加強(qiáng)行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案信息化管理分析

張濤

摘 要：財(cái)務(wù)檔案是具有保存價(jià)值的財(cái)務(wù)記錄，是存儲財(cái)務(wù)工作經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)和智慧的知識庫，能反映行政事業(yè)單位真實(shí)的財(cái)務(wù)和經(jīng)濟(jì)狀況。但是一些行政事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案管理存在不重視檔案分類、檔案資料不完整、信息化管理協(xié)作不足、財(cái)務(wù)檔案信息不安全等問題，應(yīng)努力探索解決措施，不斷加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案信息化管理。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位;財(cái)務(wù)檔案;檔案管理;信息化

行政事業(yè)單位履行著行政管理職能，其在經(jīng)濟(jì)發(fā)展與社會建設(shè)中發(fā)揮著巨大的作用。財(cái)務(wù)檔案作為記錄其經(jīng)濟(jì)活動的關(guān)鍵性資料，為單位的財(cái)務(wù)管理及經(jīng)濟(jì)決策提供重要參考，為上級部門檢查單位經(jīng)濟(jì)運(yùn)行提供依據(jù)。進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代以后，行政事業(yè)單位的工作任務(wù)、社會地位和發(fā)展方向等出現(xiàn)變革，紛紛開展信息化建設(shè)工作，加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案信息化管理勢在必行。

1 行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案信息化管理的優(yōu)勢

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，事業(yè)單位借助計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)存儲財(cái)務(wù)檔案、處理財(cái)務(wù)信息，財(cái)務(wù)檔案從紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案[1]。財(cái)務(wù)電子檔案主要包括電子憑證、電子報(bào)表、明細(xì)賬、總賬、電子圖片、銀行回單等，通過電子文件的形式把財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息收集并存儲在磁盤、光盤、硬盤等電子介質(zhì)里，同時(shí)強(qiáng)調(diào)對財(cái)務(wù)檔案的整理、開發(fā)及利用。和傳統(tǒng)財(cái)務(wù)檔案管理相比，財(cái)務(wù)檔案信息化管理優(yōu)勢顯著：第一，改變紙質(zhì)檔案工作模式，節(jié)省紙質(zhì)檔案管理成本，在減少資源浪費(fèi)的同時(shí)極大地提高財(cái)務(wù)檔案工作的效率和質(zhì)量;第二，適應(yīng)電子政務(wù)、電子商務(wù)等的發(fā)展，提升使用單位財(cái)務(wù)檔案信息的便利程度，發(fā)揮財(cái)務(wù)檔案的價(jià)值;第三，便于綜合統(tǒng)計(jì)財(cái)務(wù)信息，展開分析及利用。通過結(jié)合先進(jìn)的檔案信息化管理理念和高新科技手段，促使單位的財(cái)務(wù)檔案管理工作不斷趨于規(guī)范化、數(shù)字化、信息化。

2 加強(qiáng)行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案信息化管理的舉措

2.1 促進(jìn)檔案分類，推進(jìn)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

行政事業(yè)單位的財(cái)務(wù)資料是非常龐雜的，因而財(cái)務(wù)檔案管理涉及較多科目，包括各種各樣的憑證、臺賬、賬本等，開展檔案管理工作的難度較大。為提高財(cái)務(wù)檔案工作效率，實(shí)現(xiàn)信息化管理，首先要做的就是強(qiáng)化財(cái)務(wù)檔案分類處理，更新財(cái)務(wù)檔案管理模式及體系[2]。其次就是增加基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入，因?yàn)樨?cái)務(wù)檔案信息化管理對軟硬件設(shè)備、系統(tǒng)等有一定的要求，不僅要建立檔案室，確保其處于單位管理的核心位置，提升封閉性，方便保存財(cái)務(wù)檔案，還要在專業(yè)檔案管理設(shè)施和設(shè)備的購置上增加投入，例如計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等，通過計(jì)算機(jī)建立財(cái)務(wù)電子檔案數(shù)據(jù)庫，根據(jù)財(cái)務(wù)檔案的重要性順序或時(shí)間順序做好分類處理工作，進(jìn)而根據(jù)財(cái)務(wù)事項(xiàng)的性質(zhì)和收支類別等細(xì)化分類，提高財(cái)務(wù)檔案信息化管理效率。

2.2 加強(qiáng)收集保存，保證財(cái)務(wù)檔案完整

為保證信息化背景下行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案資料的完整度，在檔案的收集與保存工作中應(yīng)把握兩個(gè)方面：一個(gè)是在行政事業(yè)單位執(zhí)行電子簽單制度，完善建立財(cái)務(wù)檔案管理工作責(zé)任制，做好財(cái)務(wù)電子文件的簽入和簽出、安全等工作，方便了解使用過財(cái)務(wù)電子文件的人，確保財(cái)務(wù)檔案資料不被篡改。行政事業(yè)單位所用的財(cái)務(wù)軟件和信息管理系統(tǒng)也要具有兼容性，以提升財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息存儲的標(biāo)準(zhǔn)性、可讀性。建立財(cái)務(wù)檔案之后則要及時(shí)采集并整理動態(tài)數(shù)據(jù)，予以補(bǔ)充和完善，體現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案使用時(shí)效。

另一個(gè)是行政事業(yè)單位的財(cái)務(wù)部門要完整保存并備份財(cái)務(wù)文件、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，保證在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)有損時(shí)能及時(shí)恢復(fù)單位的會計(jì)電算化系統(tǒng)，減少損失;如實(shí)記錄計(jì)算機(jī)硬件的型號和系統(tǒng)存儲大小、配套設(shè)備等信息，掌握財(cái)務(wù)軟件數(shù)據(jù)庫的類型，保存有關(guān)于財(cái)務(wù)軟件的供應(yīng)商及維護(hù)單位的信息，保管好財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)說明書等，方便尋找，體現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案收集的完整性。利用互聯(lián)網(wǎng)檢索也可以幫助使用者更快速地找到所需財(cái)務(wù)信息，最大限度共享財(cái)務(wù)信息資源，發(fā)揮單位財(cái)務(wù)檔案的價(jià)值。因?yàn)樵谛畔⒒芾硪笙?，行政事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案一般存儲在光盤或磁性介質(zhì)之中，這些存儲載體的物理特性決定著在保存財(cái)務(wù)檔案時(shí)必須備份，保存雙份，即利用AB備份法實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息備份，并詳細(xì)標(biāo)注財(cái)務(wù)檔案歸檔的時(shí)間、操作人員的基本信息等。之后把兩份文檔分別存儲在不同位置，預(yù)防發(fā)生火災(zāi)、地震等意外事故時(shí)整個(gè)財(cái)務(wù)系統(tǒng)崩潰，檔案無法復(fù)原。存儲財(cái)務(wù)檔案資料的地方還要遠(yuǎn)離磁場，保證干凈和干燥，專門安排人員定期檢查存儲在磁性介質(zhì)上的財(cái)務(wù)檔案，通過復(fù)制的方式預(yù)防因磁性介質(zhì)損壞而破壞財(cái)務(wù)檔案資料的完整性[3]。

2.3 強(qiáng)化部門協(xié)作，共同實(shí)施檔案管理

行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案信息化管理的加強(qiáng)涉及諸多事項(xiàng)，如果只依賴辦公室將難以有效展開財(cái)務(wù)檔案信息化管理工作，需要聯(lián)合其他部門一起努力，通過協(xié)作深化檔案信息化建設(shè)。例如辦公室聯(lián)合單位財(cái)務(wù)部門和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理部門等，因?yàn)樨?cái)務(wù)部門的業(yè)務(wù)以單位各種經(jīng)濟(jì)工作為主，財(cái)務(wù)電子檔案的歸檔也在其責(zé)任范圍以內(nèi)，辦公室作為開展財(cái)務(wù)檔案管理工作的主要力量，應(yīng)和財(cái)務(wù)部門協(xié)作，加深對財(cái)務(wù)檔案的了解，憑借已經(jīng)掌握的檔案管理原則、方法，從整體角度把握財(cái)務(wù)檔案信息化管理。在該環(huán)節(jié)不能忽視計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理部門的功能和作用，應(yīng)與其協(xié)作，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案信息化管理的制度化和標(biāo)準(zhǔn)化。通過各部門充分的協(xié)調(diào)、合作，更好地推進(jìn)財(cái)務(wù)檔案信息化管理，加快信息化建設(shè)進(jìn)程。

2.4 注重網(wǎng)絡(luò)防護(hù)，保護(hù)財(cái)務(wù)檔案安全

對于行政事業(yè)單位來說，財(cái)務(wù)檔案涉及很多機(jī)密信息，一旦在信息化模式中單位的財(cái)務(wù)系統(tǒng)及檔案管理系統(tǒng)被黑客攻擊、病毒侵入，就容易泄露財(cái)務(wù)信息，導(dǎo)致單位的正常管理和運(yùn)作受到損害。為此，在財(cái)務(wù)檔案信息化管理中應(yīng)構(gòu)建安全的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，阻斷計(jì)算機(jī)病毒的傳播、威脅，確保軟件系統(tǒng)運(yùn)行正常，有效防止財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息被篡改、泄露、損毀等[4]。第一，在復(fù)制及傳輸單位的財(cái)務(wù)文件時(shí)應(yīng)檢測病毒，禁止使用不安全的、來歷不清的軟件，針對單位網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)及時(shí)安裝防火墻、防病毒軟件，并及時(shí)進(jìn)行最新版本的升級，定期檢測、查殺網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的病毒;第二，嚴(yán)格實(shí)施密碼管理制度，注意設(shè)置不同的系統(tǒng)使用口令、開機(jī)口令、網(wǎng)絡(luò)用戶名口令等;第三，促進(jìn)多級控制權(quán)限的設(shè)置，針對檔案管理者及類別不同的用戶應(yīng)設(shè)置對應(yīng)的權(quán)限，嚴(yán)格執(zhí)行身份認(rèn)證，權(quán)限不同的人可以訪問及使用的財(cái)務(wù)檔案信息也是不同的，減少財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息被人修改的問題，保證財(cái)務(wù)檔案安全、完整。對于行政事業(yè)單位的財(cái)務(wù)電子檔案，應(yīng)根據(jù)內(nèi)容劃分使用權(quán)限，例如只允許單位負(fù)責(zé)人、管理者使用重要的核心財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，其他使用者在特殊情況下如果需要查閱單位的機(jī)密財(cái)務(wù)信息，務(wù)必要由單位負(fù)責(zé)人授權(quán)。

3 結(jié)語

在網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，行政事業(yè)單位在財(cái)務(wù)檔案管理工作中不能再延續(xù)傳統(tǒng)的觀念，要積極更新檔案工作理念，促進(jìn)財(cái)務(wù)檔案的分類，同時(shí)加強(qiáng)對單位財(cái)務(wù)檔案的收集和保存，通過部門協(xié)作提高財(cái)務(wù)檔案管理的有效性，在此基礎(chǔ)上加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，利用信息技術(shù)推動財(cái)務(wù)檔案信息化管理水平的不斷提升，從而充分發(fā)揮財(cái)務(wù)檔案信息化管理的優(yōu)勢，更好地服務(wù)于單位的運(yùn)作和發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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