淺析當(dāng)前人事檔案管理中存在的問題及對策

姚姝亦 王素敏 吳丹丹

摘 要：個人經(jīng)歷和實踐的歷史記錄的重要形式就是人事檔案，是個人思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)和成長過程的真實反映和記錄，同時又能反映個人在社會中的表現(xiàn)好和各種社會關(guān)系。因此對人事檔案進(jìn)行有效的管理和運用具有非常大的價值和作用。在目前我國對檔案管理的工作中，存在人事檔案管理意識薄弱、檔案管理人員專業(yè)性不強、制度不規(guī)范以及信息化水平較低等問題，對我國檔案管理工作的進(jìn)展產(chǎn)生了非常不利的影響。以下對檔案管理工作中的問題及對策進(jìn)行分析和闡述。

關(guān)鍵詞：人事檔案;管理;問題及對策

人事檔案管理的有效管理和合理利用對人才資源開發(fā)起著重要作用，對人事檔案管理的水平高低直接影響著人才資源開發(fā)的質(zhì)量，從而對我國整體發(fā)展起到一定的限制作用。新的時代發(fā)展下，有新的要求，國家一直致力于對人才資源開發(fā)質(zhì)量和有效率的提升，因此必須對人事檔案管理中存在的問題進(jìn)行系統(tǒng)的分析[1]，針對具體的問題提出相應(yīng)的解決對策。

1.人事檔案管理中存在的問題分析

1.1人事檔案管理意識有待提升

部分單位領(lǐng)導(dǎo)人對檔案管理工作的重視度不夠，他們認(rèn)為對檔案進(jìn)行管理是一項事務(wù)性工作，因此以“籠統(tǒng)”的方式對檔案進(jìn)行管理，認(rèn)為只要對其完好無損的進(jìn)行保存，不發(fā)生損壞和丟失就可以了。這樣的管理方式失去了對檔案管理的價值和意義。單位領(lǐng)導(dǎo)人對檔案管理意識的薄弱，導(dǎo)致了負(fù)責(zé)人對這項工作的不重視度，工作觀念和具體的工作方法都有一定的偏差，導(dǎo)致檔案管理工作的無效性。

1.2檔案管理人員的專業(yè)性不過關(guān)

檔案管理工作是一項繁冗復(fù)雜的工作，因此專業(yè)技能和知識強的人員才能勝任這項工作。在實際進(jìn)行檔案管理的人員中，往往缺乏足夠的專業(yè)知識和技能，有的單位甚至讓其他在職人員兼職人事檔案的管理，造成了很多工作的失誤[2]。

1.3檔案材料收集不完整，格式不嚴(yán)謹(jǐn)

在計劃經(jīng)濟時代，人員的流動性是比較小的，工組相對較穩(wěn)定，因此人事檔案的穩(wěn)定性也是比較強的。這種情況下，管檔和人相對一致，檔案的完整性也能得到很大程度的保障社會主義市場經(jīng)濟體制的建立以后，就業(yè)的方式以及就業(yè)選擇性都時相對較靈活的，人事檔案管理工作暴露出諸多問題，最主要的是檔案與人員的不統(tǒng)一性。其次檔案材料收集不完整，格式也缺乏一定的嚴(yán)謹(jǐn)性。

2.人事檔案管理中的解決對策

2.1加強對人事檔案材料管理的重視度

人才工作的重要組成部分就是對人事檔案材料管理，是用人單位的一種人事記錄，是管理人力資源過程中的重要工作痕跡。在進(jìn)行選拔和使用人才時，人事檔案材料是非常有價值的參考依據(jù)，借助人事檔案材料可以對人才的主要表現(xiàn)、成績以及優(yōu)勢和不足進(jìn)行明確的分析和評估，從而能夠提升對人才選拔的質(zhì)量和效率。因此要加強對人事檔案材料管理的重視度，完善基本設(shè)施，把專職檔案管理人員落實到位[3]，建立和健全各種檔案管理制度，為檔案的有效管理和高效利用奠定良好的基礎(chǔ)。

2.2規(guī)范檔案材料的收集與格式的嚴(yán)謹(jǐn)性

要不斷完善和建立檔案的收集和整理制度，建立健全的工作協(xié)調(diào)和運轉(zhuǎn)機制，各部門之間加強具體的工作交流，以及時發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中的漏洞，及時查漏補缺，及時進(jìn)行整改。在對檔案資料進(jìn)行收集的過程中，要利用分類的方法，分門別類的對檔案資料進(jìn)行分收集和整理，這樣能提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率。在收集基本檔案資料的時候，要對其格式的嚴(yán)謹(jǐn)性和內(nèi)容的完整性進(jìn)行嚴(yán)格的篩查，保證收集的檔案資料的質(zhì)量。在此基礎(chǔ)上，及時將個性化強和價值大的檔案資料進(jìn)行加入，以增強檔案資料的價值性和可利用性。

2.3提升檔案管理工作的科學(xué)性

現(xiàn)代社會是信息化的社會，因此要想提升檔案管理工作的科學(xué)性和有效性，必須利用先進(jìn)的信息科學(xué)技術(shù)，以實現(xiàn)對檔案的信息化管理。單位負(fù)責(zé)人應(yīng)該通過有效措施的干預(yù)，建立規(guī)范科學(xué)的檔案管理系統(tǒng)，把以往的認(rèn)識檔案材料都那如到系統(tǒng)中，實現(xiàn)對人事檔案資料的線上管理，增加人事檔案材料的時效性和利用價值。在此基礎(chǔ)上，加強現(xiàn)有人事檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)和完善[4]，對人事檔案信息及時更新，以實現(xiàn)動態(tài)化的管理模式，保證人事檔案信息的真實性和準(zhǔn)確性，把優(yōu)質(zhì)的服務(wù)提供給人事工作，提高檔案的使用效率。

結(jié)語

人力資源管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)就是人事檔案管理，是做好人事工作的重要基礎(chǔ)和保障。優(yōu)質(zhì)的認(rèn)識檔案可以為單位進(jìn)行人才的選擇和錄用提供動態(tài)、真實、有效的原始資料和數(shù)據(jù)，具有非常大的價值和意義。新時代下，人力資源是一種非常重要的社會力量，只有重視人事檔案的管理工作，將其真正落到實處，人事檔案資料才能真正發(fā)揮它的價值和作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]王志娟.淺談人事檔案管理中存在的問題及對策[J].決策探索（下），2019（06）：82-83.

[2]姬力文.人事檔案管理中存在的問題及對策思考[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2019（11）：70+72.

[3]張新立.淺議事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題及對策[J].決策探索（下），2019（05）：68-69.

[4]譚婧.國企人事檔案管理中存在的問題及對策分析[J].人才資源開發(fā)，2019（10）：74-75.