行政事業(yè)國(guó)有資產(chǎn)“三步基礎(chǔ)管理工作法”解析

明恒陽(yáng)

摘要：行政事業(yè)國(guó)有資產(chǎn)管理信息化建設(shè)步伐加快，規(guī)范性制度越來越細(xì)化，但在基層單位資產(chǎn)管理工作 中并未能得到很好的落實(shí)，本文剖析根源，創(chuàng)新提出簡(jiǎn)便易操作的“三步基礎(chǔ)管理工作法”，旨在夯實(shí)國(guó)有資產(chǎn)基 礎(chǔ)管理工作，呼吁行業(yè)管理部門和基層單位注重科學(xué)的基礎(chǔ)性管理，進(jìn)而上升為制度性管理，更好地實(shí)現(xiàn)國(guó)有資 產(chǎn)管理先進(jìn)理念設(shè)想和現(xiàn)實(shí)的管理目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位;國(guó)有資產(chǎn)管理;工作模式

—、“三步基礎(chǔ)管理工作法”的產(chǎn)生背景

隨著近幾年行政事業(yè)單位資產(chǎn)管理信息化建設(shè)的 發(fā)展，特別是資產(chǎn)信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用以及資產(chǎn)卡片式 管理，傳統(tǒng)的管理方式巳跟不上新形勢(shì)的步伐，突出表 現(xiàn)在三個(gè)方面：一是資產(chǎn)管理理念在不同地區(qū)、不同部 門間都出現(xiàn)偏差，甚至行業(yè)資產(chǎn)管理部門內(nèi)部也不統(tǒng)一， 導(dǎo)致管理方式差異性很大;二是資產(chǎn)管理規(guī)章制度出臺(tái) 越來越多，越來越細(xì)化，但基層單位并未能規(guī)范落實(shí);三 是資產(chǎn)管理信息化程度不斷提高，相應(yīng)的信息化管理方 面的制度并未及時(shí)出臺(tái)，信息化建設(shè)不斷出現(xiàn)新問題。

資產(chǎn)管理工作在行業(yè)管理層出現(xiàn)重制度化設(shè)計(jì)，輕 落實(shí)性設(shè)計(jì)，要求單位做到的多，懲處多，而幫扶基層貫 徹執(zhí)行的辦法少。面對(duì)一系列的改革和足夠多的規(guī)范 文件，基層單位如何順利地一一落實(shí)執(zhí)行，進(jìn)而提高資 產(chǎn)管理水平，成為阻礙當(dāng)下資產(chǎn)管理事業(yè)發(fā)展的新難 題，迫切需要一種新辦法解決困擾行政事業(yè)國(guó)有資產(chǎn)管 理不到位的問題。通過多年的基層調(diào)查和實(shí)踐，我們創(chuàng) 新設(shè)計(jì)了一套“三步基礎(chǔ)管理工作法”.旨在解決基層資 產(chǎn)管理工作中面臨的難點(diǎn)和低水平管理問題。

二、“三步基礎(chǔ)管理工作法”的執(zhí)行程序

該工作法設(shè)計(jì)的核心理念在于做好資產(chǎn)管理基礎(chǔ) 信息規(guī)范化，以小博大，化繁為簡(jiǎn)，傻瓜式操作，以最簡(jiǎn) 便的方法解決困擾多年的賬外資產(chǎn)形成根源、資產(chǎn)信息 不完整、資產(chǎn)變動(dòng)信息反饋跟進(jìn)不及時(shí)、賬實(shí)不符、日常 使用與財(cái)務(wù)監(jiān)督脫節(jié)、防范資產(chǎn)流失等一系列管理問 題?？梢詰?yīng)用于固定資產(chǎn)、在建工程、無形資產(chǎn)、公共基 礎(chǔ)設(shè)施資產(chǎn)、長(zhǎng)期投資、存貨等多項(xiàng)資產(chǎn)的管理中。

三步簡(jiǎn)單歸納為：第一步辦理資產(chǎn)出人庫(kù);第二步 資產(chǎn)實(shí)名登記;第三步資產(chǎn)檔案歸集。“三步基礎(chǔ)管理 工作法”看似簡(jiǎn)單，沒有什么高明之處，其實(shí)這種設(shè)計(jì) 理念本身就是要簡(jiǎn)便化，易操作，高效率地解決問題， 重點(diǎn)在于運(yùn)用。

1.第一步——辦理資產(chǎn)出入庫(kù)

國(guó)有資產(chǎn)管理第一道防線就是財(cái)務(wù)記賬，雖然是 基礎(chǔ)，卻是后面一切管理工作的前提，所以這個(gè)基礎(chǔ)顯 得尤為重要，因?yàn)楣芾砉ぷ髦谐霈F(xiàn)的問題往往都可以 追溯到這個(gè)基礎(chǔ)問題上。如何才能讓會(huì)計(jì)人員記好資 產(chǎn)賬，傳統(tǒng)記賬一般是憑發(fā)票及清單，或者附上合同， 但這些只解決了資金支出的證明，并沒有把資產(chǎn)的信 息反映出來，特別是固定資產(chǎn)，僅有金額和數(shù)量或者有 規(guī)格型號(hào)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，諸如資產(chǎn)的去向，誰(shuí)使用，誰(shuí) 管理，資產(chǎn)卡片信息等并沒有解決。所以在會(huì)計(jì)記賬 的第一步，就沒有為今后的管理奠定好基礎(chǔ)。那么完 工的在建工程、無償取得的資產(chǎn)又能不能在第一時(shí)間 記賬呢，僅靠會(huì)計(jì)人員主動(dòng)性是無法保障的，顯然傳統(tǒng) 記賬模式巳經(jīng)滿足不了管理的需要了。

“資產(chǎn)出人庫(kù)單”的設(shè)計(jì)，便能夠很好地解決這些 問題，出人庫(kù)在企業(yè)中是普遍使用的方法，但在行政事 業(yè)單位似乎不習(xí)慣這樣做，資產(chǎn)管理工作進(jìn)展到現(xiàn)階 段，的確很有必要推行這一方法。但運(yùn)用起來和企業(yè) 是不一樣的，企業(yè)旨在稽核，我們旨在管理。在這一步 驟設(shè)計(jì)中，首先，不管資產(chǎn)的來源出處，經(jīng)手人必須到 財(cái)務(wù)科或資產(chǎn)管理員處辦理人庫(kù)手續(xù)，填制人庫(kù)單，并 提供所需的各類信息資料，主要包括：發(fā)票、清單、合同 協(xié)議、劃撥文件等，資產(chǎn)使用人（或領(lǐng)用人）辦理出庫(kù)手 續(xù)，填制出庫(kù)單，也可以設(shè)計(jì)出人庫(kù)一體單。因?yàn)樾姓?事業(yè)單位配置資產(chǎn)多數(shù)情況下都是不需要人庫(kù)保管的， 來了就直接分配到使用部門，出人庫(kù)只是一種工作程 序。假如上級(jí)配發(fā)了資產(chǎn)，經(jīng)辦人直接就安排使用部 門領(lǐng)用了，又不需要報(bào)銷，誰(shuí)來告知財(cái)務(wù)記賬呢，所以 資產(chǎn)出人庫(kù)手續(xù)必須辦理。

在這個(gè)過程中一次性解決了資產(chǎn)信息的所有問題， 資產(chǎn)來源、資產(chǎn)分類、資產(chǎn)品牌規(guī)格型號(hào)、出廠信息、價(jià)值 數(shù)量、使用部門、使用人、管理負(fù)責(zé)（部門）人、存放地點(diǎn)、 資產(chǎn)相關(guān)檔案證明（合同、權(quán)屬證等）。財(cái)務(wù)既能夠按權(quán) 責(zé)發(fā)生制第一時(shí)間人賬，又徹底搞清了資產(chǎn)信息，資產(chǎn)信息管理系統(tǒng)得到了很好的應(yīng)用，并且是一站解決。但起 初執(zhí)行起來還是有難度的，因?yàn)樽屛覀儚V大干部職工配 合，會(huì)有習(xí)慣上的不適應(yīng)，那就想辦法讓所有人從慢慢適 應(yīng)到養(yǎng)成習(xí)慣，由此第二步便解決職工責(zé)任心的問題。

2.第二步——資產(chǎn)實(shí)名登記

資產(chǎn)實(shí)名登記，就是為了加強(qiáng)資產(chǎn)使用人的管理 責(zé)任心，讓所有職工都共同參與國(guó)有資產(chǎn)管理，不再是 無責(zé)任心式的使用，認(rèn)為反正是國(guó)有資產(chǎn)，損壞了，由 單位配置新的。實(shí)名登記分兩步，一是把存量資產(chǎn)通 過清查落實(shí)到每個(gè)責(zé)任人名下，簽字登記;二是新增資 產(chǎn)在辦理出庫(kù)時(shí)，便巳經(jīng)實(shí)名登記（領(lǐng)用簽字）。登記 后還要張貼，可以采用資產(chǎn)條形碼形式或表格形式，登 記張貼的信息不用太多，只需要能區(qū)分其他資產(chǎn)就可 以。目的在于提高管理人和使用人的主人翁意識(shí)，對(duì) 國(guó)有資產(chǎn)的責(zé)任感和態(tài)度，做到群體監(jiān)督、社會(huì)監(jiān)督， 重點(diǎn)還是為了日常維護(hù)管理。因?yàn)橘Y產(chǎn)管理的中心環(huán) 節(jié)不是配置和處置，而是日常使用，日常使用的效率和 節(jié)約是資產(chǎn)管理最大的成就，物盡其用，是對(duì)節(jié)約財(cái)政 資金的最大貢獻(xiàn)，而這恰恰是財(cái)務(wù)監(jiān)督很難做到的。資 產(chǎn)配置不能是壞了就換新的那么簡(jiǎn)單，完全可以結(jié)合 存量資產(chǎn)使用情況和限額兩重標(biāo)準(zhǔn)制定配置計(jì)劃。

實(shí)名登記還能很好地解決目前比較普遍的一個(gè)問 題，就是資產(chǎn)交接，因?yàn)槿耸?、機(jī)構(gòu)的變動(dòng)或資產(chǎn)使用的 變動(dòng)，引發(fā)了資產(chǎn)信息變動(dòng)跟進(jìn)不及時(shí)，資產(chǎn)不交接也 是造成賬實(shí)不符和盤虧的很大因素。如果沒有實(shí)名登 記，也沒人會(huì)告訴你資產(chǎn)使用人巳經(jīng)在幾個(gè)月前發(fā)生變 動(dòng)了，或者某項(xiàng)資產(chǎn)巳經(jīng)被調(diào)配到其他部門使用了，那 么資產(chǎn)管理員掌管的資產(chǎn)信息就會(huì)經(jīng)常出現(xiàn)混亂，與實(shí) 際不符。而實(shí)名登記就要求資產(chǎn)使用人或管理人，在資 產(chǎn)發(fā)生變動(dòng)時(shí)，要在資產(chǎn)管理員處辦理注銷或交接，否 則責(zé)任仍是原來的使用人或管理人。本來交接制度也 需要單獨(dú)規(guī)范，實(shí)名登記如果運(yùn)用得好，便可輕松完結(jié)。

3.第三步——資產(chǎn)檔案歸集

第三步必須做好資產(chǎn)檔案歸集管理， 需要?dú)w集范圍

大致包括：購(gòu)建類合同、轉(zhuǎn)讓協(xié)議、劃轉(zhuǎn)文件、房屋土地 車輛權(quán)屬證明、設(shè)備相關(guān)的資料、投資協(xié)議、出租出借協(xié) 議等。為什么管理資產(chǎn)要?dú)w集這些檔案，一是大宗資產(chǎn) 的長(zhǎng)期存在，二是需要長(zhǎng)期保存完整的資產(chǎn)信息。在建 工程能不能在交付使用當(dāng)月轉(zhuǎn)固定資產(chǎn)，取決于財(cái)務(wù)對(duì) 工程信息資料的掌控程度，特別是集中采購(gòu)合同。之前 很多工程是依靠多年后的審計(jì)決算報(bào)告記賬的，造成大 宗資產(chǎn)多年未記賬。在清產(chǎn)核資工作中，那么多的盤盈 資產(chǎn)，又經(jīng)過評(píng)估才記賬，這評(píng)估費(fèi)支出較為浪費(fèi)，本來 購(gòu)建資產(chǎn)巳經(jīng)花費(fèi)了大量財(cái)政資金，因?yàn)楦鞣N原因沒記 賬，還要再花一筆評(píng)估費(fèi)才記賬。公務(wù)車處理時(shí)車輛登 記證丟失時(shí)有發(fā)生，還要再補(bǔ)證，車輛信息在報(bào)表中也出現(xiàn)了編造車架號(hào)的現(xiàn)象。另外還有房產(chǎn)土地產(chǎn)權(quán)糾 紛、出租出借糾紛等問題。究其原因，是多方面造成的， 而資產(chǎn)檔案資料的缺失，是財(cái)務(wù)監(jiān)督不到位的根源。解 決的辦法，必須讓財(cái)務(wù)科或資產(chǎn)管理員歸集這些與資產(chǎn) 來源相關(guān)的檔案資料，據(jù)以記賬，據(jù)以管理。

這“三步基礎(chǔ)工作法”，要合理運(yùn)用，靈活運(yùn)用，相 互關(guān)聯(lián)，缺一不可。在基層單位實(shí)施過程中，出庫(kù)單、 人庫(kù)單、出人庫(kù)一體單現(xiàn)在都出現(xiàn)了，而單據(jù)的設(shè)計(jì)內(nèi) 容也越來越多，幾乎涵蓋了資產(chǎn)卡片的全部信息。在 人庫(kù)時(shí)連同資產(chǎn)的購(gòu)建合同等一同索要，可能會(huì)形成 賬外的無償資產(chǎn)會(huì)由經(jīng)手人主動(dòng)申辦人庫(kù)，出庫(kù)領(lǐng)用 時(shí)由使用人簽字，相當(dāng)于實(shí)名登記，辦理注銷交接也是 實(shí)名登記的延伸，而交接后資產(chǎn)信息保持有序的動(dòng)態(tài) 變化，不再混亂。資產(chǎn)相關(guān)檔案沒有原件就要復(fù)印件， 總之要掌握，有了合同，不再擔(dān)心無法轉(zhuǎn)固定資產(chǎn)問題， 出租出借的資產(chǎn)也有了時(shí)間和空間定位，有了權(quán)屬證 就會(huì)第一時(shí)間做好處置，防止事后知曉，資產(chǎn)流失。這 三項(xiàng)工作特別是在新增資產(chǎn)時(shí)，幾乎是一并完成的，為 今后的資產(chǎn)管理夯實(shí)了堅(jiān)定的基礎(chǔ)。

三、“三步基礎(chǔ)管理法”的實(shí)踐作用及推行契機(jī)

為什么說資產(chǎn)管理“三步基礎(chǔ)管理法”是傻瓜式操 作，這些手續(xù)并不需要管理人員太多的專業(yè)知識(shí)，也不復(fù) 雜，資產(chǎn)管理員都可以輕松學(xué)會(huì)，無論人員怎么變動(dòng)，只 需要做好交接就可以c “三步基礎(chǔ)工作法”在實(shí)踐中發(fā)揮 了極大的作用，從應(yīng)用效果上來看，貫穿了資產(chǎn)管理的各 個(gè)環(huán)節(jié)，從配置、日常使用到調(diào)撥、出租出借、報(bào)廢處置; 涵蓋了資產(chǎn)信息化管理的全過程，資產(chǎn)配置離不開完整 準(zhǔn)確的存量資產(chǎn)信息，資產(chǎn)日常管理責(zé)任到人到部門，資 產(chǎn)出租出借、建造成本實(shí)現(xiàn)了完全掌控，大宗資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)清 晰，得到長(zhǎng)期有效的保障。資產(chǎn)處置巳經(jīng)不再是難管問 題，并且隨著管理水平的提高，處置二手現(xiàn)象會(huì)越來越 少，報(bào)廢回收現(xiàn)象會(huì)增多。資產(chǎn)變動(dòng)信息得到及時(shí)反饋， 及時(shí)跟進(jìn)，真正實(shí)現(xiàn)了資產(chǎn)的信息化、科學(xué)化、動(dòng)態(tài)化管 理;國(guó)有資產(chǎn)的安全完整防流失真正實(shí)現(xiàn)，這讓管理制度 的設(shè)計(jì)目標(biāo)得到了最好的印證。> 以“基礎(chǔ)”來實(shí)現(xiàn)以小博 大，應(yīng)當(dāng)規(guī)范執(zhí)行的繁雜制度得以簡(jiǎn)單化解。

如果配合清查工作，推行“三步基礎(chǔ)管理工作法” 將是最佳契機(jī)?！叭交A(chǔ)管理工作法”雖然通俗易懂， 但僅僅依靠基層單位資產(chǎn)管理員自發(fā)推行，還是效率 不高，也有單位因?yàn)楣芾眢w制的原因半途而廢，所以資 產(chǎn)管理部門如果能夠把這一工作方法提升到制度的高 度來全面推廣，效果會(huì)更好一些，總比頻繁地搞清查、 檢查、督促整改、評(píng)比、處罰等措施要效果好?；A(chǔ)打 得牢了，方法又科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)，只需做好日常監(jiān)督豈不是更 輕松。認(rèn)同者不妨一試！ 。

責(zé)任編輯：蘭卡）