基層土地檔案管理工作存在的問(wèn)題及對(duì)策

鄒柏莉

【摘要】開(kāi)展檔案管理工作是為了把基層土地的各方面數(shù)據(jù)信息都統(tǒng)一收集起來(lái)，整理成文檔，方便后續(xù)用地、養(yǎng)地等各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展。然而，從實(shí)際工作過(guò)程來(lái)看，現(xiàn)階段我國(guó)各地區(qū)的基層土地檔案管理工作還存在一些不足之處需要解決。針對(duì)這個(gè)問(wèn)題，為了避免在使用土地面積時(shí)出現(xiàn)糾紛問(wèn)題，影響社會(huì)和諧與穩(wěn)定。本文主要結(jié)合現(xiàn)存的具體管理工作問(wèn)題，分析有效優(yōu)化檔案管理工作內(nèi)容及形式的可行策略。

【關(guān)鍵詞】基層土地;檔案管理;現(xiàn)存問(wèn)題;解決對(duì)策

基層土地檔案管理工作目前已經(jīng)成為國(guó)家宏觀調(diào)控的重要手段，在經(jīng)濟(jì)社會(huì)生活中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。但是，仍然有許多檔案管理人員沒(méi)有意識(shí)到自身工作的重要性，存在工作行為不規(guī)范的問(wèn)題，且相應(yīng)的操作能力不達(dá)標(biāo)。同時(shí)，在信息技術(shù)發(fā)展的背景下，對(duì)于檔案管理的數(shù)字化處理工作沒(méi)有落實(shí)到位，這些都是新時(shí)期檔案管理工作發(fā)展過(guò)程中面臨的主要難題。

一、基層土地檔案管理工作現(xiàn)存的不足之處

結(jié)合各個(gè)地區(qū)基層土地檔案管理工作的實(shí)際情況來(lái)看，存在的共性問(wèn)題主要有以下幾個(gè)方面：

（一）工作意識(shí)及能力。在基層土地檔案管理工作的過(guò)程中，由于涉及的管理內(nèi)容比較多，工作任務(wù)量大。再加上大部分管理人員沒(méi)有意識(shí)到進(jìn)行檔案管理工作對(duì)后續(xù)用地問(wèn)題起到的重要作用，存在錯(cuò)誤的管理工作觀念。在實(shí)際工作時(shí)，只注重于對(duì)檔案的收集和存放，分類方式不科學(xué)，這給工作人員靈活使用檔案完成各項(xiàng)工作造成了一定的不良影響。同時(shí)，許多高技術(shù)的管理型人才不愿意投身于基層土地檔案管理工作當(dāng)中，影響了檔案管理工作在新時(shí)期的可持續(xù)發(fā)展。尤其是現(xiàn)階段實(shí)際的管理崗位上，出現(xiàn)了老齡化的現(xiàn)象，這嚴(yán)重影響了檔案管理工作的效率和質(zhì)量。需要相關(guān)土地管理單位引起重視，并積極研究相應(yīng)的解決對(duì)策。

（二）資金及設(shè)備投入?；谖覈?guó)已經(jīng)進(jìn)入了信息化時(shí)代，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作的弊端逐漸顯露出來(lái)。為了推動(dòng)基層土地檔案管理工作的順利開(kāi)展，各個(gè)地區(qū)的相關(guān)單位都在積極研究電子檔案的優(yōu)化設(shè)置工作。而這就涉及到資金的投入問(wèn)題，管理人員應(yīng)當(dāng)意識(shí)到只有采購(gòu)先進(jìn)的工作設(shè)備，才能完成檔案的數(shù)字化處理工作。然而，普遍情況是，很多土地管理單位往往由于自身經(jīng)濟(jì)實(shí)力的限制，沒(méi)有將資金投入到檔案管理的信息化建設(shè)工作當(dāng)中，無(wú)法為工作人員創(chuàng)造出良好的辦公條件。這就制約了基層土地檔案管理工作的有序運(yùn)行，如何解決這個(gè)問(wèn)題，就是現(xiàn)階段相關(guān)單位的主要工作內(nèi)容之一。

（三）運(yùn)行管理制度。任何工作的穩(wěn)步運(yùn)行都需要有健全的監(jiān)督管理機(jī)制作為基礎(chǔ)保障，基層土地檔案管理工作也不例外。管理工作可以約束員工的行為，規(guī)范工作流程，保證檔案的存儲(chǔ)、整理及取用等各項(xiàng)工作都在合理的范圍內(nèi)穩(wěn)步運(yùn)行。但是，基于我國(guó)社會(huì)的不斷發(fā)展進(jìn)步，城鄉(xiāng)建設(shè)工作的不斷推進(jìn)，相應(yīng)的土地管理工作的內(nèi)容也有所增加。因此，傳統(tǒng)的管理制度已經(jīng)無(wú)法滿足相關(guān)單位的實(shí)際發(fā)展需求。尤其是缺少電子檔案管理機(jī)制，導(dǎo)致現(xiàn)階段所設(shè)置的管理制度流于形式，無(wú)法發(fā)揮其真正的價(jià)值。此外，過(guò)于嚴(yán)格的管理也容易讓員工產(chǎn)生反感，反而適得其反，無(wú)法為檔案管理工作提供運(yùn)行安全的保障。這就表明，現(xiàn)階段的基層土地檔案管理制度還有待進(jìn)一步優(yōu)化和完善。

二、有效解決現(xiàn)存檔案管理問(wèn)題的可行對(duì)策

要想真正發(fā)揮基層土地檔案管理在解決用地糾紛、土地歸屬權(quán)等方面的價(jià)值意義，相關(guān)工作人員必須要結(jié)合工作過(guò)程中實(shí)際存在的問(wèn)題，研究出科學(xué)合理的解決對(duì)策。

（一）開(kāi)展宣傳教育工作。針對(duì)于目前檔案管理工作人員自身工作意識(shí)及工作能力方面存在的不足之處，相關(guān)土地管理單位在工作過(guò)程中應(yīng)當(dāng)定期舉辦宣傳教育會(huì)議，結(jié)合現(xiàn)階段常見(jiàn)的土地糾紛問(wèn)題以及相應(yīng)的處理情況，讓員工意識(shí)到檔案信息能夠發(fā)揮的重要作用。并邀請(qǐng)專家講解一些專業(yè)的檔案管理工作技巧，為員工總結(jié)有序開(kāi)展管理工作的經(jīng)驗(yàn)，提高員工的工作水平。同時(shí)，有些員工還存在工作馬虎的問(wèn)題，影響著檔案管理工作的質(zhì)量。基于此，單位應(yīng)當(dāng)通過(guò)思想教育工作，結(jié)合檔案管理工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展目標(biāo)，為員工制定與之相適應(yīng)的個(gè)人發(fā)展目標(biāo)。通過(guò)這種方式引導(dǎo)員工自覺(jué)規(guī)范自身的工作行為，提高員工的工作熱情。在新時(shí)期的檔案管理工作當(dāng)中，由于傳統(tǒng)的檔案都是以紙質(zhì)存儲(chǔ)形式為主。在電子存儲(chǔ)的工作上，還涉及到對(duì)電子掃描技術(shù)的應(yīng)用以及資料備份、存檔等技術(shù)手段的應(yīng)用，這些都是管理人員在新時(shí)期應(yīng)當(dāng)掌握的技術(shù)操作能力，也是培訓(xùn)教育工作的重點(diǎn)內(nèi)容。此外，在培訓(xùn)完成后，單位應(yīng)當(dāng)通過(guò)考核的方式為員工安排具體的工作任務(wù)。

（二）建立信息化管理結(jié)構(gòu)體系?；鶎油恋貦n案的數(shù)字化處理工作需要結(jié)合檔案管理工作的具體流程建立健全的管理結(jié)構(gòu)體系，這樣才能保證各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展。具體的操作方法為：首先，員工應(yīng)當(dāng)先做好設(shè)備的升級(jí)工作，設(shè)置安全防護(hù)系統(tǒng)。其次，建立網(wǎng)絡(luò)工作平臺(tái)。為內(nèi)部各個(gè)部門建立起聯(lián)系性，保證基層土地的變動(dòng)信息能夠及時(shí)傳遞到檔案管理部門。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)完成數(shù)據(jù)的智能化收集和整理工作，結(jié)合土地資源的分布情況、面積大小或者用地類型對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行分類。同時(shí)，應(yīng)當(dāng)對(duì)電子檔案做好備份，防止檔案的丟失。新時(shí)期，平臺(tái)登錄操作可以通過(guò)手機(jī)、平板等移動(dòng)設(shè)備來(lái)完成，在檢索信息時(shí)，設(shè)置語(yǔ)音識(shí)別功能，為檔案查找工作提供便利。這是目前檔案管理工作的主要優(yōu)化方向。管理人員應(yīng)當(dāng)意識(shí)到存儲(chǔ)基層土地檔案數(shù)據(jù)的目的是為了方便人們及時(shí)取用相關(guān)信息。比如，城市道路修建，施工單位建設(shè)房屋，都需要使用土地的檔案信息。因此，在信息化發(fā)展的時(shí)代背景下，管理人員必須建立信息化管理結(jié)構(gòu)體系，才能充分發(fā)揮檔案信息的使用價(jià)值。

（三）健全檔案管理機(jī)制。在實(shí)際設(shè)置檔案管理機(jī)制時(shí)，管理人員應(yīng)當(dāng)結(jié)合國(guó)家對(duì)檔案管理工作的相關(guān)需求進(jìn)行設(shè)置，保證管理制度的合理性和合法性。新時(shí)期，管理機(jī)制的監(jiān)管內(nèi)容主要包括兩個(gè)方面：一個(gè)是對(duì)員工的管理，一個(gè)是對(duì)檔案的管理。對(duì)員工的管理需要保證公平性，結(jié)合不同工作部門的工作內(nèi)容進(jìn)行靈活的設(shè)置。設(shè)置績(jī)效考核機(jī)制，定期總結(jié)員工在自身崗位上的工作情況，評(píng)選出最佳員工，給予升職加薪的獎(jiǎng)勵(lì)。同時(shí)，對(duì)檔案的管理主要是安全性的問(wèn)題。管理人員需要了解員工使用檔案的目的，對(duì)取用資格進(jìn)行審核。新時(shí)期，這方面的工作也可以應(yīng)用信息技術(shù)來(lái)完成。將每位員工的工作崗位職責(zé)及日常表現(xiàn)記錄在系統(tǒng)當(dāng)中，通過(guò)這種方法來(lái)提高基層土地檔案管理工作的效率。管理人員還需要關(guān)注于硬件設(shè)備的安全性問(wèn)題，定期進(jìn)行設(shè)備的維修、保養(yǎng)和升級(jí)等工作。還可以設(shè)立適合保存檔案條件的專用庫(kù)房、閱檔室，使辦公、閱覽、庫(kù)房分開(kāi)，提高管理工作的效率。此外，檔案管理機(jī)制也需要定期更新，這是管理人員需要關(guān)注的重點(diǎn)問(wèn)題。

（四）其他方面的優(yōu)化解決對(duì)策。在檔案信息數(shù)字化管理工作當(dāng)中，經(jīng)濟(jì)成本的問(wèn)題是相關(guān)單位應(yīng)當(dāng)解決的首要問(wèn)題，這關(guān)系到檔案管理工作的質(zhì)量和水平。還需要相關(guān)政府部門給予資金和政策方面的支持，同時(shí)，土地管理單位也應(yīng)當(dāng)在社會(huì)范圍內(nèi)提高人們對(duì)土地資源管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，讓其他企業(yè)及單位提供資金的幫助，建立合作關(guān)系。在具體的工作過(guò)程中，單位還需要關(guān)注于員工的創(chuàng)新意識(shí)及能力問(wèn)題，不斷對(duì)檔案管理工作的內(nèi)容和形式進(jìn)行有針對(duì)性的創(chuàng)新研究工作，優(yōu)化工作流程，提高工作效率。這還需要相關(guān)單位面向社會(huì)招收高技術(shù)、高素質(zhì)的人才來(lái)提高整體的檔案管理團(tuán)隊(duì)實(shí)力。為了有效吸引人才的注意力，單位還可以從資金、福利待遇等方面進(jìn)行設(shè)置。

三、結(jié)論

在基層土地檔案管理工作當(dāng)中，要想有效解決現(xiàn)存的實(shí)際問(wèn)題，首先，需要對(duì)員工進(jìn)行宣傳教育工作。提高員工對(duì)工作重要性的認(rèn)識(shí)程度，并結(jié)合新時(shí)期的實(shí)際檔案管理工作需求對(duì)員工進(jìn)行知識(shí)技能的培訓(xùn)工作。其次，單位應(yīng)當(dāng)應(yīng)用信息技術(shù)手段建立健全的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)體系，將基層土地檔案的數(shù)據(jù)信息收集整理在數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中，并建立相應(yīng)的工作平臺(tái)，同時(shí)，通過(guò)設(shè)置科學(xué)、全面的管理機(jī)制保證各項(xiàng)檔案管理工作順利進(jìn)行。

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