加強事業(yè)單位人事檔案管理，有效促進人力資源開發(fā)

高旭

摘 要：隨著時代的發(fā)展和社會的普遍進步，做好人事檔案管理，已經成為事業(yè)單位和各大國家機構的重視問題?！叭耸聶n案管理”，是在社會組織在人事管理活動中形成的，用以記錄和反映工作人員的“個人經歷、德才能績、工作表現(xiàn)”等信息的檔案管理系統(tǒng)。記錄檔案信息的方式有很多種，本文就從當前事業(yè)單位人力資源開發(fā)的情況出發(fā)，對人事檔案管理的應用和策略做幾點詳細的分析。

關鍵詞：人事檔案;管理;人力資源;模式

人力資源管理是一項考驗管理人員耐心和毅力的工作，需要工作人員加強人事檔案管理，做好每個人的信息收集和錄入，才能發(fā)揮有效的人力資源開發(fā)實效，保證人事檔案系統(tǒng)的高效運行。為了響應時代的號召和滿足社會的發(fā)展需求，事業(yè)單位要逐漸提升檔案信息資源的管理實效，從各界招攬人才，并做好人力資源開發(fā)工作，提升當前人事檔案信息的管理價值。

1 注重人事檔案管理模式，發(fā)揮檔案價值

人事檔案的信息管理，可以通過各種軟件進行，“Word文字、和Excel表格及WPS辦公”等，這些都是新時期的辦公軟件，在人事檔案管理工作中能發(fā)揮極大的作用價值。人力資源部門要注重對人事檔案的分類和整理，做好信息的錄入和收集工作，這是一個至關重要的過程。如果哪一步出現(xiàn)問題，都會影響到后期的人員檔案調取工作，阻礙人力資源的開發(fā)進程。所以每個人員都要以各種形式進行歷史記錄，并整理好有價值的文件材料，以個人姓名、來歷、工作經驗為特征組成的專冊或記錄條，以便發(fā)揮檔案管理的價值，方便上級領導的查看和資料調取。

人事檔案是事業(yè)單位部門正確選拔使用職工的重要依據(jù)，也是各單位人力資源開發(fā)不可缺少的重要參考依據(jù)。隨著知識經濟時代的迅速發(fā)展，人員的信息已經顯得非常重要，很多工作都是圍繞人事數(shù)據(jù)來展開的。比如警察在調查“肇事司機信息”時，要調用人事檔案管理系統(tǒng)，查看往來車輛車主的身份信息;部門在選用活動策略方案的候選人時，也要調取人事檔案管理系統(tǒng)，來篩選和決定最終活動方案的策劃者。隨之可見人事檔案系統(tǒng)對各行業(yè)的重要性。

傳統(tǒng)的人事檔案管理比較單一，很多都存在信息泄露問題，已落后于時代的潮流。為了順應時代的發(fā)展，事業(yè)單位應該注重人事檔案管理模式，提高人力資源管理系統(tǒng)的效率，真正發(fā)揮出信息檔案的價值作用。隨著社會市場需求的不斷擴大，人力資源管理對當前事業(yè)單位編制的人事檔案管理工作也提出了更高層次的要求。 進一步加強和完善事業(yè)單位編制人員的人事檔案管理工作 ，已經成為社會的熱點話題，也是勢在必行的改革任務。

2 完善人事檔案管理制度，促進人力資源開發(fā)效率

為了推動人事檔案的改革方案，政府必須支持和引導事業(yè)單位的人力資源管理工作，進一步完善人事檔案管理制度，促進人力資源開發(fā)效率。政府畢竟是各個地區(qū)的管理服務總局，承擔著大大小小的改革和發(fā)展任務，具有“權威性和引導性”。在當前事業(yè)單位人事檔案管理工作中加強政府的干預，具有重大的現(xiàn)實意義，對提升人力資源管理開發(fā)效率也有一定的促進作用。

當前的人事檔案管理系統(tǒng)，有很多缺陷和不足。人力資源管理工作逐漸被淡化，事業(yè)單位在“選才、用才、留才”等方面都出現(xiàn)了問題，人事管理工作的難度不斷加大。其次，人事檔案的信息不全面，錄入的信息缺少真實性，培訓方面的材料很少。這些都會使人力資源管理部門管理的個人信息內容失真現(xiàn)象屢屢出現(xiàn)。如果有過多虛假信息，就會導致人事部門無法正確選定和評估職工，給事業(yè)單位的日常工作流程帶來不必要的麻煩。為了減少這些現(xiàn)象的出現(xiàn)，必須政府出臺相應的整改措施，制定出有效的人事檔案管理制度，對“假年齡、假工齡、假學歷”進行一定的處罰，以儆效尤。

由于我國的事業(yè)單位人員較多，工作信息較為復雜，人事檔案以五年為周期整理一次。這在一定程度上降低了人事檔案信息的真實性，人事檔案中的材料過于陳舊，很多人員的信息都缺乏相應的審核和鑒定，有價值的信息更是少之又少。對于這些現(xiàn)象，政府要出臺相應的整改制度， 縮短核查信息的周期，保證事業(yè)單位人員信息的真實性和可靠性，以方便高級領導查看和管理，從性質上提高檔案服務水平。

3 加強人事檔案管理力度，保證人力資源開發(fā)實效

為了加強人事檔案管理力度，每個工作人員都要理解人事檔案在人力資源管理中的價值和作用，從心里服從人力資源管理，從本質內容上提高檔案服務意識。人力資源是指人體天生擁有的特長和優(yōu)勢，加上各種實踐生活與社會經驗所形成的勞動能力。隨著科學技術的不斷發(fā)展，人類對科學的認知和感受逐漸增加，人力資源管理也隨之成為人事檔案管理的核心內容 。從事人力資源管理的工作人員，要注重“以人為本”的管理理念，真正發(fā)揮人力資源管理的有效性。政府也要加大監(jiān)督和控制力度，為人力資源開發(fā)提供真實可靠的信息和數(shù)據(jù)，突出檔案資源的關鍵性和可靠性。

事業(yè)單位要通過各種人事管理檔案系統(tǒng)，挖掘每個員工的潛力，并通過信息維護系統(tǒng)進行員工信息的核實和檢查，掌握每個員工的個人信息。只有這樣才能為人力資源績效管理提供考核依據(jù)，協(xié)調一致的配合人力資源管理部門的工作，保證事業(yè)單位決策的科學化、合理化。在調取人員信息檔案數(shù)據(jù)時，負責人需要通過輸入賬號和密碼進行驗證，保證信息查閱系統(tǒng)的安全，才能避免檔案信息泄露，帶來不必要的安全隱患。

在進行人事檔案信息錄入時，“優(yōu)化人力資源配置”也是非常重要的一項內容。畢竟人事檔案信息是靠系統(tǒng)來錄入和整理的，人力資源配置就旨在通過人與物相結合，分配好每一個檔案服務工作的任務，從本質上提高人事檔案的使用效率。人力資源并不是靜止的，它隨著科技的發(fā)展和時間的推移，也會產生一定的變化。對于“人員流動、崗位變化、優(yōu)勝劣汰”等突發(fā)情況，事業(yè)單位要做好防范意識，及時調整人力資源管理模式，進行人事檔案的資源優(yōu)化，才能實現(xiàn)人力資源信息的共享，滿足不同情況下的人力需求。

4 結語

總而言之，隨著時代的發(fā)展和進步，做好檔案服務工作，已經成為各個部門重視的問題。為了響應時代的號召和滿足社會的發(fā)展需求，事業(yè)單位要注重人事檔案管理模式，從管理層面出發(fā)，有效發(fā)揮出檔案管理的價值。對于很多細節(jié)性的工作，還需要工作人員提升自身的管理素質，完善人事檔案管理制度，促進人力資源開發(fā)效率。只有這樣才能順應時代的發(fā)展趨勢，全方面保證人力資源的開發(fā)實效。

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