對(duì)于檔案規(guī)范化管理與加強(qiáng)管理制度的思考

陳梓云

摘 要：這篇文章通過(guò)對(duì)現(xiàn)實(shí)生活中的檔案管理現(xiàn)象進(jìn)行了分析，并根據(jù)現(xiàn)實(shí)條件提出了一些相關(guān)的解決方式，以便更好的提升我國(guó)檔案管理工作的工作水平。

關(guān)鍵詞：檔案規(guī)范化管理;加強(qiáng)管理制度

1 前言

使檔案管理向著規(guī)范化的方向進(jìn)行，是提升相關(guān)工作機(jī)關(guān)檔案管理工作的一項(xiàng)重要方式。能夠有效的衡量一個(gè)機(jī)關(guān)檔案管理工作的水平，所以加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理工作十分重要。

2 方式

1）增強(qiáng)相關(guān)工作人員檔案管理意識(shí)，把檔案規(guī)范化管理納入機(jī)關(guān)管理的日常工作當(dāng)中?？梢岳枚喾N方式，對(duì)相關(guān)檔案法進(jìn)行貫徹和宣傳，并將規(guī)范化管理檔案列入相關(guān)工作機(jī)關(guān)日常工作的重要工作日程當(dāng)中，使這項(xiàng)工作與其他機(jī)關(guān)的工作共同完成，這樣能夠有效地解決在管理工作中所突出的各種問(wèn)題。同時(shí)還要做到運(yùn)用法律的武器，加強(qiáng)依法治理檔案的能力，更好的提升相關(guān)部門的執(zhí)法能力。能夠有效的保障檔案規(guī)范化管理能夠發(fā)揮其真正的價(jià)值。同時(shí)還要加強(qiáng)對(duì)檔案規(guī)范化管理的宣傳，能夠使她成為日常機(jī)關(guān)工作中不可缺少的一項(xiàng)內(nèi)容。

2）明確不同工作人員的職責(zé)，建立完善檔案規(guī)范化管理制度。首先要將檔案工作納入檔案管理人員的崗位職責(zé)當(dāng)中，對(duì)各項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行明確的分工，安排相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)。健全相關(guān)的崗位責(zé)任制，完善整個(gè)檔案?jìng)鬟f過(guò)程中的規(guī)章制度，同時(shí)對(duì)檔案的查閱等內(nèi)容進(jìn)行登記，要對(duì)不同種類的檔案進(jìn)行分類，劃分出切實(shí)有效的檔案范圍。要保證這項(xiàng)工作能夠按部就班的完成，做到相關(guān)的記錄能夠有效的進(jìn)行記載。

3 從根源開始緊抓，加強(qiáng)整個(gè)檔案的規(guī)范化工作

首先要保證所進(jìn)行的公文工作是按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理的。公文制作的好壞，不僅會(huì)對(duì)公文本身的質(zhì)量產(chǎn)生極大的影響，同時(shí)對(duì)檔案的基本情況也有著較強(qiáng)的影響，它是決定檔案需要規(guī)定化管理的主要原因之一。首先需要保證的是公文所應(yīng)用的紙張需要符合標(biāo)準(zhǔn)，整個(gè)公文制作過(guò)程中所履行的手續(xù)一定要完全，要保證符合相關(guān)的權(quán)限，同時(shí)對(duì)于公文的標(biāo)題要正確加以擬寫，保證個(gè)個(gè)款項(xiàng)所填寫內(nèi)容的正確性。此外還要保證字跡的工整，能夠用于之后的儲(chǔ)藏過(guò)程。不同情況條件下，要利用不同的文種，所填寫的內(nèi)容一定要符合規(guī)定。

其次，在對(duì)文書工作的規(guī)劃過(guò)程中要保證與檔案管理的內(nèi)容進(jìn)行同步。在日常的生活當(dāng)中，要牢牢把控住規(guī)范化的最開始項(xiàng)目。做好整個(gè)基礎(chǔ)的工作內(nèi)容。只有更好的處理好規(guī)范化的內(nèi)容，能夠有效的提升檔案規(guī)范化管理最基礎(chǔ)的一項(xiàng)工作內(nèi)容，文書處理工作作為這項(xiàng)工作中的基礎(chǔ)內(nèi)容，在整個(gè)工作過(guò)程中有著非常重要的作用。

再有要做好檔案的分類和立卷歸檔。要始終保持相同的檔案規(guī)整原則，就是進(jìn)行歸檔的文件，要始終堅(jiān)持以本單位的形式進(jìn)行分類歸入檔案當(dāng)中。利用這種方式，能夠有效保證工作的時(shí)效性，同時(shí)還要注意進(jìn)行分類歸檔文件的完整性，在日常的工作當(dāng)中，要明確出不同種類的類型及其重要程度，防止出現(xiàn)檔案的混雜，還能夠有效防止相關(guān)檔案的丟失。特別是在立卷的過(guò)程當(dāng)中，要把同一種類的檔案放在具有聯(lián)系的同一個(gè)文件組當(dāng)中，保持整個(gè)問(wèn)題的完整性。最后要明確整個(gè)過(guò)程的重點(diǎn)內(nèi)容，對(duì)其進(jìn)行合理的安排。通過(guò)對(duì)重點(diǎn)內(nèi)容的確定，能夠有效區(qū)分不同種類的文件和資料，特別需要注意的是要將內(nèi)容形式以及作用等各種方面具有相似之處的文件進(jìn)行明確分類。

4 規(guī)范化管理的具體措施

要想制定規(guī)范化管理的具體措施，就要先知道規(guī)范化管理的具體含義。其實(shí)規(guī)范化管理主要是針對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)的，企業(yè)規(guī)范化管理現(xiàn)在它也已開始成為一個(gè)時(shí)髦的概念了。人們更多的是把它等同于制度化管理，或叫標(biāo)準(zhǔn)化管理。盡管規(guī)范化管理最終也要落到制度層面上，通過(guò)規(guī)章制度來(lái)實(shí)施，但制度化管理仍遠(yuǎn)不等于規(guī)范化管理。制度僅是形式，任何一種形式管理都可以以制度的形式予以界定和貫徹。所以人們所說(shuō)的制度化管理僅僅是強(qiáng)調(diào)要把企業(yè)老板或上司主管的穩(wěn)定意志——不是心血來(lái)潮的沖動(dòng)，以制度的形式予以界定。它僅僅是相對(duì)于由情感主導(dǎo)的上司老板的隨意性管理行為而言的，是與能人強(qiáng)權(quán)管理相對(duì)立的一種管理，強(qiáng)調(diào)的是事事有章可循的“法制”化管理。具體規(guī)范化管理措施如下：

1）制定規(guī)范化管理的制度。每個(gè)企業(yè)會(huì)有每個(gè)企業(yè)的制度，俗話說(shuō)沒(méi)有規(guī)矩不成方圓，對(duì)于一個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)，它的管理就是它的規(guī)矩。一個(gè)企業(yè)要想發(fā)展的好，離不開規(guī)范化的管理。每一個(gè)。發(fā)展成功的大企業(yè)的背后，都會(huì)有一套規(guī)范化的管理制度。由此就能夠看出規(guī)范化管理對(duì)于一個(gè)企業(yè)成功的重要性。規(guī)范化管理就像是企業(yè)走向成功的一個(gè)簡(jiǎn)捷途徑。如果一個(gè)企業(yè)連規(guī)范化的管理制度都沒(méi)有的話，那么這個(gè)企業(yè)不能夠走向國(guó)際，更不用說(shuō)走向世界了。企業(yè)的管理制度要規(guī)范化。不僅僅是指對(duì)制度的制定者要求規(guī)范化，也包括對(duì)員工的行為規(guī)范化。對(duì)于一個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)，規(guī)范化管理是走向成功的必要途徑。當(dāng)然對(duì)于檔案來(lái)說(shuō)，這也是方便相關(guān)人員的一項(xiàng)重大制度。

2）員工行為要規(guī)范化。規(guī)范化的管理不僅僅是指對(duì)于企業(yè)形象要規(guī)范更重要的是員工的行為要規(guī)范化，一個(gè)企業(yè)要實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理與它的員工是離不開的。只有員工愿意服從公司的管理制度，企業(yè)才能夠真正的實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的管理。對(duì)于一個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)規(guī)范化管理必不可少，當(dāng)然對(duì)于檔案規(guī)范化管理更是如此。只有對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范化的管理，才能夠使檔案更好地為廣大人民服務(wù)更好地提高工作效率，使得檔案管理人員工作起來(lái)更加順利?？梢詷O大地提高我國(guó)檔案管理工作水平。在規(guī)范化管理檔案的同時(shí)也要加強(qiáng)管理制度。

5 檔案規(guī)范化管理的影響

眾所周知的是，隨著社會(huì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，檔案管理的規(guī)范化和加強(qiáng)管理制度變得越來(lái)越重要。檔案是人這一生中接觸最少的東西，但也是最重要的東西，這便對(duì)檔案管理人員提出了很高的要求，因此檔案規(guī)范化管理就顯得尤為重要。檔案規(guī)范化管理可以使檔案查找起來(lái)更為方便，極大地提高工作效率，在一定程度上節(jié)省了時(shí)間。

1）提高工作效率。檔案規(guī)劃化管理和加強(qiáng)管理制度可以在一定程度上提高工作效率，會(huì)使得來(lái)查找檔案的人較快的找到相關(guān)的檔案，方便檔案管理人員查找檔案，檔案人員對(duì)檔案的分類有一定的了解，可以很好的提高工作效率。使得相關(guān)工作人員工作起來(lái)更加的順利。

2）節(jié)約時(shí)間。加強(qiáng)檔案規(guī)范化管理和加強(qiáng)管理制度可以在一定程度上節(jié)約時(shí)間，不僅可以節(jié)約相關(guān)管理檔案工作人員的時(shí)間，還可以節(jié)約來(lái)查找檔案人員的時(shí)間。我們都知道時(shí)間是寶貴的，時(shí)間就如同生命一般，而這些節(jié)省下來(lái)的時(shí)間可以用來(lái)去做一些更為重要的事情，減少了一些不必要的時(shí)間浪費(fèi)。每個(gè)人的時(shí)間都是寶貴的。這樣就會(huì)使得我國(guó)的檔案管理工作水平得到極大的提升，可以更好地發(fā)揮檔案管理工作的實(shí)際價(jià)值。

3）提升我國(guó)檔案管理工作水平。檔案的規(guī)范化管理和加強(qiáng)管理制度可以極大程度的節(jié)省時(shí)間，提高工作效率。檔案的規(guī)范化管理和加強(qiáng)管理制度可以使相關(guān)的工作人員在最短的時(shí)間內(nèi)找到更多有效的信息，滿足客戶的需求。這樣就會(huì)極大地提升我國(guó)檔案管理工作的水平。

6 結(jié)束語(yǔ)

通過(guò)加強(qiáng)對(duì)檔案的規(guī)范化管理，能夠有效的提升工作的效率，工作起來(lái)更加順利，同時(shí)還能夠使我國(guó)檔案管理工作水平得到提升，更好的發(fā)揮檔案管理工作的實(shí)際價(jià)值。因此我們應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案的規(guī)范化管理與管理制度。我們只有對(duì)檔案規(guī)范化管理與加強(qiáng)管理制度才能夠極大地提高工作效率，提升我國(guó)檔案管理水平。也只有這樣我們才可以對(duì)檔案的管理有明確的認(rèn)識(shí)和有效利用。

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