基于數(shù)字化檔案信息資源大數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的探討

余群云

摘 要：目前，我國(guó)各行各業(yè)的發(fā)展都趨于數(shù)據(jù)化管理，擁有屬于自己的數(shù)據(jù)庫(kù)。那么如何快速、高效、統(tǒng)一的對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行管理就成為了一個(gè)重要的問題，數(shù)字化檔案信息資源大數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的必要性也由此體現(xiàn)。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化;信息資源;大數(shù)據(jù)庫(kù);建設(shè)

以計(jì)算機(jī)為主的數(shù)據(jù)時(shí)代、云端計(jì)算技術(shù)等數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展已經(jīng)達(dá)到了相對(duì)成熟的階段。建設(shè)數(shù)字化檔案信息資源大數(shù)據(jù)庫(kù)為數(shù)字化檔案的管理提供了平臺(tái)。但是，現(xiàn)階段我國(guó)的檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)的管理水平不高，存在著很多問題，所以基于數(shù)字化檔案信息資源加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)很有必要的。

一、數(shù)字化檔案信息資源大數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的原因

1.政府部門的大力支持

近年來，隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，產(chǎn)生的數(shù)據(jù)及檔案信息也越來越多。無紙化的辦公方式出現(xiàn)了很多電子信息檔案，這些檔案不論是對(duì)單位發(fā)展還是國(guó)家經(jīng)濟(jì)的發(fā)展都有著很重要的影響，這種信息檔案也成為了檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)的主要來源。同時(shí)，多種數(shù)據(jù)庫(kù)的建立也為建設(shè)大數(shù)據(jù)庫(kù)提供了發(fā)展基礎(chǔ)。

2.大量數(shù)字化信息待整合

數(shù)字化檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)建立的目的主要是為我國(guó)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展和資料數(shù)據(jù)收集做后盾，但是，目前我國(guó)資源數(shù)據(jù)庫(kù)的現(xiàn)狀是大量的檔案信息及數(shù)據(jù)信息的入庫(kù)工作、分配工作等還沒有完成，實(shí)現(xiàn)資源整合及數(shù)據(jù)庫(kù)統(tǒng)一管理還需要一定的時(shí)間。因此，管理部門有必要對(duì)信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)的建立實(shí)施全方位的監(jiān)控，并定期根據(jù)其發(fā)展情況提出符合形勢(shì)的建設(shè)目標(biāo)，以此作為數(shù)據(jù)庫(kù)建立的動(dòng)力和更高標(biāo)準(zhǔn)。

3.云端處理技術(shù)的出現(xiàn)為數(shù)據(jù)庫(kù)的建立提供了技術(shù)支持

云端處理技術(shù)是信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)建立的核心技術(shù)，它能夠更快、更準(zhǔn)確的對(duì)信息資源進(jìn)行分配、管理和分析等。自2006年云端處理技術(shù)出現(xiàn)至現(xiàn)在，其技術(shù)發(fā)展程度已經(jīng)十分成熟，該技術(shù)的引用對(duì)我國(guó)資源數(shù)據(jù)庫(kù)的建立起到了舉足輕重的作用。

4.國(guó)家對(duì)“大檔案”概念的推進(jìn)

自2011年以來，國(guó)家檔案局局長(zhǎng)在各大會(huì)議上不斷強(qiáng)調(diào)加強(qiáng)“大檔案”概念。所謂“大檔案”就是指檔案管理工作一體化，加強(qiáng)建立檔案管理體系。檔案不只是包括富有歷史足跡的讀物及實(shí)物等，還包括前文提到的計(jì)算機(jī)辦公的海量電子檔案。這些信息資源的管理難度以及“大檔案”概念的推進(jìn)使得我國(guó)信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)的建立成為必然。

二、數(shù)字化檔案信息資源大數(shù)據(jù)庫(kù)發(fā)展存在的問題

1.管理方式及思想過于保守

數(shù)字化信息資源大數(shù)據(jù)庫(kù)的建立及實(shí)施需要經(jīng)過文件流動(dòng)及轉(zhuǎn)出環(huán)節(jié)。按照國(guó)家檔案管理?xiàng)l例這些文件在規(guī)定范圍內(nèi)的流動(dòng)是允許的，但是一些檔案管理人員的思想過于保守，認(rèn)為其不能對(duì)外公布流通，甚至?xí)?dān)心在流通過程中資料會(huì)遺失等問題。這就造成延遲了數(shù)據(jù)庫(kù)檔案信息整合的時(shí)間，最終有可能導(dǎo)致數(shù)字化大數(shù)據(jù)庫(kù)的信息缺失。

2.信息資源泄密事件頻發(fā)

根據(jù)不同類型的檔案其保密程度及價(jià)值是有明確的規(guī)定。但是，目前由于系統(tǒng)管理步驟出現(xiàn)漏洞就會(huì)出現(xiàn)被有心人竊取機(jī)密文件的事情，這種情況如果沒有得到控制，將會(huì)給單位發(fā)展甚至國(guó)家的發(fā)展帶來極大的影響。為了確保這些檔案信息移交過程中不被泄露，需要有關(guān)部門及檔案管理人員對(duì)數(shù)字化信息管理系統(tǒng)做好嚴(yán)謹(jǐn)?shù)谋９艽胧?/p>

3.對(duì)于資源信息的管理及標(biāo)準(zhǔn)不明確

一方面，數(shù)字化檔案信息的管理剛剛起步，其發(fā)展還尚未成熟，依然處于不斷優(yōu)化完善的過程中。管理部門對(duì)于檔案信息的數(shù)字化管理方面還沒有十分明確的標(biāo)準(zhǔn)。另一方面，多種數(shù)據(jù)庫(kù)模式的出現(xiàn)使大數(shù)據(jù)庫(kù)的建立及管理難度都有所增加，因此更需要有一個(gè)明確的標(biāo)準(zhǔn)。如果大數(shù)據(jù)庫(kù)長(zhǎng)時(shí)間沒有固定的發(fā)展標(biāo)準(zhǔn)及整合準(zhǔn)則，不僅其便捷、迅速的功能得不到體現(xiàn)，大數(shù)據(jù)庫(kù)作用的發(fā)揮也會(huì)受到影響，這將是對(duì)國(guó)家資金投入的浪費(fèi)。

4.領(lǐng)導(dǎo)層數(shù)據(jù)信息管理意識(shí)薄弱

數(shù)字化大數(shù)據(jù)庫(kù)建立時(shí)間很短，所以有些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)這一項(xiàng)目的實(shí)施及管理思路還不是十分清楚，處于迷茫狀態(tài)，甚至有些領(lǐng)導(dǎo)思想觀念還停留在傳統(tǒng)檔案資料的管理方式上，認(rèn)為大數(shù)據(jù)庫(kù)的資料管理模式是不安全、不科學(xué)、不可信的。這樣的思想意識(shí)就導(dǎo)致在管理和建設(shè)過程中產(chǎn)生歧義，遇到各種問題得不到及時(shí)解決，對(duì)于數(shù)字化大數(shù)據(jù)庫(kù)的建立和發(fā)展都是十分的不利。

三、加快數(shù)字化檔案信息資源大數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的措施

1.加強(qiáng)對(duì)“大檔案”概念的宣傳與推廣

數(shù)字化檔案信息資源大數(shù)據(jù)庫(kù)的建立使得傳統(tǒng)的檔案管理模式被打破，并且其建立時(shí)間短。很多相關(guān)人員對(duì)數(shù)字化大數(shù)據(jù)庫(kù)的運(yùn)行和工作模式還不是十分了解，對(duì)于“大檔案”的概念也沒有貫徹落實(shí)。所以現(xiàn)階段來說，相關(guān)工作人員應(yīng)提高自己的思想意識(shí)，與時(shí)俱進(jìn)，有關(guān)部門還可以組織大數(shù)據(jù)庫(kù)工作人員及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)層深入學(xué)習(xí)“大檔案”概念，將“大檔案”概念深刻地貫徹進(jìn)自己的工作準(zhǔn)則和標(biāo)準(zhǔn)中。嚴(yán)格把控檔案信息在移交過程中的各項(xiàng)工作事宜，以豐富完善數(shù)字化檔案信息大數(shù)據(jù)庫(kù)為標(biāo)準(zhǔn)，切實(shí)出發(fā)，在工作人員中加大對(duì)“大檔案”的宣傳力度。

2.加強(qiáng)對(duì)防泄密知識(shí)的學(xué)習(xí)

對(duì)涉及機(jī)密或具有保密價(jià)值內(nèi)容的檔案，其管理的核心標(biāo)準(zhǔn)就是保證資料的安全性和完整性。所以，為了達(dá)到這一目的并保證企業(yè)及國(guó)家的經(jīng)濟(jì)發(fā)展不受影響，就要求檔案管理人員及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)層有很高的保密意識(shí)和防范意識(shí)。這種意識(shí)除了要在思想和行動(dòng)上落實(shí)以外，由于資料管理的復(fù)雜性還需要各管理部門加強(qiáng)配合，在加強(qiáng)員工保密意識(shí)、防范意識(shí)和防泄漏知識(shí)學(xué)習(xí)等方面刻不容緩。各企業(yè)內(nèi)部及政府相關(guān)部分可以組織有關(guān)工作人員進(jìn)行防泄密知識(shí)及安全意識(shí)的培訓(xùn)，或者建立分組制度，每個(gè)小組由不同部門的人組成，并且包含一名監(jiān)督小組長(zhǎng)，實(shí)行小組企業(yè)化管理。

此外，政府管理部門可以加大對(duì)檔案管理設(shè)備的扶持和資金投入力度，例如，在資料存儲(chǔ)這一環(huán)節(jié)，政府可以為其購(gòu)進(jìn)先進(jìn)的存儲(chǔ)設(shè)備或者引進(jìn)物理隔離技術(shù)。值得注意的是，他國(guó)引進(jìn)的資料管理技術(shù)對(duì)于我國(guó)來說不一定是完全適用的，所以需要進(jìn)一步優(yōu)化和完善，這樣才能在基礎(chǔ)的環(huán)節(jié)減少資料遺漏、丟失的可能性。

3.完善并優(yōu)化數(shù)字化檔案信息資源數(shù)據(jù)系統(tǒng)

近年來，國(guó)家檔案局針對(duì)檔案管理出臺(tái)了很多相關(guān)的文件，并已經(jīng)逐步開始執(zhí)行。但是由于我國(guó)數(shù)字化發(fā)展時(shí)間較短，所以在數(shù)字化技術(shù)、思想方面存在很多欠缺，其檔案信息資源系統(tǒng)的發(fā)展尚未成熟，在發(fā)展過程中存在很多的問題。前文提到，在數(shù)字化大數(shù)據(jù)庫(kù)的管理模式下如果沒有完善的信息管理系統(tǒng)，那么該數(shù)據(jù)系統(tǒng)的建立過程及實(shí)施過程也不會(huì)很順利。現(xiàn)階段，我國(guó)及各級(jí)政府已經(jīng)開始以數(shù)字化大數(shù)據(jù)庫(kù)為中心對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，這樣的層層連接、環(huán)環(huán)相扣的管理模式對(duì)數(shù)字化大數(shù)據(jù)庫(kù)的建立及發(fā)展起到了十分重要的作用，由此，完善并優(yōu)化數(shù)字化檔案信息資源數(shù)據(jù)系統(tǒng)對(duì)于數(shù)據(jù)庫(kù)的發(fā)展的影響也是尤為重要的。另外，除了政府管理層面，在檔案管理的有關(guān)部門及企業(yè)內(nèi)部更需要不斷地總結(jié)、反思和優(yōu)化。

4.明確數(shù)字化大數(shù)據(jù)庫(kù)的建立和發(fā)展標(biāo)準(zhǔn)

明確數(shù)字化大數(shù)據(jù)庫(kù)的建立和發(fā)展標(biāo)準(zhǔn)是保證數(shù)字化檔案信息資源大數(shù)據(jù)庫(kù)順利發(fā)展的重要一步。雖然，國(guó)家及各級(jí)政府相繼出臺(tái)了很多關(guān)于這一方面的文件，但是這些文件大多涉及到關(guān)于機(jī)密檔案管理及資料泄露等法律方面的問題，關(guān)于檔案管理標(biāo)準(zhǔn)及數(shù)據(jù)庫(kù)運(yùn)行和管理標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范只是寥寥幾句，這樣的規(guī)范模式不僅反映了我國(guó)在信息資料管理大數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)方面的管理欠缺，也很容易使系統(tǒng)運(yùn)行及管理人員出現(xiàn)亂操作、濫操作等情況。所以在這一方面，管理部門沒有在根本上給予數(shù)字化大數(shù)據(jù)庫(kù)發(fā)展的具體標(biāo)準(zhǔn)，這就造成了各級(jí)管理部門之間關(guān)于數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理方面的要求參差不一。相關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)統(tǒng)一制定并明確該系統(tǒng)發(fā)展的線路，并指明每一階段所要實(shí)現(xiàn)的目的和發(fā)展方向，國(guó)家出臺(tái)明確的管理標(biāo)準(zhǔn)。這樣才能使得數(shù)字化檔案信息大數(shù)據(jù)庫(kù)的發(fā)展步入正軌。

四、結(jié)束語(yǔ)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代到來的今天，數(shù)字化檔案信息大數(shù)據(jù)庫(kù)的出現(xiàn)是一種必然，其發(fā)展擁有相對(duì)成熟的云端處理技術(shù)以及豐富的資料庫(kù)作為物質(zhì)基礎(chǔ)。相信在政府相關(guān)部門多方規(guī)范下，數(shù)字化檔案信息資源大數(shù)據(jù)庫(kù)的發(fā)展一定能夠取得很大的進(jìn)展。在發(fā)展過程中，檔案管理部門一定要注意該數(shù)據(jù)庫(kù)在發(fā)展過程中出現(xiàn)的問題并及時(shí)解決，逐步優(yōu)化，這樣檔案信息大數(shù)據(jù)庫(kù)的發(fā)展才能更加順利。

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（作者單位：江西廣播電視大學(xué)）