醫(yī)院行政會(huì)務(wù)工作流程分析與研究

孔德宏

摘 要：醫(yī)院在開(kāi)展行政會(huì)務(wù)時(shí)，為提高工作效率，應(yīng)當(dāng)對(duì)具體的工作流程及各部門(mén)的職責(zé)加以明確?；诖它c(diǎn)，文章從醫(yī)院行政會(huì)務(wù)的主要內(nèi)容分析入手，論述了醫(yī)院行政會(huì)務(wù)的工作流程及管理制度。期望通過(guò)本文的研究能夠?qū)︶t(yī)院行政會(huì)務(wù)工作水平的提升有所幫助。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;行政會(huì)務(wù);工作流程

1 醫(yī)院行政會(huì)務(wù)的主要內(nèi)容

對(duì)于醫(yī)院而言，行政會(huì)務(wù)是一項(xiàng)較為重要的工作，具體是指與醫(yī)院行政有關(guān)的會(huì)議事務(wù)，是以確保會(huì)議順利進(jìn)行為目標(biāo)，以提高會(huì)議質(zhì)量為宗旨的綜合性組織活動(dòng)。醫(yī)院通過(guò)行政會(huì)務(wù)，可以解決行政管理方面的各種問(wèn)題，有利于推動(dòng)醫(yī)院的持續(xù)發(fā)展。醫(yī)院行政會(huì)務(wù)的內(nèi)容主要與醫(yī)療事務(wù)有關(guān)，由于涉及醫(yī)院的一些重要決策，所以部分會(huì)務(wù)需要嚴(yán)格保密。醫(yī)院行政會(huì)務(wù)具體包括：院務(wù)會(huì)、院長(zhǎng)辦公會(huì)、醫(yī)療例會(huì)、部署會(huì)、總結(jié)會(huì)等等。從會(huì)務(wù)的內(nèi)容上看，有的是傳達(dá)精神、有的是現(xiàn)場(chǎng)辦公、有的是決策、有的是考核評(píng)價(jià)。醫(yī)院通過(guò)行政會(huì)務(wù)，能夠使領(lǐng)導(dǎo)與各科室及各部門(mén)之間的溝通更加順暢，有助于工作的協(xié)調(diào)和進(jìn)度的督查。因此，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)對(duì)行政會(huì)務(wù)的開(kāi)展予以高度重視，并采取有效的方法和措施，保證行政會(huì)務(wù)的有序進(jìn)行，提高會(huì)務(wù)質(zhì)量。

2 醫(yī)院行政會(huì)務(wù)的工作流程及管理制度

2.1 醫(yī)院行政會(huì)務(wù)的基本工作流程

（1）提出申請(qǐng)和審批。此項(xiàng)工作可由會(huì)議組織科室負(fù)責(zé)，具體的要求如下：會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)當(dāng)在會(huì)前對(duì)本次會(huì)議的主題進(jìn)行確定，并在辦公室的公告欄上提前寫(xiě)明。然后由醫(yī)院的主管領(lǐng)導(dǎo)或部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)會(huì)議申請(qǐng)進(jìn)行審批，需要注意的是，院長(zhǎng)辦公會(huì)、院務(wù)會(huì)以及全院職工大會(huì)等必須由本院的高層領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核。

（2）排程與協(xié)助。會(huì)場(chǎng)的排程可由辦公室全權(quán)負(fù)責(zé)，相關(guān)工作人員按照30天內(nèi)所有的會(huì)議申請(qǐng)進(jìn)行會(huì)場(chǎng)排程，若是需要辦公室協(xié)助，會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)當(dāng)在會(huì)議室使用申請(qǐng)表中對(duì)此進(jìn)行注明，并提出相應(yīng)的申請(qǐng)，由辦公室進(jìn)行審批。當(dāng)需要在醫(yī)院外設(shè)置會(huì)場(chǎng)時(shí)，會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)當(dāng)在會(huì)議室使用申請(qǐng)表進(jìn)行注明，并提交給院長(zhǎng)辦公室，由其負(fù)責(zé)聯(lián)系會(huì)場(chǎng)。

（3）會(huì)場(chǎng)布置與準(zhǔn)備。當(dāng)會(huì)議中需要使用多媒體等設(shè)備時(shí)，應(yīng)由醫(yī)務(wù)科和后勤科共同負(fù)責(zé)所需設(shè)備的準(zhǔn)備工作。對(duì)于大型的正式會(huì)議，如院務(wù)會(huì)、全院職工大會(huì)等，可由院長(zhǎng)辦公室負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)場(chǎng)進(jìn)行統(tǒng)一布置。會(huì)議準(zhǔn)備主要包括相關(guān)資料的準(zhǔn)備、議程及與會(huì)人數(shù)的確定、住宿及餐飲安排以及會(huì)議通知等等。此項(xiàng)工作可由會(huì)議組織科室與辦公室共同負(fù)責(zé)。

（4）會(huì)議召開(kāi)。不同類(lèi)型的會(huì)議應(yīng)當(dāng)由相應(yīng)的人員負(fù)責(zé)主持，大型正式會(huì)議，如院長(zhǎng)辦公會(huì)、院務(wù)會(huì)等，必須由醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行主持;工作協(xié)調(diào)會(huì)和一系列的專(zhuān)題會(huì)議則可由主管領(lǐng)導(dǎo)或部門(mén)負(fù)責(zé)人主持，辦公室則應(yīng)進(jìn)行協(xié)助，要求所有與會(huì)人員必須進(jìn)行簽到。

（5）會(huì)場(chǎng)服務(wù)與記錄。為確保會(huì)議能夠順利開(kāi)展，必須保證會(huì)場(chǎng)服務(wù)有條不紊地進(jìn)行，可由會(huì)議組織科室與院長(zhǎng)辦公室共同負(fù)責(zé)會(huì)議資料的發(fā)放，領(lǐng)導(dǎo)席茶水的供應(yīng)和補(bǔ)充、會(huì)議過(guò)程拍照等工作。同時(shí)，還要正確填寫(xiě)會(huì)議記錄。如果是院長(zhǎng)辦公會(huì)則應(yīng)進(jìn)行會(huì)議紀(jì)要，并由辦公室主任負(fù)責(zé)起草，報(bào)院長(zhǎng)簽發(fā)。

（6）會(huì)議室整理。當(dāng)行政會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)當(dāng)由辦公室和會(huì)議組織科室的相關(guān)工作人員負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)場(chǎng)進(jìn)行整理。

（7）會(huì)議宣傳報(bào)道。對(duì)一些重要會(huì)議活動(dòng)應(yīng)根據(jù)工作需要及時(shí)通過(guò)有關(guān)宣傳載體在一定范圍內(nèi)做好有關(guān)信息的宣傳，以增進(jìn)職工群眾和社會(huì)各界對(duì)醫(yī)院工作的了解。

（8）會(huì)議決議跟蹤。可由會(huì)議組織科室對(duì)會(huì)議決議進(jìn)行跟蹤，如有必要可以采用立項(xiàng)督辦的方法，對(duì)于之前未能及時(shí)發(fā)現(xiàn)的一些問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)采取積極有效的措施進(jìn)行補(bǔ)救，并對(duì)相關(guān)事宜進(jìn)行協(xié)調(diào)處理，從而確保會(huì)議各項(xiàng)決議、決定及決策能夠順利地貫徹落實(shí)。

2.2 健全醫(yī)院會(huì)務(wù)管理制度

對(duì)于醫(yī)院行政會(huì)務(wù)工作而言，完善的管理制度是會(huì)議正常召開(kāi)和有序進(jìn)行的基礎(chǔ)保障。為此，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)對(duì)會(huì)務(wù)管理制度進(jìn)行逐步健全。具體措施如下：

一是當(dāng)醫(yī)院承辦一些具有社會(huì)影響力的大型會(huì)議或是開(kāi)展重要的外事接待活動(dòng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)由院長(zhǎng)辦公室負(fù)責(zé)或是配合有關(guān)主管部門(mén)對(duì)接待事宜進(jìn)行擬定，并對(duì)會(huì)議議程進(jìn)行合理安排。同時(shí)，可將會(huì)務(wù)接待工作進(jìn)行層層分解，落實(shí)到各個(gè)職能部門(mén)，當(dāng)各部門(mén)接到任務(wù)后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)具體的內(nèi)容和要求，開(kāi)展相應(yīng)工作，并且各部門(mén)之間要緊密配合，確保會(huì)議的順利召開(kāi)。

二是醫(yī)院各部門(mén)承辦會(huì)議時(shí)，必須提前到院長(zhǎng)辦公室進(jìn)行登記，按登記情況對(duì)會(huì)議時(shí)間安排表進(jìn)行編制，并及時(shí)報(bào)院長(zhǎng)審批，在每周的周末將會(huì)議安排情況及時(shí)下發(fā)給全院的各個(gè)科室，而各科室則應(yīng)當(dāng)根據(jù)會(huì)議安排按時(shí)參加會(huì)議。

三是會(huì)議的承辦部門(mén)應(yīng)當(dāng)擬定好會(huì)議議程，并在會(huì)議前一天呈送給會(huì)議主持人，及時(shí)通知領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)人員參加會(huì)議，并提前到達(dá)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)，對(duì)到會(huì)人數(shù)進(jìn)行清點(diǎn)，對(duì)于未到者應(yīng)進(jìn)行催請(qǐng)。

四是應(yīng)當(dāng)由院長(zhǎng)辦公室負(fù)責(zé)對(duì)醫(yī)院會(huì)議室進(jìn)行統(tǒng)一管理，在未經(jīng)登記的情況下，任何部門(mén)及個(gè)人不得對(duì)會(huì)議室進(jìn)行隨意使用，以免影響會(huì)議議程。如果某個(gè)時(shí)期內(nèi)的會(huì)議較多，在時(shí)間上發(fā)生沖突時(shí)，院長(zhǎng)辦公室可根據(jù)會(huì)議的重要程度進(jìn)行協(xié)調(diào)。

五是會(huì)議活動(dòng)的宣傳報(bào)道應(yīng)按照醫(yī)院信息公開(kāi)的原則做好宣傳信息的審核把關(guān)，確保宣傳的質(zhì)量和效果。

2.3 會(huì)務(wù)工作的注意事項(xiàng)

醫(yī)院行政會(huì)務(wù)工作進(jìn)行的過(guò)程中，偶爾會(huì)遇到一些突發(fā)的狀況，為避免這些突發(fā)事件對(duì)會(huì)議的正常進(jìn)行造成影響，必須采取有效的方法加以應(yīng)對(duì)：首先，在突發(fā)狀況出現(xiàn)時(shí)，負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)秩序的工作人員應(yīng)當(dāng)做出快速反應(yīng)，分析狀況的成因，積極采取行動(dòng)，協(xié)調(diào)各方力量對(duì)問(wèn)題進(jìn)行快速處理。其次，可在會(huì)議開(kāi)始前，制定合理可行的應(yīng)急預(yù)案，當(dāng)意外出現(xiàn)時(shí)，及時(shí)啟動(dòng)應(yīng)急措施，避免對(duì)會(huì)議的正常進(jìn)行造成影響。再次，要不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，對(duì)會(huì)務(wù)工作流程進(jìn)行優(yōu)化，最大限度地避免各種問(wèn)題的發(fā)生，從而確保會(huì)議順利完成。

3 結(jié)論

綜上所述，醫(yī)院行政會(huì)務(wù)是一項(xiàng)較為復(fù)雜的工作，由于其中涉及的內(nèi)容較多，一旦某個(gè)環(huán)節(jié)或是細(xì)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題，都可能對(duì)會(huì)議過(guò)程造成影響。為此，除了要對(duì)行政會(huì)務(wù)的具體工作流程加以明確之外，還應(yīng)當(dāng)制定合理的會(huì)務(wù)管理制度，以此來(lái)確保會(huì)務(wù)工作的有序進(jìn)行。

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