醫(yī)院聲像檔案管理的問(wèn)題及對(duì)策

張秀榮 席姍姍

摘要：醫(yī)院檔案是醫(yī)院的寶貴財(cái)富，在醫(yī)院檔案管理工作中，聲像檔案是一種最直觀又最真實(shí)的檔案材料，占據(jù)著重要地位發(fā)揮著重要作用，為了加強(qiáng)醫(yī)院聲像檔案的管理，本文結(jié)合工作實(shí)際，對(duì)存在的問(wèn)題及相應(yīng)對(duì)策進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;聲像檔案;管理對(duì)策

在當(dāng)前信息化的醫(yī)院管理模式中，醫(yī)院聲像檔案在醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)、科研等應(yīng)用中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。醫(yī)院聲像檔案是指醫(yī)院在各種實(shí)踐活動(dòng)中通過(guò)記錄手段形成的具有保存價(jià)值的照片、聲像、錄音、唱片、磁盤、縮微層、幻燈片等各種形式的載體^[1]，一般分為兩類，一類是在醫(yī)院管理活動(dòng)之中形成的;而另一類則是在醫(yī)療科研工作之中形成的。醫(yī)院聲像檔案在醫(yī)院里是一種特殊載體的專門檔案，是十分珍貴的資料，但隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，醫(yī)院聲像檔案管理也出現(xiàn)了一些問(wèn)題，影響了醫(yī)院聲像檔案在醫(yī)院建設(shè)發(fā)展中的作用。

1.醫(yī)院聲像檔案管理中存在的問(wèn)題

1.1檔案意識(shí)不強(qiáng)

醫(yī)院聲像檔案以一種特殊的表現(xiàn)形式，對(duì)醫(yī)院工作發(fā)展進(jìn)行再記錄，具有很強(qiáng)的保存查證和參考價(jià)值，因此具有較強(qiáng)的歸檔管理要求。由于檔案管理培訓(xùn)工作不到位，醫(yī)院相關(guān)檔案管理人員對(duì)檔案管理要求意識(shí)模糊，忽視了聲像檔案的形成、收集、整理和歸檔的質(zhì)量，影響了醫(yī)院工作的真實(shí)性和完整性。如醫(yī)務(wù)人員缺乏聲像檔案管理意識(shí)，將會(huì)導(dǎo)致大多數(shù)原始信息無(wú)法以聲像形式保存，失去了應(yīng)有的保存價(jià)值和利用價(jià)值。

1.2收集不夠全面

每年我單位都會(huì)對(duì)年度工作表彰會(huì)、學(xué)術(shù)交流會(huì)議、外賓來(lái)訪、大型手術(shù)、文體活動(dòng)等重大活動(dòng)進(jìn)行記錄，大部分都由宣傳處專門錄像攝影，但特殊情況下會(huì)有科室自行錄制，在這種自行錄像攝影普遍的情況下，醫(yī)院聲像檔案收集也就變得越發(fā)的難以控制，不能全面對(duì)其進(jìn)行收集，在這種情況下也就很容易出現(xiàn)醫(yī)院聲像檔案收集不夠全面，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)失控以及流失等問(wèn)題^[2]。

1.3歸檔管理制度不健全，管理人員的專業(yè)素質(zhì)有待提高

隨著聲像技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，醫(yī)院聲像檔案管理制度更新不及時(shí)，與文書檔案、科技檔案等紙質(zhì)檔案管理制度不同步，不協(xié)調(diào)，沒(méi)有真正將歸檔制度落到實(shí)處。如今很多醫(yī)院在進(jìn)行醫(yī)院聲像檔案管理的過(guò)程中，有些科室和部門的聲像檔案大多是散放在聲像制作部門和科室之中，并沒(méi)有對(duì)所有的醫(yī)院聲像檔案進(jìn)行集中管理，不能及時(shí)進(jìn)行歸檔，部分檔案雖然歸檔了，但也由于管理制度不完善，檔案人員缺乏管理的專業(yè)知識(shí)，缺乏責(zé)任感，有時(shí)候甚至還會(huì)出現(xiàn)損壞、丟失等現(xiàn)象，進(jìn)而也就嚴(yán)重降低了醫(yī)院聲像檔案管理工作質(zhì)量。

1.4聲像檔案保管條件落后

聲像檔案是特殊的文件材料，需要特殊的保管方式，要具備恒溫、恒濕、防磁等保管條件，但是在大部分醫(yī)院，聲像檔案缺少專門的空間去保存，往往與文書檔案等其它檔案一并儲(chǔ)存，致使記錄歷史、記錄醫(yī)療工作等其他工作的照片出現(xiàn)變黃、褪色等問(wèn)題，磁盤磁帶消磁等問(wèn)題，縮短了使用壽命，甚至失去了一定的利用意義，這些都影響了聲像檔案的保存質(zhì)量。

2.醫(yī)院聲像檔案管理完善的對(duì)策

2.1強(qiáng)化崗位意識(shí)

檔案工作不僅僅是檔案管理部門的事情，也是各臨床科室和臨床醫(yī)務(wù)人員的事，這就需要加強(qiáng)《檔案法》的宣傳，強(qiáng)化聲像檔案意識(shí)，通過(guò)辦展覽、專題宣傳、知識(shí)競(jìng)賽等形式，發(fā)揮檔案的宣傳教育作用，提高臨床醫(yī)務(wù)人員對(duì)聲像檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，提高檔案管理人員的工作意識(shí)、工作責(zé)任感，做到積極主動(dòng)、責(zé)任明確。因此，檔案管理人員要加大宣傳力度，使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)此項(xiàng)工作的重要性，將聲像資料歸檔及規(guī)范管理納入重要議事日程，做到與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃同步發(fā)展^[3]。

2.2規(guī)范醫(yī)院聲像檔案收集整理工作

做好醫(yī)院檔案收集工作，必須對(duì)檔案收集范圍進(jìn)行明確，具體而言，可以將所有檔案進(jìn)行分類，像是公務(wù)照片、珍貴歷史照片、醫(yī)療業(yè)務(wù)照片、重大活動(dòng)類等等，通過(guò)這種分類的方式來(lái)對(duì)醫(yī)院聲像檔案收集進(jìn)行規(guī)范和明確，這樣就能促進(jìn)這一項(xiàng)工作的有序?qū)嵤?，真正解決醫(yī)院聲像檔案收集不夠全面這一問(wèn)題^[4]。其次，還需要有效的保證醫(yī)院聲像檔案制作齊全性，對(duì)醫(yī)院聲像檔案整理、編目等工作進(jìn)行規(guī)范。安排專門負(fù)責(zé)拍照的技術(shù)人員擔(dān)任醫(yī)院聲像檔案整理工作，做好拍攝計(jì)劃，并且在拍攝活動(dòng)完成后及時(shí)收集聲像資料，然后做好移交、編排、說(shuō)明等一系列工作，以使檔案收集整理工作更加標(biāo)準(zhǔn)化。

2.3完善聲像檔案管理制度

要想真正做好醫(yī)院聲像檔案管理工作，進(jìn)一步改善聲像檔案管理混亂的現(xiàn)狀，還需要加強(qiáng)制度規(guī)章建設(shè)，通過(guò)制定符合醫(yī)院實(shí)際的行之有效的規(guī)章制度，來(lái)提升醫(yī)院聲像檔案管理工作質(zhì)量。在進(jìn)行集中管理的過(guò)程中，管理人員需要對(duì)檔案材料形成、收集、歸檔、借閱、日常管理等多方面進(jìn)行規(guī)定，嚴(yán)格按照規(guī)定好的管理制度實(shí)施，可以借助于信息技術(shù)管理數(shù)據(jù)庫(kù)，更好地應(yīng)用管理醫(yī)院的聲像檔案資料。除此之外，在管理過(guò)程中還需要在規(guī)章制度中強(qiáng)調(diào)，不允許任何人將醫(yī)院聲像檔案據(jù)為己有，如果醫(yī)院聲像檔案管理人員發(fā)生移交或者崗位變動(dòng)，需要按照相關(guān)制度實(shí)行，這樣才能避免醫(yī)院聲像檔案出現(xiàn)流失、丟失等問(wèn)題。同時(shí)，還需要提高加強(qiáng)檔案管理人員的制度培訓(xùn)和專業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)，以提高聲像檔案資料的質(zhì)量和水平，更好地促進(jìn)檔案管理制度的落實(shí)。

2.4改善聲像檔案保管條件

聲像檔案的保管需要規(guī)范管理，對(duì)保管環(huán)境要求十分嚴(yán)格，如果單位有條件盡量為聲像檔案提供單獨(dú)的專門的存放空間，保證適宜的溫度濕度、磁帶和磁盤必須遠(yuǎn)離磁場(chǎng)。利用現(xiàn)代化手段進(jìn)行管理，如將錄像片轉(zhuǎn)為光盤、將照片掃描進(jìn)行存儲(chǔ)，方便編輯歸檔，也方便查閱利用，保存也更耐久。同時(shí)，需要定期對(duì)檔案的完整進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)有缺損、污損等聲像資料及時(shí)進(jìn)行修整和復(fù)制儲(chǔ)存，確保聲像檔案的有效價(jià)值。

3.結(jié)語(yǔ)

綜上所述，醫(yī)院聲像檔案是醫(yī)院發(fā)展過(guò)程和歷史的記錄者，在記載歷史的同時(shí)，我們可以通過(guò)它了解醫(yī)院解讀醫(yī)院，還能得到反饋信息，在一定程度上促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展與進(jìn)步。我們要繼續(xù)謀求醫(yī)院聲像檔案管理的新思路，使其為醫(yī)院發(fā)展進(jìn)步發(fā)揮更多更大的作用。

參考文獻(xiàn)：

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