博物館人事檔案工作的數(shù)字化建設(shè)研究

摘 要：隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化逐步融入我國(guó)社會(huì)的各個(gè)階層。對(duì)于人事檔案工作雜多、程序繁雜的博物館來(lái)說(shuō)，實(shí)行人事檔案工作的數(shù)字化建設(shè)策略更有其時(shí)代的必要性和需求性。為此，文章結(jié)合博物館的人事檔案管理工作，重點(diǎn)研究相關(guān)數(shù)字化建設(shè)工作的實(shí)施策略和有效路徑。

關(guān)鍵詞：博物館人事檔案;工作管理;數(shù)字化建設(shè)

1 在博物館人事檔案工作中實(shí)行數(shù)字化建設(shè)的重要性及必要性

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的普及推動(dòng)社會(huì)各個(gè)工作部門開始實(shí)行相應(yīng)的數(shù)字化建設(shè)策略，為了促進(jìn)博物館數(shù)字化建設(shè)工作的發(fā)展，讓信息化技術(shù)與博物館各個(gè)部門的工作體系深度融合，在博物館的人事檔案工作管理中，博物館管理人員更應(yīng)利用數(shù)字化科技改善傳統(tǒng)的人事檔案工作結(jié)構(gòu)，給枯燥繁瑣的檔案工作注入新的科技活力。由此可見，無(wú)論是從時(shí)代方面還是從博物館的實(shí)際工作方面考慮，開展博物館人事檔案管理工作數(shù)字化建設(shè)都是十分重要的。數(shù)字化檔案管理不僅能夠大力拓展人事檔案的信息容量，更能夠充分保障人事檔案信息的安全性和穩(wěn)定性，是現(xiàn)代博物館人事檔案工作的必要建設(shè)工作之一。

2 現(xiàn)今博物館中人事檔案工作的現(xiàn)狀以及存在的問題

2.1 人事檔案管理人員缺乏數(shù)字化意識(shí)，工作水平較低

雖然我國(guó)在大力推進(jìn)社會(huì)工作各個(gè)方面的網(wǎng)絡(luò)信息化進(jìn)程，但在大部分的博物館人事檔案工作管理中，工作人員缺乏一定的數(shù)字化意識(shí)，數(shù)字檔案工作水平較低，許多工作人員還未意識(shí)到數(shù)字化建設(shè)的重要性，沒有及時(shí)地了解與人事檔案數(shù)字化管理有關(guān)的信息，數(shù)字檔案工作人員的工作素質(zhì)較低，未及時(shí)接收到相關(guān)的數(shù)字信息管理培訓(xùn)，導(dǎo)致博物館整體的數(shù)字化建設(shè)工作得不到有效的實(shí)施。不知道怎么運(yùn)用、利用數(shù)字信息系統(tǒng)，缺乏數(shù)字化檔案工作素質(zhì)是現(xiàn)今大部分博物館中人事檔案工作人員的工作現(xiàn)狀，以及數(shù)字化建設(shè)道路中存在的主要問題。

2.2 單一的紙質(zhì)文檔管理形式長(zhǎng)期存在，管理效率低下

雖然紙質(zhì)人事信息文檔是最原始、最切實(shí)的人事信息文檔，但隨著現(xiàn)代博物館人事檔案工作量的加大，紙質(zhì)文檔被淘汰是現(xiàn)代數(shù)字化建設(shè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。由于我國(guó)的紙質(zhì)文檔信息管理存在時(shí)間過長(zhǎng)，想要在短時(shí)間內(nèi)完全融入數(shù)字化管理是一件十分困難的事情，并且在現(xiàn)今大部分博物館中，單一的人事信息紙質(zhì)文檔管理的形式依舊長(zhǎng)期占據(jù)主要的地位，這就導(dǎo)致相關(guān)人員的管理效率十分低下，完全無(wú)法滿足時(shí)代對(duì)人事信息管理的要求。而且紙質(zhì)化的人事檔案管理載體容量小、浪費(fèi)資源大，不僅很大程度上影響了人事信息查詢的及時(shí)性，更產(chǎn)生了大量的紙質(zhì)人事資料，使博物館還需要投入資源進(jìn)行相關(guān)資料的存放，這是現(xiàn)今博物館人事檔案工作中存在的第二大問題。

2.3 數(shù)字化檔案管理過于散亂，未形成完善的工作系統(tǒng)

隨著數(shù)字化信息建設(shè)工作的逐步推進(jìn)，也有部分博物館開始引入相關(guān)的數(shù)字化人事檔案工作設(shè)備，但并未形成完備、有效的工作系統(tǒng)，造成數(shù)字化文檔的管理過于散亂，人事檔案的正確性、完全性不足，這就產(chǎn)生了人事檔案工作數(shù)字化建設(shè)過程中的第三大問題。博物館的管理人員未實(shí)事求是地根據(jù)工作實(shí)際設(shè)計(jì)、建設(shè)相應(yīng)的人事檔案管理系統(tǒng)，并未真正意識(shí)到現(xiàn)代化數(shù)字管理的核心，反而導(dǎo)致人事檔案管理工作更加雜亂，數(shù)字化系統(tǒng)不能與檔案工作很好地融合。因此，要想真正實(shí)現(xiàn)博物館中人事檔案管理工作的數(shù)字化建設(shè)，管理人員一定要充分認(rèn)識(shí)到以上出現(xiàn)的問題，從細(xì)節(jié)到整體促進(jìn)人事檔案管理工作與數(shù)字化建設(shè)的系統(tǒng)性整合。

3 研究博物館人事檔案工作數(shù)字化深度建設(shè)的實(shí)施策略

3.1 開設(shè)專門的數(shù)字化系統(tǒng)，對(duì)其進(jìn)行定期維護(hù)

為了能夠從源頭上展開人事檔案工作的數(shù)字化建設(shè)，博物館高層管理人員需要結(jié)合人事檔案管理部門的工作實(shí)際，給人事檔案管理部門設(shè)計(jì)、引入相應(yīng)的檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)，以專門的系統(tǒng)作為保障開始進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)。

指導(dǎo)專業(yè)的計(jì)算機(jī)人員和人事檔案管理人員配合，將一些相關(guān)的人事檔案管理模板加入這個(gè)數(shù)字化系統(tǒng)中，并逐步導(dǎo)入近期的檔案信息進(jìn)行實(shí)驗(yàn)，測(cè)試系統(tǒng)的穩(wěn)定性和準(zhǔn)確性，在真正開始使用人事檔案數(shù)字化系統(tǒng)以后，管理人員還需要安排部分的專業(yè)科技人員對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行定期的維護(hù)和檢測(cè)，防止系統(tǒng)在運(yùn)行過程中出錯(cuò)，導(dǎo)致人事檔案信息的丟失。由此可見，一個(gè)良好的人事檔案數(shù)字化工作系統(tǒng)不僅是檔案信息的基本載體，更是接下來(lái)持續(xù)實(shí)施數(shù)字化建設(shè)策略的基礎(chǔ)，博物館的高層管理人員應(yīng)該將這一部分充分重視起來(lái)，提高人事檔案工作的歸檔、錄入的工作效率，并利用高效益的數(shù)字化管理系統(tǒng)，加強(qiáng)檔案信息管理的安全性，讓現(xiàn)代科技技術(shù)能夠帶給人事檔案工作人員一定的工作便利，給人事檔案管理工作提供一個(gè)和諧的數(shù)字化系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境。

3.2 培訓(xùn)專業(yè)工作人員，提高整體數(shù)字化管理素質(zhì)

高質(zhì)量的人才團(tuán)隊(duì)是一個(gè)部門高效開展工作的基本要求，由于現(xiàn)代化的人事檔案管理數(shù)字系統(tǒng)是一個(gè)新引入的系統(tǒng)，為了能夠使新老員工都能充分掌握系統(tǒng)的操作和運(yùn)行，并培養(yǎng)工作人員的數(shù)字化意識(shí)，管理人員就需要為人事檔案工作部門的員工開展相關(guān)的培訓(xùn)活動(dòng)，通過專業(yè)、完備的系統(tǒng)培訓(xùn)課，從整體上提高人事檔案工作人員的數(shù)字化管理素質(zhì)，讓每個(gè)員工都能更快、更好地適應(yīng)新型的人事檔案管理系統(tǒng)，保障檔案信息工作的良好運(yùn)行。

綜上所述，管理人員可以從理論培訓(xùn)和實(shí)踐培訓(xùn)兩個(gè)方面給工作人員創(chuàng)新相關(guān)的培訓(xùn)資源，在理論培訓(xùn)方面要有專業(yè)的、形象的講解;在實(shí)踐培訓(xùn)方面則可以通過案例分析、實(shí)際操作等辦法測(cè)試培訓(xùn)人員的掌握程度，并及時(shí)收集培訓(xùn)人員的想法，讓員工能夠得到絕對(duì)有效的數(shù)字化培訓(xùn)，帶領(lǐng)每個(gè)人事檔案工作人員緊跟時(shí)代的發(fā)展步伐，時(shí)刻把握新時(shí)代的要求，了解新形勢(shì)下數(shù)字化系統(tǒng)的發(fā)展趨勢(shì)，給工作人員建立一定的數(shù)字化意識(shí)，從而使員工的工作素質(zhì)和數(shù)字化工作能力能夠有個(gè)明顯地提高，打造專業(yè)的人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)團(tuán)隊(duì)，全面推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)策略在人事檔案工作部門中的實(shí)施。

3.3 建設(shè)完善的數(shù)字化體系，加強(qiáng)人事檔案工作監(jiān)督

針對(duì)上文博物館中人事檔案工作的問題和現(xiàn)狀，管理人員需要根據(jù)人事檔案工作部門的工作情況和運(yùn)用數(shù)字化系統(tǒng)的實(shí)際情況，建設(shè)完善的數(shù)字化管理體系，并設(shè)立相應(yīng)的制度加強(qiáng)人事檔案工作的監(jiān)督，為數(shù)字化建設(shè)的順利開展提供一定的保障。從這個(gè)方面出發(fā)，管理人員可以在人事檔案工作部門中開設(shè)相應(yīng)的信息審核部門、整理歸檔部門和信息檢測(cè)部門。當(dāng)然，人事檔案部門的內(nèi)部小部門之間要互相獨(dú)立又保持交流，讓每一個(gè)部門的工作人員都能明確自身的工作職責(zé)，在自己的數(shù)字系統(tǒng)工作模板里完成相應(yīng)的工作任務(wù)，從而高效地開展數(shù)字化檔案管理工作。為了加強(qiáng)人事檔案工作的監(jiān)督，管理人員還可以設(shè)立相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度和監(jiān)管制度，讓每個(gè)工作人員都能認(rèn)真對(duì)待自身的工作內(nèi)容，確保數(shù)字化信息的安全性和可靠性。由此可見，數(shù)字化建設(shè)的核心并不是簡(jiǎn)單地將現(xiàn)代信息技術(shù)加入人事檔案工作中，而是要注意工作人員和工作系統(tǒng)的統(tǒng)一整合，不僅要從技術(shù)方面開展高效益的人事檔案管理工作，更要從人員方面加強(qiáng)檔案信息的真實(shí)性，通過完備、科學(xué)的數(shù)字化工作體系的建立，給人事檔案工作人員形成一個(gè)良好運(yùn)行的工作環(huán)境，充分提高各個(gè)部門的數(shù)字化工作效率。

3.4 及時(shí)實(shí)現(xiàn)信息共享，開通快捷工作通道

人事檔案工作部門中數(shù)字化建設(shè)的開展，不僅能夠提高博物館內(nèi)部工作的運(yùn)行效率，更能夠?qū)崿F(xiàn)范圍性、全國(guó)性的信息共享，使不同博物館之間形成一個(gè)和諧的信息共享體系，便于人事檔案資料的搜集和查閱。因此，博物館管理人員可以為人事檔案工作人員開通一些快捷的工作通道，滿足內(nèi)部工作人員的工作需求，讓數(shù)字化信息建設(shè)給博物館開創(chuàng)高效的信息交流通道和工作通道，真正實(shí)現(xiàn)人事檔案工作的信息化、數(shù)字化。由此可見，博物館的數(shù)字化建設(shè)不僅有利于檔案管理工作的高效進(jìn)行，更有利于博物館與外界之間的信息交換，實(shí)現(xiàn)技術(shù)共享和人才共享，推動(dòng)各個(gè)博物館內(nèi)數(shù)字化建設(shè)工作的有效開展?；诖?，博物館管理人員一定要緊跟時(shí)代信息化的步伐，在數(shù)字化建設(shè)的浪潮中，開辟出一條屬于自身的發(fā)展道路，以人事檔案工作部門為主要建設(shè)點(diǎn)，與數(shù)字化建設(shè)的沃土全面融合，以信息化技術(shù)為養(yǎng)料進(jìn)行和諧發(fā)展，緊緊握住數(shù)字化建設(shè)的工作核心，以此為基點(diǎn)逐步延伸數(shù)字化建設(shè)的分支，讓數(shù)字化、信息化的建設(shè)意識(shí)能夠深入博物館的每一個(gè)工作領(lǐng)域，不僅要將人事檔案工作管理、建設(shè)好，更要總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、大力推行其他部門工作的數(shù)字化建設(shè)，從而真正達(dá)到國(guó)家以及時(shí)代的新要求。

4 結(jié)語(yǔ)

總而言之，實(shí)行數(shù)字化建設(shè)工作不僅是時(shí)代的要求，更是博物館人事檔案工作管理的網(wǎng)絡(luò)化需求，利用數(shù)字化信息系統(tǒng)對(duì)人事檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一的審核、查詢、歸檔等工作，不但打破了傳統(tǒng)紙質(zhì)管理工作的落后工作體制，充分創(chuàng)新了現(xiàn)代科技人事檔案統(tǒng)理技術(shù)，而且最大程度上提高了工作人員的檔案工作效益，推動(dòng)了我國(guó)博物館數(shù)字化建設(shè)的整體發(fā)展。

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【作者簡(jiǎn)介】張宇，就職于八路軍太行紀(jì)念館。