高校干部人事檔案管理人員隊伍建設初探

摘 要：高校干部人事檔案管理人員隊伍一直存在著配備情況不足、業(yè)務技能培訓較少、學校重視程度不夠等一系列問題，造成這些問題的根本原因是高校對人事檔案管理工作的認識一直存在不足。在了解高校人事檔案管理人員基本特點的基礎上，分析目前高校干部人事檔案管理人員隊伍所存在的問題，為進一步提升高校人事檔案管理人員的工作地位，更好的為高校人事檔案服務提供理論依據(jù)。

關鍵詞：高校干部人事檔案;管理人員;隊伍建設

高校干部人事檔案是高校干部管理的基礎，它能為高校干部的薪酬分配、職稱評定、任免考察、離退休等工作提供重要依據(jù)。這項管理工作無論是對學校還是對老師個人都具有十分重要意義。對于這項基礎性非常強的工作，我們應該對從事這一工作的管理人員隊伍的特點進行認真的梳理，把這個隊伍存在的問題進行一次系統(tǒng)的分析，以便把這支重要的隊伍建設成為高校教師提供高質量服務的專業(yè)性隊伍。

一、高校干部人事檔案管理人員的工作特點

1.高校干部人事檔案流動性強

高校干部人事檔案管理工作主要工作對象就是高校教師的干部人事檔案，干部人事檔案與財務檔案、文書檔案并列為學校的三大基礎檔案，這三個檔案中人事檔案情況要更為復雜一些，因為人事檔案是與人的活動息息相關的，他要隨著一個人的一生不斷變化而進行更新，隨著國家事業(yè)單位人事制度的改革和高等教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展，高校對優(yōu)秀教師的需求日益迫切，導致各高校間教師的流動愈加頻繁，干部人事檔案流動性這一特點在當今時代也就越來越突出。尤其在當今時代，人員的流動越加頻繁，人事檔案的管理也是要實時跟進，隨著現(xiàn)代人事檔案管理手段的不斷提高，對高校人事檔案管理人員的業(yè)務能力和專業(yè)素養(yǎng)提出了更高的要求。

2.高校干部人事檔案歸口不一

目前，高校干部人事檔案管理人員一直是一個總人數(shù)比較少的群體，他們往往不是單獨存在于專門的部門，而是作為附屬放在人事處或者檔案館里，是檔案管理中的一個部分。曾經(jīng)，高校干部人事檔案的管理一直都是人事處工作的一個內(nèi)容，后來隨著圖書檔案工作的進一步精細化發(fā)展，一些高校按照檔案的性質把干部人事檔案歸到檔案館統(tǒng)一管理，管理人員也并入到了檔案館。在實際工作中，這兩個管理部門對高校人事檔案的管理各有利弊。高校人事檔案放在人事處管理，利于材料的收集和整理，它能定期與職工招聘、考核和離校等產(chǎn)生個人材料較多的事情產(chǎn)生直接聯(lián)系，并且這個工作作為人事處的工作，比較容易讓老師重視，不利的地方就是與人事處的其他業(yè)務關系不夠密切，往往是干部人事檔案管理人員產(chǎn)生脫離組織的感覺。高校人事檔案放在檔案館管理，干部人事檔案管理人員很容易找到歸屬感，在職稱評審等方面也有對口的單位，但是不利點在于檔案材料的收集不太方便，尤其老師個人材料交送不太及時，造成檔案館要追著老師要材料的情況出現(xiàn)。

二、高校干部人事檔案管理隊伍建設中存在的問題

通過對一些高校干部人事檔案管理人員的調查研究發(fā)現(xiàn)，目前的現(xiàn)實狀況與要打造一支業(yè)務精湛、能力突出的專精尖高校干部人事管理人員隊伍的理想還相距甚遠，許多高校從人員的配備、到人員的培訓培養(yǎng)以及人員的使用都有著或多或少的問題，高校干部人事檔案管理人員隊伍建設發(fā)展相對比較緩慢。

1.干部人事檔案管理人員配備不足

對于每所高校人事檔案管理人員的數(shù)量，在2018年11月出臺的《干部人事檔案工作條例》里有比較明確的要求，《條例》指出：“每管理1000卷檔案一般應當配備1名專職工作人員。有業(yè)務指導任務的干部人事檔案工作機構，還應當配備相應的業(yè)務指導人員。管理檔案數(shù)量較少且未設立工作機構的單位，應當明確崗位，專人負責”。《條例》里提出的專職人員數(shù)是根據(jù)實際工作情況和合理的測算而得出的，但是在實際工作中，許多單位因為各種原因達不到這一基本要求，有的單位采取使用部分兼職人員來管理人事檔案，以解決人手不足的問題。目前高校普遍還是由少數(shù)的人事檔案專職人員做著管理工作，因為檔案管理不屬于學校的核心業(yè)務，自然也就無法分出更多的人來做這個工作，造成了人事檔案管理人員承受著較重的工作任務，同時，因為干部人事檔案的保密性和重要性，管理人員還要保證干部人事檔案在安全上萬無一失，精神上不能有一絲一毫的松懈，因此干部人事檔案人員的心理壓力也十分巨大。

2.部人事檔案管理人員專業(yè)培訓不足。

高校人事檔案管理工作因為在學校不是主流業(yè)務，受到的關注度一直不高，這個崗位一直是作為業(yè)務輔助科室而存在，專職人事檔案的管理人員自然也不會作為學校的重點培養(yǎng)對象，因而他們極少有機會進行專業(yè)的培訓。重使用輕管理的現(xiàn)象在高校人事檔案管理工作人員的身上表現(xiàn)的尤為突出，有的人事檔案管理人員還要身兼辦公室的工作，他們每天的業(yè)務量較大，自己也很難抽出固定的時間進行業(yè)務的學習，工作基本上是靠老帶新或者自己摸索出來的，明顯專業(yè)化程度不高。從簡單的檔案整理就能看出這一工作缺乏系統(tǒng)的培訓，有的學校的檔案整理比較規(guī)范，有的整理的就比較粗糙，對于一些特殊材料的歸類每個學校都有自己的方法，而沒有一個行業(yè)固定的模式，以至于有些學校因為人手不足和專業(yè)化程度不高，只能請專業(yè)的檔案公司進行整理，解決燃眉之急。

3.高校人事檔案管理人員缺乏統(tǒng)一的組織

高校檔案管理人員與檔案館的管理人員相比就存在較大的差別，檔案館的管理人員有他們自己的行內(nèi)組織，每年定期舉辦工作交流會，可以互相之間交流問題，形成了學校間的行業(yè)聯(lián)盟。而人事檔案管理人員因為人員比較少，涉及面窄，，管理部門不統(tǒng)一（有的人事檔案在人事處或組織部管理，有的在檔案館管理）等一系列的問題，造成高校人事檔案管理人員難以形成行業(yè)聯(lián)系，使得這一行業(yè)缺乏統(tǒng)一的組織。他們在工作上出現(xiàn)問題沒辦法找人咨詢，只能通過網(wǎng)上搜索答案等方式，比較具有隨意性。

4.高校人事檔案管理人員缺乏有效的職稱晉升通道

高校人事檔案管理人員因為專業(yè)性質不強而缺少對口的管理研究方向，在職稱晉升上不占優(yōu)勢，尤其是在發(fā)表專業(yè)論文方面，缺少行業(yè)內(nèi)的學會會刊等專業(yè)學術期刊的支持，論文發(fā)表比較茫然，而且由于工作內(nèi)容比較單一，可研究的方向不多，導致工作多年后研究成果也并不盡人意。同時，由于職稱晉升并不僅僅是通過論文的數(shù)量和質量來做最終的決定，還和是否參與基金項目、是否有專著等有一定聯(lián)系，由于這個行業(yè)幾乎沒有相關的基金項目，極少能見到高校人事檔案管理人員參與到基金項目中去。

三、高校干部人事檔案管理人員

1.提升全社會對高校干部人事檔案管理人員的重視程度

高校干部人事檔案管理人員的重視程度一直與人事檔案的重要程度不太匹配。高校干部人事檔案工作在高校工作中有著十分重要的作用，檔案關系到單位對一個人的全面的了解和認識，更是在考察考核干部等提拔任命、職稱聘任、工資調整等工作中不可或缺的重要依據(jù)，同時，人事檔案也關系到每一位教職工的切身利益，它與每一位教師的生活和工作息息相關，無論是在個人的身份證明、家庭成員證明、個人工作和學習經(jīng)歷證明等方面都具有權威性。鑒于干部人事檔案在實際應用的重要性，學校應該在人事檔案的管理方面投入一定的人力物力和財力，關注人事檔案工作的開展情況，關注高校人事檔案管理人員的職稱評審、工作環(huán)境等方方面面的情況，切實提高對干部人事檔案重要性的認識，加快培養(yǎng)干部人事檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，

人事檔案的價值不像科研項目一樣馬上就能看到效果，它作為一項基礎性工作常常是在需要使用時才能體現(xiàn)價值，而利用檔案的人員又往往是一個部門的基層工作人員，領導很少會直接接觸檔案，因此，人事檔案似乎成為了可有可無的一個概念。目前對人事檔案的關注度是遠遠不夠的，

2.幫助建立高校人事檔案管理人員研究性的學會組織

高校人事檔案管理人員急需建立校際聯(lián)盟性質的學會組織，以便各高校人事檔案管理人員互相交流工作，形成行業(yè)特色，讓高校人事檔案管理人員更有歸屬感，也更有成就感。目前高校人事檔案管理人員還存在著流動性高、歸屬感不強、在學校管理部門中地位偏低的情況，只有幫助他們找到工作努力的方向、提升整體人員的工作信心，才能讓他們安心工作，獲得一定的滿足感和榮譽感。建立研究性的學會組織，能夠有效指導高校人事檔案管理人員在這一領域展開更廣泛的研究，同時也能使各個高校之間人事檔案管理人員之間互通有無，最重要的是還能在國家機關的統(tǒng)一部署下，建立更為有效的統(tǒng)一工作指南，為建立行業(yè)性的統(tǒng)一標準樹立標桿。

3.建立健全高校人事檔案管理人員的培訓培養(yǎng)機制

高校人事檔案管理人員應與檔案館的專技人員一樣，有計劃的定期進行培訓和培養(yǎng)。高校人事檔案管理人員既需要業(yè)務技能上不斷提升，也需要在理論知識上與時俱進，如果一味地“使用”而不定期“充電”，勢必要造成人事檔案管理人員不能及時掌握最新的行內(nèi)發(fā)展動態(tài)，自身也在不斷的消耗過程中出現(xiàn)“內(nèi)存不足”，并對促進整個行業(yè)的發(fā)展有極大的阻礙作用。一個行業(yè)的發(fā)展需要使用者不斷接受先進的理念，在實踐中又推動理論研究不斷前進，這樣才能使這一工作發(fā)揮最大的作用，對社會發(fā)展做出一定的貢獻。

參考文獻：

[1]張光明，苗洪麗.高校干部人事檔案服務水平提升路徑探索[J].蘭臺世界，2019

[2]張 巖.論高校人事檔案的規(guī)范化管理[J].蘭臺世界，2013（10）

作者簡介：鄧麗娜（1979-），女，漢族，籍貫：吉林省松原市，研究生學歷，助理研究員職稱，單位：北京化工大學，研究方向：人力資源、檔案管理。