淺談企業(yè)聲像檔案管理的現(xiàn)狀及建議

黨芳霞

【摘要】企業(yè)聲像檔案是企業(yè)各部門或個(gè)人在從事各種活動(dòng)中直接形成的對國家、社會及企業(yè)有保存價(jià)值的照片、底片、錄音、錄像等不同材料為載體并輔以文字說明的歷史記錄。企業(yè)在經(jīng)營決策、生產(chǎn)建設(shè)中形成大量的聲像檔案，為更好的保護(hù)、利用好這些生動(dòng)形象的特殊載體檔案，應(yīng)規(guī)范聲像檔案的管理，加強(qiáng)宣傳，建立相關(guān)制度，加強(qiáng)監(jiān)督，注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)，創(chuàng)造妥善的保管條件，疏通收集渠道，本文通過分析了企業(yè)聲像檔案管理工作的現(xiàn)狀及存在的問題，結(jié)合企業(yè)檔案管理的實(shí)際，并提出相關(guān)的建議。

【關(guān)鍵詞】企業(yè);聲像檔案;管理;建議

一、企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

1、管理意識不強(qiáng)，收集渠道不暢

聲像檔案有較強(qiáng)的時(shí)較性和特殊的歸檔要求。目前大部分企業(yè)不重視檔案管理，聲像檔案大多數(shù)保存在形成單位或部門手中，不能按照檔案管理規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行及時(shí)整理歸檔，沒有集中統(tǒng)一管理，久而久之，許多聲像檔案時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容說不清，甚至很多重要珍貴的聲像檔案資料丟失，致使檔案不齊全、不完整;更有甚者不向檔案部門移交或檔案部門去收集時(shí)，一拖再拖等現(xiàn)象，收集困難。究其原因是檔案管理意識不強(qiáng)，對聲像檔案管理缺乏重視。

2、管理制度不健全，執(zhí)行力不強(qiáng)

通過調(diào)查，部分企業(yè)制定了相應(yīng)的聲像檔案管理制度，但在執(zhí)行力上沒有相關(guān)考核機(jī)制，對檔案工作重視程度不夠，造成檔案上交不及時(shí)、收集不完整，使聲像檔案處于有章不循的自由形成、自由處理狀態(tài)，缺乏有效的保障措施。

3、保管條件差，減短檔案壽命

聲像檔案的保管條件比紙質(zhì)檔案要求更加嚴(yán)格。許多企業(yè)設(shè)備設(shè)施陳舊，聲像檔案存放在五節(jié)柜、文件柜與其它資料一同存放，保管條件上達(dá)不到檔案“八防”標(biāo)準(zhǔn)，更不具備恒濕、恒溫、防磁等保管要求。致使許多聲像檔案照片褪色、底片粘連、磁帶消磁等，損壞了聲像檔案，縮短了聲像檔案的壽命。

二、加強(qiáng)企業(yè)聲像檔案管理工作的幾點(diǎn)建議

1、規(guī)范管理，制度先行

制度是一切管理的基石和保障，以制度建設(shè)為著力點(diǎn)，對現(xiàn)有的檔案管理制度進(jìn)行修改、完善，圍繞聲像檔案的收集、整理、保管、利用、統(tǒng)計(jì)等工作環(huán)節(jié)，制定的規(guī)章制度，形成了一套較為完整的檔案管理制度，抓好制度落實(shí)，樹立制度的權(quán)威。在實(shí)際工作中貫徹執(zhí)行，避免一紙空文和擺設(shè)。

2、加強(qiáng)管理，收集齊全

堅(jiān)持收集是檔案的第一要?jiǎng)?wù)。因此，加強(qiáng)企業(yè)各單位、各部門聯(lián)系，依據(jù)各單位、各部門基本職能以及業(yè)務(wù)流程，確定聲像歸檔范圍與保管期限表，形成雙向制約機(jī)制，確保聲像檔案全部歸檔。

3、突出利用，提高服務(wù)

始終把聲像檔案利用擺在首位，通過多種形式，提供檔案信息資源，采取分發(fā)目錄、局域網(wǎng)系統(tǒng)預(yù)約、電話查詢、上網(wǎng)發(fā)布等方式，提供大量的聲像檔案。通過利用為企業(yè)提供了強(qiáng)有力的信息支持，實(shí)現(xiàn)檔案的最終目的。

4、有效監(jiān)督，加強(qiáng)培訓(xùn)

一方面采用不同形式舉辦檔案管理培訓(xùn)班，強(qiáng)化檔案管理教育，提高企業(yè)員工對檔案的了解;另一方面通過采取有效的監(jiān)督和檢查來落實(shí)，將檔案工作納入到企業(yè)各單位、各部門責(zé)任制大檢查中，納入各單位和人員業(yè)績考核中，硬考核硬兌現(xiàn)，每季度對各單位進(jìn)行檔案管理的考核，有效發(fā)揮監(jiān)督指導(dǎo)職能，提高企業(yè)檔案工作的整體水平。

5、積極開展宣傳，增強(qiáng)法制意識

深入貫徹落實(shí)國家《檔案法》及上級檔案部門有關(guān)規(guī)定，組織開展學(xué)習(xí)宣傳活動(dòng)，依法管理檔案。舉辦檔案法律、法規(guī)等宣傳活動(dòng)，通過網(wǎng)站、板報(bào)、《檔案法》知識有獎(jiǎng)競賽答題等方式，提高企業(yè)員工對檔案的認(rèn)識，有力促進(jìn)企業(yè)員工檔案法制觀念，促進(jìn)了檔案工作的健康發(fā)展。

6、加大設(shè)備設(shè)施投入，改善聲像檔案保管環(huán)境

持續(xù)改善檔案管理硬件環(huán)境和軟件環(huán)境，加大檔案管理設(shè)施設(shè)備投入，根據(jù)聲像檔案安全保管的要求，按照標(biāo)準(zhǔn)配備相關(guān)的消防、安防、溫濕控制等設(shè)備設(shè)施，檔案保管條件達(dá)到“八防”要求，做到了專人、專庫，控制庫房溫濕度，改善聲像保管環(huán)境，延長聲像檔案的壽命。

7、加強(qiáng)聲像管理，確保安全完整

一是建立健全檔案安全應(yīng)急預(yù)案，制定完善《檔案庫房管理制度》、《檔案安全管理制度》、《溫濕度記錄臺帳》等制度，使安全防范工作有章可循。二是抓整改、防隱患。對電器線路、溫濕度測控設(shè)備及防盜、防火系統(tǒng)等進(jìn)行定期檢查，按時(shí)填寫各種檢查記錄，將保管、檢查、維護(hù)責(zé)任到人，使防盜、防光、防磁、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等“八防”工作落到實(shí)處。