新形勢(shì)下電子檔案管理存在的問題及對(duì)策

吳世芬

摘 要：互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，加快了傳統(tǒng)檔案管理的變革腳步，進(jìn)而形成了電子檔案管理，顯著提高了檔案管理成效。本文闡述了電子檔案的基本特點(diǎn)，分析了電子檔案管理面臨的主要問題，并提出了幾點(diǎn)有針對(duì)性的解決對(duì)策。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì);電子檔案;問題;對(duì)策

1 電子檔案的基本特點(diǎn)

信息時(shí)代背景下，電子檔案管理成為必然趨勢(shì)，如今很多企業(yè)已經(jīng)實(shí)施了電子檔案管理。從本質(zhì)上分析，電子檔案管理涉及的內(nèi)容比較多，且復(fù)雜，通過互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案管理，其突出性優(yōu)勢(shì)就是省時(shí)省力，有效控制了成本投入，提升了檔案管理工作效率[1]。第一，通過電子信息完成對(duì)檔案資料的保存，能夠滿足信息化時(shí)代關(guān)于檔案資料的查詢需要，同時(shí)電子信息擁有良好的開放性、共享性;第二，電子檔案管理系統(tǒng)功能更完善，可以與公共系統(tǒng)進(jìn)行協(xié)同辦公，更加高效地處理與應(yīng)用檔案信息。

2 新形勢(shì)下電子檔案管理面臨的主要問題

1）難以把握原始性與真實(shí)性。檔案的核心要素主要包含原始性與真實(shí)性，然而受電子檔案可篡改性的影響，其可靠性就比較低，相較于紙質(zhì)文件，難以把握電子檔案的原始性與真實(shí)性。現(xiàn)階段，電子檔案管理工作人員在具體的工作過程中難以準(zhǔn)確把握檔案資料內(nèi)容，從而造成檔案內(nèi)容失真，因此其思想與觀念仍然需要進(jìn)一步更新。

2）電子檔案保存難度大。受存儲(chǔ)載體、電子設(shè)備技術(shù)以及軟件系統(tǒng)等因素的影響，電子檔案保存一直以來都是電子檔案管理工作的重點(diǎn)、難點(diǎn)[2]。事實(shí)上，電子檔案對(duì)存儲(chǔ)載體與環(huán)境有著嚴(yán)格要求，而且容易受到網(wǎng)絡(luò)病毒等造成的無法逆轉(zhuǎn)的傷害。與此同時(shí)，存儲(chǔ)載體使用年限比較短，所以需要定期更換，若是更換操作不當(dāng)很可能會(huì)造成載體損壞，從而使得檔案信息丟失。

3）檔案管理工作者素質(zhì)需要提升?，F(xiàn)階段，電子檔案管理工作者普遍認(rèn)為工作內(nèi)容就是保留各項(xiàng)信息，這就造成了電子檔案管理失去了發(fā)展意義。與此同時(shí)，相關(guān)部門沒有高度重視電子檔案管理工作，檔案管理質(zhì)量明顯不高。而檔案管理工作者的綜合素質(zhì)直接決定著管理水平與質(zhì)量，所以必須進(jìn)一步提升檔案管理工作者的素質(zhì)。

4）檔案管理標(biāo)準(zhǔn)缺少統(tǒng)一性。部分企事業(yè)單位在落實(shí)電子檔案管理工作時(shí)尚未建立科學(xué)、統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，使得檔案管理出現(xiàn)各種問題[3]。此外，因?yàn)椴痪邆浣y(tǒng)一、規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)，所以電子文件維護(hù)與刪除工作就變得更加繁瑣、困難。

5）電子檔案管理技術(shù)需要?jiǎng)?chuàng)新與優(yōu)化。檔案存儲(chǔ)的兩大要點(diǎn)就是檔案信息的完整性與真實(shí)性，然而實(shí)際的電子檔案管理很容易對(duì)這兩點(diǎn)造成威脅。相較于紙質(zhì)檔案，電子檔案很容易被修改，這就容易損害電子檔案完整性與真實(shí)性。此外，電子檔案管理技術(shù)比較落后，更新不及時(shí)，這就加大了檔案后期維護(hù)與存儲(chǔ)難度，甚至對(duì)整個(gè)企事業(yè)單位的電子檔案管理工作造成不利影響。

3 新形勢(shì)下加強(qiáng)電子檔案管理的有效對(duì)策

1）優(yōu)化檔案管理制度。為了能夠促進(jìn)電子檔案良性發(fā)展，就必須建立與優(yōu)化檔案管理規(guī)章制度。針對(duì)電子檔案管理工作者，應(yīng)該指導(dǎo)其更新管理理念，并加大監(jiān)督力度，全面提升管理者的能力與水平。而要想使管理人員盡職盡責(zé)地完成工作任務(wù)與目標(biāo)，還需要建立合理的考核體系，這樣才能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案管理者的高效考核，從而充分調(diào)動(dòng)其積極性、自主性，不斷地增強(qiáng)業(yè)務(wù)能力。此外，為了擺脫檔案管理工作中存在的“吃大鍋飯”問題，則要對(duì)電子檔案管理工作進(jìn)行細(xì)分，明確崗位職責(zé)，針對(duì)任何一個(gè)工作崗位的失責(zé)問題則要追究到個(gè)人，并予以嚴(yán)格處理，這樣能夠充分調(diào)動(dòng)電子檔案管理工作者的戰(zhàn)斗精神，使電子檔案管理工作更加地務(wù)實(shí)有效[4]。

2）提高電子檔案管理重視度。唯有在思想上高度重視電子檔案管理工作，才能夠提高電子檔案管理工作成效，在遇到工作問題時(shí)可以更好地解決，避免在后續(xù)工作中再次發(fā)生。從本質(zhì)上分析，檔案管理對(duì)社會(huì)發(fā)展有著積極作用，然而近些年來檔案管理的社會(huì)地位不斷降低，甚至被邊緣化?，F(xiàn)階段，電子檔案管理已經(jīng)應(yīng)用了許多科學(xué)技術(shù)方法，但是仍然存在著較大發(fā)展空間，也暴露出許多不足，為了防止電子檔案管理發(fā)生大問題、大錯(cuò)誤，需要盡快、盡早地發(fā)展電子檔案?；诖?，社會(huì)要關(guān)注，有關(guān)部門要關(guān)注，檔案管理工作者更應(yīng)關(guān)注，從而更好地推進(jìn)電子檔案發(fā)展。

3）保障電子文件真實(shí)性。關(guān)于電子文件真實(shí)性問題，必須從多維度、多層面加強(qiáng)防范。為了控制信息管理可能發(fā)生的問題，檔案管理工作者必須強(qiáng)化信息管理，尤其是要進(jìn)行備份處理，這樣就不會(huì)受到系統(tǒng)的影響而出現(xiàn)信息丟失問題。與此同時(shí)，檔案管理工作者需要根據(jù)操作程序完成對(duì)文件的歸檔與檢查，以免文件出現(xiàn)失真問題。在進(jìn)行文件管理時(shí)必須加大監(jiān)督力度，針對(duì)檔案管理工作者的文件歸檔需要開展隨機(jī)檢查，或者是對(duì)相關(guān)文件開展定期檢查，而且必須登記、保存所有的檢查結(jié)果，這樣才能夠切實(shí)提升文件真實(shí)性。

此外，有關(guān)部門需要建立科學(xué)、可行的工作標(biāo)準(zhǔn)?？梢哉\(chéng)邀學(xué)者、專業(yè)人士等進(jìn)行有針對(duì)性、有目標(biāo)性的設(shè)計(jì)，幫助企事業(yè)單位制定與之相匹配的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照此標(biāo)準(zhǔn)落實(shí)每一項(xiàng)檔案管理工作，由此不但可以提升工作效率，也能夠保證電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性。

4）通過數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一軟件記錄信息。要想防止電子檔案信息在傳遞與接收時(shí)發(fā)生問題，有關(guān)部門必須安裝與應(yīng)用統(tǒng)一化的標(biāo)準(zhǔn)軟件。利用此軟件不僅能夠切實(shí)保證檔案信息的完整性、真實(shí)性，還能夠提升電子文件傳遞效率。與此同時(shí)，檔案管理工作者在文件管理過程中必須重視對(duì)文件的分類與歸檔，這樣既方便管理，也方便文件查閱。

5）重視電子檔案管理人才培育。提升檔案管理工作者的素質(zhì)，有利于提升檔案管理工作成效，所以有關(guān)部門應(yīng)該高度重視電子檔案管理人才培育，電子檔案管理工作者不僅要具備理論基礎(chǔ)、豐富經(jīng)驗(yàn)，也要熟練掌握電子檔案系統(tǒng)的實(shí)踐應(yīng)用[5]。目前，電子檔案管理正處在新的浪潮之中，如同逆水行舟一般，不進(jìn)則退，所以必須交由優(yōu)秀的檔案管理人才掌舵。首先，應(yīng)該采用高標(biāo)準(zhǔn)招聘專業(yè)化檔案管理人才，并開展嚴(yán)格考核;其次，組織檔案管理工作者參與培訓(xùn)活動(dòng)，定期面向先進(jìn)的城市與國(guó)家選派優(yōu)秀工作者學(xué)習(xí)最新的文件管理技術(shù)，并達(dá)到學(xué)以致用的效果，從而切實(shí)提升電子檔案管理工作效果;最后，重視檔案管理工作者的思想教育、道德教育，全面提升其綜合素質(zhì)，從而端正態(tài)度、樹立責(zé)任感，認(rèn)真、仔細(xì)地完成工作任務(wù)，切實(shí)保證電子檔案的完整性、真實(shí)性、有效性。

4 總結(jié)

在新形勢(shì)下，檔案管理工作已由簡(jiǎn)單的資料保存走向新的高度，對(duì)企事業(yè)單位的發(fā)展起著關(guān)鍵性指導(dǎo)作用，未來電子檔案管理必然會(huì)越來越完善，通過不斷的實(shí)踐探索，及時(shí)地發(fā)現(xiàn)與解決問題，電子檔案管理將會(huì)發(fā)揮出巨大的能量。

參考文獻(xiàn)

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