做好新形勢下流動人員人事檔案管理之我見

鄭偉

摘 要：隨著市場化經(jīng)濟的加速發(fā)展，大城市為越來越多的人員提供了更多的就業(yè)擇業(yè)機會，這也促進(jìn)了城市間人口流動的加劇。加強流動人員人事檔案管理，有效解決存在的問題，促進(jìn)規(guī)范管理十分必要。本文闡述了新形勢下加強流動人員人事檔案管理的意義，深入分析了目前管理中存在的問題，并就存在的問題進(jìn)行對策探討。

關(guān)鍵詞：流動人員;人事檔案;問題

人事檔案對個人學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷等情況進(jìn)行了全面綜合記錄，對個人而言具有重要的參考和憑證作用。流動人員人事檔案作為人事檔案的重要組成部分，做好該項工作對于推動社會進(jìn)步和穩(wěn)定發(fā)展具有重要意義，成為檔案管理和流動人員管理的重要內(nèi)容。

一、流動人員檔案管理的重要意義

“辭職或被辭退的機關(guān)工作人員、企事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員和管理人員的人事檔案;待業(yè)的大中專畢業(yè)生的人事檔案;外商投資企業(yè)、私營企業(yè)等非國有企業(yè)聘用的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員的人事檔案”，上述是《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》對流動人員人事檔案的界定，由此可看出，流動人員人事檔案影響范圍廣，涉及人員數(shù)量多，加強流動人員人事檔案管理具有重要意義。

1.有利于提升人們對人才社會化的認(rèn)識。將人事檔案交由服務(wù)機構(gòu)管理，而非所在單位管理，實現(xiàn)人檔分離，有利于打破傳統(tǒng)計劃經(jīng)濟體制下檔案對人員的束縛，促進(jìn)人員自由流動，實現(xiàn)市場經(jīng)濟下人力資源的高效配置。

2.有利于為用人單位選人用人提供依據(jù)。隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，外商企業(yè)、民營企業(yè)、私營企業(yè)等多種所有制經(jīng)濟成為國家經(jīng)濟發(fā)展的重要力量。根據(jù)國家關(guān)于人事檔案相關(guān)規(guī)定，非國有企業(yè)并不具備人事檔案保管權(quán)限，做好非國有企業(yè)人員的人事檔案管理成為流動人員人事檔案管理工作的重要內(nèi)容。對于用人單位而言，通過人事檔案對個人工作經(jīng)歷、學(xué)歷及德、能、勤、績等情況進(jìn)行全面了解，能夠嚴(yán)把人員入口關(guān)，降低企業(yè)用人風(fēng)險和用工成本，也有利于通過選拔優(yōu)秀人才促進(jìn)企業(yè)自身發(fā)展，推動國家經(jīng)濟進(jìn)步。

3.有利于更好地維護流動人員的合法權(quán)益。人事檔案是對個人的歷史記錄，不僅包括個人的薪資福利，也記錄了其家庭成員等情況，通過檔案查閱利用，能夠有效地維護個人利益。當(dāng)流動人員個人退休辦理養(yǎng)老待遇時需通過審檔進(jìn)行工作年限認(rèn)定，與個人的退休待遇息息相關(guān);當(dāng)需要進(jìn)行財產(chǎn)繼承等情況，需要通過檔案進(jìn)行家庭成員關(guān)系及身份確認(rèn)，從而更好地維護個人利益。

二、流動人員檔案管理工作中存在的問題

1.檔案意識薄弱。隨著國家經(jīng)濟的發(fā)展和人事改革的深入，為更好地促進(jìn)流動人員規(guī)范科學(xué)管理，需進(jìn)一步做好流動人員人事檔案工作，提升檔案意識。一是許多人才流動服務(wù)機構(gòu)對流動人員人事檔案工作重視程度不夠，由于國家不允許對流動人員人事檔案進(jìn)行收費，加之工作內(nèi)容繁瑣，流動人員人事檔案管理機構(gòu)工作人員往往表現(xiàn)出工作主動性和創(chuàng)新性不足，檔案資料收集不及時、管理不規(guī)范，嚴(yán)重制約了檔案價值發(fā)揮和檔案工作發(fā)展。二是流動人員群體個人檔案意識薄弱，對個人檔案重要性認(rèn)識不足，許多人員認(rèn)為只要不進(jìn)入體制內(nèi)的單位，就不會用到檔案，因此對個人檔案不聞不問，造成 “棄檔”現(xiàn)象存在，阻礙了流動人員人事檔案工作的開展。

2.檔案管理體制不健全。雖然《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》作為國家層面的制度，對流動人員人事檔案管理機構(gòu)、轉(zhuǎn)遞、收集整理等作了規(guī)定，但該項制度于1996年出臺，距今已近24年，當(dāng)時的市場經(jīng)濟發(fā)展與人員流動與現(xiàn)行情況具有較大差異，新形勢下流動人員的人事檔案管理中許多新問題需要進(jìn)一步健全管理體制，完善制度規(guī)定。一是關(guān)于流動人員人事檔案管理機構(gòu)的確定，根據(jù)《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》“流動人員人事檔案管理機構(gòu)為縣以上（含縣）黨委組織部門和政府人事行政部門所屬的人才流動服務(wù)機構(gòu)，其他任何單位無保管權(quán)限，不能擅自管理流動人員人事檔案?！彪S著社會經(jīng)濟的進(jìn)步，國有企業(yè)不斷發(fā)展，成為支撐國民經(jīng)濟的重要力量，中央、省、市、區(qū)各層級國有企業(yè)不斷增多，但對于哪一層級的國有企業(yè)具有人事檔案管理權(quán)限尚無明確規(guī)定。區(qū)級及以下國有企業(yè)、市級國有企業(yè)下屬獨立法人單位是否有人事檔案管理權(quán)限，其人事檔案是否為流動人員人事檔案有待明確。二是流動人員人事檔案轉(zhuǎn)遞流程不規(guī)范，有些具有人事檔案保管權(quán)限的單位對于離職人員人事檔案沒有按規(guī)定及時轉(zhuǎn)遞到人才流動服務(wù)機構(gòu)。有些在人事檔案轉(zhuǎn)中，未規(guī)范履行轉(zhuǎn)遞手續(xù)，造成人事檔案在轉(zhuǎn)遞過程中因管理疏忽導(dǎo)致檔案遺失或者檔案材料缺失。三是流動人員人事檔案資料收集不完善。檔案資料收集、整理制度不健全，檔案成為死檔，材料未進(jìn)行補充更新，對于人才與用人單位都造成了許多不便。上述諸多問題都需要加強流動人員人事檔案機制建設(shè)，實現(xiàn)規(guī)范管理。

3.檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施落后。許多縣級人才流動服務(wù)機構(gòu)由于受財政經(jīng)費制約，人力、物力、財力投入不足，人事檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施落后，保管設(shè)備老化或缺失，檔案設(shè)備配置薄弱，嚴(yán)重制約了人事檔案的安全保管。隨著大數(shù)據(jù)、云存儲的發(fā)展，流動人員人事檔案管理要進(jìn)一步加強檔案基礎(chǔ)設(shè)施配置，才能充分利用現(xiàn)代化技術(shù)手段提高管理的科學(xué)性和規(guī)范性。

4.檔案信息開發(fā)利用水平較低。行政意識僵化，過于注重檔案的保密，害怕承擔(dān)責(zé)任，而不注重對流動人員人事檔案的開發(fā)利用，無法發(fā)揮檔案的有效利用價值，未真正發(fā)揮檔案對人員管理的作用。受主客觀條件制約，信息技術(shù)手段落后，未能將現(xiàn)代化信息化管理技術(shù)與人事檔案開發(fā)利用相結(jié)合，檔案信息沒有實現(xiàn)資源共享利用。

5.檔案人才隊伍建設(shè)不夠。在人才流動服務(wù)機構(gòu)流動人員人事檔案管理工作中，由于重視程度不夠，財力受限，加之人手不足等原因，工作隊伍建設(shè)水平較低。工作人員檔案理論知識和實戰(zhàn)經(jīng)驗不足情況普遍，且由于自我發(fā)展內(nèi)驅(qū)力不足，業(yè)務(wù)上缺乏創(chuàng)新性和主動性，流動人員人事檔案管理工作質(zhì)量有待提高。

三、做好流動人員人事檔案管理對策探討

1.增強檔案管理意識。人才流動服務(wù)機構(gòu)應(yīng)認(rèn)識到流動人員人事檔案管理對國家人才管理、企業(yè)用人和個人發(fā)展的重要意義。加大投入，并充分利用人才網(wǎng)等平臺對工作進(jìn)行宣傳推廣。流動人員更應(yīng)該高度重視個人人事檔案，及時協(xié)助檔案管理單位做好檔案的轉(zhuǎn)接及檔案材料的補充完善，更好地維護自身利益。

2.健全檔案管理體制。加強頂層設(shè)計，建立與當(dāng)前經(jīng)濟發(fā)展和人事改革相適應(yīng)的管理體制，為流動人員人事檔案管理工作的開展提供組織保障。一是健全管理機構(gòu)設(shè)置，根據(jù)新形勢下流動人員數(shù)量劇增及流動人員對企業(yè)和國家經(jīng)濟發(fā)展的重要作用等實際，進(jìn)行管理機構(gòu)的合理科學(xué)設(shè)置。二是完善配套管理制度，規(guī)范人事檔案轉(zhuǎn)遞等各環(huán)節(jié)，確保流動人員人事檔案在流動過程中的安全，避免檔案丟失遺漏，完善檔案轉(zhuǎn)遞流程和手續(xù)。三是加強檔案材料的歸檔，促使流動人員人事檔案材料及時更新，更好地發(fā)揮檔案作用。

3.完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。加強設(shè)施建設(shè)，強化物質(zhì)保障，是促進(jìn)流動人員人事檔案工作科學(xué)高效發(fā)展的基礎(chǔ)。人才流動服務(wù)機構(gòu)檔案工作人員要加強工作創(chuàng)新，推動人事檔案工作高效開展。按照檔案保管規(guī)定，完善庫房建設(shè)，加強設(shè)備配置，維護人事檔案安全。加強人事檔案軟件系統(tǒng)配置，在信息存儲數(shù)字化的同時，通過系統(tǒng)實現(xiàn)高效檢索利用。

4.加強信息開發(fā)利用。進(jìn)一步做好流動人員人事檔案管理工作，需要在利用方面功夫，從而更充分地發(fā)揮檔案價值，不斷提高影響力。一是要逐步轉(zhuǎn)變檔案管理理念，從重保管輕利用，到保管利用兩手抓兩提升，充分認(rèn)識到加強流動人員人事檔案開發(fā)利用對優(yōu)化人力資源配置的重要意義。二是探索流動人員檔案信息多樣化利用方式，有條件的機構(gòu)建立在線利用平臺，通過遠(yuǎn)程利用提高工作效率和利用價值。三是加強人事檔案信息數(shù)據(jù)的深度挖掘，通過對信息數(shù)據(jù)的挖掘和深入分析，更好地提煉有用信息，并對提取地信息整理利用，加強人力資源開發(fā)，為企業(yè)和政府實現(xiàn)人才有效配置提供服務(wù)。

5.強化檔案人員隊伍建設(shè)。新形勢下加強流動人員人事檔案工作創(chuàng)新發(fā)展，需要建設(shè)一支現(xiàn)代化檔案工作人才隊伍。一是認(rèn)真分析人員素質(zhì)要求，建立流動人員人事檔案從業(yè)人員素質(zhì)模型，嚴(yán)格從業(yè)條件，根據(jù)任職條件進(jìn)行人員招聘，把好人員入口關(guān)。二是通過多樣化培訓(xùn)提升從業(yè)人員綜合素質(zhì)，積極推行崗前培訓(xùn)，提高流動人員人事檔案從業(yè)人員的工作責(zé)任感和歸屬感，增強保密意識，形成良好工作作風(fēng)。加強崗位實踐培訓(xùn)，通過以老帶新的方式，對檔案從業(yè)新人進(jìn)行指導(dǎo)，促進(jìn)更好地融入崗位工作。三是加強從業(yè)人員考核，獎勤罰懶，考核結(jié)果與個人薪酬和職業(yè)發(fā)展掛鉤，調(diào)動從業(yè)人員工作積極性。

四、結(jié)束語

實現(xiàn)流動人員人事檔案科學(xué)規(guī)范管理，使之與現(xiàn)階段流動人員管理和人事檔案管理要求相適應(yīng)，對于促進(jìn)經(jīng)濟社會發(fā)展具有重要意義。通過進(jìn)一步完善檔案管理體制，提升檔案管理現(xiàn)代化科學(xué)化管理水平，強化從業(yè)隊伍建設(shè)等措施，促進(jìn)流動人員人事檔案管理工作規(guī)范高效。

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（作者單位：福建省寧德市福鼎市人力資源和社會保障局）