淺談檔案管理工作的“三要素”

韓淑靜

摘 要：檔案管理工作看似輕松，實(shí)則乃日常工作是否正常開展、有序推進(jìn)的真實(shí)寫照。為實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化，同時(shí)便于查找和利用，搞好檔案建設(shè)就顯得尤為重要，本文提出應(yīng)以“隊(duì)伍建設(shè)”、“制度管理"、“綜合利用”作為做好檔案工作的三要素，全面提高檔案管理工作整體水平，促進(jìn)檔案工作的新發(fā)展，使檔案管理工作邁上新臺階。

關(guān)鍵詞：檔案管理;隊(duì)伍建設(shè);制度管理;綜合利用

檔案資源作為信息資源的一部分，蘊(yùn)含的豐富內(nèi)容是社會主義經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展所不可或缺的，它發(fā)揮著記錄歷史、傳承文明、服務(wù)社會的重要作用。檔案管理工作看似輕松，實(shí)則乃日常工作是否正常開展、有序推進(jìn)的真實(shí)寫照，為實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化，同時(shí)便于查找和利用，搞好檔案建設(shè)就顯得尤為重要，應(yīng)該著重關(guān)注以下三個(gè)要素：

一、隊(duì)伍建設(shè)是檔案工作的前提

1.做好檔案工作就要力求檔案工作者要敬業(yè)愛崗，有良好的思想政治素質(zhì)。檔案管理是一項(xiàng)政策性、原則性和服務(wù)性都很強(qiáng)的工作，這就要求從事檔案管理工作人員要有較高的政治思想覺悟，要有強(qiáng)烈的事業(yè)心和高度的工作責(zé)任感，要樹立有崇高的理想和信念，要有堅(jiān)定的政治立場，要有高尚的職業(yè)道德，熱愛檔案管理事業(yè)，兢就業(yè)業(yè)、忠于職守、埋頭苦干，了解社會對檔案的需求，只有這樣才能真正做好檔案管理工作。

2.做好檔案工作就要力求檔案工作者隊(duì)伍的相對穩(wěn)定。檔案是社會歷史的產(chǎn)物，具有連續(xù)性，加之日積月累數(shù)量龐大，管好檔案需要有扎實(shí)的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)。根據(jù)這個(gè)特點(diǎn)，不僅要為檔案部門配備足夠數(shù)量和能夠勝任專業(yè)檔案工作的人員，更要求保持專業(yè)檔案工作者隊(duì)伍的穩(wěn)定。穩(wěn)定的專業(yè)檔案工作者隊(duì)伍，有利于掌握情況、熟悉業(yè)務(wù)、提高水平，從而保證檔案管理工作穩(wěn)步發(fā)展。

3.做好檔案工作就要力求提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，提高檔案管理的科學(xué)化水平。要從定期培訓(xùn)著手，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理的方法也在不斷地發(fā)展，檔案管理部門就要對檔案管理人員進(jìn)行定時(shí)的專業(yè)培訓(xùn)， 多去參觀學(xué)習(xí)其他部門或單位的管理方式方法，做到見賢思齊、取長補(bǔ)短。這不僅可以打破局限于借助互聯(lián)網(wǎng)學(xué)習(xí)的模式，同時(shí)能增長自身見識，拓寬知識面，從而不斷提高檔案管理的水平，達(dá)到管理方式的多元化。

二、完善檔案管理制度是檔案工作的保障

1.建設(shè)建全各項(xiàng)檔案管理規(guī)章制度。為維護(hù)檔案的完整與安全，必須按規(guī)章制度管理檔案，以便于單位各科室、各部門的利用。實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理的原則。建立和完善以《中華人民共和國欄案法》為依據(jù)的檔案管理模式。

2.明確檔案管理工作的目標(biāo)和內(nèi)容，落實(shí)崗位責(zé)任制，真正做到職責(zé)明確，歸檔有范圍、立卷有標(biāo)準(zhǔn)、借閱有歸檔、保密有條例、管理有措施、開發(fā)有目標(biāo)，使檔案管理人員在相關(guān)的法規(guī)、條例、制度許可的范圍內(nèi)，保證合理有效的管好檔案、用好檔案，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。

3.完善檔案管理的監(jiān)督和審核，檔案管理部門的上級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加強(qiáng)對檔案管理工作的監(jiān)督和審核，嚴(yán)格地對待檔案管理工作，從而更好地完善各行業(yè)檔案管理的制度。

三、綜合利用是檔案工作的核心

檔案工作的最終目的是將檔案的綜合利用作用最大化，是新形勢下檔案事業(yè)實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值的核心。

1.隨著檔案工作的發(fā)展，檔案服務(wù)范圍和內(nèi)容不斷擴(kuò)大，如從編史修志到歷史研究，從產(chǎn)品說明到參與糾紛處理，作用越來越大，應(yīng)用的范圍越來越廣，在檔案綜合利用的范圍和內(nèi)容上，特別要增強(qiáng)檔案利用的廣覆蓋、深挖掘。因此，檔案的綜合利用工作要緊密圍繞各項(xiàng)工作的實(shí)際需要，結(jié)合館藏內(nèi)容，主動地開展深層次的加工，有的放矢地對檔案材料系統(tǒng)的收集整理、歸檔統(tǒng)計(jì)、編制各類專題目錄、專題卡片、全引目錄等檢索工具，使查找迅速、利用方便，主動地為各級領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，為滿足廣大人民群眾服務(wù)，為社會各方面服務(wù); 在檔案管理領(lǐng)域，綜合利用推動了信息化檔案服務(wù)的不斷發(fā)展與完善，這也是一種創(chuàng)新性管理服務(wù)機(jī)制。

2.檔案的綜合利用不僅僅是局限于對于檔案的傳遞、保存與一些文獻(xiàn)知識傳遞、保存，而是對于檔案的一種重新組合、分析、組織，對已得到的檔案資料進(jìn)行分析與重新組織具體流程，根據(jù)具體的情況作出具體的反應(yīng)與得出相應(yīng)的管理方案。在這樣的一個(gè)過程之中檔案的處理已經(jīng)不再是簡單的傳遞而是變成了一種再加工，檔案管理不再是一種案館儲藏，而是一種全新模式的信息綜合利用管理，這樣的變化也要求檔案部門應(yīng)由靜態(tài)管理模式逐步向動態(tài)管理模式轉(zhuǎn)變，變存放在檔案柜里的“死檔案”為走出檔案柜的“活檔案”。

總之，在現(xiàn)今社會經(jīng)濟(jì)與信息化不斷發(fā)展的過程之中，檔案管理工作也要跟隨時(shí)代發(fā)展不斷的進(jìn)行創(chuàng)新，抓住信息化發(fā)展的機(jī)遇不斷深入，以“建設(shè)高素質(zhì)的檔案工作隊(duì)伍”、“完善制度管理"、“檔案的綜合利用”為做好檔案工作的三要素，全面提高檔案管理工作整體水平，促進(jìn)檔案工作的新發(fā)展，使檔案管理工作邁上新臺階，適應(yīng)于社會進(jìn)步，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的核心價(jià)值。