，一些單位在進(jìn)行竣工驗(yàn)收工作時(shí)沒(méi)有以工程備案流程為基礎(chǔ)，這就導(dǎo)致基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工程在交付、運(yùn)用一段時(shí)間后仍缺少較為完善的檔案資料。

（二）政府投資檔案管理責(zé)任不明確。由于政府投資項(xiàng)目檔案的移交與管理工作缺少良好、完整、合理的管理體系與規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。雖創(chuàng)建了相應(yīng)的檔案管理部門，制定了檔案管理體系，然而，由于不少項(xiàng)目在項(xiàng)目招投標(biāo)，簽訂設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、供貨等合同和協(xié)議時(shí)，對(duì)項(xiàng)目檔案資料的收集、整理等管理工作沒(méi)有提出明確要求，缺乏制約機(jī)制，導(dǎo)致執(zhí)行力度不足、檔案管理形式化等問(wèn)題，這也是造成政府投資項(xiàng)目檔案管理諸多問(wèn)題中最關(guān)鍵的因素。

（三）檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不高。在當(dāng)前項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，檔案管理在管理機(jī)構(gòu)的成立以及檔案管理專業(yè)人員的配置上都存在著問(wèn)題，參建單位為節(jié)約管理成本，一般不設(shè)置檔案管理專職崗位，檔案管理工作通常由現(xiàn)場(chǎng)技術(shù)人員兼任，崗位職責(zé)不明確，而且工作人員流動(dòng)大、新手多。檔案管理人員專業(yè)隊(duì)伍素質(zhì)不高，對(duì)檔案業(yè)務(wù)不熟悉，難以熟練掌握業(yè)務(wù)，不能及時(shí)解決檔案管理中存在的問(wèn)題，使得政府投資項(xiàng)目檔案管理工作的開(kāi)展受到了較大影響。

三、政府投資項(xiàng)目檔案管理強(qiáng)化措施

（一）確保政府投資項(xiàng)目檔案制度化發(fā)展。在實(shí)踐工作中，我們按照《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》，結(jié)合《浙江省政府投資項(xiàng)目管理辦法》，制定了經(jīng)開(kāi)區(qū)建設(shè)項(xiàng)目檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)施了“三納入”和“四同步”的檔案管理工作機(jī)制，完善項(xiàng)目檔案管理辦法，明確了建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的崗位職責(zé)和任務(wù)，以及歸檔范圍和整理要求，并細(xì)化到工程建設(shè)各階段，從項(xiàng)目立項(xiàng)開(kāi)始，進(jìn)行完善的政府投資項(xiàng)目檔案管理工作。并將項(xiàng)目檔案工作納入工程項(xiàng)目法人責(zé)任制度、領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制度、監(jiān)理機(jī)制、合同管理機(jī)制等進(jìn)行有機(jī)整合，為項(xiàng)目建設(shè)與檔案管理工作的同步進(jìn)行提供有力支持，有效確保收集與歸檔工作逐漸實(shí)現(xiàn)制度化。同時(shí)，要求建設(shè)部門也應(yīng)以道路、橋梁、管網(wǎng)、綠化、亮化等各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)管理制度為基礎(chǔ)，編制管理方案，進(jìn)而確保政府投資項(xiàng)目檔案管理體系逐漸完善。

（二）創(chuàng)建政府投資項(xiàng)目檔案網(wǎng)絡(luò)化管理。完善檔案管理組織網(wǎng)絡(luò)，強(qiáng)化職責(zé)到人的管理機(jī)制，實(shí)踐中，我們?cè)谠O(shè)立項(xiàng)目建設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)時(shí)，同步設(shè)立檔案管理組，明確檔案管理與項(xiàng)目實(shí)施“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理”的原則，要求項(xiàng)目設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位以及施工單位等參建單位必須確定至少一名兼職檔案員，具體負(fù)責(zé)本單位的檔案收集、整理工作。在制度上明確檔案管理的任務(wù)和責(zé)任，要基本做到人員相對(duì)固定，盡量保證檔案管理的延續(xù)性和統(tǒng)一性。同時(shí)，作為業(yè)主單位開(kāi)發(fā)區(qū)建設(shè)局及下屬各投資公司，設(shè)檔案管理專職崗位，負(fù)責(zé)工程檔案的接收與檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。在日常工作中，根據(jù)項(xiàng)目實(shí)施主體不同分別由建設(shè)局及下屬投資公司檔案人員負(fù)責(zé)項(xiàng)目從可研到驗(yàn)收及后續(xù)檔案管理的全過(guò)程業(yè)務(wù)指導(dǎo)，統(tǒng)一收集各參建單位檔案，并最終整理歸檔。在完善的組織網(wǎng)絡(luò)下，項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程實(shí)現(xiàn)了相互協(xié)作、相互發(fā)展以及各司其職，共同開(kāi)展政府投資項(xiàng)目檔案管理工作，進(jìn)而為政府投資項(xiàng)目檔案管理的順利開(kāi)展提供有力支持。

（三）實(shí)現(xiàn)政府投資項(xiàng)目檔案全過(guò)程管理。項(xiàng)目啟動(dòng)初期，檔案管理組根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際情況及檔案要求制定項(xiàng)目檔案規(guī)章制度、工作細(xì)則、分類細(xì)則、立卷歸檔辦法等，并及時(shí)下發(fā)到各項(xiàng)目實(shí)施單位，明確提出項(xiàng)目檔案歸檔要求和進(jìn)度檢查要求等，使檔案人員有據(jù)可依，從項(xiàng)目立項(xiàng)確保檔案管理工作與項(xiàng)目建設(shè)具有較強(qiáng)同步性。在項(xiàng)目實(shí)施階段，檢查建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)度的同時(shí)檢查檔案文件材料的形成、收集情況，業(yè)主單位檔案人員根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度檢查文件材料的形成積累情況，針對(duì)不同階段檔案工作的重、難點(diǎn)，應(yīng)適時(shí)對(duì)文件材料的收集整理工作進(jìn)行實(shí)地檢查和指導(dǎo)。通過(guò)檢查對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題做出指正并提出修改意見(jiàn)，協(xié)助項(xiàng)目人員及時(shí)查漏補(bǔ)缺。同時(shí)要求檔案管理人員參加項(xiàng)目的有關(guān)會(huì)議和工作，對(duì)項(xiàng)目的業(yè)務(wù)內(nèi)容和實(shí)施進(jìn)度做到心中有數(shù)，便于為項(xiàng)目人員提供有效的指導(dǎo)，督促并提醒有關(guān)文件的及時(shí)整理和移交等，保障項(xiàng)目實(shí)施階段檔案工作的順利開(kāi)展。在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收階段，把項(xiàng)目檔案工作作為一項(xiàng)重要內(nèi)容列入項(xiàng)目整體考核驗(yàn)收范圍，檔案管理部門對(duì)項(xiàng)目檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確情況開(kāi)展驗(yàn)收鑒定，未經(jīng)檔案驗(yàn)收或檔案驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目，不得進(jìn)行或通過(guò)項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收。

（四）落實(shí)政府投資項(xiàng)目檔案管理考核機(jī)制。首先，明確檔案管理目標(biāo)。明確規(guī)定項(xiàng)目工程通過(guò)竣工驗(yàn)收后，三個(gè)月內(nèi)保證工程檔案實(shí)現(xiàn)歸檔入庫(kù)。一方面，規(guī)范承建單位檔案工作，將“承建單位按發(fā)包人要求整理及移交項(xiàng)目建設(shè)檔案資料”列入合同內(nèi)容中，承建單位如未按質(zhì)按量完成竣工資料的整理、歸檔和移交，按比例扣除工程款;另一方面，加大業(yè)主單位工作指導(dǎo)和監(jiān)督力度，將政府投資項(xiàng)目的檔案管理列為科局主要的崗位目標(biāo)任務(wù)之一，列入年度考核內(nèi)容。其次，明確職責(zé)。保證建設(shè)單位、施工單位、主管部門等都應(yīng)在政府投資項(xiàng)目檔案管理中明確自身職責(zé)，保證責(zé)任落實(shí)到個(gè)人。將項(xiàng)目檔案收集、整理、編制、移交等工作與合同進(jìn)行有機(jī)整合，促進(jìn)合同管理力度提升，當(dāng)單位未完成任務(wù)時(shí)，對(duì)其進(jìn)行記錄，作為評(píng)估單位是否參與之后工程建設(shè)的主要條件。最后，創(chuàng)建檔案考核體系，保證項(xiàng)目檔案管理與年度考核相整合。結(jié)合建設(shè)項(xiàng)目“7天一檢查，14天一匯報(bào)、30天一督查”的管理模式，檔案管理人員參與項(xiàng)目督查，針對(duì)項(xiàng)目檔案信息收集與整理進(jìn)行檢查與業(yè)務(wù)指導(dǎo)，確保檔案收集完整，歸檔及時(shí)，檔案管理工作規(guī)范。

（五）強(qiáng)化檔案管理人員綜合能力。在政府投資項(xiàng)目檔案管理工作中，檔案管理人員的綜合能力與管理工作之間具有直接聯(lián)系。首先，應(yīng)確保檔案管理人員不斷參與大量檔案管理培訓(xùn)活動(dòng)，使其真正了解與掌握豐富的檔案收集、整理方法和技術(shù)，進(jìn)而促進(jìn)其綜合能力快速提升。其次，檔案管理人員需要不斷學(xué)習(xí)各種項(xiàng)目檔案專業(yè)知識(shí)，進(jìn)一步提高自身綜合素質(zhì)。再次，科學(xué)分配檔案管理工作，確保檔案管理兼職人員在收集、整理、存儲(chǔ)政府投資項(xiàng)目檔案時(shí)具有充足的時(shí)間，這也是強(qiáng)化檔案管理工作質(zhì)量的主要途徑。最后，深入學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)，提高檔案意識(shí)，強(qiáng)化提高檔案管理工作質(zhì)量自覺(jué)性。另外，檔案管理人員在掌握豐富檔案管理知識(shí)的同時(shí)，還應(yīng)強(qiáng)化多方面知識(shí)的儲(chǔ)備量，例如項(xiàng)目周期、項(xiàng)目檔案整理方法，也應(yīng)具備豐富的信息收集、整理與分析能力。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，我們要與時(shí)俱進(jìn)總結(jié)思考新形勢(shì)下政府投資項(xiàng)目檔案工作的方向和對(duì)策。在實(shí)際工作中提高認(rèn)識(shí)，超前控制，建章立制，網(wǎng)絡(luò)化管理，深入實(shí)行檔案管理工作的規(guī)范化和制度化，將政府投資項(xiàng)目檔案管理工作做到實(shí)處，使項(xiàng)目檔案能夠更好地服務(wù)于項(xiàng)目本身，服務(wù)于社會(huì)發(fā)展。