城市建設(shè)檔案安全問題探討

摘 要：隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，城市化建設(shè)步伐越來越快，城市建設(shè)檔案作為記錄城市建設(shè)發(fā)展軌跡的重要資料，可以為城市的擴建新建、維護搶修以及改造更新等提供重要的幫助。而在城市建設(shè)檔案管理中，保障城市建設(shè)檔案的安全是重點工作內(nèi)容，始終貫穿于整個檔案管理工作?；诖?，本文就簡單探討了城市建設(shè)檔案安全問題，以供相關(guān)人士參考。

關(guān)鍵詞：城建檔案;安全問題;改進策略

在城市建設(shè)檔案管理的工作中，管理人員要嚴格按照相關(guān)的規(guī)定與要求，做好建檔、入檔、保存、調(diào)檔，防火、防潮、防塵以及防盜等防護工作，保證城市建設(shè)檔案的安全和完整。對此，檔案管理部門及工作人員要先深入分析當(dāng)前城市建設(shè)檔案管理中存在的安全問題，并結(jié)合實際情況采取有效的措施予以改進與完善，最大限度確保城市建設(shè)檔案的完整與安全，充分發(fā)揮檔案管理工作的價值。

1 城市建設(shè)檔案工作存在的安全問題

城市建設(shè)檔案工作存在的安全問題主要由兩個方面構(gòu)成，一是來自建設(shè)施工單位，二是城市建設(shè)檔案管理單位，具體如下：

1.1 部分建設(shè)單位對檔案管理缺乏重視，影響檔案的真實和完整性

部分城市建設(shè)單位的領(lǐng)導(dǎo)從思想上缺乏對檔案工作的重視，主要體現(xiàn)在工程檔案管理工作的制度、人員、物力和財力支持力度不足。一是，一些建設(shè)單位在檔案管理隊伍建設(shè)方面存在問題，雖然有專職、兼職的檔案管理人員，但并不具備扎實的檔案管理知識與能力，也缺乏較強的責(zé)任心。二是，部分承建單位在工程建設(shè)的過程中，將更多精力放在了工程質(zhì)量與工程進度上，忽視了檢查監(jiān)督工程資料的收集與匯編。往往都是在建設(shè)完成后采用東拼西湊的方式來應(yīng)付這項工作，這對工程檔案資料的真實性、完整性產(chǎn)生了比較大的影響[1]。

1.2 城市建設(shè)檔案管理單位工作中存在的安全問題

第一，在建檔時容易出現(xiàn)遺漏。在一些規(guī)模較大、工期長的大型城建工程項目中，主體工程和配套工程往往都是由不同的單位來承建的，這樣就會造成城建檔案比較分散，需要檔案管理人員花費較多時間和各單位對接，在接收和建檔的過程中容易出現(xiàn)遺漏，尤其是配套工程的檔案資料。第二，在入檔時缺乏檢查。個別管理人員對施工單位報送的資料未能進行嚴格的檢查和指導(dǎo)，一定程度上影響工程的竣工驗收。第三，檔案保存時管理不盡科學(xué)?？傮w來說，在檔案保存中，管理人員在整理、錄入、裝訂、上柜、借用等方面基本上沒有什么問題，但也存在部分管理人員自己拿了檔案不放回原處、借出去檔案不登記、出了倉庫不知道檔案去向、缺乏記錄跟蹤導(dǎo)致遺失檔案等問題，這一點在安全問題中最為突出。第四，檔案庫存在一定的安全隱患問題。部分城市建設(shè)檔案館在庫房建設(shè)上存在一些不足，尤其是防火、防潮、防盜以及防蟲等安全設(shè)施缺乏，存在明顯的安全漏洞。第五，在調(diào)檔時由于信息化管理水平不足存在安全問題。個別城市建設(shè)檔案館在調(diào)檔時信息化的管理水平不足，一方面，缺少專業(yè)的信息化管理人員，仍較多的采用傳統(tǒng)管理方式，容易造成調(diào)出的紙質(zhì)檔案的丟失;另一方面，信息化系統(tǒng)的安全防護工作還不到位，尤其是硬件、軟件的安全檢測與升級更新方面，容易受到病毒、木馬等攻擊，導(dǎo)致部分資料在調(diào)動中中病毒或丟失。

2 加強城市建設(shè)檔案安全保障工作的建議

2.1 提高思想認識，加強領(lǐng)導(dǎo)

首先，無論是城市建設(shè)的承建單位還是有關(guān)的管理單位，都應(yīng)該認識到城建檔案工作的重要性，并組建由主要領(lǐng)導(dǎo)掛帥的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，積極借鑒其他單位的優(yōu)秀經(jīng)驗，做好工程檔案的管理工作。其次，要明確保障城建檔案的安全與完整是整個檔案管理工作的重點內(nèi)容，并能夠意識到這關(guān)系著本單位的管理水平與形象[2]。最后，在認識到城建檔案安全保障工作重要性的前提下，認真分析當(dāng)前城建檔案管理中存在的問題，采取有效的措施來強化城建檔案的安全管理工作。

2.2 重視管理人員的培訓(xùn)工作

城建檔案管理的過程中，管理人員的綜合素質(zhì)水平高低，會在一定程度上影響到城建檔案安全保障的水平。為此，首先針對目前存在的城建檔案管理人員綜合素質(zhì)水平參差不齊、人員配備不足等問題給予解決。其次，城建工程主管單位要對部分不重視城建檔案管理工作的單位加強監(jiān)督，并指導(dǎo)他們可以采取有效的措施做好檔案的安全管理工作，安排專職與兼職人員負責(zé)工程建設(shè)檔案。不過，在他們上崗之前都需要接受相應(yīng)的專題培訓(xùn)，包括工程檔案資料的收集、整理以及保管等工作，確保他們具備良好的安全管理意識與責(zé)任意識，以此促進城建檔案管理工作的有序開展。

2.3 加強檔案安全基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

城建檔案是城市擴建新建、維修搶修的重要參考依據(jù)，安全管理上一旦發(fā)生問題，就會給相關(guān)工作的開展帶來極大的難度，浪費不必要的資源。所以，在城市建設(shè)檔案管理工作中，一定要時刻保持一絲不茍的工作態(tài)度，不能有絲毫的松懈。其中保障檔案安全的重要前提是完善庫房及其安防設(shè)施的建設(shè)，首先檔案庫房應(yīng)該按照相關(guān)的配置標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進行建設(shè)。其次，要針對不同地區(qū)的氣候條件，做好溫度的控制工作，同時應(yīng)該放置必要的化學(xué)藥物，來提升防霉、防潮、防蟲等工作質(zhì)量。在現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展下，還應(yīng)該積極引進更多先進的設(shè)備，如閉路視頻監(jiān)控、煙感探測器、紅外探測器等，最大限度確保城建檔案的安全與完整。

2.4 完善檔案管理制度

在城建檔案管理工作的開展過程中，還需要建立健全安全管理制度，確保檔案安全管理的有序進行。一是，要構(gòu)建內(nèi)部管理制度，明確檔案管理過程中相關(guān)的責(zé)任，并將檔案安全管理與各部門的績效考核相結(jié)合。二是，對承建單位工程檔案管理工作的有效開展也要建立相應(yīng)的管理制度。工程招標(biāo)的時候，就應(yīng)該向承建單位明確，工程建設(shè)的過程中包括工程檔案，并確定工程檔案的時間進度、具體內(nèi)容和質(zhì)量要求等，要求承建單位可以安排具備檔案管理能力的人員來負責(zé)這項工作;同時，要對不履行工程檔案工作的后果進行明確。為了可以保證承建單位在工程建設(shè)中可以做好工程檔案管理工作，工程主管單位要不定期檢查承建單位工程檔案管理工作的落實情況，并給予一定的指導(dǎo)[3]。三是，要建立檔案安全管理中可能出現(xiàn)的突發(fā)事件，要有制定完善的應(yīng)急預(yù)案，最大限度減少突發(fā)事件對檔案造成的損害。

2.5 提升城市建設(shè)檔案的信息化管理水平

在現(xiàn)代社會的發(fā)展過程中，信息技術(shù)在各領(lǐng)域中的應(yīng)用已經(jīng)非常普遍，并起著十分重要的作用。城市建設(shè)檔案的管理也應(yīng)該不斷加強信息化管理的水平，一方面要切實做好數(shù)字化檔案的歸檔分類、目錄和檢索體系;另一方面則是要做好數(shù)字化檔案的安全備份和檔案信息化系統(tǒng)的安全防護，避免在檔案信息化管理過程中出現(xiàn)安全問題。

3 結(jié)束語

綜上所述，為了能夠最大限度保障城市建設(shè)檔案的安全與完整，相關(guān)部門與管理人員要從實際出發(fā)，提高對城建檔案管理工作的認識，在分析當(dāng)前城市建設(shè)檔案管理中存在的安全問題基礎(chǔ)上，制定出提高檔案管理水平的有效措施，確保檔案管理的效果，從而可以為城市的長遠發(fā)展提供重要的檔案資料。

參考文獻

[1]周耿妹.城市建設(shè)檔案安全問題研究[J].中國檔案，2017（10）：62-63.

[2]寇京萍.城市建設(shè)檔案管理問題及對策探討[J].城建檔案，2018（3）：49-50.

[3]劉婷.城建檔案利用中存在的問題及對策研究[D].安徽大學(xué)，2013.

作者簡介

黃小玲（1981-），漢，高州市城市建設(shè)檔案館，助理館員，本科，研究方向：檔案管理。