初探干部人事檔案管理和材料快速歸檔

韓冰 韓超

摘 要：隨著社會的不斷發(fā)展，檔案的數(shù)量在不斷增加，如果由于管理不當(dāng)，會出現(xiàn)一些檔案損壞的現(xiàn)象，因此就需要用一種新的方法將檔案可以長期有效的保存下去。在單位中，檔案管理的作用更加重要，要盡量避免出現(xiàn)職工檔案記錄不同，否則，將對辦理退休等工作增加困難。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案;檔案管理;材料快速歸檔

一、干部人事檔案管理的意義

干部人事檔案管理工作是檔案建設(shè)的基礎(chǔ)工作之一，是對收集的每位干部的檔案材料進(jìn)行鑒別、分類、排序、編目、技術(shù)加工以及裝訂成卷，并且在此基礎(chǔ)上，不斷地對檔案內(nèi)容進(jìn)行完善補(bǔ)充的工作。干部人事檔案管理是檔案建設(shè)中一個重要的環(huán)節(jié)，其程序也相對比較復(fù)雜。做好干部人事檔案管理工作對我國檔案事業(yè)的發(fā)展具有極其深遠(yuǎn)的促進(jìn)作用。有效加強(qiáng)干部人事檔案的管理工作，能夠大大提升工作效率，減輕工作人員的工作壓力。我國干部人事檔案管理涉及到政府工作的各個方面，因此，在開展這項(xiàng)工作時(shí)，投入了大量的資金，更換新設(shè)備，利用先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)，提升效率，降低人員以及資金的投入。干部人事檔案的管理也影響著我國對于干部的選拔，其不僅關(guān)系著國家的全方面建設(shè)，也是我國挖掘人才的重要途徑。還是維護(hù)我國政府工作正常進(jìn)行的重要環(huán)節(jié)，檔案出現(xiàn)紕漏，就會出現(xiàn)更改個人履歷、修改檔案、美化檔案，這樣極不利于進(jìn)行工作監(jiān)督，嚴(yán)重的還會直接影響到我國政治安全。因此，檔案管理工作人員要確保對人事檔案進(jìn)行科學(xué)的管理，利用合理的規(guī)章制度，保證檔案的安全性與真實(shí)性。

二、干部人事檔案管理存在的問題

檔案管理工作的目的就是要在實(shí)際中發(fā)揮檔案的作用。干部檔案是我國人事檔案的主要部分，隨著社會的不斷進(jìn)步，檔案管理工作也要緊跟時(shí)代潮流。目前，已經(jīng)增加了干部考核、干部任免以及薪資情況等等很多項(xiàng)內(nèi)容，檔案的重要性隨著時(shí)代的進(jìn)步也越來越被人們重視。但是檔案的管理工作仍然存在著諸多問題，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：其一，相關(guān)材料不完整。檔案管理工作的重點(diǎn)就是材料，材料也是檔案工作可以正常展開的前提基礎(chǔ)。人事檔案能全方面的反應(yīng)一個人的品性與素養(yǎng)。其二，真實(shí)性欠缺。人事檔案的真實(shí)性能夠正確反映一個人的過去，是人事檔案存在的前提，如果出現(xiàn)檔案材料內(nèi)容失真的情況，很容易造成嚴(yán)重的后果。其三，管理工作人員的水平不足。很多單位的檔案管理人員隊(duì)伍的整體水平還是有所欠缺，他們的專業(yè)知識比較匱乏，理論水平相對較低。其四，領(lǐng)導(dǎo)干部不重視檔案管理工作。有些單位的領(lǐng)導(dǎo)不了解檔案管理工作，不能正確的認(rèn)識檔案管理工作的重要性，認(rèn)為干部人事檔案只是簡單地收集干部的人事材料，對整個單位的進(jìn)步?jīng)]有具體的幫助，這是一個極其錯誤的認(rèn)識。在進(jìn)行干部的選拔時(shí)，只憑借印象以及主觀感受，不查閱其人事檔案，不能全方面的了解干部的品德以及才能、業(yè)績等方面，這對于單位的影響是極其深遠(yuǎn)的。其五，檔案管理制度的欠缺。單位都有著自己的規(guī)章制度，但一般只是流于表面形式，不能很嚴(yán)格的按照制度去執(zhí)行，這就容易給別有用心的人鉆空子，假冒檔案材料甚至私改檔案的現(xiàn)象就會發(fā)生，對于以后的管理上有很大的影響，無法實(shí)現(xiàn)干部人事檔案的真實(shí)價(jià)值。其六，群眾的檔案意識薄弱。雖然社會正在迅速發(fā)展，人們對于檔案的意識也在逐步加強(qiáng)，但是仍然有人對檔案漠不關(guān)心，認(rèn)為有單位在進(jìn)行檔案管理，和自己沒有什么關(guān)系，這是一種極其錯誤的認(rèn)識。如果自己不關(guān)心檔案的管理，對檔案管理工作不積極配合，出現(xiàn)檔案丟失的情況，這對個人以后檔案的應(yīng)用是非常具有影響的，甚至是對自己的前途都有著極大的影響。

三、加強(qiáng)干部人事檔案管理的措施

隨著社會的發(fā)展，干部人事檔案在反映干部的整體素質(zhì)、干部選拔、干部任免以及薪資情況方面也可以提供強(qiáng)有力的根據(jù)，還能夠?yàn)榫幨穫饔浀炔块T提供真實(shí)有效的歷史材料。要讓干部人事檔案更好的發(fā)揮作用，與時(shí)俱進(jìn)，就要做到以下幾個方面：第一，加強(qiáng)全民檔案意識。要加強(qiáng)群眾的檔案意識，這樣才能更好地促進(jìn)我國檔案事業(yè)的進(jìn)步。加強(qiáng)全民檔案意識，尤其是領(lǐng)導(dǎo)人員，對于促進(jìn)我國檔案事業(yè)的發(fā)展是極為具有影響力的。首先，要認(rèn)真貫徹落實(shí)黨和國家頒布的《檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》這兩項(xiàng)法律法規(guī)，更要對檔案相關(guān)的法律體系進(jìn)行完善。在現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程中，法律是加強(qiáng)全民檔案意識的最有利武器，只有加強(qiáng)法律法規(guī)、完善檔案相關(guān)的法律體系，才能夠有效的加強(qiáng)全社會的檔案意識，才能夠全面規(guī)范檔案管理工作，行之有效的促進(jìn)檔案管理事業(yè)的長期發(fā)展。第二，加強(qiáng)職能部門的責(zé)任意識。干部檔案的權(quán)威性體現(xiàn)在其真實(shí)有效，真實(shí)性也是檔案管理工作存在的重要基礎(chǔ)，要充分保障其真實(shí)有效才是整個檔案管理工作中的重點(diǎn)，也是干部檔案管理部門的職責(zé)所在。因此，檔案管理部門的責(zé)任意識會直接影響干部檔案材料的真實(shí)性，要維護(hù)干部人事檔案，保證其不受任何形式的影響。干部人事檔案材料問題的出現(xiàn)離不開檔案管理部門工作的原因，如果存在部分檔案沒有歸檔，或者是檔案材料尚不完整的情況，這就是檔案管理部門責(zé)任意識不強(qiáng)的問題。干部人事檔案的材料來源于檔案管理部門，在這種前提下，加強(qiáng)職能部門的檔案管理責(zé)任意識就是保證檔案材料真實(shí)有效的重要前提，當(dāng)然，職能部門的干部更要對其責(zé)任意識予以加強(qiáng)，樹立好正確的榜樣，從自身做起，增強(qiáng)整個職能部門在檔案管理工作中的責(zé)任意識。第三，要充分加強(qiáng)自身建設(shè)。隨著新時(shí)代的到來，干部人事檔案管理工作更加需要全社會共同努力。在這個過程中，首先，檔案管理工作人員要加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，干部檔案管理工作具有很強(qiáng)的政治性，這就要求檔案管理工作人員在工作中充分運(yùn)用先進(jìn)的觀點(diǎn)和方法，在貫徹落實(shí)黨和國家的干部路線以及方針政策的同時(shí)，加強(qiáng)指導(dǎo)工作實(shí)踐。檔案管理工作人員要加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，盡可能的提高自身的職業(yè)素養(yǎng)與思想覺悟，樹立科學(xué)的人生觀、價(jià)值觀和世界觀，盡管檔案管理工作極為復(fù)雜，但是依然要排除干擾，爭取為我國的檔案管理事業(yè)做出貢獻(xiàn)。

干部檔案管理是一門綜合性的業(yè)務(wù)，其涉及范圍非常廣泛，不僅需要有檔案管理的專業(yè)知識，還要求檔案管理工作人員對歷史知識、人事管理以及情報(bào)學(xué)、系統(tǒng)學(xué)，甚至是計(jì)算機(jī)技術(shù)都要有所了解掌握，這就為檔案管理工作奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。因此，在檔案管理工作中，工作人員要進(jìn)行全方面的學(xué)習(xí)與進(jìn)步，跟隨時(shí)代的腳步掌握最科學(xué)的管理方法。要努力學(xué)習(xí)，擴(kuò)展自己的知識面，掌握現(xiàn)代化的新興技術(shù)，要形成創(chuàng)新意識，培養(yǎng)自己的創(chuàng)新能力，從根本上做出改變，拋棄一切不符合當(dāng)代社會發(fā)展的思維與觀念，從而更加行之有效地進(jìn)行干部人事檔案管理工作。第四，運(yùn)用現(xiàn)代化的管理理念正確并且科學(xué)的管理干部人事檔案。信息化是現(xiàn)代社會發(fā)展的必然結(jié)果，因此，管理干部人事檔案也要學(xué)會運(yùn)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)。干部檔案是干部的真實(shí)信息，這對于干部的升遷以及評定都是有著極為重要的作用，甚至可以說是影響干部的一生也不為過。干部檔案就相當(dāng)于一個人才信息庫，要合理的運(yùn)用這個資源庫，就要極為有效的進(jìn)行干部人事檔案的管理工作，在最大程度上發(fā)揮作用，獲得最大程度的收益。檔案管理部門要提高自身的工作效率以及準(zhǔn)確性，在傳達(dá)信息工作方面，要做到及時(shí)有效，這對于提高干部人事檔案管理工作的效率極為有效。第五，完善檔案管理制度。在檔案管理日益重要的今天，要建立健全干部人事檔案管理的規(guī)章制度，要對檔案的歸檔有明確的標(biāo)準(zhǔn)，對檔案的借閱以及保密工作都要有其具體的規(guī)定和條例，努力完善檔案管理工作中的各項(xiàng)制度，要嚴(yán)格的把控檔案管理工作，保證干部人事檔案管理工作能夠井然有序的進(jìn)行。

四、結(jié)束語

總而言之，在新時(shí)代的背景下，干部人事檔案管理工作仍然面臨工作人員意識不足、對檔案的使用效率低下以及工作人員的配備不足等問題。因此，干部人事檔案管理工作應(yīng)該繼續(xù)完善，提高從業(yè)人員的個人職業(yè)素養(yǎng)，在保障檔案具有真實(shí)性的情況下，完善人事檔案管理所需要的各種軟硬件設(shè)備，促進(jìn)干部人事檔案管理工作向著現(xiàn)代化進(jìn)程發(fā)展。

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（作者單位：1.山西省疾病預(yù)防控制中心2.山西旅游職業(yè)學(xué)院）