人事檔案在機(jī)關(guān)事業(yè)單位人力資源管理中的作用剖析

摘 要：在機(jī)關(guān)事業(yè)單位人力資源管理過(guò)程中，人事檔案占據(jù)著關(guān)鍵地位，它是單位組織選拔人才識(shí)別人才的重要資源。本文分析了人事檔案，在機(jī)關(guān)事業(yè)單位人力資源管理中的使用現(xiàn)狀，闡述了人事檔案，在機(jī)關(guān)事業(yè)單位人力資源管理中的作用。最后，針對(duì)如何發(fā)揮人事檔案，在機(jī)關(guān)事業(yè)單位人力資源管理作用進(jìn)行詳細(xì)闡述，為相關(guān)從業(yè)人員提供一定的理論借鑒。

關(guān)鍵詞：人事檔案;機(jī)關(guān)事業(yè)單位;人力資源管理;作用剖析

機(jī)關(guān)事業(yè)單位可以通過(guò)人事檔案對(duì)全體職工進(jìn)行全方位的考察、分析。也就是說(shuō)，人力資源管理質(zhì)量和機(jī)關(guān)事業(yè)單位職能發(fā)揮，有著密切聯(lián)系，應(yīng)該充分發(fā)揮人力資源管理優(yōu)勢(shì)，融入以人為本的人力資源管理理念。對(duì)于人事單位來(lái)說(shuō)，它是企事業(yè)單位從事人事活動(dòng)的主要信息資料，能如實(shí)反映個(gè)人的工作經(jīng)歷、面貌特征，是企業(yè)考核人才職位晉升的重要基礎(chǔ)。在人力資源管理過(guò)程中，需要通過(guò)人文思想、運(yùn)用科學(xué)的方式、及時(shí)的組織培訓(xùn)，對(duì)人力資源進(jìn)行全方位的使用，充分發(fā)揮人力資源的作用，知人善任將，員工分配到合適的崗位，尊重人才、了解人才、熟悉人才。食品藥品監(jiān)察局可以通過(guò)人事檔案，了解本單位人才的狀態(tài)，結(jié)合組織未來(lái)的發(fā)展需求，制定科學(xué)的人才需求計(jì)劃，以及招聘標(biāo)準(zhǔn)。目前要綜合考慮各類因素，加大人事檔案管理工作，和現(xiàn)代人力資源管理相適應(yīng)。因此，現(xiàn)階段需要對(duì)人事檔案在機(jī)關(guān)事業(yè)單位人力資源管理中的作用進(jìn)行剖析，具有至關(guān)重要的現(xiàn)實(shí)意義，才能更好地推動(dòng)人事檔案管理工作改革。

1 人事檔案在機(jī)關(guān)事業(yè)單位人力資源管理中的使用現(xiàn)狀

現(xiàn)階段，在進(jìn)行人事檔案在人力資源管理使用現(xiàn)狀分析時(shí)，主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面的內(nèi)容：第一，大多數(shù)的人事檔案反映的內(nèi)容不夠全面。目前機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案在管理過(guò)程中，都是使用的傳統(tǒng)檔案管理模式。相關(guān)的檔案資料包括員工履歷、組織鑒定、考核情況、學(xué)士學(xué)位、培訓(xùn)、專業(yè)技能等等。在某種程度上，這和職工的工作能力、業(yè)務(wù)績(jī)效相掛鉤。然而，大多數(shù)的人事檔案內(nèi)容并不夠全面，不能對(duì)每位員工全部信息進(jìn)行了解，這樣不能充分發(fā)揮人事檔案作用。第二，有的人事檔案反映的信息內(nèi)容已經(jīng)滿足不了現(xiàn)階段的需求，對(duì)于人事檔案資料收集來(lái)說(shuō)，它需要很長(zhǎng)一段時(shí)間，很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位在進(jìn)行材料收集過(guò)程中需要一定時(shí)間，可能出現(xiàn)一年一次歸檔現(xiàn)象，會(huì)導(dǎo)致新的材料被遺忘，在進(jìn)行人力資源部門(mén)調(diào)閱過(guò)程中，參考的可能只是一些歷史材料。這對(duì)人才分配產(chǎn)生消極影響，會(huì)使得資料的真實(shí)性和時(shí)效性受到限制，第三，大多數(shù)人事檔案管理人員綜合素養(yǎng)不高。多是年齡較大或者是由其他部門(mén)人員所擔(dān)任的，這會(huì)導(dǎo)致日常管理工作力不從心，流于形式，再加上單位領(lǐng)導(dǎo)重視力度不足，使得檔案管理流于形式[1]。

2 人事檔案在機(jī)關(guān)事業(yè)單位人力資源管理中的作用

2.1 提供真實(shí)可靠的信息

對(duì)于人事檔案來(lái)說(shuō)，它能為人力資源提供真實(shí)，有效的信息。在某種程度上，人事檔案管理工作的實(shí)效性和一個(gè)人的專業(yè)技能、業(yè)務(wù)能力有著密切聯(lián)系。人事檔案能為單位提供較為全面的信息，幫助單位了解每位職工的具體情況，充分發(fā)揮人才的作用，挖掘每位員工的潛能，讓更多的員工在單位找到歸屬感和自身的價(jià)值，這樣才能充分發(fā)揮人力資源的管理效用[2]。

2.2 提供有效的參考依據(jù)

人事檔案在人才信息資源管控過(guò)程中占據(jù)著關(guān)鍵地位，它能夠充分挖掘人才服務(wù)組織、服務(wù)大眾的潛能，在某種程度上來(lái)說(shuō)，人事檔案為人力資源管理提供強(qiáng)有力的依據(jù)，在人事檔案工作，在人事檔案管理工作落實(shí)過(guò)程中，它為事業(yè)單位在用人決策上提供一定的參考，無(wú)論是員工的考核、薪酬發(fā)放等等。都能通過(guò)人事檔案進(jìn)行如實(shí)反映，這時(shí)人力資源管理部門(mén)可以使用人事檔案，做好員工業(yè)績(jī)、能力、素養(yǎng)等各方位的綜合評(píng)價(jià)工作，采取有針對(duì)性的對(duì)策，全面提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位用人決策的準(zhǔn)確度[3]。

2.3 確保人力資源招聘質(zhì)量

在我國(guó)經(jīng)濟(jì)的推動(dòng)之下，社會(huì)化進(jìn)程日益加快，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要想謀得長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展，應(yīng)該充分發(fā)揮人力資源作用。通過(guò)人力資源部門(mén)引進(jìn)高質(zhì)量的人才，人事檔案為人力資源招聘奠定強(qiáng)有力的基礎(chǔ)。能有效地杜絕內(nèi)部徇私舞弊現(xiàn)象，通過(guò)人事檔案做好人員信息的分析工作，結(jié)合招聘人員的工作經(jīng)驗(yàn)、專業(yè)技能進(jìn)行探究，全面提高招聘員工的質(zhì)量。這時(shí)可以通過(guò)人事檔案做好進(jìn)行查詢和分析，做好員工履歷的深入探究，提供強(qiáng)有力的保證[4]。

3 如何發(fā)揮人事檔案在機(jī)關(guān)事業(yè)單位人力資源管理中的作用

3.1 實(shí)施現(xiàn)代化的管理

在新時(shí)期，為了充分發(fā)揮人事檔案，在機(jī)關(guān)事業(yè)單位人力管理資源中的重要作用，可以使用先進(jìn)的方式，加大人事檔案現(xiàn)代化管理工作。近年來(lái)，隨著科學(xué)信息技術(shù)快速發(fā)展，在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代應(yīng)該充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，傳統(tǒng)的手工檔案管理模式滿足不了新時(shí)代的信息發(fā)展需求。傳統(tǒng)的手工檔案管理都是以紙張為主，這要求保管環(huán)境較高。紙質(zhì)的資料在存儲(chǔ)過(guò)程中不可避免會(huì)受到損壞，且在收集、整理過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)破損或者是丟失的現(xiàn)象。對(duì)于管理人員查詢借閱來(lái)說(shuō)也會(huì)產(chǎn)生不必要的麻煩，在人事檔案管理過(guò)程中，可以融入自動(dòng)化信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)人事檔案現(xiàn)代化管理，可以通過(guò)計(jì)算機(jī)錄入海量的信息資料，建立數(shù)據(jù)化的檔案資料管理模式。除此之外，還需要為該案管理人員配置相關(guān)的掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等等能夠快速的提取信息資料，能提高人員的工作效率。一方面，能顯著的提高工作效率，降低人員負(fù)擔(dān)。另一方面，還能提高檔案信息的存儲(chǔ)量，使得信息更加全面，然而隨著網(wǎng)絡(luò)化快速發(fā)展，檔案管理工作帶來(lái)巨大便利的同時(shí)，不可避免會(huì)出現(xiàn)一定的安全隱患，檔案管理人員應(yīng)該有安全意識(shí)，做好檔案信息資料的加密和保護(hù)工作，避免重要的信息資料出現(xiàn)泄漏，會(huì)給單位或者是個(gè)人產(chǎn)生嚴(yán)重的威脅，工作人員應(yīng)該加強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，做好電子資料的保密存儲(chǔ)，配置專門(mén)的密碼和權(quán)限，未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案室[5]。

3.2 創(chuàng)新服務(wù)方式

現(xiàn)階段很多組織都使用人事信息管理系統(tǒng)，雖然它使人事檔案出現(xiàn)信息化管理局面，但是人事檔案管理系統(tǒng)在運(yùn)作過(guò)程中，是不允許公共網(wǎng)絡(luò)的接入。這時(shí)會(huì)導(dǎo)致人事部門(mén)內(nèi)部無(wú)法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，這就造成人事檔案信息系統(tǒng)成為一個(gè)信息孤島。需要加快人事檔案信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的步伐，創(chuàng)新傳統(tǒng)的管理方式，以網(wǎng)絡(luò)化為切入點(diǎn)，建立完善的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)和管理系統(tǒng)可以由不同的專題、目錄組成搜索引擎庫(kù)。除此之外，還需要進(jìn)行及時(shí)的更新，保持檔案的時(shí)效性和真實(shí)性，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)建立一體化的信息交流共享平臺(tái)，可以定期的進(jìn)行檔案信息的上傳，然后，分散給導(dǎo)航資源系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化組合，方便管理人員快捷的查找所需要的人事檔案資料，為人力資源管理提供更加全面的服務(wù)[6]。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在機(jī)關(guān)事業(yè)單位人力資源管理過(guò)程中，應(yīng)該充分發(fā)揮人事檔案的作用，它是我國(guó)人才的信息來(lái)源，也是選拔人才的重要方式，積極的拓寬服務(wù)職能，為人力資源開(kāi)發(fā)提供強(qiáng)有力的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1]楊喻童.淺析人事檔案在機(jī)關(guān)事業(yè)單位人力資源管理中的作用[J].卷宗，2019，9（31）：58.

[2]王怡康.芻議人事檔案在機(jī)關(guān)事業(yè)單位人力資源管理中的價(jià)值[J].消費(fèi)導(dǎo)刊，2018，（16）：242.

[3]烏云其木格.淺析人事檔案在機(jī)關(guān)事業(yè)單位人力資源管理中的作用[J].廣東經(jīng)濟(jì)，2017，（10）：21-22.

[4]王丹.談新時(shí)期如何做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作[J].統(tǒng)計(jì)與管理，2019，（10）：130-131.

[5]孟慶華.事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策思考[J].青年與社會(huì)，2019，（14）：79.

[6]郭京生.人社部機(jī)關(guān)服務(wù)中心人力資源管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[D].四川：電子科技大學(xué)，2018.

作者簡(jiǎn)介

馬宇馨（1981-），女，滿族，河北承德，檔案管理方向，助理檔案館員，承德市食品藥品稽查局。