淺談事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題及對策

馬麗

摘 要：人事檔案管理是事業(yè)單位整體工作中的重要環(huán)節(jié)。事業(yè)單位人事檔案管理工作主要為對相關(guān)資料進行收集、整體、歸納、統(tǒng)計、儲存等。人事檔案管理主要的作用就是為今后相關(guān)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)處理提供科學(xué)的參考依據(jù)，因此，人事檔案管理工作在事業(yè)單位中的地位非常重要，能夠直接影響事業(yè)單位未來發(fā)展。但在實際事業(yè)單位人事檔案管理工作中管理制度并沒有得到創(chuàng)新，進步，導(dǎo)致事業(yè)單位在人事檔案管理工作中時常遇到各種各樣的問題。文章主要對這些存在的問題進行分析研究，同時提供相關(guān)的解決辦法，希望促進事業(yè)單位人事檔案管理工作效率不斷提升。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案管理;問題;對策

1 事業(yè)單位人事檔案管理工作中存在的主要問題

1.1 管理制度的不完善

目前很多事業(yè)單位在人事檔案管理制度上依然存在著很多問題。一些事業(yè)單位甚至還沒有建立起人事檔案管理制度，而其他的事業(yè)單位盡管建立了人事檔案管理制度，但只是形式大于實際，沒有對其進行貫徹落實，特別是一些較小的事業(yè)單位這種現(xiàn)象非常普遍且嚴重。另外人事檔案管理工作人員自身文檔保存意識淺薄，以至后期問題的發(fā)生沒有有效的參考依據(jù)。另外一些工作人員在上班時間不能嚴肅認真對待工作內(nèi)容，會隨便的將檔案存放在空置的房間內(nèi)或檔案柜里，不對其進行標注、記錄等，這就會導(dǎo)致多種錯誤地產(chǎn)生，以至文檔使用效果沒有達到預(yù)期標準，使用率不盡人意。還有當部分人事檔案管理人員自身具有的拖拉毛病，就會使得檔案推擠，且為了能夠按時完成工作任務(wù)他們通常會用很短的時間對檔案進行整理，就使得檔案錯誤紀律急劇增高。對于個事業(yè)單位來說其要保存的檔案過于繁多，加上使用設(shè)施陳舊就導(dǎo)致很多錯誤的產(chǎn)生，同時極有可能造成檔案的缺失和損壞。

1.2 管理人員不專業(yè)

如今，大部分事業(yè)單位均沒有安排專門的人員負責(zé)管理檔案，幾乎都是由行政人員兼任，人事檔案管理人員缺乏較高的專業(yè)素質(zhì)，沒有接受過系統(tǒng)的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，不了解人事檔案管理分類、利用、保護等專業(yè)知識。人事檔案管理工作看似輕松，其實不然，其與諸多知識有關(guān)，所以，受諸多因素的影響，大多數(shù)人事檔案管理人員都不具備較高的專業(yè)素質(zhì)，沒有從專業(yè)角度對檔案進行管理。

1.3 硬件條件差

隨著信息技術(shù)的發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)的普及，人事檔案管理工作的信息化趨勢越來越明顯?，F(xiàn)在有一部分企業(yè)還沒有意識到信息化的重要性，還在使用傳統(tǒng)的人事檔案管理方式，這就導(dǎo)致整個企業(yè)的管理系統(tǒng)效率低下，準確性也有待提高。而另外很大一部分企業(yè)已經(jīng)意識到了信息化人事檔案管理方式的重要程度，在進行人事檔案管理時已經(jīng)開始使用信息技術(shù)進行管理工作和數(shù)據(jù)分析，但由于沒有較成熟的技術(shù)和完善的設(shè)備支撐，很多事業(yè)單位的信息化程度還僅限于利用數(shù)據(jù)庫進行簡單記錄，沒有使用先進技術(shù)深入分析這些數(shù)據(jù)，不能更有效地利用檔案資料中的信息，這很不利于人事檔案管理的優(yōu)化改進和事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展。

2 人事檔案管理問題相關(guān)對策

2.1 制定人事檔案管理制度

我們現(xiàn)在正處于信息化時代，但是事業(yè)單位在人事檔案管理工作所采用的管理方法依然是落后、陳舊的傳統(tǒng)方法。這種傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)不再適用于當今信息化時代背景下，傳統(tǒng)管理制度與管設(shè)備都有一定的弊端，已經(jīng)不在適用于現(xiàn)階段的人事檔案管理工作。因此事業(yè)單位相關(guān)管理人員應(yīng)該盡早制定符合自身發(fā)展需求的人事檔案管理制度，之后根據(jù)自身各工作環(huán)節(jié)具體的要求對現(xiàn)有的人事檔案管理制度進行完善與補充，同時對各項規(guī)范與制度實施情況進行嚴格的監(jiān)督，確保在人事檔案管理人員工作過程中各項檔案能夠妥善放置。事業(yè)單位要引進先進的管理設(shè)備，社會發(fā)展事業(yè)單位對人事檔案管理工作也要做到與時俱進，有效利用信息網(wǎng)絡(luò)高科技先進技術(shù)，使用檔案信息化管理方式。這種人事檔案管理方式能夠最大程度額降低管理錯誤率，且提高檔案查詢速度，更好的推動事業(yè)單位人事檔案管理的發(fā)展，提高人事檔案管理部門在大眾心中的地位，樹立威信。

2.2 提高對人事檔案管理的重視程度

人事檔案管理保密是開展事業(yè)單位人事檔案管理工作最為重要的一項內(nèi)容。站在這一層面上來講，在對人事檔案管理庫房的位置進行選擇以及后期建造過程中，均應(yīng)嚴格參照我國現(xiàn)行相關(guān)標準和規(guī)范，讓人事檔案管理涉及的各個部分（辦公室、閱覽室）在空間區(qū)域劃分中的獨立性得到保證。同時，還應(yīng)系統(tǒng)的培訓(xùn)保密人事檔案管理工作人員，提升其專業(yè)技能，使之可以嚴格管理保密檔案。應(yīng)讓相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)與管理人員對事業(yè)單位人事檔案管理的價值有一充分認識，讓其將事業(yè)單位人事檔案管理的積極價值給了解到，以把人事檔案管理工作聯(lián)系起事業(yè)單位經(jīng)濟效益和社會效益的取得，除了思想上引起重視外，并從條件與環(huán)境上給予支持，營造一個寬松的氛圍和良好的支持環(huán)境給事業(yè)單位人事檔案管理。

2.3 加強基礎(chǔ)硬件建設(shè)

目前很多事業(yè)單位的人事檔案管理工作缺乏一定的效率和速度，主要是因為利用傳統(tǒng)的人事檔案管理方法需要消耗大量的人力物力，管理的效率很低。隨著時代的發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及，很多事業(yè)單位都開始采用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進行系統(tǒng)管理。通過利用計算機技術(shù)，人事檔案管理工作的整體效率就會大幅提升。除此之外，工作人員還要完善建立人事檔案管理信息系統(tǒng)，更加規(guī)范系統(tǒng)地對檔案進行信息錄入和歸檔分類等，這時也需要結(jié)合自身事業(yè)單位的實際情況建立一定的分類標準，從而統(tǒng)一整個系統(tǒng)的操作流程。通過信息化系統(tǒng)管理，可以顯著提升整個人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量。因此，事業(yè)單位要重視對人事檔案管理的信息化進程，在設(shè)備投入方面要加大資金支持力度，安排專業(yè)人員采購足夠數(shù)量、性能良好的計算機設(shè)備，為信息化管理提供技術(shù)保障。對于這些先進的機械設(shè)備，在使用時要注重使用的行為規(guī)范，這就要求組織管理人員參加一些技術(shù)培訓(xùn)，更加了解其中的操作步驟，提升工作人員的技術(shù)水平。另外，還要安排一些工作人員定期對這些設(shè)備進行維修保養(yǎng)，保證設(shè)備能夠正常運行。管理人員要掌握一定的計算機人事檔案管理技能，這樣才能真正實現(xiàn)檔案的信息化管理，推進事業(yè)單位的信息化進程。

2.4 提高工作人員綜合素質(zhì)

事業(yè)單位應(yīng)該定期對人事檔案管理工作人員開展必要的知識培訓(xùn)，從而提高他們的思想意識，其能夠端正自己的思想，樹立正確的工作態(tài)度，能夠從自身體會到人事檔案管理工作的重要性以及必要性。與此同時，應(yīng)該加強對管理人員專業(yè)知識的培養(yǎng)程度，從而提高他們的專業(yè)知識水平以及自身的綜合素質(zhì)水平。隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，信息需求量的不斷提高，人事檔案管理工作人員應(yīng)該與時俱進，適應(yīng)時代發(fā)展的速度，從而使人事檔案管理工作能夠充分滿足社會發(fā)展的需要。

3 結(jié)束語

在事業(yè)單位的發(fā)展道路上，人事檔案管理工作時很重要的一部分。隨著時代的發(fā)展，事業(yè)單位中的人事檔案管理工作也要進行一定的改革和優(yōu)化。目前很多事業(yè)單位在人事檔案管理中還存在著一些問題，這需要事業(yè)單位加大對管理人員的監(jiān)管和考核，組織工作人員參加一些關(guān)于信息技術(shù)的講座，培養(yǎng)其信息化意識和責(zé)任意識，從而提高人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量，促進事業(yè)單位更加穩(wěn)定地發(fā)展。

參考文獻

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