新形勢下機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題及對策

李艷利

【摘要】人事檔案管理工作是機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理工作的重要內(nèi)容，也是推動機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展的關(guān)鍵。然而在新形勢下，受到各個方面因素的影響，機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作仍然存在眾多問題?；诖耍疚膶π滦蝿菹聶C(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題進(jìn)行分析，并針對性地提出解決的對策。

【關(guān)鍵詞】新形勢;機(jī)關(guān)事業(yè)單位;人事檔案管理;問題;對策

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理工作，主要是針對機(jī)關(guān)事業(yè)在各項工作與業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生的人事檔案進(jìn)行管理，其檔案內(nèi)容包括所有人員的年齡、教育程度、技能水平、支撐、業(yè)績與考核等各個方面，對機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展具有重要的作用。因此，在新形勢下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位必須加強(qiáng)人事檔案管理工作，進(jìn)一步推進(jìn)人事檔案管理的水平，促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展。

一、新形勢下機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理的重要性

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理是一項較為復(fù)雜且龐大的工作，在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中職工檔案的形成和整理是參照黨的干部政策、培養(yǎng)和選用中形成的，這些檔案記錄不僅記錄了干部職工的基本信息，還包括了干部職工獲得的榮譽(yù)、技能水平、業(yè)績考核以及工作能力等。而人事管理部門作為機(jī)關(guān)事業(yè)單位組織機(jī)構(gòu)中的一部分，通過加強(qiáng)人事檔案管理工作，認(rèn)真分析人事檔案的信息，可以充分對機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)干部職工的認(rèn)識和了解，而且為后續(xù)的培養(yǎng)以及素質(zhì)提升工作奠定良好的基礎(chǔ)。此外，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理工作的強(qiáng)度并不亞于其他企業(yè)單位，這是因為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事檔案需要進(jìn)行嚴(yán)密的保管，并且專業(yè)性極強(qiáng)，需要經(jīng)過層層審批，其關(guān)乎著黨和國家干部的工作，同時也是國家檔案工作重要部分。因此，需要高度重視機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事管理工作，貫徹黨的干部路線、方針和政策，同時還要在不斷的實踐工作中及時發(fā)現(xiàn)問題和解決問題，促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作與時俱進(jìn)，提升管理的水平，保證機(jī)關(guān)事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展，繼而為社會主義現(xiàn)代化事業(yè)建設(shè)服務(wù)。

二、新形勢下機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題

新形勢下，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步與發(fā)展，在各行業(yè)中掀起了改革大潮，機(jī)關(guān)事業(yè)單位同樣也不例外。其中，在人事檔案管理工作中做出了相應(yīng)調(diào)整，促使人事檔案管理更加趨向于制度化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)行。但是，機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理在改革實踐過程中仍然存在許多問題。具體為以下幾個方面：

（一）對人事檔案管理工作不重視。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中，人事檔案管理的性質(zhì)決定了這項工作存在復(fù)雜性和瑣碎性，并且人事檔案管理工作是一項長期的工作，所體現(xiàn)的業(yè)績水平比較不明顯。因此，部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理人員并不重視這項工作，對人事檔案管理的重要性認(rèn)識也不夠，在進(jìn)行人事檔案管理時只是簡單地記錄、整理和抄寫，并未將人事檔案管理工作放置日常的機(jī)關(guān)事務(wù)當(dāng)中。由于人事檔案管理的意識不強(qiáng)，形成了自上而下的忽視人事檔案管理的氛圍，使得人事檔案管理人員的工作積極性降低，人事檔案管理混亂，這很大程度上降低了機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作的順利開展，不利于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的建設(shè)。

（二）人事檔案管理制度未完善。完善的人事檔案管理制度是檔案管理部門做好人事檔案管理的基礎(chǔ)，通過人事檔案管理制度可以有效規(guī)范檔案管理部門在進(jìn)行人事檔案管理工作的行為，促使機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作趨向于規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和合理化。但是，目前在大多數(shù)的機(jī)關(guān)事業(yè)單位中，其人事檔案管理制度還未完善，導(dǎo)致檔案管理部門在進(jìn)行人事檔案管理時無法參照相應(yīng)的制度進(jìn)行，使得人事檔案管理混亂。比如在檔案信息在收集時沒有明確的收集范圍，或者沒有按照相應(yīng)的管理原則對檔案進(jìn)行整理和保存。有的機(jī)關(guān)事業(yè)單位即使制定了相應(yīng)的人事檔案管理制度，但是其制度執(zhí)行能力并不強(qiáng)，在日常管理工作中并沒有參照管理制度進(jìn)行，存在人事檔案管理隨意性較強(qiáng)的問題，這很大程度地影響了后續(xù)人事檔案管理工作的順利進(jìn)行。

（三）人事檔案管理信息化水平不高。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，許多企業(yè)單位的管理模式也越來越趨于信息化管理。但是，由于機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案具有保密性較強(qiáng)的特點，相對于其他企業(yè)單位其人事檔案管理信息化水平較低。即使機(jī)關(guān)事業(yè)單位積極推進(jìn)電子化辦公，但是由于其信息化建設(shè)起步較晚，要將其內(nèi)部大量的紙質(zhì)材料轉(zhuǎn)化為信息化還存在一定的難度。同時，受到部分干部職員的思維慣性的影響，認(rèn)為人事檔案管理信息化只是簡單地將紙質(zhì)材料轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮硬牧?，而忽視了新形勢下研發(fā)出的一系列辦公軟件的使用，使得機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)難以有效開展。此外，因為機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案保密性較強(qiáng)的屬性，加之沒有機(jī)關(guān)事業(yè)單位專屬的人事檔案管理系統(tǒng)，使得機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息化管理存在風(fēng)險性，同樣阻礙了機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息化管理的進(jìn)程。

（四）人事檔案管理人員的專業(yè)水平有待提高。由于部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位并不重視人事檔案管理工作，這使得在選用人事檔案管理人員時并未充分考慮其專業(yè)能力，許多人事檔案管理人員甚至是非檔案專業(yè)，無法滿足人事檔案管理工作的需求。同時，在專業(yè)性知識的培訓(xùn)工作也不到位，使得一些新任用的人事檔案管理人員在工作中容易產(chǎn)生畏難心理，使得人事檔案管理工作無法有效進(jìn)行。

三、新形勢下解決機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理問題的對策

（一）加強(qiáng)人事檔案管理工作的重視。首先要做好宣傳工作，讓機(jī)關(guān)事業(yè)單位的每一個干部職工都能夠充分認(rèn)識到人事檔案管理的重要性，把人事檔案管理工作納入單位的日常管理工作中。其次建立有關(guān)的監(jiān)督小組，從意識層面上加強(qiáng)檔案管理的重要性，對檔案管理人員進(jìn)行績效考核，設(shè)置懲罰制度，以此激勵檔案管理人員工作的積極性。最后要加大人事檔案管理資金的投入，根據(jù)單位的實際情況增設(shè)檔案管理所需要的設(shè)施設(shè)備，使人事檔案管理工作能夠更好地開展。

（二）完善機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理制度。機(jī)關(guān)事業(yè)單位要加快完善人事檔案管理制度，為檔案管理部門的工作提供制度支持，做到有據(jù)可依，促進(jìn)人事檔案管理工作更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和精細(xì)化。同時，還要落實人事檔案管理制度的執(zhí)行工作，自上而下地對每個工作人員進(jìn)行落實，充分發(fā)揮人事檔案管理制度的作用，并且在實際工作中不斷調(diào)整和完善管理的工作細(xì)則，使人事檔案管理制度更加全面性和科學(xué)性。

（三）提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理信息化水平。在新形勢下，現(xiàn)代信息技術(shù)被廣泛運用于企業(yè)與單位的管理工作中，創(chuàng)新成了企業(yè)與檔案發(fā)展的主要動力。因此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作也要積極改革創(chuàng)新，順應(yīng)時代發(fā)展的潮流，積極推進(jìn)人事檔案信息化管理的建設(shè)。機(jī)關(guān)事業(yè)加快人事檔案管理信息化的建設(shè)，這樣在面對龐大和復(fù)雜的檔案信息時，可以有效提升檔案管理的工作效率。同時，加快人事檔案管理系統(tǒng)的研發(fā)工作，在推進(jìn)人事檔案信息化管理進(jìn)程時要保證人事檔案管理工作的安全性。

（四）提高人事檔案管理人員的素質(zhì)。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性以及政治性。因此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位在任用檔案管理人員時需要充分考慮其專業(yè)能力及政治素養(yǎng)，擇優(yōu)選擇檔案管理人才。同時，在任用檔案管理人員之后，要定期對其進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，通過開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)、知識講座、經(jīng)驗交流等多種形式，提高人事檔案管理人員的專業(yè)水平和綜合素質(zhì)。

四、結(jié)語

綜上所述，新形勢下加強(qiáng)人事檔案管理工作對機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展管理具有重要作用，必須充分認(rèn)識人事檔案管理的重要性，針對其存在的管理問題采取有效措施進(jìn)行解決。同時，機(jī)關(guān)事業(yè)單位也要順應(yīng)時代發(fā)展的潮流，不斷調(diào)整和創(chuàng)新人事檔案管理的模式，提升人事檔案管理的水平。

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