高校檔案信息化管理模式建設(shè)研究

趙靜

摘 要：對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理，不僅是高校發(fā)展建設(shè)的要求，同時(shí)也是檔案管理的要求。隨著社會(huì)的發(fā)展，加強(qiáng)對(duì)高校檔案的信息化管理，對(duì)于建設(shè)高水平高校等，都具有非常重要的作用。本文在此基礎(chǔ)上，對(duì)我國(guó)高校當(dāng)前檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行研究，發(fā)現(xiàn)其中存在的問(wèn)題，同時(shí)提出具體的檔案信息化管理模式，希望能夠促進(jìn)我國(guó)高校檔案管理水平的提升，促進(jìn)我國(guó)高校的全面發(fā)展。

關(guān)鍵詞：高校;檔案信息化;重要性;管理模式

隨著我國(guó)教育事業(yè)的發(fā)展，以及人們對(duì)檔案管理要求的不斷提高，在當(dāng)前高校檔案管理工作中，加強(qiáng)對(duì)信息化的建設(shè)，不僅能夠提高檔案管理水平，同時(shí)也能夠促進(jìn)高校的發(fā)展，對(duì)于提高高校發(fā)展的質(zhì)量等，都能夠起到非常重要的作用。尤其在我國(guó)信息化水平不斷提高的情況下，加強(qiáng)對(duì)檔案的信息化管理，對(duì)管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，不僅是我國(guó)高校當(dāng)前檔案管理的要求，同時(shí)也能夠提高高校的管理水平，促進(jìn)我國(guó)高校的全面發(fā)展。因此，對(duì)我國(guó)高校檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行研究，同時(shí)提出具體的對(duì)策建議，希望能夠促進(jìn)我國(guó)高校檔案管理信息化模式的發(fā)展，提高我國(guó)高校檔案管理的水平。

一、高校檔案信息化管理的重要性

隨著我國(guó)教育事業(yè)的發(fā)展，在我國(guó)高校的建設(shè)過(guò)程中，加強(qiáng)對(duì)高校檔案管理的信息化發(fā)展，對(duì)于提高我國(guó)高校檔案管理的效率，促進(jìn)我國(guó)檔案管理模式的提升，方便人們對(duì)檔案的查找等，都具有非常重要的作用。結(jié)合我國(guó)當(dāng)前高校檔案管理的現(xiàn)狀，筆者將高校檔案的信息化管理的重要性，歸結(jié)為以下幾個(gè)方面：

1.有利于加強(qiáng)對(duì)檔案資源的利用

首先，加強(qiáng)對(duì)檔案的信息化管理，對(duì)檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，能夠提高我國(guó)高校對(duì)檔案資源的利用。在高校發(fā)展中通常會(huì)保存有大量的檔案資源，對(duì)高校各項(xiàng)職能的發(fā)揮以及開(kāi)展，都起著非常重要的作用，總的來(lái)說(shuō)高校效能化發(fā)展的好壞，將會(huì)在很大程度上，受到檔案整理效果的影響。而在我國(guó)信息化技術(shù)發(fā)展的背景下，加強(qiáng)對(duì)高校檔案的信息化管理，不論在信息化手段，還是在資源的應(yīng)用上，都具有相應(yīng)的外部條件。其次，在對(duì)高校檔案資源進(jìn)行整理的過(guò)程中，會(huì)將檔案中有利于學(xué)校發(fā)展的資源進(jìn)行歸納整合，對(duì)管理者決策的制定，能夠起到非常重要的參考作用，同時(shí)也能夠最大化地，使檔案信息資源得到有效利用。

2.有利于促進(jìn)檔案業(yè)務(wù)發(fā)展

加強(qiáng)對(duì)檔案的信息化管理模式的創(chuàng)新，也能夠促進(jìn)高校檔案業(yè)務(wù)的發(fā)展，提高高校檔案管理水平。在高校的發(fā)展過(guò)程中，對(duì)檔案業(yè)務(wù)的建設(shè)有一定的要求，不僅要發(fā)展好高校當(dāng)前的任務(wù)，同時(shí)還需要加強(qiáng)高校檔案業(yè)務(wù)的開(kāi)展。在高校檔案的管理過(guò)程中，相關(guān)的檔案資源首先需要形成相應(yīng)的文件或者文書(shū)的形式，隨后這些資源會(huì)被移交給相關(guān)的檔案管理機(jī)構(gòu)，對(duì)這些資源進(jìn)行統(tǒng)一、有序的整理。同時(shí)還需要注重提高檔案管理的質(zhì)量，以及檔案信息化管理模式的應(yīng)用，在整理過(guò)程中如果發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題，需要對(duì)檔案進(jìn)行修復(fù)整理。

3.有利于確保檔案工作的良性運(yùn)行

在高校檔案管理過(guò)程中，對(duì)信息化模式進(jìn)行探討，也有利于確保檔案工作的良性運(yùn)行。高校檔案整理工作，其主要內(nèi)容是將相關(guān)檔案進(jìn)行搜集，通過(guò)一定的順序進(jìn)行排列，以方便日后進(jìn)行相應(yīng)的查找，這些都有利于促進(jìn)檔案工作的良性發(fā)展。比如，在平常的檔案整理過(guò)程中，我們會(huì)對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)化的整理與編排，為檔案的多元化檢索提供了依據(jù)。從我國(guó)當(dāng)前高校檔案的管理現(xiàn)狀能夠看出，有效的檔案整理在一定程度上，促進(jìn)了我國(guó)高校檔案工作的良性運(yùn)行發(fā)展。

二、高校檔案信息化管理模式中存在的問(wèn)題

隨著在我國(guó)高校的發(fā)展，人們對(duì)高校檔案的信息化發(fā)展，已經(jīng)表現(xiàn)出了足夠的興趣，但是在實(shí)際的檔案信息化管理過(guò)程中，人們?cè)谛畔⒒椒ǖ膽?yīng)用，以及所取得的效果等方面，都有一定的欠缺，需要采取有效的措施進(jìn)行改進(jìn)。筆者對(duì)我國(guó)高校檔案管理工作進(jìn)行研究后，將高校檔案信息化管理模式中，存在的問(wèn)題歸結(jié)為以下幾個(gè)方面：

1.檔案管理人員的素質(zhì)有待提升

從我國(guó)當(dāng)前高校檔案管理人員的情況來(lái)看，大多數(shù)檔案管理人員，其文化水平都相對(duì)較低。在我國(guó)高校檔案信息化模式的建設(shè)過(guò)程中，工作人員是其中存在的問(wèn)題之一，比如，人員素質(zhì)偏低，給高校檔案的信息化管理工作帶來(lái)了相應(yīng)的影響。這些問(wèn)題主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：首先，在高校新招收的檔案管理人員中，普遍存在著學(xué)歷較低的現(xiàn)象，這些人員對(duì)檔案管理的熱度不夠。其次，受到傳統(tǒng)檔案管理方法的影響，工作效率低下，工作時(shí)間較長(zhǎng)。更重要的是在檔案的管理過(guò)程中，非常容易出現(xiàn)檔案的損毀乃至于丟失的現(xiàn)象。

2.高校檔案信息化管理水平相對(duì)較低

從我國(guó)高校當(dāng)前檔案管理的情況來(lái)看，在信息化模式的應(yīng)用上，還存在著管理水平相對(duì)較低的現(xiàn)象。雖然在實(shí)際的檔案管理過(guò)程中，人們已經(jīng)能夠加強(qiáng)對(duì)信息化手段的應(yīng)用，來(lái)促進(jìn)高校檔案信息化模式的發(fā)展，但是在發(fā)展水平上，仍然有待提升。隨著我國(guó)高校檔案管理事業(yè)的發(fā)展，很多新方法以及新技術(shù)逐漸應(yīng)用到檔案的管理過(guò)程中，但是從整體上來(lái)看，我國(guó)高校檔案管理中的信息化水平仍然偏低，極大地影響到了檔案管理的效率。比如，在一些蓋有公章的檔案中，除了要進(jìn)行紙質(zhì)版的文書(shū)檔案整理工作，還需要形成相應(yīng)的電子檔進(jìn)行保存，但是我國(guó)目前對(duì)電子檔使用的較少，而紙質(zhì)版使用的則較多，信息化程度仍然欠缺。

3.檔案管理不夠規(guī)范，信息化手段應(yīng)用較少

高校對(duì)檔案管理仍然存在著不規(guī)范的現(xiàn)象，同時(shí)在信息化手段上也應(yīng)用較少。一些高校甚至都沒(méi)有使用信息化設(shè)備以及手段，來(lái)對(duì)高校檔案進(jìn)行信息化建設(shè)。因此，在我國(guó)高校檔案管理過(guò)程中，普遍存在整理不規(guī)范現(xiàn)象，比如，收發(fā)不及時(shí)、檔案的完整性以及準(zhǔn)確性無(wú)法得到保證等。同時(shí)在立卷歸檔過(guò)程中，沒(méi)有嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)規(guī)章制度，使得以后對(duì)檔案的調(diào)閱難度較大，這些問(wèn)題都對(duì)我國(guó)高校檔案的整理工作帶來(lái)了不利影響，不利于我國(guó)高校檔案管理信息化模式的建設(shè)與發(fā)展。

三、提升我國(guó)高校檔案信息化管理模式的方法和措施

通過(guò)上面的研究能夠看出，在高校的檔案管理過(guò)程中，采用信息化的模式，加強(qiáng)檔案的管理，能夠有效提高檔案管理的效率，方便人們對(duì)檔案的查找。雖然在高校檔案管理過(guò)程中，人們已經(jīng)采用了信息化的方法，對(duì)信息化管理模式進(jìn)行了探討，但是仍然存在著相應(yīng)的問(wèn)題。因此筆者總結(jié)了以下方法和措施，希望能夠提升我國(guó)高校檔案信息化管理模式的發(fā)展。

1.提高檔案管理人員的素質(zhì)

在我國(guó)高校檔案的信息化管理過(guò)程中，人們需要提高檔案管理人員的素質(zhì)，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，提高他們的業(yè)務(wù)技能，促進(jìn)檔案管理人員的全面發(fā)展。從上文的分析中能夠得知，高校檔案管理人員的素質(zhì)，是影響檔案管理效率的重要因素，因此高校需要不斷提升檔案整理人員的素質(zhì)，提高他們的技能，加強(qiáng)對(duì)檔案整理人員的培訓(xùn)教育。嚴(yán)把進(jìn)口關(guān)，不斷招收素質(zhì)較高，業(yè)務(wù)能力過(guò)硬的檔案管理人員。只有不斷提高我國(guó)檔案管理人員的素質(zhì)，才能促進(jìn)我國(guó)檔案管理工作的有序進(jìn)行。

2.加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息技術(shù)的應(yīng)用

在高校檔案的信息化管理過(guò)程中，我們還需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化技術(shù)的應(yīng)用。比如，高校可以引進(jìn)更多的信息化設(shè)備，在檔案的管理過(guò)程中，加強(qiáng)對(duì)信息化的滲透。高校檔案管理工作需要與時(shí)俱進(jìn)，不斷應(yīng)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，來(lái)促進(jìn)高校檔案的整理工作，加強(qiáng)對(duì)檔案的管理，使得檔案管理工作能夠朝著信息化以及電子化方向發(fā)展。必要的資金投入必不可少，高校需要加大對(duì)檔案信息化管理工作的資金投入。

3.提升檔案管理的規(guī)范程度

在高校檔案的信息化模式發(fā)展過(guò)程中，我們還需要不斷提升檔案管理的規(guī)范程度。在高校日常的檔案管理過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)整理不規(guī)范現(xiàn)象，使得后期對(duì)檔案的查詢(xún)難度較大，甚至?xí)霈F(xiàn)因?yàn)椴灰?guī)范，而導(dǎo)致檔案損毀的現(xiàn)象。因此，高校需要加強(qiáng)對(duì)檔案整理規(guī)范的管理，不斷促進(jìn)立卷歸檔科學(xué)化。在檔案的管理過(guò)程中，做好防火、防盜以及防潮等方面的保護(hù)。同時(shí)也需要定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決存在的問(wèn)題。從我國(guó)高校檔案管理的情況來(lái)看，大多數(shù)學(xué)校已經(jīng)制定了相應(yīng)的規(guī)章制度，對(duì)檔案進(jìn)行管理。但是在信息化模式方面，仍然存在這方面的問(wèn)題，需要進(jìn)行規(guī)范。

四、總結(jié)

在高校檔案管理過(guò)程中，采用信息化的方法，來(lái)加強(qiáng)高校信息化模式的發(fā)展，既是我國(guó)教育事業(yè)發(fā)展的要求，同時(shí)也是提高我國(guó)高校檔案管理水平，提高高校發(fā)展的途徑。所以我們需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，提高他們的業(yè)務(wù)技能，促進(jìn)我國(guó)高校檔案信息化模式的發(fā)展。

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[3]楊志光.高校招標(biāo)檔案信息化管理模式構(gòu)建研究[J].人力資源管理，2018

（作者單位：焦作師范高等專(zhuān)科學(xué)校）