探討文書(shū)檔案管理中的問(wèn)題及策略

王曉春

摘 ? 要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，文書(shū)檔案管理工作對(duì)于企業(yè)等單位來(lái)說(shuō)變得越來(lái)越重要，在新的形勢(shì)下，文書(shū)檔案工作需要適應(yīng)環(huán)境，緊跟時(shí)代步伐，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)的理念和創(chuàng)新原則。目前文書(shū)檔案管理主要存在檔案收集不完整、信息化自動(dòng)化水平較低、現(xiàn)代化程度較低以及管理人員綜合素質(zhì)不足等問(wèn)題，而改進(jìn)文書(shū)檔案管理的策略主要有加強(qiáng)檔案管理與檔案工作的協(xié)調(diào)、提高檔案管理的信息化現(xiàn)代化水平以及提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)三種。

關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案管理;問(wèn)題;策略

中圖分類(lèi)號(hào)：G275 ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A ? ? ? ?文章編號(hào)：1005-5312（2016）30-0249-01

在當(dāng)前檔案管理現(xiàn)代化的大背景下，為促使文書(shū)檔案的管理改革工作能夠有效開(kāi)展，同時(shí)進(jìn)一步強(qiáng)化各單位、各企業(yè)對(duì)文書(shū)檔案規(guī)范有效管理的工作，很多企業(yè)都已經(jīng)開(kāi)始著手實(shí)行對(duì)檔案進(jìn)行“卷”改“件”的整理歸檔工作。這種改革措施在一定程度上改進(jìn)了檔案管理的有效性，提高了單位和企業(yè)在檔案管理工作上的效率。但簡(jiǎn)單的改進(jìn)措施并不能從根本上解決檔案管理存在的問(wèn)題，檔案管理工作還有大量急需改革的環(huán)節(jié)，對(duì)于這些問(wèn)題，我們應(yīng)予以足夠的重視。

一、文書(shū)檔案管理中的主要問(wèn)題

1.文書(shū)檔案收集不完整。當(dāng)前的很多機(jī)關(guān)單位或企業(yè)部門(mén)，其領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書(shū)檔案管理工作并沒(méi)有引起足夠的重視，他們往往更看重單位或企業(yè)的經(jīng)營(yíng)和正常運(yùn)轉(zhuǎn)，對(duì)于單位和企業(yè)檔案的管理工作則表現(xiàn)出較明顯的輕視。這樣的態(tài)度導(dǎo)致了很多科室或部門(mén)都沒(méi)有設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理日程，沒(méi)有將檔案的收集與整理納入到重要的工作組成當(dāng)中。這不僅不利于提升工作人員的主動(dòng)性和積極性，而且容易出現(xiàn)文書(shū)檔案收集不完整的問(wèn)題，并且檔案收集與檔案工作的銜接也會(huì)存在問(wèn)題①。文書(shū)檔案的管理與一般檔案管理工作存在區(qū)別，但相互之間又存在聯(lián)系，如果兩者無(wú)法有效銜接，就有可能造成工作互相脫節(jié)的問(wèn)題。

2.信息化自動(dòng)化水平較低。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理的信息化自動(dòng)化已經(jīng)成為必然趨勢(shì)，但目前單位或企業(yè)對(duì)文書(shū)檔案的信息化自動(dòng)化管理水平卻存在明顯不足。目前很多單位或企業(yè)的內(nèi)部各部門(mén)之間沒(méi)有形成良好的配合，很多單位和企業(yè)的工作人員往往會(huì)認(rèn)為文書(shū)檔案管理僅僅是檔案管理部門(mén)的事情，并不在自身的職責(zé)范圍之內(nèi)。更有甚者，不僅自己不重視檔案管理工作，而且千方百計(jì)不遠(yuǎn)配合檔案管理部門(mén)的相關(guān)工作，給檔案管理工作帶來(lái)很大阻力，影響了文書(shū)檔案管理整體的信息化建立進(jìn)程。

3.現(xiàn)代化程度較低。收到資金投入等各相關(guān)因素的限制，目前很多機(jī)關(guān)單位和企業(yè)在進(jìn)行文書(shū)檔案管理時(shí)，大多存在安全保管標(biāo)準(zhǔn)落后、檔案室設(shè)備達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)以及信息化、辦公自動(dòng)化水平落后等問(wèn)題，而這些問(wèn)題在很大程度上都影響了文書(shū)檔案的現(xiàn)代化程度，特別是在計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)方面，文書(shū)檔案管理部門(mén)的現(xiàn)代化程度非常落后，而這些因素也成為影響文書(shū)檔案管理效率的重要因素。

4.管理人員綜合素質(zhì)不足。很多的機(jī)關(guān)單位或企業(yè)在管理文書(shū)檔案時(shí)，沒(méi)有對(duì)相關(guān)管理人員提出嚴(yán)格要求，并且在日常工作中對(duì)檔案管理人員的重視程度較低，沒(méi)有對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格詳細(xì)的培訓(xùn)工作，只是將培訓(xùn)的重點(diǎn)放在了單位或企業(yè)的技術(shù)人員或管理人員的身上。更有甚者，很多單位或企業(yè)的檔案管理工作是由其它部門(mén)的工作人員兼職的②，在沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)的情況下，檔案管理相關(guān)工作人員的工作水平和工作效率都存在很大問(wèn)題，根本難以滿(mǎn)足正常的文書(shū)檔案管理工作。

二、改進(jìn)文書(shū)檔案管理的策略

1.加強(qiáng)檔案管理與檔案工作的協(xié)調(diào)。由于文書(shū)檔案的管理工作和普通檔案管理工作的關(guān)聯(lián)性，因此做好文書(shū)檔案管理工作的前提是做好普通檔案的管理工作。文件是檔案的基礎(chǔ)，而檔案則是文件的最終歸宿。文書(shū)的工作水平會(huì)直接影響到文書(shū)檔案的管理水平，因此，文書(shū)工作人員應(yīng)具備一定的檔案管理意識(shí)，在執(zhí)行相關(guān)的歸檔制度時(shí)，必須首先確保檔案文件的完整性和準(zhǔn)確性，一文件資料的收集與整理工作為基礎(chǔ)，加強(qiáng)同檔案管理科室工作人員間的聯(lián)系，切實(shí)履行好對(duì)檔案的審查職責(zé)，做好檔案管理工作。

2.提高檔案管理的信息化現(xiàn)代化水平。單位及企業(yè)應(yīng)加大對(duì)檔案管理工作的資金投入，提升檔案管理相關(guān)工作的信息化現(xiàn)代化水平，提升對(duì)現(xiàn)代化設(shè)備的應(yīng)用水平，將信息化技術(shù)廣泛應(yīng)用于對(duì)文書(shū)檔案各信息資源的儲(chǔ)存、處理和管理環(huán)節(jié)③。最首要的任務(wù)是建立其完整的文書(shū)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，保證數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)所有文書(shū)檔案信息為同一格式，做到統(tǒng)一規(guī)范管理。其次，運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)管理，提升檔案管理的自動(dòng)化程度。

3.提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。機(jī)關(guān)單位或企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案管理工作人員的培訓(xùn)工作，加強(qiáng)對(duì)他們的思想和職業(yè)能力培訓(xùn)工作，培養(yǎng)他們的職業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)，提升其綜合素質(zhì)。應(yīng)加強(qiáng)工作人員對(duì)國(guó)家文書(shū)檔案管理各項(xiàng)精神的理解以及對(duì)各項(xiàng)規(guī)章制度的明確和認(rèn)識(shí)④，提升工作人員的思想覺(jué)悟和管理意識(shí)，提升他們的工作主動(dòng)性和工作熱情，為新時(shí)期的文書(shū)檔案管理工作提供強(qiáng)有力的支持。

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①聶丹萍.新時(shí)期文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（15）：79.

②劉延玲，李春竹.淺析企業(yè)文書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].蘭臺(tái)世界，2013（z1）：157.

③張萍.淺談文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（07）：103，111.

④王柳，禹夏.淺析文書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].中國(guó)急救醫(yī)學(xué)，2015（z2）：405-406.