電子檔案與紙質(zhì)檔案雙軌化管理工作探討

劉海英

摘 要：在信息化技術(shù)的滲透下，電子檔案管理已經(jīng)變得相當(dāng)?shù)钠毡?，這確實(shí)極大地提高了檔案管理工作的質(zhì)量和效果，不過(guò)即使是如此，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案依然具有其自身的優(yōu)勢(shì)和存在的價(jià)值，不可能就此淘汰。為此，我們需要重視并切實(shí)做好對(duì)電子檔案與紙質(zhì)檔案的雙軌化管理工作，不能顧此失彼，使其能夠齊頭并進(jìn)，全面提升檔案管理工作成效。本文基于作者自身的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)與學(xué)習(xí)認(rèn)識(shí)，首先簡(jiǎn)單分析了電子檔案與紙質(zhì)檔案雙軌化管理的必要性，然后主要就電子檔案與紙質(zhì)檔案的雙軌化管理策略，提出了部分探討性建議，以期能為相關(guān)的工作實(shí)踐，提供參考。

關(guān)鍵詞：電子檔案;紙質(zhì)檔案;雙軌化管理

在如今的檔案管理工作當(dāng)中，我們必須要將電子檔案與紙質(zhì)檔案的雙軌化管理作為一個(gè)關(guān)鍵課題，積極加強(qiáng)相關(guān)的研究、探討與實(shí)踐，客觀認(rèn)識(shí)到雙軌化管理的必要性，并采取科學(xué)、合理的雙軌化管理策略，從而保證檔案管理工作能夠取得更高的成效。

1 電子檔案與紙質(zhì)檔案雙軌化管理的必要性

信息化已然成為當(dāng)前整個(gè)時(shí)代、整個(gè)社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)，不論在哪個(gè)行業(yè)、領(lǐng)域當(dāng)中，都已經(jīng)較為深入地滲透了對(duì)信息化技術(shù)的應(yīng)用，這確實(shí)對(duì)傳統(tǒng)的各項(xiàng)工作帶來(lái)了極大的便利，提高了工作的效率與質(zhì)量，在檔案管理領(lǐng)域當(dāng)中也是這樣。就水利方面的檔案管理工作來(lái)說(shuō)，其對(duì)于信息化技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)基本起步，構(gòu)建起了電子檔案管理平臺(tái)，信息化技術(shù)在檔案管理工作中的作用、優(yōu)勢(shì)開(kāi)始初步的顯現(xiàn)了出來(lái)，例如其極大地壓縮了檔案存儲(chǔ)空間，提高了檔案管理的效率和質(zhì)量，降低了人的勞動(dòng)力投入，促進(jìn)了檔案資源的共享、利用等等，不過(guò)即使是如此，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案依然不能就此淘汰，其依然具有自身的優(yōu)勢(shì)和存在的價(jià)值[1]。

例如，紙質(zhì)檔案是一種“習(xí)慣”，這種習(xí)慣在我國(guó)延續(xù)了已經(jīng)上千年，即使是有了其他的信息存儲(chǔ)媒介，大多數(shù)的人依然習(xí)慣于使用紙質(zhì)檔案，尤其是在一些特殊的工作當(dāng)中，唯有紙質(zhì)檔案的使用，才能更加的便捷，例如水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)方面的設(shè)計(jì)圖紙，在工作現(xiàn)場(chǎng)，紙質(zhì)檔案相比電子檔案，往往顯得更具實(shí)用性;再者是雖然無(wú)紙化辦公在國(guó)內(nèi)、外已經(jīng)推行了多年，但是各類紙質(zhì)文書的產(chǎn)生，依然是不能完全避免的，而且其中大多數(shù)文書都具有存檔的價(jià)值，能夠在后期發(fā)揮出作用，因此有必要對(duì)其進(jìn)行檔案收集與管理;最后是在安全性方面，電子檔案與紙質(zhì)檔案各有優(yōu)勢(shì)、特點(diǎn)，雖然和電子檔案相比，紙質(zhì)檔案在物理方面存在的安全隱患更多，如水、火、蟲、潮濕、氧化等，都會(huì)對(duì)其造成損壞，但是其并不會(huì)如電子檔案那般，容易遭到盜竊、篡改，因此在很多情況下，我們依然需要以紙質(zhì)檔案為底稿[2]。由此可見(jiàn)，實(shí)施電子檔案與紙質(zhì)檔案的雙軌化管理，是具有高度必要性的。

2 電子檔案與紙質(zhì)檔案的雙軌化管理策略

2.1 健全雙軌化管理基本條件建設(shè)

電子檔案與紙質(zhì)檔案的雙軌化管理，對(duì)于工作環(huán)境、條件具有各自的要求，這就需要我們加強(qiáng)各自的基本條件建設(shè)。如在電子檔案管理的基本條件建設(shè)方面，應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步完善電子檔案管理工作平臺(tái)，擴(kuò)展其功能，配備性能優(yōu)良的服務(wù)器、終端PC、專用網(wǎng)絡(luò)、掃描儀，這些都是電子檔案管理工作開(kāi)展的必要條件。在紙質(zhì)檔案管理基本條件的建設(shè)方面，則應(yīng)當(dāng)在以往工作條件的基礎(chǔ)上，做出優(yōu)化與更新，使之能夠更加適應(yīng)當(dāng)前的檔案管理工作需求，體現(xiàn)出對(duì)紙質(zhì)檔案管理的重視力度。

2.2 落實(shí)電子檔案與紙質(zhì)檔案雙軌回收與電子化轉(zhuǎn)換

如上所述，雖然無(wú)紙化辦公已經(jīng)較為普及，大部分的工作信息都以電子化的形式存在，但依然有不少的信息，須得通過(guò)紙質(zhì)媒介來(lái)記錄和傳遞，可能會(huì)產(chǎn)生不少的紙質(zhì)檔案，對(duì)此我們應(yīng)當(dāng)重視檔案信息的雙軌回收與電子化轉(zhuǎn)換。也就是說(shuō)，要收集電子檔案信息的同時(shí)，也要注重傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案信息的收集，同樣要保證收集的及時(shí)、全面，避免發(fā)生遺漏，而且在收集到位后，要快速、無(wú)誤的將這些紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)換為電子化形式，以便于后期的電子化管理，例如可以通過(guò)掃描或是人工錄入的方式，來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案信息存儲(chǔ)形式的轉(zhuǎn)換，在轉(zhuǎn)換過(guò)程當(dāng)中，依然需要注意準(zhǔn)確性的問(wèn)題，不能出現(xiàn)錯(cuò)誤[3]。

2.3 完善電子檔案與紙質(zhì)檔案雙軌管理制度

除了應(yīng)落實(shí)電子檔案與紙質(zhì)檔案雙軌回收與電子化轉(zhuǎn)換外，我們還需要完善電子檔案與紙質(zhì)檔案雙軌管理制度。根據(jù)電子檔案管理、紙質(zhì)檔案管理的不同特點(diǎn)，制定具有操作性、合理性、有效性的規(guī)章制度，為雙軌化管理的實(shí)施，提供依據(jù)和約束。如要參考和依據(jù)國(guó)家的相關(guān)法律、政策，如《檔案法》《標(biāo)準(zhǔn)檔案管理辦法》《電子公文歸檔管理暫行辦法》等，另一方面又要切實(shí)迎合自身的雙軌化檔案管理工作需求，細(xì)化雙軌化檔案管理的具體條例，突出電子檔案管理、紙質(zhì)檔案管理的相關(guān)特點(diǎn)、需求，嚴(yán)防工作當(dāng)中可能出現(xiàn)的各種問(wèn)題。如各管理崗位的崗位制度、檔案雙軌管理的索引歸檔制度、檔案雙軌備份保存制度、電子檔案管理用戶權(quán)限制度、檔案雙軌保密及銷毀制度等，保證電子檔案與紙質(zhì)檔案雙軌管理的有序推進(jìn)[4]。

2.4 確立電子檔案與紙質(zhì)檔案雙軌管理責(zé)任體系

在雙軌化管理的推進(jìn)過(guò)程當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)根據(jù)雙軌管理中各個(gè)檔案管理工作的崗位設(shè)置，合理劃分為其工作內(nèi)容，以及工作責(zé)、權(quán)，并編制成明確的工作手冊(cè)，為雙軌檔案管理工作的實(shí)踐，提供基本指導(dǎo)。紙質(zhì)檔案管理責(zé)任體系現(xiàn)目前已經(jīng)較為成熟，重點(diǎn)是要在電子檔案管理方面，完善相關(guān)工作，如需要在電子檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)的建設(shè)中，合理的劃分系統(tǒng)權(quán)限的設(shè)置，保證權(quán)限分配與其工作需求相適應(yīng)即可，避免系統(tǒng)權(quán)限的粗放式分配，否則在后期可能引起諸多的混亂，并且不利于責(zé)任的追究。所有的電子檔案管理工作人員都只能夠通過(guò)自己的賬號(hào)、密碼登錄系統(tǒng)，禁止相互之間交換、交叉使用系統(tǒng)賬號(hào)，因?yàn)檫@樣的情況在檔案管理工作當(dāng)中可能會(huì)引起混亂，而且存在安全方面的隱患，必須要著力避免。

2.5 做好對(duì)電子檔案的分析與挖掘工作

不可否認(rèn)，電子檔案在信息化技術(shù)的幫助下，確實(shí)能夠使檔案信息得到更大的作用、價(jià)值體現(xiàn)，所以在雙軌化管理中，我們應(yīng)重點(diǎn)做好對(duì)電子檔案的分析與挖掘工作。因?yàn)殡m然編撰后的檔案信息具有了一定的有序性，但是在有用信息的提取方面，依然存在很大的難度，單憑人力來(lái)說(shuō)，很難從中獲取到有價(jià)值的信息。而在信息化、電子化的技術(shù)條件下，我們則可以更好地挖掘、利用檔案信息。如要借助于大數(shù)據(jù)、人工智能等先進(jìn)的技術(shù)，從大量的檔案信息中，進(jìn)行深入的、全面的信息挖掘、利用，從中提取出有參考、指導(dǎo)價(jià)值的數(shù)據(jù)信息。當(dāng)然，為了使檔案管理能夠發(fā)揮出更大的作用、價(jià)值，我們還應(yīng)當(dāng)積極的開(kāi)放、共享，與檔案管理局、上下級(jí)單位以及可形成合作的單位，建立起電子檔案查詢、共享、利用渠道。

3 結(jié)語(yǔ)

除了上面所提到的幾點(diǎn)之外，在電子檔案與紙質(zhì)檔案的雙軌管理工作當(dāng)中，我們還必須要加強(qiáng)檔案安全方面的建設(shè)。對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)當(dāng)從物理環(huán)境方面著手，重點(diǎn)預(yù)防水、火、蟲等方面的災(zāi)害，而對(duì)于電子檔案，則需要完善技術(shù)方面的措施，如應(yīng)用專門的物理防火墻技術(shù)，抵御外部入侵，應(yīng)用專門的病毒查殺軟件，對(duì)病毒、木馬等進(jìn)行定期查殺，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行異地備份等等。

參考文獻(xiàn)

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[4]林蘊(yùn)妍.水利工程檔案“紙質(zhì)化”與“電子化”的交融共存[J].城建檔案，2018（04）：89-90.