基于ERP系統(tǒng)環(huán)境的企業(yè)內(nèi)部控制研究

王卿

摘 要：ERP系統(tǒng)是對(duì)整個(gè)企業(yè)信息系統(tǒng)的整合，以全系統(tǒng)一體化的管理思想，為企業(yè)的運(yùn)營(yíng)管理和決策提供支持的管理平臺(tái)，它使得業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化，使得傳統(tǒng)管理模式下的內(nèi)部控制工作得到提升和優(yōu)化。因此，現(xiàn)代企業(yè)越來(lái)越多地關(guān)注于如何在ERP系統(tǒng)環(huán)境下，建立適合企業(yè)自身情況的內(nèi)部控制。本文從ERP系統(tǒng)和內(nèi)部控制的基本概念出發(fā)，分析ERP系統(tǒng)環(huán)境下對(duì)于實(shí)施內(nèi)部控制的主要影響，并針對(duì)性提出ERP環(huán)境下完善企業(yè)內(nèi)部控制的對(duì)策建議，以期為進(jìn)一步完善企業(yè)的內(nèi)部控制提供參考。

關(guān)鍵詞：ERP系統(tǒng)? 內(nèi)部控制? 研究

中圖分類(lèi)號(hào)：F279.23 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2096-0298（2020）01（b）--02

1 ERP系統(tǒng)及內(nèi)部控制的概念

1.1 ERP系統(tǒng)的概念

ERP系統(tǒng)是企業(yè)資源計(jì)劃（Enterprise Resource Planning）的簡(jiǎn)稱(chēng)，供應(yīng)鏈管理是其核心，特點(diǎn)是對(duì)企業(yè)信息系統(tǒng)進(jìn)行整合，使得企業(yè)的工作流程標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化，對(duì)企業(yè)供應(yīng)鏈上的各工作環(huán)節(jié)進(jìn)行有效銜接，對(duì)企業(yè)資源進(jìn)行有機(jī)優(yōu)化整合，從而形成企業(yè)內(nèi)、外的信息集成平臺(tái)，打破傳統(tǒng)企業(yè)信息被分割、不對(duì)稱(chēng)、滯后的情況。建立ERP系統(tǒng)的作用在于：內(nèi)部資源、信息實(shí)現(xiàn)共享，減少同質(zhì)基礎(chǔ)信息在不同業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的重復(fù)處理，減少基礎(chǔ)操作層面的工作成本，工作高效化;業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化，企業(yè)管理扁平化，提升企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理的效果;實(shí)現(xiàn)信息共享，使得企業(yè)決策者和執(zhí)行者之間的溝通更加快速有效，提升管理層的決策效率。

1.2 內(nèi)部控制的概念

內(nèi)部控制是由企業(yè)董事會(huì)、經(jīng)理層以及其他員工實(shí)施的，為企業(yè)遵守相關(guān)的法律法規(guī)、實(shí)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的效率和效果、提供可靠的財(cái)務(wù)報(bào)告等目標(biāo)，提供合理保證的過(guò)程。內(nèi)部控制的三個(gè)目標(biāo)：保證企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理合法合規(guī)、財(cái)物安全;保證企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)告的真實(shí)性、財(cái)務(wù)核算完整;保證企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程的合法高效，促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)。內(nèi)部控制的五個(gè)要素為控制環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、控制活動(dòng)、信息溝通與監(jiān)督。

1.3 ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制的關(guān)系

ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制在控制活動(dòng)、信息溝通與監(jiān)督方面的推動(dòng)提升作用與內(nèi)部控制的控制要素有共通之處。ERP系統(tǒng)通過(guò)加強(qiáng)企業(yè)的管理，提高企業(yè)的整體效益，內(nèi)部控制是為了加強(qiáng)企業(yè)管理，解決企業(yè)可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)和問(wèn)題，兩者目標(biāo)一致;ERP系統(tǒng)對(duì)企業(yè)資源進(jìn)行優(yōu)化整合，集成信息，內(nèi)部控制要在企業(yè)全范圍內(nèi)開(kāi)展工作，借助于ERP系統(tǒng)，對(duì)企業(yè)各部門(mén)、各環(huán)節(jié)進(jìn)行系統(tǒng)融合，兩者都具有控制的全面性。ERP系統(tǒng)自身具有提升信息溝通與業(yè)務(wù)流程相互監(jiān)督的作用，是內(nèi)部控制可以借助實(shí)施的一種手段，有助于內(nèi)部控制目標(biāo)的實(shí)現(xiàn);同時(shí)，ERP系統(tǒng)又是內(nèi)部控制的客體，對(duì)內(nèi)部控制的信息處理方式產(chǎn)生影響，給企業(yè)內(nèi)部控制帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。

2 ERP系統(tǒng)對(duì)實(shí)施內(nèi)部控制的影響

2.1 ERP系統(tǒng)下實(shí)施企業(yè)內(nèi)部控制的優(yōu)勢(shì)

ERP系統(tǒng)以信息技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)了信息的集成與共享，消除各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)獲取信息的時(shí)間性差異。ERP信息系統(tǒng)的建設(shè)，通過(guò)對(duì)業(yè)務(wù)流程的合理設(shè)計(jì)、重新再造，將業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化，弱化人為影響因素。ERP系統(tǒng)中，流程節(jié)點(diǎn)中植入內(nèi)部控制點(diǎn)，使業(yè)務(wù)流程的管理與內(nèi)部管控一體化，內(nèi)部控制的可操作性和執(zhí)行力得以強(qiáng)化，內(nèi)部控制的實(shí)時(shí)性、準(zhǔn)確性以及自動(dòng)化程度得到提高。

2.2 ERP系統(tǒng)對(duì)實(shí)施內(nèi)部控制的挑戰(zhàn)

2.2.1 對(duì)內(nèi)部控制對(duì)象的挑戰(zhàn)

ERP系統(tǒng)是由項(xiàng)目人員進(jìn)行設(shè)計(jì)和實(shí)施的一個(gè)工具，其在立項(xiàng)、評(píng)估、建設(shè)、實(shí)施、操作等環(huán)節(jié)中，都必須遵從企業(yè)內(nèi)部控制制度的指導(dǎo)和約束。目前企業(yè)建設(shè)ERP系統(tǒng)一般采用兩種模式，一是購(gòu)入成熟的ERP系統(tǒng)，進(jìn)行本土化改造;二是完全自主定制開(kāi)發(fā)。前者對(duì)于企業(yè)固有的工作模式?jīng)_擊較大，即人適應(yīng)系統(tǒng)，如果本土化不到位，容易使得多數(shù)人員不能適應(yīng)系統(tǒng)，產(chǎn)生抵觸情緒，那么ERP系統(tǒng)非但不能提高工作效率、增強(qiáng)內(nèi)部控制力，反而會(huì)造成其基本的作用都將難以發(fā)揮的局面。后者一般是基于企業(yè)現(xiàn)有流程的優(yōu)化和再造，ERP系統(tǒng)的具體功能、流程，歸根到底都是由人來(lái)設(shè)計(jì)，體現(xiàn)系統(tǒng)建設(shè)者的管理思想。如果ERP在建設(shè)中，僅被當(dāng)作一種日常工作電子化的手段，未能將企業(yè)內(nèi)部控制的思想植入系統(tǒng)，那么系統(tǒng)中集成的大量數(shù)據(jù)，反而影響干擾了信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性，給內(nèi)部控制帶來(lái)新的風(fēng)險(xiǎn)。因此，需要加強(qiáng)對(duì)ERP系統(tǒng)操作規(guī)范、流程設(shè)計(jì)合理性的關(guān)注。另外ERP系統(tǒng)不僅實(shí)現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)部信息的集成，同時(shí)也匯集了與企業(yè)供應(yīng)鏈相關(guān)外部單位的信息，隨著ERP系統(tǒng)中集成范圍的擴(kuò)大，內(nèi)控范圍隨之?dāng)U大。因此，企業(yè)管理人員切不可因ERP系統(tǒng)具有提升內(nèi)部控制的作用，而忽略其自身是內(nèi)控管理客體的事實(shí)。

2.2.2 對(duì)內(nèi)部控制重點(diǎn)的挑戰(zhàn)

根據(jù)內(nèi)部控制的概念，內(nèi)部控制的范圍包括公司治理控制、管理控制、作業(yè)控制、財(cái)務(wù)報(bào)告控制。傳統(tǒng)內(nèi)部控制下，作業(yè)控制、財(cái)務(wù)報(bào)告控制是內(nèi)部控制的關(guān)注點(diǎn)。ERP實(shí)現(xiàn)了對(duì)流程標(biāo)準(zhǔn)化的剛性控制，實(shí)現(xiàn)了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)在業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的自動(dòng)傳遞，實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)操作的透明性，實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)及報(bào)表結(jié)果的自動(dòng)呈現(xiàn)。ERP環(huán)境下，是以業(yè)務(wù)為中心而開(kāi)展各項(xiàng)工作。因此，對(duì)信息數(shù)據(jù)的分析利用;對(duì)供應(yīng)鏈上的供、產(chǎn)、銷(xiāo)等進(jìn)行及時(shí)有效安排;對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行客觀、有效地溝通協(xié)調(diào);對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)進(jìn)行科學(xué)合理的決策，將是內(nèi)部控制的重點(diǎn)，即內(nèi)部控制的重點(diǎn)將轉(zhuǎn)入管理控制、治理控制以及企業(yè)整體有效的控制。

2.2.3 對(duì)內(nèi)部控制監(jiān)督的挑戰(zhàn)

ERP具有檢查監(jiān)督的功能，鑒于ERP系統(tǒng)自身需要一個(gè)建設(shè)過(guò)程，ERP與內(nèi)部控制整合優(yōu)化也是一個(gè)動(dòng)態(tài)過(guò)程，因此，ERP的內(nèi)部監(jiān)督并不能取代審計(jì)工作。ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了內(nèi)部控制體系的程序化，因此內(nèi)部控制會(huì)對(duì)ERP系統(tǒng)產(chǎn)生依賴(lài)性，使系統(tǒng)中產(chǎn)生的差錯(cuò)更具隱蔽性。即ERP程序設(shè)計(jì)原因，導(dǎo)致程序失效或者產(chǎn)生差錯(cuò)，這類(lèi)錯(cuò)誤不易被發(fā)現(xiàn)，并將長(zhǎng)期被隱藏，而且因程序的重復(fù)運(yùn)行而重復(fù)產(chǎn)生同類(lèi)錯(cuò)誤。

3 ERP環(huán)境下完善企業(yè)內(nèi)部控制的建議

3.1 增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)

ERP系統(tǒng)以流程標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)計(jì)，不相容職權(quán)分離等方式，運(yùn)用技術(shù)的手段，為企業(yè)構(gòu)建風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警系統(tǒng)，用于維護(hù)企業(yè)內(nèi)部控制的工作高效開(kāi)展。流程的細(xì)化，一方面，使得業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)上的審核監(jiān)督點(diǎn)增多，任何后續(xù)環(huán)節(jié)都具有檢查監(jiān)督前端環(huán)節(jié)的職能，即環(huán)環(huán)相扣;另一方面，當(dāng)各環(huán)節(jié)都放松自我要求，將自身不履職、不規(guī)范的操作寄希望于程序阻止或后續(xù)環(huán)節(jié)的糾正時(shí)，整體內(nèi)控是失效的?；蛘哒f(shuō)，當(dāng)企業(yè)人員串通時(shí)，內(nèi)部控制是系統(tǒng)性失效的。所以，ERP系統(tǒng)下，企業(yè)所有人員仍應(yīng)增加風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，全方位認(rèn)知企業(yè)的運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，從自我做起，在本職崗位認(rèn)真履行防范工作風(fēng)險(xiǎn)的職責(zé)。

3.2 健全管理制度及業(yè)務(wù)流程控制

企業(yè)需在建立健全管理制度的基礎(chǔ)上，有效劃分各部門(mén)的權(quán)責(zé)，避免企業(yè)內(nèi)部因權(quán)責(zé)不清而產(chǎn)生的徇私舞弊。企業(yè)應(yīng)依據(jù)各個(gè)部門(mén)、各個(gè)人員不同的管理權(quán)限，對(duì)其開(kāi)放ERP系統(tǒng)中的不同流程模塊，賦予其不同的系統(tǒng)操作權(quán)限，確保ERP中的授權(quán)和職責(zé)分配與企業(yè)的機(jī)構(gòu)設(shè)置具有一致性，形成統(tǒng)一的制衡機(jī)制，對(duì)ERP系統(tǒng)中的信息與數(shù)據(jù)進(jìn)行不同的處理和審核審批。一般來(lái)說(shuō)，權(quán)限涉及的業(yè)務(wù)流程越多，內(nèi)部控制的風(fēng)險(xiǎn)越大，越需要關(guān)注其操作規(guī)范、審核規(guī)則，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)維護(hù)的措施進(jìn)行關(guān)注與強(qiáng)化。

3.3 加強(qiáng)ERP系統(tǒng)運(yùn)行的安全維護(hù)

ERP系統(tǒng)的運(yùn)行，離不開(kāi)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持。首先需要構(gòu)建ERP系統(tǒng)安全運(yùn)行的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，通過(guò)安裝成熟的網(wǎng)絡(luò)安全管理方面的軟件，對(duì)企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進(jìn)行有效監(jiān)督和監(jiān)控;對(duì)信息進(jìn)行篩選過(guò)濾設(shè)置，最大可能地阻止網(wǎng)絡(luò)中的各種攻擊，以確保ERP系統(tǒng)運(yùn)行的安全穩(wěn)定，做好系統(tǒng)數(shù)據(jù)的及時(shí)備份，以備極端情況下對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行修復(fù)和恢復(fù)。其次，重視人員權(quán)限管理，權(quán)責(zé)到人，操作留痕。一方面，ERP系統(tǒng)實(shí)行授權(quán)管理，人員權(quán)責(zé)清晰，對(duì)于數(shù)據(jù)的編輯、審核、查詢(xún)、管理等權(quán)限與其工作職責(zé)相統(tǒng)一。另一方面，企業(yè)員工要重視本人賬號(hào)密碼的管理，及時(shí)修改初始密碼，定期修改維護(hù)常用密碼。最后，相關(guān)部門(mén)需做好ERP系統(tǒng)日常運(yùn)維，對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)地更新，并做好相應(yīng)的操作培訓(xùn)工作，以降低基礎(chǔ)操作層面發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)的概率。

3.4 構(gòu)建內(nèi)部監(jiān)督管理機(jī)制

企業(yè)構(gòu)建內(nèi)部監(jiān)督管理機(jī)制，以達(dá)到有效監(jiān)督管理企業(yè)內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)的目的，一般可以通過(guò)內(nèi)部審計(jì)工作來(lái)實(shí)現(xiàn)。內(nèi)部審計(jì)是內(nèi)部控制的組成部分。ERP系統(tǒng)環(huán)境下，內(nèi)部審計(jì)被賦予了新的職責(zé)。審計(jì)人員需要對(duì)ERP系統(tǒng)設(shè)置進(jìn)行充分認(rèn)識(shí)，明確管理思想如何在ERP系統(tǒng)中得以體現(xiàn)，在此前提下，才能通過(guò)系統(tǒng)查找出問(wèn)題。一方面，利用系統(tǒng)自身的稽核功能，及時(shí)排查出數(shù)據(jù)與信息的錯(cuò)誤，提高內(nèi)部審計(jì)效率，幫助系統(tǒng)填補(bǔ)漏洞，完善建設(shè);另一方面，對(duì)操作流程、職能牽制等有效性進(jìn)行評(píng)價(jià)，完善內(nèi)部控制環(huán)境。

3.5 建立內(nèi)部控制評(píng)價(jià)機(jī)制

ERP系統(tǒng)環(huán)境下，企業(yè)在合理開(kāi)展控制工作的基礎(chǔ)上，自身應(yīng)建立起科學(xué)的、可量化的內(nèi)部控制評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，定期檢查評(píng)價(jià)內(nèi)部控制的執(zhí)行情況，對(duì)企業(yè)當(dāng)前內(nèi)部控制的情況和效果進(jìn)行展示，并將其作為開(kāi)展后續(xù)工作的基礎(chǔ)。此外，企業(yè)仍應(yīng)定期聘請(qǐng)外部的專(zhuān)業(yè)評(píng)估機(jī)構(gòu)，對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制工作的情況進(jìn)行評(píng)價(jià)，用局外人的專(zhuān)業(yè)視角，查找企業(yè)內(nèi)部控制的盲點(diǎn)。同時(shí)，根據(jù)內(nèi)外部評(píng)價(jià)結(jié)果，企業(yè)管理當(dāng)局應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)防范策略進(jìn)行有序的調(diào)整，以確保企業(yè)內(nèi)部的風(fēng)險(xiǎn)防范體系處于最佳狀態(tài)，最大限度地降低企業(yè)運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)企業(yè)長(zhǎng)期穩(wěn)定的發(fā)展，以實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制對(duì)于管理控制、治理控制及企業(yè)整體有效控制的目標(biāo)。

4 結(jié)語(yǔ)

信息化建設(shè)得以快速發(fā)展，信息技術(shù)得以廣泛應(yīng)用，在此背景下，ERP系統(tǒng)的功能將越來(lái)越完善、越來(lái)越強(qiáng)大，對(duì)于提升企業(yè)治理的作用是客觀存在的。根據(jù)ERP系統(tǒng)的特性，結(jié)合內(nèi)部控制的原則和方法，完善內(nèi)部控制建設(shè)，合理防范降低企業(yè)運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)提升企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展將產(chǎn)生極大地推動(dòng)作用。

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