提升檔案管理信息化建設(shè)的方法策略

李想?耿新?李丹

摘 要：隨著信息化發(fā)展水平不斷提升，社會(huì)各界對(duì)于信息的應(yīng)用和共享要求也變得愈加嚴(yán)格。處于該類形勢(shì)之下，涉及既有的檔案管理方法已經(jīng)不夠適用，急需予以系統(tǒng)化地革新建設(shè)。而本文則旨在客觀闡述當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理遺留的弊端問(wèn)題前提下，探討今后提升檔案管理信息化建設(shè)的可靠方法。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化建設(shè);弊端問(wèn)題;提升方法

檔案的存在意義，就是客觀記錄一系列的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)信息，呈現(xiàn)出較強(qiáng)的歷史性和真實(shí)性特征，既可以指導(dǎo)民眾的日常生活、學(xué)習(xí)、工作，又會(huì)給國(guó)家發(fā)展帶來(lái)深刻性影響。至于究竟怎樣科學(xué)有效地提升檔案管理的信息化建設(shè)，有關(guān)要點(diǎn)會(huì)在后續(xù)有機(jī)延展。

1 當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理中遺留的弊端問(wèn)題

現(xiàn)階段，較多事業(yè)單位的檔案管理工作始終存在漏洞，不能緊跟信息化發(fā)展進(jìn)程。

1.1 信息化管理體系方面

事業(yè)單位中較多管理人員，尚未經(jīng)過(guò)專業(yè)化的檔案知識(shí)培訓(xùn)指導(dǎo)，對(duì)于檔案信息化發(fā)展歷程十分陌生之外，不能靈活使用信息化技術(shù)來(lái)記錄檔案信息，延續(xù)傳統(tǒng)的紙質(zhì)收藏方法，管理和翻查難度極高[1]。主要原因就是事業(yè)單位過(guò)分關(guān)注對(duì)人才的培養(yǎng)和引入，未能給予充分的時(shí)間精力在檔案管理信息化改建上。須知這部分檔案管理的信息化建設(shè)水平如何，直接關(guān)乎到職員甚至國(guó)家的利益，有待予以重視。

1.2 信息安全方面

事業(yè)單位在加快檔案管理信息化建設(shè)的同時(shí)，亦會(huì)承擔(dān)一系列的風(fēng)險(xiǎn)隱患，尤其是信息安全風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題，最為顯著。由于檔案管理和信息技術(shù)緊密關(guān)聯(lián)，一旦說(shuō)信息技術(shù)不夠高級(jí)可靠，就會(huì)給黑客和病毒以可乘之機(jī)，隨后令檔案安全被受威脅?？膳c之矛盾的是，許多事業(yè)單位的檔案管理人員，對(duì)待這類問(wèn)題過(guò)于忽視，未能結(jié)合檔案信息化建設(shè)趨勢(shì)樹立起嚴(yán)格的交接體制。畢竟檔案管理工作細(xì)微，涉及的管理崗位和管理方式各有差異，無(wú)形之中增加了檔案管理的難度，稍有誤差，就會(huì)令檔案管理秩序愈加紊亂，甚至出現(xiàn)檔案遺失的情況[2]。

1.3 管理職員方面

檔案管理信息化改建，的確勢(shì)在必行?？煽v觀我國(guó)大多數(shù)事業(yè)單位，經(jīng)常會(huì)存在欠缺專業(yè)化檔案管理職員的現(xiàn)象，而既有的檔案管理職員都延續(xù)傳統(tǒng)的手工操作模式，未能及時(shí)加深對(duì)信息化改革的認(rèn)知，更無(wú)法盡快提升檔案管理的信息化水平。再就是部分職員對(duì)待檔案管理工作欠缺激情，平常做事不夠細(xì)心，導(dǎo)致這部分檔案管理工作秩序愈來(lái)愈混亂。

2 今后提升檔案管理信息化建設(shè)的可靠方法

在加快事業(yè)單位檔案管理信息化改建進(jìn)度期間，有關(guān)從業(yè)人員須同步更新個(gè)人知識(shí)和技能體系，從而助力檔案管理信息化的健康有序發(fā)展。

2.1 樹立起健全的信息化管控體系

第一，提供整體性的規(guī)劃。事業(yè)單位想要快速推動(dòng)檔案信息化管理的進(jìn)程，就應(yīng)該基于信息化管理體系特征來(lái)做出詳實(shí)的規(guī)劃，即透過(guò)事業(yè)單位發(fā)展全局層面思索，做出長(zhǎng)遠(yuǎn)性的發(fā)展規(guī)劃，竭力令檔案信息化管理形成一類健全性的體系。長(zhǎng)此以往，帶動(dòng)事業(yè)單位檔案信息化的發(fā)展。

第二，提供嚴(yán)格的內(nèi)部監(jiān)管標(biāo)準(zhǔn)。事業(yè)單位在開展檔案信息化管理活動(dòng)期間，不單單要提供整體性的規(guī)劃，同時(shí)更要注意處理好內(nèi)部?jī)?yōu)化事務(wù)。歸根結(jié)底，就是依照自身發(fā)展需要、國(guó)家規(guī)范要求等，設(shè)置用于內(nèi)部管理的標(biāo)準(zhǔn)，從而促進(jìn)檔案信息化管理和事業(yè)單位深入性地發(fā)展。

2.2 創(chuàng)建全方位的監(jiān)管機(jī)制

首先，強(qiáng)化自我監(jiān)督。事業(yè)單位想要提升檔案管理的信息化建設(shè)，第一要?jiǎng)?wù)就是做好自我監(jiān)督，包括在檔案管理流程當(dāng)中添加高層權(quán)限，這樣一來(lái)，任何人想要進(jìn)行有關(guān)檔案信息檢索查詢、提取借閱等，都需要透過(guò)上層權(quán)限審批，避免盜用等不安全行為的產(chǎn)生。與此同時(shí)，還要針對(duì)職員工作過(guò)程進(jìn)行信息化控制，并且做到有法可依且有章可循[3]。再就是加大對(duì)信息安全管理體制的改建力度，令電子檔案獲得嚴(yán)密性的體制保護(hù)之余，杜絕非規(guī)定計(jì)算機(jī)、移動(dòng)設(shè)備、非檔案管理職員等直接接入和訪問(wèn)電子檔案服務(wù)器，力求憑借各類制度來(lái)健全檔案管理并保障信息安全。還有則是加深從業(yè)人員對(duì)檔案管理職務(wù)的認(rèn)知，督促他們定期接受更高層次的培訓(xùn)，做到熟練掌握基礎(chǔ)性的業(yè)務(wù)知識(shí)和實(shí)踐應(yīng)用技能，令檔案管理過(guò)程變得更加規(guī)范化和數(shù)據(jù)化。

其次，欣然接受社會(huì)公眾意見(jiàn)。即在定期接納反饋意見(jiàn)的同時(shí)，有針對(duì)性地調(diào)整內(nèi)部檔案管理的模式，從而大幅度提升事業(yè)單位的正面形象。

2.3 做好對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)的定期維護(hù)事務(wù)

管理系統(tǒng)是否安全，直接決定著檔案信息的安全性，所以說(shuō)，事業(yè)單位理當(dāng)增加管控力度，保證定期予以維護(hù)，每周開展例行檢查活動(dòng);再就是實(shí)時(shí)性進(jìn)行病毒檢測(cè)與查殺，借助多元化的系統(tǒng)維護(hù)模式來(lái)保障檔案信息的安全性。

2.4 改善管理職員的綜合素質(zhì)

檔案管理工作十分重要。所以說(shuō)，檔案管理職員要投入更多熱情和時(shí)間精力，及時(shí)理清檔案管理信息化的變化趨勢(shì)，形成更強(qiáng)的檔案管理責(zé)任、服務(wù)意識(shí)，提升個(gè)人的職業(yè)素養(yǎng)，從而在檔案管理崗位上做到最好。歸根結(jié)底，事業(yè)單位屬于社會(huì)領(lǐng)域中的記錄角色，應(yīng)該透過(guò)長(zhǎng)遠(yuǎn)和宏觀層面審視，為內(nèi)部檔案管理人員提供更多的深造和晉升機(jī)遇，增加適當(dāng)?shù)男匠旮×?，令職員更加專注地去強(qiáng)化業(yè)務(wù)技能，投入更多的熱情在平常事務(wù)中，實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值的同時(shí)，輔助事業(yè)單位創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)與社會(huì)效益。

再就是健全原有的檔案管理制度。經(jīng)過(guò)檔案管理制度科學(xué)性創(chuàng)建之后，有助于更好地約束和規(guī)范各階段的檔案管理行為。作為一名合格的事業(yè)單位管理主體，須依照單位本身的發(fā)展實(shí)況來(lái)制定更加富有實(shí)效性的檔案管理體制，設(shè)置嚴(yán)密性的檔案管理信息化建設(shè)考核指標(biāo)，借助人性化的獎(jiǎng)懲機(jī)制來(lái)調(diào)動(dòng)職員們的主觀能動(dòng)性。相信長(zhǎng)此以往，會(huì)吸引更多人員去關(guān)注檔案管理狀況，強(qiáng)化職員們對(duì)檔案管理工作處理的熱情[4]。歸結(jié)來(lái)講，信息化建設(shè)加快了檔案管理向數(shù)據(jù)化、資源化等方向的轉(zhuǎn)變進(jìn)程，并且也令事業(yè)單位檔案管理遭受一系列的挑戰(zhàn)，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該及時(shí)形成新的認(rèn)識(shí)，著手快速健全信息化管理體系并加強(qiáng)檔案管理內(nèi)部的信息安全，配合檔案管理優(yōu)化來(lái)帶動(dòng)其余工作進(jìn)步，從而推動(dòng)事業(yè)單位長(zhǎng)遠(yuǎn)化地經(jīng)營(yíng)與發(fā)展。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)，是迎合我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)與科學(xué)技術(shù)進(jìn)步等趨勢(shì)的必要路徑，且整個(gè)工程量十分龐大。所以說(shuō)，作為事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)，要及時(shí)引起對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視，能夠透過(guò)宏觀層面提供完善的規(guī)劃，并透過(guò)實(shí)踐持續(xù)提升管理職員的專業(yè)技能和人文素養(yǎng)。久而久之，令事業(yè)單位檔案信息化管理更好地迎合新社會(huì)的改革與發(fā)展需求。

參考文獻(xiàn)

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[3]闞澤微.關(guān)于事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)與發(fā)展的探討[J].黑龍江科技信息，2017，25（05）：71-75.

[4]任守海.淺析事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)路徑[J].人才資源開發(fā)，2017，17（02）：124-136.