文書檔案管理工作的創(chuàng)新路徑若干思考

胡姝華

摘 要：在信息技術(shù)發(fā)展的前提下，文書檔案工作必須要進(jìn)行創(chuàng)新，探究新的路徑，因?yàn)閭鹘y(tǒng)意義上的文書檔案管理早已經(jīng)無法和新時代匹配，與社會發(fā)展趨勢嚴(yán)重脫離，因此創(chuàng)新檔案管理途徑至關(guān)重要。面對變革的來臨，怎樣提升文書檔案管理水平，推動檔案事業(yè)發(fā)展成為了普遍關(guān)注的問題。本文將重點(diǎn)研究文書檔案工作的創(chuàng)新方法，以便進(jìn)一步改善檔案管理工作，為今后的管理工作質(zhì)量提升提供參考。

關(guān)鍵詞：文書檔案管理;創(chuàng)新路徑;創(chuàng)新探究

引言：文書檔案管理屬于一項(xiàng)必不可少的工作，其管理水平可以直接影響工作效率，特指機(jī)關(guān)或者是企業(yè)等團(tuán)體相關(guān)的活動的記錄，將這些記錄整理成資料，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行管理，就屬于文書檔案管理。它是全部活動的真實(shí)記錄，可以成為企業(yè)決策的參考，對于企業(yè)發(fā)展至關(guān)重要?；诖?，對文書檔案工作進(jìn)行創(chuàng)新具有積極的現(xiàn)實(shí)意義，應(yīng)該給予重視，從而推動文書檔案管理實(shí)現(xiàn)規(guī)范化。

一、檔案管理現(xiàn)存的問題

（一）管理手段落后

我國的檔案管理水平相對比較落后，還處于比較傳統(tǒng)的管理階段，現(xiàn)代化的理念并沒有充分體現(xiàn)在檔案管理工作中，目前大多數(shù)的檔案管理部門沒有現(xiàn)代化的設(shè)備，甚至連電腦都沒有設(shè)置，最基本的裝訂工作都是由人工來完成，缺少防火和防蟲等設(shè)施。傳統(tǒng)意義上的檔案管理想要在規(guī)定時間內(nèi)完成任務(wù)，總是需要耗費(fèi)大量的時間和投入很多精力，才能推動相關(guān)工作的平穩(wěn)落實(shí)，屬于比較費(fèi)時費(fèi)力的工作，最主要的問題就是工作效率低且工作質(zhì)量也無法進(jìn)行保障，人為失誤問題普遍存在，同時還不便于檔案的利用和長期保管。基于這樣的現(xiàn)狀可以看出，在檔案管理工作中，管理手段的落后會限制其他工作的水平，阻礙企業(yè)發(fā)展，因此檔案管理手段急需創(chuàng)新和改革，運(yùn)用現(xiàn)代化的手段提高檔案管理水平已經(jīng)刻不容緩，是檔案管理的首要任務(wù)。

（二）從業(yè)人員素質(zhì)不高

從目前的情況來看，檔案管理的從業(yè)人員普遍存在專業(yè)知識匱乏的問題，這種理論知識的落后和匱乏會阻礙檔案事業(yè)的發(fā)展，由于在沒有工作經(jīng)驗(yàn)和經(jīng)過系統(tǒng)學(xué)習(xí)的前提下，就從事了相關(guān)工作，缺乏檔案管理的知識和技巧，所以對檔案管理的理論知識掌握程度較淺，更沒有實(shí)際的工作經(jīng)驗(yàn)，導(dǎo)致檔案管理存在薄弱環(huán)節(jié)，工作效果得不到保障。還有一部分檔案管理人員是由其他崗位的人員兼任，缺乏專業(yè)知識，工作積極性不強(qiáng)，更不愿意主動學(xué)習(xí)和創(chuàng)新。另外，再加上檔案管理工作存在一定的特殊性，工作性質(zhì)特殊，每天需要和眾多數(shù)據(jù)打交道，相對比較枯燥。同時深受計劃經(jīng)濟(jì)的影響，在企業(yè)或者是單位的重視程度不高，導(dǎo)致檔案專業(yè)人才的大量流失，人才流失是導(dǎo)致檔案管理工作缺乏動力和創(chuàng)新的主要原因。

（三）對檔案管理工作不夠重視

檔案管理工作長期得不到重視這也是影響檔案管理工作創(chuàng)新的關(guān)鍵因素，對檔案管理不夠重視，缺乏管理意識是較為普遍的現(xiàn)象，領(lǐng)導(dǎo)和管理人員自上而下都沒有認(rèn)識到檔案管理的重要性。例如：在實(shí)際工作中經(jīng)常會遇到材料上交不及時，導(dǎo)致不能在規(guī)定時間內(nèi)完成材料歸檔的工作，并且上交的材料不完整，直接影響了檔案管理工作的準(zhǔn)確性和可靠性。

二、現(xiàn)代化檔案管理的創(chuàng)新路徑

（一）創(chuàng)新檔案管理意識

管理創(chuàng)新是新時代的具體要求，意識創(chuàng)新是最基本的前提和保障，只有意識創(chuàng)新才能實(shí)現(xiàn)技術(shù)和服務(wù)創(chuàng)新。檔案管理人員要時刻保持清晰的認(rèn)知，明確自身責(zé)任，從根本上注重檔案管理創(chuàng)新，強(qiáng)化檔案管理意識，從而進(jìn)一步提升管理效果。傳統(tǒng)的檔案管理比較被動，自主性和創(chuàng)新性不強(qiáng)，無法滿足當(dāng)今的社會發(fā)展需求，現(xiàn)代化的檔案管理要變被動為主動，對檔案管理制度進(jìn)行規(guī)范和優(yōu)化升級，將制度作為工作的指導(dǎo)方針，為檔案管理工作指明方向，將檔案管理推向全新的高度，促使檔案管理水平的全面提升。

從現(xiàn)狀來看，檔案管理工作之所以發(fā)展受限，存在阻礙因素，一直停滯不前。最主要的原因在于人們對該項(xiàng)工作的重視力度不強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)層對檔案管理的重要性存在錯誤認(rèn)識，長期以往，就會導(dǎo)致檔案工作質(zhì)量降低。所以在新時期想要創(chuàng)新檔案管理手段必須要強(qiáng)化檔案管理意識，制定規(guī)范的檔案管理章程。在檔案工作中，材料的收集和整理是最基礎(chǔ)的工作內(nèi)容，但是材料的收集需要靠各個部門之間的高度配合，提高材料收集的時效性，在確保材料收集效率的同時，還要保證材料的準(zhǔn)確性以及可靠性，從而保證檔案工作質(zhì)量。無論是企業(yè)還是機(jī)關(guān)單位都應(yīng)該強(qiáng)調(diào)檔案管理的重要性，加大宣傳和教育的力度，同時要加強(qiáng)檔案管理人員對政策法規(guī)的理解和掌握程度，促使從事檔案管理的人員清醒認(rèn)識到檔案是國家的寶貴財富，也是社會進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的有力依據(jù)，是重要的信息資源，是不可再生和被輕易取代的，應(yīng)該高度重視。

（二）創(chuàng)新檔案管理技術(shù)

技術(shù)創(chuàng)新應(yīng)該作為指導(dǎo)思想貫穿于各個階段，同時技術(shù)創(chuàng)新也離不開制度的支持，建立健全管理體系是保證技術(shù)創(chuàng)新的前提?，F(xiàn)如今，在科技進(jìn)步的推動下，各項(xiàng)工作的現(xiàn)代化特征逐漸明朗，檔案工作也不例外，想要確保管理的實(shí)際效果，就要運(yùn)用現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)，建立共享資料庫，完善加密技術(shù)手段，提高檔案管理工作的科技含量，推動檔案管理創(chuàng)新進(jìn)程。除此之外，檔案管理人員還要從思想層面進(jìn)行創(chuàng)新和不斷完善檔案管理措施。檔案管理首先應(yīng)該受到領(lǐng)導(dǎo)的重視，把檔案管理落實(shí)到實(shí)處，培養(yǎng)責(zé)任感和危機(jī)意識，提升檔案工作的真實(shí)水平。

（三）創(chuàng)新理論知識

從社會發(fā)展現(xiàn)狀來看，我國已經(jīng)全面進(jìn)入信息化時代，這種時代特征反映在各行各業(yè)中。換句話說，文書檔案管理需要不斷創(chuàng)新理念，做到與時俱進(jìn)，跟上時代步伐，只有實(shí)現(xiàn)理論知識的不斷創(chuàng)新，才能更好貼合社會需求。站在思想層面和理論知識層面進(jìn)行創(chuàng)新，做到雙管齊下，將文書檔案管理賦予新的時代內(nèi)涵，確保其可以符合社會發(fā)展趨勢，實(shí)現(xiàn)持續(xù)發(fā)展。

（四）培養(yǎng)專業(yè)人才

現(xiàn)階段，人才的競爭逐漸激烈，人才是推動檔案發(fā)展的主要動力。當(dāng)今時代，信息瞬息萬變，競爭愈演愈烈，現(xiàn)代化的檔案管理要組建一支高素質(zhì)的專業(yè)團(tuán)隊(duì)，管理人員在收集和整理材料、分門別類和提供服務(wù)等方面都發(fā)揮重要作用。管理人員不僅是建造者更是維護(hù)者，也是檔案資源和使用者之間的橋梁，是高品質(zhì)檔案產(chǎn)品的設(shè)計者和維護(hù)者[2]。新時期的檔案管理者要具備創(chuàng)新精神和自主意識，另外，還需要完善相關(guān)的管理制度，健全管理體系，細(xì)致劃分檔案管理工作，確保每一位員工都可以明確自身肩負(fù)的責(zé)任，清晰責(zé)任和義務(wù)，為管理人員創(chuàng)造學(xué)習(xí)機(jī)會，鼓勵工作人員掌握現(xiàn)代化的管理技術(shù)，強(qiáng)化檔案管理對企業(yè)發(fā)展的重要性，認(rèn)真開展檔案管理工作，將具體工作科學(xué)有效落實(shí)，將文書檔案管理的重要作用最大限度發(fā)揮出來。

總而言之，檔案的主要作用是記錄和反映客觀現(xiàn)實(shí)，以便為今后的工作提供參考價值，檔案具有很強(qiáng)的完整性和真實(shí)性，通過檔案可以幫助人們認(rèn)識到社會發(fā)展的客觀規(guī)律，檔案管理工作的科學(xué)性和有效性十分重要[3]。在新時期，機(jī)遇和挑戰(zhàn)是共同存在的，因此現(xiàn)代化的檔案管理要借助先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作模式，提高管理水平，將檔案資源具備的社會價值完全體現(xiàn)出來。

結(jié)論：綜上所述，本文先是分析了檔案管理的現(xiàn)存問題，并在此基礎(chǔ)上提出了解決辦法。可以通過培養(yǎng)專業(yè)人才、理論知識和管理技術(shù)的創(chuàng)新等途徑不斷提高檔案管理的真實(shí)水平，相關(guān)企業(yè)和單位要結(jié)合自身的現(xiàn)狀，找到檔案管理創(chuàng)新的突破口，為今后的相關(guān)工作提供保障。

參考文獻(xiàn)：

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[3]劉航.信息時代文書檔案管理工作面臨的問題及對策探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（17）：100-101.

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