信息化背景下醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理的趨勢(shì)、問(wèn)題與對(duì)策

摘 要：信息化背景下，醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理呈現(xiàn)出資源數(shù)字化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化和利用多元化的趨勢(shì)，信息化的管理方式給財(cái)務(wù)檔案管理帶來(lái)更多的思路但同時(shí)也給醫(yī)院的檔案管理水平提出了更高的要求。當(dāng)前，醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理存在信息管理意識(shí)不足、管理制度更新滯后、管理人員信息素養(yǎng)不高的問(wèn)題，對(duì)此本文提出了相應(yīng)對(duì)策以供同仁參考。

關(guān)鍵詞：信息化;醫(yī)院;財(cái)務(wù)檔案

醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案見(jiàn)證了醫(yī)院改革和發(fā)展的真實(shí)歷程，同時(shí)也揭示了當(dāng)前醫(yī)院各項(xiàng)資產(chǎn)的情況，是醫(yī)院經(jīng)營(yíng)者制定發(fā)展計(jì)劃、做出經(jīng)濟(jì)決策等日常管理的重要參考依據(jù)，對(duì)醫(yī)院的實(shí)際工作和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展都有著重要意義。醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案還是發(fā)現(xiàn)醫(yī)院是否遵守財(cái)經(jīng)紀(jì)律、是否存在違紀(jì)情況的直接證據(jù)。為了更好的遵守上級(jí)下達(dá)的各項(xiàng)財(cái)會(huì)制度、適應(yīng)醫(yī)院自身的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展、滿足社會(huì)公眾的檔案需求，醫(yī)院檔案管理部門(mén)應(yīng)充分了解信息化背景下醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案的趨勢(shì)以及面臨的挑戰(zhàn)，探索出以財(cái)務(wù)檔案管理的新途徑。

一、信息化背景下醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理的趨勢(shì)

1.由實(shí)體檔案轉(zhuǎn)向電子檔案

信息化背景下，醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案的資源數(shù)字化和管理網(wǎng)絡(luò)是最為顯著的趨勢(shì)。當(dāng)前，我國(guó)各地的醫(yī)療機(jī)構(gòu)都在積極主動(dòng)的推動(dòng)醫(yī)療衛(wèi)生信息化建設(shè)工作，如建立醫(yī)療檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)等，逐漸形成了線上辦公、服務(wù)的格局。對(duì)于財(cái)務(wù)檔案來(lái)說(shuō)，信息化帶來(lái)的影響更為直接。

第一，醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案涉及的種類(lèi)十分豐富、體量龐大，且具有專(zhuān)業(yè)性、綜合性的特點(diǎn);在制度上有專(zhuān)門(mén)的《醫(yī)院會(huì)計(jì)制度》;在種類(lèi)上有資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、藥品收支表、基金增減情況表等幾大類(lèi)，在大類(lèi)下還分屬了若干小類(lèi);在人員配備上，由醫(yī)院檔案會(huì)計(jì)進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案的管理。這都可以看出醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理的復(fù)雜性和專(zhuān)業(yè)性。在信息化背景下，醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案逐漸從實(shí)體檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，信息資源服務(wù)的載體也更加多元化。電子檔案的載體可分離性和可編輯性給財(cái)務(wù)管理提供了更多的便利。

第二，網(wǎng)絡(luò)化主要指信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化。在過(guò)去實(shí)體檔案或證明的轉(zhuǎn)移與傳輸效率較低，且實(shí)體檔案具有保密性、真實(shí)性和不可復(fù)制性等特點(diǎn)，這也使檔案查詢、借閱等涉及到位置移動(dòng)的檔案服務(wù)效率較低。在檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)上，檔案?jìng)鬏敻颖憷］d體的可得分離性和互聯(lián)網(wǎng)讓檔案?jìng)鬏斝矢?，使醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案的服務(wù)與利用開(kāi)發(fā)更加多元化。

2.由信息保管逐漸轉(zhuǎn)向信息開(kāi)發(fā)

現(xiàn)代信息技術(shù)的變革發(fā)展影響了各行各業(yè)，醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案作為重要醫(yī)療信息的一種，其工作方式和理念的改革更是顛覆性的。醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案的管理也逐漸由線下轉(zhuǎn)移至線上，便捷的信息流通方式給醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案的開(kāi)發(fā)與利用提供了廣闊空間?，F(xiàn)代化檔案管理體制下醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案的管理，更加關(guān)注解決過(guò)去豐富的管理狀態(tài)，將數(shù)據(jù)充分利用起來(lái)，包括醫(yī)院業(yè)務(wù)開(kāi)展情況分析、財(cái)務(wù)狀況分析、醫(yī)院結(jié)余情況分析、醫(yī)院效益分析和財(cái)產(chǎn)物資利用分析等是當(dāng)前醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理的重要方向。在未來(lái)，醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案的管理不可避免的要運(yùn)用到先進(jìn)的大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等信息技術(shù)，這些都是為了對(duì)醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行深度的內(nèi)容分析，進(jìn)而挖掘出醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案的內(nèi)在價(jià)值和相互之間的關(guān)聯(lián)性。因此，準(zhǔn)確把握醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案各個(gè)管理和適用主體的需求，采用現(xiàn)代化的信息技術(shù)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行深層次的分析，是醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理的必然趨勢(shì)。

二、信息化背景下醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理存在的問(wèn)題

1.信息管理意識(shí)不足

信息化背景下醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理有著資源數(shù)字化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化和利用開(kāi)發(fā)多元化的趨勢(shì)，這同時(shí)也給管理人員提出了新的挑戰(zhàn)。但當(dāng)前醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理人員的管理意識(shí)與其信息化趨勢(shì)還存在著一定程度上的不匹配。一是存在著“重經(jīng)營(yíng)、輕管理”的意識(shí)，沒(méi)有正確認(rèn)識(shí)到醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案在醫(yī)院發(fā)展過(guò)程中的重要參考價(jià)值和憑證價(jià)值。部分醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有足夠重視財(cái)務(wù)檔案管理的重要性，導(dǎo)致了醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案收集、歸檔工作滯后，財(cái)務(wù)檔案信息資源較少;二是檔案管理人員存在著“重保管、輕利用”的意識(shí)，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到信息化背景下醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案的新價(jià)值和新利用方式，導(dǎo)致醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理缺乏創(chuàng)新、利用方式單一的情況，長(zhǎng)期如此，會(huì)嚴(yán)重影響醫(yī)院的日常管理效率和經(jīng)濟(jì)利益。

2.管理制度更新滯后

當(dāng)前，醫(yī)院現(xiàn)行的財(cái)務(wù)管理制度和檔案管理制度多沿用傳統(tǒng)的模式。傳統(tǒng)的管理制度對(duì)應(yīng)的是過(guò)去信息流通效率低、檔案管理松散和收集率低的工作格局，具有一定的封閉性。但在醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展和檔案管理信息化的背景下，財(cái)務(wù)檔案的產(chǎn)生、流通、收集工作都有著較大的改變，這就要求應(yīng)有與之匹配的管理制度的引領(lǐng)。但部分醫(yī)院在制度創(chuàng)新上還較為滯后，尤其是缺少財(cái)務(wù)檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)、財(cái)務(wù)檔案信息安全、財(cái)務(wù)檔案網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)认嚓P(guān)制度標(biāo)準(zhǔn)，制度的缺乏一方面降低了財(cái)務(wù)檔案的管理效率，讓管理工作缺乏依據(jù)、無(wú)從開(kāi)展，也使得財(cái)務(wù)檔案的管理缺乏系統(tǒng)性、整體性和協(xié)調(diào)性，無(wú)法與醫(yī)院其他部分形成良好的協(xié)同工作機(jī)制，對(duì)醫(yī)院體系化管理帶來(lái)困擾。

3.管理人員信息素養(yǎng)有待提高

與其他檔案有所不同的是，在財(cái)務(wù)檔案管理工作中，信息的收集只是其工作的開(kāi)端，更多的管理工作涉及到財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的分析、整理、核算等等，因此管理人員和財(cái)會(huì)人員自身的素養(yǎng)對(duì)于財(cái)務(wù)檔案管理的重要性不言而喻。當(dāng)前，我國(guó)大多數(shù)醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理人員的配備都較為散亂，僅有部分中大型醫(yī)院配備有專(zhuān)門(mén)的檔案會(huì)計(jì)，而更多的醫(yī)院則是由行政工作人員轉(zhuǎn)崗或者護(hù)理人員臨時(shí)充當(dāng)。信息化背景下，醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理對(duì)管理人員的信息素養(yǎng)提出了更高的要求。信息素養(yǎng)包括網(wǎng)絡(luò)素養(yǎng)、計(jì)算機(jī)素養(yǎng)等多個(gè)方面，不僅要求了管理人員具有計(jì)算機(jī)操作、系統(tǒng)操作、信息檢索能力，更對(duì)其信息價(jià)值挖掘、信息開(kāi)發(fā)利用能力提出了新要求。信息素養(yǎng)的缺乏，使得財(cái)務(wù)檔案管理的工作格局無(wú)法擴(kuò)展，很多財(cái)務(wù)檔案的新服務(wù)和新利用方式無(wú)法執(zhí)行，影響了財(cái)務(wù)檔案管理的多元化發(fā)展。

三、加強(qiáng)醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理的途徑

1.提高信息管理意識(shí)

為適應(yīng)信息化背景下醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理的新特點(diǎn)和新趨勢(shì)，醫(yī)院管理人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)檔案信息管理的重視。第一，通過(guò)主題講座、會(huì)議交流、培訓(xùn)、主題宣傳月等豐富多彩的活動(dòng)強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)層和基層管理人員的財(cái)務(wù)管理意識(shí)，提高他們對(duì)財(cái)務(wù)管理重要性和必要性的認(rèn)識(shí)，為財(cái)務(wù)管理的改革和創(chuàng)新打下良好的基礎(chǔ)和氛圍;第二，要提高醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案信息管理的意識(shí)，扭轉(zhuǎn)“重保管、輕利用”的思想，借助檔案信息化建設(shè)擴(kuò)展財(cái)務(wù)檔案信息資源庫(kù)，針對(duì)財(cái)務(wù)檔案的特點(diǎn)，重構(gòu)管理流程，將信息化的思維嵌入到財(cái)務(wù)檔案收集、整理、分析、流通的各個(gè)環(huán)節(jié)，通過(guò)可視化的檔案管理流程讓財(cái)務(wù)檔案管理的脈絡(luò)更加清晰，進(jìn)而為財(cái)務(wù)檔案的利用打下良好基礎(chǔ);第三，加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案的利用，根據(jù)財(cái)務(wù)檔案的種類(lèi)和特性以及現(xiàn)有的技術(shù)條件積極探索多元化的信息服務(wù)方式，重點(diǎn)提供個(gè)性化查詢和在線咨詢服務(wù)，以提高財(cái)務(wù)檔案的利用率。

2.加強(qiáng)管理制度創(chuàng)新

管理制度的創(chuàng)新應(yīng)從兩方面考慮：一是要根據(jù)財(cái)務(wù)檔案管理的特點(diǎn)和趨勢(shì)改革傳統(tǒng)的管理制度。醫(yī)院財(cái)務(wù)管理和檔案管理部門(mén)要進(jìn)一步豐富財(cái)務(wù)檔案管理制度的內(nèi)容，使其有充分的適應(yīng)性。具體來(lái)說(shuō)，要增加電子檔案收集、管理標(biāo)準(zhǔn)、檔案機(jī)房建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、財(cái)務(wù)檔案信息安全管理制度、財(cái)務(wù)檔案利用服務(wù)與開(kāi)發(fā)制度等信息化的相關(guān)內(nèi)容，通過(guò)完善的制度內(nèi)容引領(lǐng)信息化背景下的財(cái)務(wù)檔案管理工作的發(fā)展。此外，管理制度應(yīng)注重前瞻性和容錯(cuò)率，給未來(lái)財(cái)務(wù)檔案管理工作發(fā)展留有空間。二是提高財(cái)務(wù)檔案管理制度與其他部門(mén)的協(xié)調(diào)性。財(cái)務(wù)檔案管理與利用是一項(xiàng)系統(tǒng)性和全局性的工作，因此在制度制定上要充分考慮到各部門(mén)的工作特點(diǎn)，將財(cái)務(wù)檔案管理制度與其他部門(mén)的制度協(xié)調(diào)起來(lái)，推動(dòng)醫(yī)院的體系化管理，減少部門(mén)之間的信息沖突，解決信息閉塞的問(wèn)題，讓各個(gè)部門(mén)都能夠享受到財(cái)務(wù)檔案管理信息化帶來(lái)的工作便利。

3.強(qiáng)化管理人員信息素養(yǎng)

檔案管理人員作為領(lǐng)導(dǎo)層管理方針和管理制度的執(zhí)行者，應(yīng)不斷提高自身信息素養(yǎng)，適應(yīng)信息化建設(shè)帶來(lái)的工作變化，以高水平的業(yè)務(wù)能力和高度的責(zé)任心推動(dòng)醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理的高質(zhì)量發(fā)展。首先，要加強(qiáng)基層管理人員的培訓(xùn)。信息技術(shù)具有更新快的特點(diǎn)，對(duì)此應(yīng)進(jìn)一步提高基層管理人員的培訓(xùn)頻率，將信息素養(yǎng)培訓(xùn)分為常規(guī)性培訓(xùn)和集中性培訓(xùn)兩條線。其中，常規(guī)性培訓(xùn)主要針對(duì)常規(guī)業(yè)務(wù)進(jìn)行有計(jì)劃的開(kāi)展，集中性培訓(xùn)則是根據(jù)業(yè)務(wù)變化或技術(shù)更新不定期的開(kāi)展。第二，要加強(qiáng)信息服務(wù)方面的培訓(xùn)，順應(yīng)醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案利用多元化的趨勢(shì)，提高基層管理人員的信息服務(wù)意識(shí)和用戶意識(shí)，為財(cái)務(wù)檔案利用開(kāi)發(fā)打下良好的基礎(chǔ)。

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（作者單位：海南省人民醫(yī)院綜合檔案室）