新時(shí)期如何做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作

劉艷

【摘要】人力資源管理工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容就是人事檔案管理，對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位來說，人事檔案管理工作非常重要。不斷發(fā)展的科學(xué)技術(shù)，讓我國(guó)開始進(jìn)入信息化社會(huì)，由此不斷暴露了機(jī)關(guān)事業(yè)單位在人事檔案管理中存在的問題。所以，一定要對(duì)相應(yīng)完善措施予以積極采用，促進(jìn)事業(yè)單位人事檔案管理水平的全面提升。為此，筆者結(jié)合自身工作實(shí)踐，就機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作中存在的問題展開了論述，并著重探討了新時(shí)期如何做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作，以供參考。

【關(guān)鍵詞】機(jī)關(guān)事業(yè)單位;人事檔案管理;制度

在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境中，雖然機(jī)關(guān)事業(yè)單位屬于行政性質(zhì)的組織機(jī)構(gòu)，但也必須與社會(huì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境相適應(yīng)，以獲得持續(xù)發(fā)展，讓自身在社會(huì)市場(chǎng)中的競(jìng)爭(zhēng)力得以保持。而其中保持競(jìng)爭(zhēng)力的一項(xiàng)重要因素就是單位部門中的人事檔案管理工作。因此，事業(yè)單位的檔案管理工作必須與現(xiàn)階段信息技術(shù)快速發(fā)展的時(shí)代背景相適應(yīng)，立足于傳統(tǒng)管理，將新的檔案風(fēng)險(xiǎn)管理理念建立起來，對(duì)人事檔案管理工作不斷完善與創(chuàng)新。

一、機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作存在的問題

（一）缺乏較強(qiáng)的重視程度。如今，很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位都沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，根本未將人事檔案管理工作納入組織管理工作。由于人事檔案管理工作不同于其他工作，沒有直接牽涉到單位利益，且不容易出好成績(jī)，因此諸多職工干部便將人事檔案管理工作忽視，所以導(dǎo)致了人事檔案收集困難，且在管理方面也一片混亂，處于無監(jiān)督、監(jiān)察的狀態(tài)，甚至一些機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理工作根本無人關(guān)心，未發(fā)揮出人事檔案管理的實(shí)效。

（二）人事檔案管理管理制度不完善。人事檔案管理工作如果想更加規(guī)范，就必須制定相應(yīng)的章程與制度，以起到有效制約的作用。若缺少完善的制度，則管理員工便會(huì)根據(jù)自身的經(jīng)驗(yàn)和習(xí)慣開展工作，而不同的員工有不同的工作方式與習(xí)慣，所以勢(shì)必會(huì)讓人事檔案管理陷入一片混亂。因此需有效細(xì)化人事檔案管理工作，給予其精準(zhǔn)的指導(dǎo)以及有效的約束，促進(jìn)人事檔案管理精準(zhǔn)與規(guī)范性的提升。除此之外，如今一些機(jī)關(guān)事業(yè)單位還缺乏完善的人事檔案管理制度，管理過于隨意，雜亂無章，所以加強(qiáng)這一方面的改善迫在眉睫。

（三）檔案管理人員的素質(zhì)比較低下。針對(duì)我國(guó)現(xiàn)有機(jī)關(guān)單位人事檔案管理工作來說，相應(yīng)的檔案管理人員的素質(zhì)還普遍偏低，具體在以下幾方面體現(xiàn)出來：首先，檔案管理人員未有較高的專業(yè)素養(yǎng)，就我國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理人員來說，專門的人事檔案管理經(jīng)驗(yàn)較為匱乏，隨著現(xiàn)代人事檔案管理工作的日趨復(fù)雜，已有無法勝任的現(xiàn)象開始在他們中出現(xiàn)。其次，現(xiàn)階段，機(jī)關(guān)事業(yè)單位中負(fù)責(zé)人事檔案管理工作的人員年齡均普遍偏大，他們中的很多人思維均較為落后，所采用的檔案管理手段已趨于被淘汰，且對(duì)接納和學(xué)習(xí)新事物較為抵觸，如此對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作的有效開展造成了很大阻礙。

二、新時(shí)期做好人事檔案管理工作的路徑

（一）提升重視程度，完善管理思維。人事制度的變遷對(duì)人事檔案的地位變化具有很大影響，在人事制度變遷的第一個(gè)階段，人事檔案在我國(guó)的地位非常高，是人們?cè)谏鐣?huì)環(huán)境中生存的重要證明之一。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，人事檔案的地位和權(quán)威受到了極大的挑戰(zhàn)，所以新時(shí)期政府要求事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)高度重視人事檔案管理工作，針對(duì)人事檔案管理中產(chǎn)生的綜合效益堅(jiān)持發(fā)展的思路。新經(jīng)濟(jì)常態(tài)背景下，人才是各機(jī)關(guān)組織之間競(jìng)爭(zhēng)的實(shí)質(zhì)，而人事檔案管理有助于事業(yè)單位對(duì)人才進(jìn)行發(fā)掘，并將其留住，同時(shí)讓事業(yè)單位更好地進(jìn)行管理創(chuàng)新和經(jīng)營(yíng)改革。因此，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)需讓人事檔案管理部門和檔案人員之間的合作更加緊密，對(duì)之前與新時(shí)代背景不適應(yīng)的管理思維與管理措施予以不斷改革和完善。

（二）完善管理制度，強(qiáng)化工作規(guī)范。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理工作復(fù)雜程度較高，系統(tǒng)性較強(qiáng)，若要保證工作的順利開展就必須要有一個(gè)完善的管理制度。因此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)將本單位人事檔案管理的實(shí)際情況結(jié)合起來，并參照《檔案法》中的具體要求，進(jìn)一步完善單位人事檔案管理制度，包括管理工作考核制度和責(zé)任追究制度等。諸如搜集、整理、查閱、薄膜、調(diào)用等均屬于人事檔案工作的范疇，借助制度進(jìn)行規(guī)范，可對(duì)檔案管理要求和標(biāo)準(zhǔn)予以明確，并對(duì)管理制度予以嚴(yán)格執(zhí)行，這樣才能真正發(fā)揮管理規(guī)章制度的效用來。另外，還需展開積極宣傳，逐漸在單位議事日程中加入人事檔案管理工作的考核，從側(cè)面激勵(lì)檔案人員把自身的知識(shí)修養(yǎng)提高，提升認(rèn)知水平，讓單位每位工作人員都具備“依法治檔”的意識(shí)，進(jìn)一步規(guī)范檔案管理。

（三）完善檔案收集工作，提升管理質(zhì)量。機(jī)關(guān)事業(yè)單位需安排專人負(fù)責(zé)各項(xiàng)管理工作，從而讓人事檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)進(jìn)一步加快。同時(shí)把相關(guān)規(guī)定內(nèi)容結(jié)合起來，不斷完善人事部門檔案庫房的管理工作人員與基礎(chǔ)設(shè)施，安排專門的人員具體負(fù)責(zé)每個(gè)人的檔案。同時(shí)，庫房應(yīng)具備防火、防盜，以及防潮等多項(xiàng)功能，且鐵制存儲(chǔ)柜也不可少，以對(duì)檔案進(jìn)行妥善儲(chǔ)存，配備好空調(diào)、滅火器等滅火與控溫的設(shè)備與管理工具。另外，結(jié)合實(shí)際管理需求，對(duì)人事檔案管理制度予以進(jìn)一步完善，優(yōu)化其檔案功能，保證檔案記錄內(nèi)容更加真實(shí)，增強(qiáng)其客觀性，并向事業(yè)單位提供更可靠的參考依據(jù)，幫助其有效落實(shí)各項(xiàng)人事決策，讓事業(yè)單位能夠更好地開展人才選拔工作。

（四）提高人事檔案管理員工的素質(zhì)。員工在人事檔案管理工作中發(fā)揮著重要作用。從上述分析中我們能夠知曉，人事檔案管理人員的素質(zhì)將直接影響到檔案管理工作質(zhì)量的高低，所以為了保證機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理工作更好地進(jìn)行，就一定要將員工自身的素質(zhì)提高，進(jìn)而必須把以下幾點(diǎn)做好：首先，定期開展員工素質(zhì)培訓(xùn)，以不斷提升員工的素質(zhì)，讓人事檔案管理的需要得到滿足。其次，將人事檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)提升，機(jī)關(guān)事業(yè)單位可鼓勵(lì)員工積極展開學(xué)習(xí)，促進(jìn)自身相關(guān)素質(zhì)的提高。最后，鼓勵(lì)進(jìn)步員工，為其他員工做好帶頭表率作用，讓不斷學(xué)習(xí)的良好氛圍形成于機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部。

三、結(jié)語

總之，隨著信息化水平的不斷提高，我國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的應(yīng)用水平也有很大提升。為此，要求事業(yè)單位的人事檔案管理工作通過對(duì)開放化、網(wǎng)絡(luò)化的管理方式予以利用，以適應(yīng)社會(huì)的需求，同時(shí)不斷提高自身的綜合素質(zhì)，建立信息化的人事檔案管理方式，提升自身工作效率和質(zhì)量，更好地為社會(huì)服務(wù)。機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員需牢牢把握住時(shí)代機(jī)遇，在創(chuàng)新上加大力度，加強(qiáng)改革，進(jìn)一步將事業(yè)單位人事檔案管理工作做好。

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