工程檔案管理在工程質(zhì)量管理工作中的作用

楊潔敏

摘 要：眾所周知，工程檔案管理作為在工程質(zhì)量管理工作過程中的重要組成部分，在一定程度上決定著工程質(zhì)量的高低與好壞。同時(shí)，工程檔案管理也是促進(jìn)工程質(zhì)量管理工作提升的重要因素，是檢驗(yàn)工程質(zhì)量的有效憑證。所以說，工程檔案管理在工程質(zhì)量管理工作中發(fā)揮著極其重要的作用。本論文筆者將粗淺探討工程檔案管理在工程質(zhì)量管理工作中的作用，期望能為具體的工程檔案管理和工程質(zhì)量管理工作帶來幫助。

關(guān)鍵詞：工程檔案管理;工程質(zhì)量管理;作用

工程是人類進(jìn)步的有力證據(jù)，也是社會(huì)發(fā)展進(jìn)程中的有機(jī)組成部分，更是人們生活、學(xué)習(xí)和工作重要的場所。而工程質(zhì)量的高低與好壞也在直接的反應(yīng)著人們物質(zhì)生活質(zhì)量的高低，甚至在有的時(shí)候與人類的生命與財(cái)產(chǎn)安全息息相關(guān)。從工程質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)上來說，工程檔案管理為工程質(zhì)量管理工作提供了理論性的經(jīng)驗(yàn)與借鑒;從工程是事故來說，工程檔案管理又為工程建設(shè)的質(zhì)量提供了重要的監(jiān)督和保障。由此可見，工程檔案管理對工程質(zhì)量管理工作的順利實(shí)施具有極其重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1 工程質(zhì)量管理工作中如何做好工程檔案管理

1.1 增強(qiáng)意識和健全制度

增強(qiáng)本單位中所有工作人員的檔案意識是工程檔案管理在工程質(zhì)量管理工作中的重要保障。首先，作為本單位中的領(lǐng)導(dǎo)要充分的發(fā)揮好帶頭的作用，要定期的向本單位中的工作人員宣傳《檔案法》中的相關(guān)規(guī)定和作用，可以通過舉辦檔案法的知識講座、知識競賽等等的方式來提高全體工作人員的工程檔案意識;其次，制定和實(shí)施全面的工程檔案管理工作崗位的目標(biāo)責(zé)任制度，促使各個(gè)職能部門之間都能積極和自主的將工程檔案管理工作重視起來;第三，確保工程檔案管理工作的收集、整理以及歸檔，方可通過立卷歸檔和借閱相結(jié)合的方式促進(jìn)工程檔案管理工作進(jìn)出的及時(shí)性和準(zhǔn)確性，真正的實(shí)現(xiàn)工程檔案的資源共享;第四，各職能部門要積極的配合工程檔案管理部門完成各項(xiàng)工作，使工程檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性得到最基本的保障。

1.2 利用現(xiàn)代化管理手段

隨著經(jīng)濟(jì)與社會(huì)的不斷發(fā)展，工程檔案管理工作的現(xiàn)代化已經(jīng)逐漸的成為新時(shí)期下檔案管理事業(yè)蓬勃發(fā)展的重要方向?，F(xiàn)代化的工程檔案管理工作具體體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：第一，利用現(xiàn)代化的檔案管理手段能有效的提升工程檔案管理工作的效率，進(jìn)而克服在傳統(tǒng)檔案管理過程中工作人員的滯后性;第二，利用計(jì)算機(jī)對不同類型的工程檔案信息進(jìn)行檢索，使工程檔案管理工作從過去的手工管理逐漸向著現(xiàn)代化的方向不斷發(fā)展。第三，利用現(xiàn)代化的管理手段促進(jìn)工程檔案管理工作的一體性，杜絕各職能部門之間工程檔案材料銜接不緊密以及重復(fù)工作的問題出現(xiàn)和產(chǎn)生，利用現(xiàn)代化管理手段讓工程檔案管理部門不在是一個(gè)管理部門，而逐漸的演變成為一個(gè)信息共享中心。

2 工程檔案管理在工程質(zhì)量管理工作中的作用

2.1 工程檔案管理與工程質(zhì)量之間是相互依存的

從通常意義上來講：工程檔案管理的建設(shè)都是早于工程質(zhì)量管理工作的。這主要是由于工程檔案管理中的一些內(nèi)容所決定的。而工程檔案管理工作又是與工程的施工進(jìn)度與建設(shè)的腳步共同進(jìn)行的。但是，在工程竣工之后，工程檔案仍在發(fā)揮著它自身的作用。換一句話說，只有在工程建設(shè)項(xiàng)目真正的交付和驗(yàn)收之后，相關(guān)的負(fù)責(zé)人才能將工程檔案進(jìn)行整理和歸檔。因?yàn)?，在整個(gè)工程的施工階段，所有前期準(zhǔn)備工作中涉及的到的工作紀(jì)錄和文件都是檔案管理工作的基礎(chǔ)和前提。就比如2016年和2017年在建項(xiàng)目中的圭白路二期工程、時(shí)代陽光大道以及萬家麗路面輔道工程這些項(xiàng)目的決策和審批、確立和預(yù)算、會(huì)議紀(jì)要以及施工的框架的文件和工作紀(jì)錄，這些前期準(zhǔn)備工作都是以上這些工程順利開展的前提與條件。所以說，在工程建設(shè)和整個(gè)工程的施工階段，工程檔案管理與工程質(zhì)量管理二者之間是相互依存的。

2.2 檔案管理是工程質(zhì)量提升中的重要手段

檔案管理在工程質(zhì)量管理工作中有著一定的強(qiáng)制性特征，這種強(qiáng)制性特征的存在往往與具體工程質(zhì)量管理工作的高度相互融合在一起的。檔案管理工作既可以作為工程質(zhì)量管理過程中的前置條件，同時(shí)又還可以作為工程項(xiàng)目竣工和驗(yàn)收過程中進(jìn)行審查的一個(gè)組成部分。從這些內(nèi)容中我們不難看出，檔案管理工作是工程質(zhì)量管理工作提升中的一個(gè)重要的手段，以此來促進(jìn)著工程質(zhì)量的不斷提升。但是，這些檔案管理工作的作用并為直接的被利用到工程質(zhì)量管理工作過程中，而是用于到了工程檔案的管理中，監(jiān)視和控制著工程質(zhì)量管理工作的順利實(shí)施和進(jìn)行，所以工程檔案是工程質(zhì)量提升中的重要手段。

2.3 檔案管理直接的決定著工程質(zhì)量的高低

隨著紅旗路（人民路-濱河路）道路工程項(xiàng)目的驗(yàn)收，相關(guān)部門對該建設(shè)項(xiàng)目的工程質(zhì)量建立了一套較為完善的評價(jià)體系。在這個(gè)過程中紅旗路（人民路-濱河路）道路工程項(xiàng)目的驗(yàn)收工作又始終離不開檔案管理工作的依托。同時(shí)，在該道路工程驗(yàn)收的過程中，對其評價(jià)體系早已不再是像過去那樣進(jìn)行簡單的現(xiàn)場查看和評價(jià)為主了。所有的直觀感受和評價(jià)已經(jīng)被信息化和數(shù)據(jù)化而代替，精確的數(shù)據(jù)評價(jià)體系又是建立在檔案管理工作的基礎(chǔ)和條件之上的。而紅旗路道路工程的建設(shè)項(xiàng)目的工程進(jìn)度也是分層次進(jìn)行的，但在具體的施工過程中難免會(huì)出現(xiàn)一些問題：第一，紅旗路排水管道井內(nèi)仍有部分沖積淤泥和沙土;第二，紅旗路項(xiàng)目建設(shè)前期只對行車道范圍內(nèi)排水檢查井安設(shè)了一體式防墜井網(wǎng)蓋;第三，未對紅杉路口位置的中央綠化帶的平石進(jìn)行調(diào)整等等的問題。這些問題的出現(xiàn)其實(shí)就是工程質(zhì)量管理中的隱性工程，而對該工程項(xiàng)目中的這部分隱性工程的評價(jià)還是需要建立在工程檔案所提供的現(xiàn)場實(shí)時(shí)資料來確定的。因此，工程檔案在整個(gè)工程質(zhì)量的驗(yàn)收過程中發(fā)揮著不可替代的重要作用，直接決定著工程質(zhì)量的高低。

2.4 檔案管理是控制工程質(zhì)量最關(guān)鍵的環(huán)節(jié)

從以上分析得知，工程檔案管理是工程質(zhì)量管理工作的重中之重。因此，在工程質(zhì)量管理工作的進(jìn)程中，工程檔案管理工作理應(yīng)成為嚴(yán)把工程質(zhì)量觀過程中最為關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。工程檔案管理作為一定文件性的資料，是靜態(tài)存在著的。而工程管理工作則是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過程，而這個(gè)動(dòng)態(tài)的管理過程最終推動(dòng)著工程檔案的完整化與系統(tǒng)化、準(zhǔn)確化與真實(shí)化。在這里工程檔案管理對工程質(zhì)量的作用具體體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：即施工組織和施工現(xiàn)場的質(zhì)量和控制。質(zhì)量控制的內(nèi)容又通常包括人員、成本、費(fèi)用、方法和環(huán)境這五個(gè)方面的內(nèi)容。檔案管理工作對以上五個(gè)方面因素的控制，一方面能保障工程質(zhì)量的提升，另一方面也能成為工程項(xiàng)目嚴(yán)把工程質(zhì)量關(guān)的最為關(guān)鍵的環(huán)節(jié)之一。

3 結(jié)語

綜上所述，工程檔案管理在工程質(zhì)量管理中發(fā)揮著不可替代的重要作用。因此，認(rèn)真的做好各項(xiàng)檔案管理工作是非常必要的。筆者作為長沙市公共工程建設(shè)中心的一名檔案管理工作人員首先要認(rèn)識到工程檔案管理工作在工程質(zhì)量管理工作的方法和作用。當(dāng)然了，在具體的工作過程中筆者還需要不斷的增強(qiáng)檔案管理工作的水平和業(yè)務(wù)能力，將檔案管理工作納入工程質(zhì)量的過程中，進(jìn)而確保檔案管理工作的真實(shí)性和完整性。

參考文獻(xiàn)

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