新形勢(shì)下政府文書檔案管理的優(yōu)化

葉冬梅

【摘要】新形勢(shì)下，我國(guó)政府文書檔案管理工作取得了一定的進(jìn)步，但還存在一些不足之處，因此，全面優(yōu)化政府文書檔案管理工作，提高文書檔案管理工作水平，具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義?；诖?，本文分析了新形勢(shì)下政府文書檔案管理存在的問題，并提出了五項(xiàng)優(yōu)化策略，希望本文對(duì)提升我國(guó)政府文書檔案管理水平提供借鑒。

【關(guān)鍵詞】新形勢(shì);政府文書檔案管理;優(yōu)化

文書檔案管理是對(duì)有保存價(jià)值的資料文件進(jìn)行全面記錄和保存的一項(xiàng)工作，該項(xiàng)工作較為繁瑣，在管理過程中需全面做好各種文件的流轉(zhuǎn)記錄和等級(jí)劃分，過程復(fù)雜。在新形勢(shì)下，政府文書檔案管理工作面臨新的更高要求，因此，優(yōu)化政府文書檔案管理工作勢(shì)在必行。

一、新形勢(shì)下政府文書檔案管理存在的問題

（一）文書檔案管理重視不足。政府部門工作人員對(duì)文書檔案管理工作的重視程度不足，存在認(rèn)識(shí)不全面、不充分等問題，不能正確理解這項(xiàng)工作的科學(xué)性、邏輯性和實(shí)踐意義。一些政府單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為該項(xiàng)工作無法創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)價(jià)值，因此管理中存在疏忽懈怠的情況，導(dǎo)致政府文書檔案的利用率低，管理效率低下。

（二）文書檔案收集不全面。目前，很多政府部門的文書檔案收集及管理工作都是由部門人員兼任完成，并未安排專職的文書檔案管理人員。由于政府工作繁雜，兼職人員缺少足夠的精力和時(shí)間來做好這項(xiàng)工作，有時(shí)還會(huì)因其他原因?qū)е挛臅鴻n案收集整理不及時(shí)，使得一些文書檔案遺落在個(gè)別部門或其他人員手中，最終導(dǎo)致文書檔案信息收集不完整、不全面。

（三）文書檔案管理銜接不暢。文書檔案管理工作不單單是文書檔案管理部門一個(gè)部門的工作，還會(huì)涉及單位其他部門。而目前，我國(guó)很多單位的領(lǐng)導(dǎo)并未認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，導(dǎo)致各部門的文書檔案管理工作各自為戰(zhàn)。有些文書檔案由于受其他相關(guān)部門的影響而銜接不暢，很難在第一時(shí)間完成整理歸檔，從而導(dǎo)致文書檔案的歸檔延誤。

（四）檔案管理人員素質(zhì)偏低。目前，部分政府文書檔案管理人員年齡偏大，并且缺乏對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)學(xué)習(xí)的積極性，特別是一些兼職的政府文書檔案管理人員工作敷衍，很難達(dá)到文書檔案管理工作要求。另外，由于對(duì)政府文書檔案管理工作重視程度不足，很多年輕的文書檔案管理人員都“流失”到其他部門，造成整個(gè)文書檔案管理隊(duì)伍的素質(zhì)偏低。

（五）電子文書檔案管理進(jìn)展緩慢。盡管現(xiàn)代信息技術(shù)已逐步在檔案管理領(lǐng)域得到普及應(yīng)用，但是很多單位仍在使用傳統(tǒng)的方式進(jìn)行文書檔案檢索，這種做法費(fèi)時(shí)費(fèi)力，大大降低了文書檔案管理工作的效率，無法體現(xiàn)檔案管理工作的便捷性，電子文書檔案管理工作有待于進(jìn)一步加強(qiáng)。

二、新形勢(shì)下政府文書檔案管理的優(yōu)化策略

（一）提高對(duì)文書檔案管理的重視程度。首先，積極在單位內(nèi)部開展對(duì)文書檔案管理工作重要性的宣傳工作，定期組織單位領(lǐng)導(dǎo)學(xué)習(xí)有關(guān)知識(shí)，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)該項(xiàng)工作的重視程度。其次，加大法律法規(guī)的宣傳力度，充分調(diào)動(dòng)各部門參與的積極性，提高他們對(duì)文書檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。再次，通過年度會(huì)議等途徑，重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)該項(xiàng)工作的重要性，并加大對(duì)其經(jīng)費(fèi)預(yù)算，全面支持該項(xiàng)工作的開展。

（二）加大文書檔案收集管理力度。一是要提高文書檔案信息記錄的準(zhǔn)確性，確保后續(xù)收集工作的順利開展。二是科學(xué)合理地對(duì)文件進(jìn)行整理分類，借助電子技術(shù)編纂文件目錄，規(guī)范操作流程，進(jìn)行正確編檔。三是對(duì)工作細(xì)節(jié)進(jìn)行完善，制定統(tǒng)一規(guī)范的板式、格式等。四是加強(qiáng)檔案審核，減少遺失、錯(cuò)漏現(xiàn)象。

（三）加強(qiáng)相關(guān)部門的配合與協(xié)作。只有各部門間密切配合和協(xié)作，才能更好地完成文書檔案管理工作。因此，各部門領(lǐng)導(dǎo)要高度重視文書檔案管理工作，提高對(duì)文書檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，同時(shí)，各部門間應(yīng)加強(qiáng)配合與協(xié)作，積極做好文書檔案交接工作，以保證文書檔案工作的順利開展。

（四）加強(qiáng)文書檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。一是盡量避免由兼職人員管理文書檔案，盡快抽調(diào)專業(yè)人員組建文書檔案管理隊(duì)伍，并定期進(jìn)行技能培訓(xùn)，提高文書檔案管理隊(duì)伍的專業(yè)化水平。條件允許的情況下，要盡可能抽調(diào)年輕人員從事這項(xiàng)工作，并督導(dǎo)其不斷開展再學(xué)習(xí)、再教育，有計(jì)劃地提高文書檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)及現(xiàn)代科學(xué)技能。二是注重培養(yǎng)文書檔案管理人員細(xì)心和耐心的良好品質(zhì)，并加強(qiáng)人文情懷的培養(yǎng)，以提升文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)，全面提高文書檔案管理水平。

（五）加快文書檔案管理信息化進(jìn)程。提高文書檔案管理信息化程度，利用信息技術(shù)構(gòu)建電子文書檔案管理體系，通過批量作業(yè)、批量審核方式，縮減工作時(shí)間，提高工作效率。另外，應(yīng)加強(qiáng)電子檔案加密制度與審核制度建設(shè)，保證合規(guī)合理操作，同時(shí)，要注意對(duì)電子檔案資料進(jìn)行時(shí)時(shí)備份、時(shí)時(shí)保存，以避免造成不必要的損失。

三、結(jié)語

在新形勢(shì)下要高度重視政府文書檔案管理工作，做到實(shí)踐與理論相結(jié)合，不斷提高政府文書檔案管理工作水平。在實(shí)際工作中，要不斷優(yōu)化政府文書檔案管理工作措施，勇于創(chuàng)新，強(qiáng)化部門間協(xié)作配合，充分發(fā)揮政府文書檔案管理工作的價(jià)值。

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