高職院校人事檔案信息化管理研究

詹艷輝

【摘 要】檔案管理工作要緊隨現(xiàn)代社會發(fā)展實際走信息化的發(fā)展道路。從高校人事檔案管理實踐工作來看，加強檔案管理信息化是十分必要的。文章從現(xiàn)階段高職院校檔案管理信息化實際需求入手，分析導致信息化管理效率低下的主要原因，提出確保人事檔案信息化管理工作順利開展的舉措，為高職院校的發(fā)展與進步奠定良好的基礎條件。

【關鍵詞】高職院校;人事檔案管理;信息化管理

【中圖分類號】G717 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-0688（2020）02-0241-02

0 引言

我國現(xiàn)代教育產(chǎn)業(yè)不斷發(fā)展與進步，特色文化、政治、經(jīng)濟條件的引導，人事檔案管理范圍的擴大化，受到各行各業(yè)的廣泛關注。從目前高職院校發(fā)展情況來看，人事檔案管理仍是重點工作內(nèi)容，尤其是學生數(shù)量增多且教師崗位調動、變更等流動性的問題，會導致檔案管理復雜性加劇。將多樣化的信息資源利用起來，在有限的經(jīng)濟條件下進行技術應用，確保高職院校各項工作能夠順利推進，則學校教育教學指導工作能夠順利進行，且針對教師、學生等實際性的問題，能夠凸顯科學技術的應用價值。對此，筆者將結合實際展開細致化的分析與論述。

1 高職院校人事檔案信息化管理的基本特征

人事檔案信息化管理需要在政府及相關部門的主導之下，在進行檔案管理的過程中，將現(xiàn)代化的信息技術應用起來，對檔案信息進行處理，并做好檔案管理工作，為社會提供更好的檔案服務。檔案信息化會將計算機、大數(shù)據(jù)技術應用起來，能夠將多樣化載體的檔案材料進行數(shù)字化的檔案信息存儲?，F(xiàn)階段，我國的人事檔案信息化管理步伐加快，當然與全面達成人事檔案信息化管理目標相比還存在一定的差距，所以高校需要結合自身的發(fā)展情況，有針對性地完善人事檔案信息化管理工作。

高校人事檔案管理所涉及的內(nèi)容較多，且整體的跨度比較大。在檔案管理前期階段，需要耗費大量的人力與物力。經(jīng)過對人事檔案信息進行分類匯總，做好數(shù)據(jù)輸入工作，能夠保證其他各項工作都能順利進行。目前，人事檔案信息化管理對計算機及科學技術的依賴性較強。而且，不同載體的信息存儲也涉及技術應用的基本要求，相關的管理工作人員如果實踐操作能力與科技素養(yǎng)不足，就會影響檔案管理的最終結果。信息化網(wǎng)絡的建立，能夠確保人事檔案信息資源具備永久性的特質，當然也會受到來自網(wǎng)絡技術手段的侵襲，在校內(nèi)完成信息資源的共享，并控制其他的風險性問題，也是提升人事檔案信息應用價值的有效途徑。

2 高職院校人事檔案信息化管理的實際情況

2.1 人事檔案管理模式

提升工作效率通常都需要電腦的配合，目前高職院校在人事檔案管理期間，會利用諸多的辦公軟件，進而將臺賬建立起來進行檢索工具的編制。但是，人事檔案管理部門的管理人員素質不高，對信息技術的把控能力不足，甚至還會利用手動的形式完成檔案管理工作。少數(shù)學校會利用電子化存儲的途徑，但是即便引入電子化存儲模式其電子化程度也相對較低，不少高校還是會采用紙質信息存儲的形式。

2.2 人事檔案管理配置

高職院校人事檔案信息化管理中，檔案專業(yè)人員配置不合理的情況極為常見。而且，從事對應崗位的教職工基本上都不是檔案管理專業(yè)畢業(yè)。還有部分高職院校對人事檔案管理人員的學歷、能力等方面的要求相對較低，從事高校管理其他工作，兼任人事檔案信息化管理工作的屢見不鮮。從其整體的年齡結構來看，由于崗位的穩(wěn)定性相對較強，所以青年教職工數(shù)量相對較少。由于人事檔案信息化管理對掃描儀、照相機、打印設備等有明確的應用要求，因此做好人事部門的物資配置工作是基礎。計算機已經(jīng)成為高校管理不可或缺的設備。掃描儀、照相機等設備的應用率較低，導致人事檔案信息化管理受到諸多因素的制約。

2.3 信息系統(tǒng)建設與網(wǎng)絡化引導

調查研究表明，現(xiàn)有的高職院校中極少數(shù)具備人事檔案管理信息系統(tǒng)，該系統(tǒng)的建設本身就是比較獨立的。而擁有信息系統(tǒng)的院校，未能做好技術跟進，在網(wǎng)絡環(huán)境下能夠有效應用的數(shù)據(jù)資源相對較少，學習的官網(wǎng)上未能將人事檔案管理信息系統(tǒng)相關的鏈接、方法等進行解釋說明，學校教職工未能明確系統(tǒng)操作應用需求，導致在線搜索及日常查詢信息都會面臨很大的困難。

3 提升高職院校人事檔案信息化管理質量的相關舉措

3.1 重視檔案管理團隊的建設

首先，要對現(xiàn)有檔案管理工作人員進行專業(yè)培訓與引導，確保員工能夠掌握前沿技術手段。只有個人的實踐經(jīng)驗與技術水平相對較強，在信息化拓展期間才能夠具備優(yōu)勢條件。日常要與其他同級院校加強溝通與交流，彼此交流觀念思想并做好信息化建設的大方向引導工作。高職院校需要在內(nèi)部開展專題學術或業(yè)務交流會議，開展多樣化的業(yè)務學習、業(yè)務交流活動，邀請檔案管理領域的專家進行講座，應用多樣化的檔案管理方式，則檔案產(chǎn)業(yè)發(fā)展得到保障。高職院校高層管理人員需要與檔案管理人員一起，實現(xiàn)對工作目標的優(yōu)化推進，并結合各個階段的發(fā)展目標做好戰(zhàn)略部署。

其次，了解現(xiàn)階段高校人事檔案信息化管理在管理人員配置方面的問題。檔案管理人員具備良好的專業(yè)素養(yǎng)是基礎，同時結合信息化建設的目標提升個人計算機應用水平也是十分必要的。高職院校在進行檔案管理人員選聘期間，不僅要考核其專業(yè)能力，還需要進行簡歷的篩選，明確應聘者的性格特點與興趣愛好，確保計算機能力突出的員工能夠在信息化管理中發(fā)揮優(yōu)勢作用，同時在信息系統(tǒng)建設階段，還需要招聘網(wǎng)站開發(fā)人員，將高校人事檔案管理工作升級，為現(xiàn)有的崗位提供新的動力，經(jīng)過新員工與老職工之間的工作配合，則各自的專業(yè)優(yōu)勢特點展現(xiàn)出來，具備良好的專業(yè)能力并實現(xiàn)對人事檔案管理部門的人員結構進行調整，則檔案管理團隊建設目標逐步建立起來。

3.2 重視人事檔案信息化各項工作

學校領導是各項戰(zhàn)略目標、各階段管理工作的主要負責人，確保人事檔案信息化管理工作目標達成，校領導需要對該工作給予足夠的重視。檔案工作者需要加大檔案信息化宣傳力度，并做好與政府相關部門的協(xié)同工作。高校管理人員要認識到信息化建設的重要性，并實現(xiàn)對人力資源管理工作的優(yōu)化引導，從行為意識上發(fā)生改觀，這樣就能在思想上將檔案管理工作全面落實。當然，人事檔案信息化管理工作的周期比較長，尤其是初期各類人事檔案信息的信息化轉變工作量較大，后續(xù)還涉及高校專屬的管理系統(tǒng)建設與維護各項工作。顯然對資金的需求量相對較大，且需要做好制度建設與引導，給予人事檔案信息化管理足夠的支持。

檔案管理部門基層管理人員對自身工作要足夠重視，確保自身的工作價值凸顯出來，同時定期地進行工作匯報，實現(xiàn)對整體工作進度的控制。高職院校會組織開展相關的會議與培訓工作，確保人事檔案信息化管理理念能夠傳遞到位。當基層管理人員能夠明確信息化管理所帶來的便捷性、高效性，從高校戰(zhàn)略發(fā)展目標要求來看，基層管理人員要與上級領導工作積極配合，主動承擔自己的基本職責，加快學校信息化發(fā)展的速度。

3.3 做好管理機制的優(yōu)化建設

提高人事檔案信息電子化處理的效率，是實現(xiàn)人事檔案信息化管理的必要手段。高職院校需要著重加強將紙質檔案到電子檔案轉變的工作，通過對掃描儀、攝像機等設備的優(yōu)化應用，做好各個階段信息化的制度引導，實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫、信息技術、信息系統(tǒng)的優(yōu)化應用，不斷提升在檔案載體轉變期間的信息內(nèi)容真實性與可靠性。要求員工及時進行核對并做好系統(tǒng)安全防護工作，提升人事檔案信息共享與調用的基本速率，確保數(shù)字化、信息化建設階段檔案信息的安全。

高校人事檔案信息化管理相對于其他的高校建設工作有自身的特殊屬性，高職院校需要與基層管理人員密切聯(lián)系，通過積極的溝通與交流明確基層管理人員的基本需求。通過應用針對性的激勵手段，能夠滿足現(xiàn)代職工的個性與職業(yè)發(fā)展的基本要求。良好的工作環(huán)境對職工發(fā)展有重要影響，從個人的自我實現(xiàn)層面上看，了解個人的基本需求后就能采用更為積極有效的激勵方法。常見的就是對基層管理人員進行物質獎勵，或者提升其崗位階層并附加物質獎勵。當深入了解職工發(fā)展所需之后，建立個性化的管理機制，每個人都能將自己的崗位實踐工作潛能激發(fā)出來，基層管理人員的責任意識的提升有助于更好地完成相關工作。

4 結語

高職院校人事檔案信息化管理需要明確工作目標，并完成各個階段的工作指導。一方面要結合高校的發(fā)展實際情況，另一方面要強化信息管理的基本意識，經(jīng)過兩者的相互促進、相互配合，能夠緊密聯(lián)系社會發(fā)展所需，將人事檔案管理的整體質量提升，高職院校發(fā)展由此得到保障。

參 考 文 獻

[1]陸俊先.高職院校人事檔案信息化管理研究[J].中國管理信息化，2018（8）：159-160.

[2]王燕.高職院校人事檔案信息化管理研究[D].濟南：山東大學，2014.

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