“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案管理特征及創(chuàng)新策略

遲 永 生

(牡丹江市機(jī)構(gòu)編制數(shù)據(jù)管理中心，黑龍江 牡丹江 157000)

我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度是比較快的，各類經(jīng)濟(jì)活動(dòng)也在逐漸增加，因此，在這一過程中出現(xiàn)的信息量也呈現(xiàn)出不斷增加的發(fā)展趨勢(shì)，紙質(zhì)檔案和傳統(tǒng)檔案管理工作模式的實(shí)施已經(jīng)無法滿足當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的需要?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”屬于時(shí)代發(fā)展的重要特征，也是世界發(fā)展的主要潮流和趨勢(shì)。根據(jù)當(dāng)前的時(shí)代特征和檔案管理工作具體實(shí)施的情況，我國進(jìn)行了信息系統(tǒng)構(gòu)建，使得傳統(tǒng)檔案管理的工作模式得到改變，有效提升了檔案管理的工作效率與準(zhǔn)確度[1]。

一、“互聯(lián)網(wǎng) +”時(shí)代檔案管理的特征

(一)檔案管理的完整性要求更高

檔案管理是指檔案的收集和保管及統(tǒng)計(jì)等相關(guān)活動(dòng)，其中主要包含著檔案收集和整理及價(jià)值判斷等相關(guān)方面的研究，“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，檔案管理的完整性在這一過程中的作用就逐漸凸現(xiàn)出來，其完整性主要體現(xiàn)在檔案資料的完整性和檔案管理流程的完整性等方面。檔案資料的完整性主要是指在互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)廣泛應(yīng)用的情況下，人們能夠在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)等基礎(chǔ)上獲得比較完善的檔案資料，因而對(duì)檔案資料的完整性要求比較高。檔案管理流程的完整性主要是指檔案管理流程中的環(huán)節(jié)比較多，在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的基礎(chǔ)上能夠促使流程的完整性得到保障。

(二)檔案管理存儲(chǔ)介質(zhì)日益多元化

“互聯(lián)網(wǎng) +”的出現(xiàn)能夠有效促使檔案信息的數(shù)字化管理得以實(shí)現(xiàn)，其主要是在互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)上，使得檔案信息資源和數(shù)據(jù)等充分融入到公共信息服務(wù)生態(tài)圈中，促使社會(huì)信息內(nèi)容得到融合和創(chuàng)新發(fā)展?！盎ヂ?lián)網(wǎng) +”時(shí)代為檔案管理提供新的渠道，從而使得檔案管理的形式更加豐富。當(dāng)前已經(jīng)構(gòu)建大型檔案管理數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，使所有檔案信息都能夠有效錄入數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中，不僅有效提升管理效率，也減少物力資本和財(cái)力資本，防止檔案數(shù)據(jù)和信息丟失的情況發(fā)生，幫助用戶快速實(shí)施檔案數(shù)據(jù)信息查詢和應(yīng)用[2]。

二、檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

(一)對(duì)管理人員素質(zhì)的挑戰(zhàn)

和傳統(tǒng)檔案管理模式相比，計(jì)算機(jī)檔案管理工作和以往方式對(duì)管理人員的需求之間存在著明顯的差異，計(jì)算機(jī)檔案管理對(duì)新時(shí)期的管理人員提出新的要求，需要管理人員能夠深入了解互聯(lián)網(wǎng)管理流程，具備一定的網(wǎng)絡(luò)管理安全意識(shí)。傳統(tǒng)檔案管理人員在長期管理模式實(shí)施的情況下，無法對(duì)新時(shí)期檔案管理工作加以適應(yīng)，而這是檔案管理出現(xiàn)變化的重要原因。標(biāo)準(zhǔn)化管理模式的建立是新的時(shí)代下檔案管理的重要要求，也是促使管理效率提升的根本。因此對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)和能力的提高需要加以關(guān)注和重視。

(二)管理存在風(fēng)險(xiǎn)

在管理工作實(shí)施的時(shí)候，由于互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境相對(duì)復(fù)雜，在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，其中的風(fēng)險(xiǎn)也比較多，檔案丟失的情況時(shí)有發(fā)生，而其中一些較為私密的信息丟失的話，容易對(duì)企業(yè)的發(fā)展造成不利影響，因此，對(duì)管理人員互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的要求也比較高。

三、互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代檔案管理的機(jī)遇

(一)豐富技術(shù)手段

互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)能夠在檔案管理工作效果提升的基礎(chǔ)上，為檔案管理工作的管理提供更加多樣的管理模式。傳統(tǒng)情況下的檔案管理工作在實(shí)施的時(shí)候，其通常是促使紙質(zhì)檔案作為主要的模式，在進(jìn)行人工記錄和整理等形式中，促使檔案管理工作可以更好地完成，檔案管理模式對(duì)資源的損耗量比較大，需要在進(jìn)行管理模式實(shí)施的過程中投入更多的人力資源，但是即使有較多的工作人員參與到檔案管理工作中，也無法充分保障傳統(tǒng)檔案管理的效率與準(zhǔn)確性。傳統(tǒng)檔案管理工作容易出現(xiàn)關(guān)注以往管理經(jīng)驗(yàn)的情況，檔案管理工作人員的工作實(shí)施強(qiáng)度也比較大。檔案管理信息系統(tǒng)在輸入信息的時(shí)候更加便捷，能夠有效降低信息管理的困難程度，管理人員在檢索功能實(shí)現(xiàn)的過程中，也需要管理人員能夠快速查找檔案，對(duì)檔案實(shí)施分層管理，從而提升檔案之間的聯(lián)系緊密程度。檔案的存儲(chǔ)形式中主要有圖片和音頻等，能夠顯著提升檔案管理的準(zhǔn)確性，而檔案管理技術(shù)的相關(guān)平臺(tái)廣泛程度比較高，管理機(jī)構(gòu)需要充分和企業(yè)充分配合，促使檔案管理系統(tǒng)得到共同開發(fā)和發(fā)展，從而有效提高電子檔案管理系統(tǒng)時(shí)效性[3]。

(二)拓展服務(wù)空間

隨著我國當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的頻繁開展和社會(huì)信息內(nèi)容的增加，傳統(tǒng)的檔案管理工作在實(shí)施的時(shí)候，其所占據(jù)的空間是比較大的，容易提升檔案管理的空間成本。在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的基礎(chǔ)上構(gòu)建的檔案管理系統(tǒng)本身加以比較大的管理控制，使得檔案管理工作在具體實(shí)施的時(shí)候，其本身并不局限于紙張形式中。在實(shí)施數(shù)字信息內(nèi)容管理的時(shí)候，需要促使檔案內(nèi)容能夠有效存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，并且對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的存儲(chǔ)成本不斷降低。檔案管理人員需要隨時(shí)隨地調(diào)閱其中存儲(chǔ)的相關(guān)信息，不斷提升檔案離線管理的有效性，在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的基礎(chǔ)上有效構(gòu)建的檔案管理系統(tǒng)可以為管理人員和使用人員提供遠(yuǎn)程服務(wù)，從而有效擴(kuò)展檔案信息內(nèi)容的服務(wù)空間。

(三)提高檔案時(shí)效

當(dāng)前社會(huì)發(fā)展過程中的檔案種類較多，這些檔案的時(shí)效性特點(diǎn)是比較突出的，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的周期相對(duì)更長，無法滿足檔案管理的需要，而互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的時(shí)效性特點(diǎn)的凸顯程度比較高，能夠使得檔案管理的敏銳程度得到較大限度的提升，促使檔案的動(dòng)態(tài)跟蹤得以實(shí)現(xiàn)，同時(shí)有效對(duì)檔案管理的交互性與動(dòng)態(tài)性等特點(diǎn)加以保障。在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建的時(shí)候，也要能夠促使大數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)等充分整合，為檔案管理工作的具體實(shí)施有效提供新的發(fā)展空間，而這些數(shù)據(jù)處理技術(shù)在得以有效應(yīng)用的時(shí)候，使得檔案管理效率較大程度上得以提升，促使檔案數(shù)據(jù)的時(shí)效性得到保障[4]。

四、互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下檔案管理的對(duì)策

(一)提高管理意識(shí)

檔案管理屬于比較復(fù)雜的內(nèi)容，其本身也具有系統(tǒng)性的特點(diǎn)，檔案管理工作中的工作人員自身及集體等方面都存在著較為直接的聯(lián)系。專業(yè)的檔案管理人員在工作實(shí)施的時(shí)候，需要能夠掌握比較多的專業(yè)知識(shí)內(nèi)容。檔案管理人員需要在時(shí)代發(fā)展變化的過程中對(duì)自身的管理意識(shí)和責(zé)任感等方面逐漸強(qiáng)化和發(fā)展，從而將檔案安全和準(zhǔn)確性等作為工作的重點(diǎn)內(nèi)容，并且需要管理人員樹立終身學(xué)習(xí)的意識(shí)，并且不斷提高檔案管理工作人員對(duì)新興檔案管理技術(shù)的敏銳感知能力[5]。

(二)構(gòu)建管理制度

在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)實(shí)施的時(shí)候，需要構(gòu)建較為有效的檔案管理系統(tǒng)，在完善的檔案管理系統(tǒng)基礎(chǔ)上使傳統(tǒng)檔案管理的局限性有效突破，為檔案管理工作的實(shí)踐限制提供重要的方向。在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)實(shí)施的基礎(chǔ)上所掌握的檔案管理系統(tǒng)不僅是在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)基礎(chǔ)上得以構(gòu)建的，其也需要在相關(guān)管理體系的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)。

(三)增強(qiáng)管理能力

在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)實(shí)施的基礎(chǔ)上促使檔案管理系統(tǒng)能夠順利運(yùn)行，這一過程中高素質(zhì)管理人員數(shù)量是相對(duì)比較多的?；ヂ?lián)網(wǎng)時(shí)代中的檔案管理人員通常已經(jīng)具備較多理論知識(shí)，在對(duì)檔案管理的相關(guān)內(nèi)容了解的時(shí)候，需要檔案管理人員能夠具備基礎(chǔ)的計(jì)算機(jī)操作能力，促使工作人員對(duì)網(wǎng)絡(luò)檢索等基礎(chǔ)知識(shí)內(nèi)容的掌握程度得以提升。除此之外，檔案管理機(jī)構(gòu)需要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，促使檔案管理人員更好地掌握當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)基礎(chǔ)上所得到的檔案管理系統(tǒng)相關(guān)流程[6]。

互聯(lián)網(wǎng)檔案管理工作屬于當(dāng)前企業(yè)人事管理工作中的主要模式，對(duì)于企業(yè)的發(fā)展情況而言，其需要注重互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代檔案管理所面臨的機(jī)遇，對(duì)當(dāng)前的檔案管理工作的實(shí)施進(jìn)行必要調(diào)整，從而促使電子檔案管理的高效性特點(diǎn)得到保障，并且不斷降低檔案丟失等風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生率。