人事檔案在人力資源管理中的重要性解析

孫迪

摘 要 新的經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢(shì)下，企業(yè)之間所面臨的競(jìng)爭(zhēng)也變得越來(lái)越激烈。作為企業(yè)管理中的一項(xiàng)基礎(chǔ)組成內(nèi)容，人力資源管理的重要性也愈發(fā)凸顯，而企業(yè)中人事檔案管理作為人力資源管理工作中至關(guān)重要的一環(huán)，也成為了促進(jìn)和保障企業(yè)人力資源管理工作順利而有序開(kāi)展的必要條件之一。隨著國(guó)家新勞動(dòng)合同法的頒布與實(shí)施，企業(yè)人事檔案管理工作也開(kāi)始了一系列的完善措施。本文就人事檔案在人力資源管理中的重要性展開(kāi)探討。

關(guān)鍵詞 人事檔案 檔案管理 人力資源管理 發(fā)展

中圖分類號(hào)：F272.9文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

0引言

在人力資源管理中，人事檔案管理工作伴隨信息化技術(shù)的廣泛應(yīng)用而變得更加復(fù)雜，所起到的作用也變得更加突出，這在一定程度上增加了人事檔案管理工作在提升組織人力資源管理水平方面的重要意義。借助先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，可通過(guò)電子存儲(chǔ)的方式來(lái)保存人事檔案信息，也有利于通過(guò)電子媒介進(jìn)行人事檔案信息的查閱，大大提升了信息使用的便捷性。這樣一來(lái)，組織便可以輕松地實(shí)現(xiàn)對(duì)人力資源的合理分配，科學(xué)調(diào)整人力資源布局，提供人力資源工作質(zhì)量與效率，促進(jìn)人力資源管理水平的穩(wěn)步提升。

1人力資源管理和人事檔案管理的概念

人力資源管理就是利用科學(xué)合理的策略，在借助一定物力和人力的基礎(chǔ)上，進(jìn)行更加合理、科學(xué)的培訓(xùn)以及調(diào)配工作。人力資源就是讓人的主觀能動(dòng)性得以發(fā)揮，對(duì)人才進(jìn)行合理安排，做到合適的崗位安排合適的人才，才能有更好的工作效率，最后實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)。資源管理工作的核心就是管理人才的合理利用。而人事檔案管理工作就是對(duì)人才從事的各項(xiàng)工作及具體信息進(jìn)行詳細(xì)的記錄，對(duì)人們?cè)趰徫簧系膬?yōu)異成績(jī)以及個(gè)人所有的工作經(jīng)歷和具體的工作表現(xiàn)進(jìn)行記錄，需要由專門的管理人員進(jìn)行全面的整理，人事檔案管理主要對(duì)這些人才的具體信息進(jìn)行全面的統(tǒng)計(jì)、整理、收納、保存工作。由于人員流動(dòng)比較大，所以人事檔案信息是經(jīng)常流動(dòng)的，進(jìn)而每天都會(huì)有大量的信息需要記錄。

2人事檔案管理對(duì)企業(yè)人力資源管理的重要作用

2.1對(duì)人力的資源管理效率提升的促進(jìn)作用

對(duì)于任何一個(gè)企業(yè)來(lái)講，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理中的“人檔統(tǒng)一”都是非常必要的舉措。其原因在于，在企業(yè)人事檔案的重要記錄內(nèi)容中，包括了員工從入職開(kāi)始，在企業(yè)里的每一次的加薪、晉升，以及員工的培訓(xùn)成長(zhǎng)記錄、績(jī)效管理等檔案記錄。因此，提升人事檔案工作的有效性，其中一項(xiàng)重要的價(jià)值，就是能夠促進(jìn)人力資源價(jià)值的提升，進(jìn)而對(duì)企業(yè)內(nèi)部的人才與崗位進(jìn)行合理化的配置。

2.2對(duì)企業(yè)人力資源開(kāi)發(fā)起到一定的促進(jìn)作用

首先，從記載內(nèi)容上來(lái)看，人事檔案主要是負(fù)責(zé)記錄員工在企業(yè)中的每一步成長(zhǎng)，且能夠確保客觀性與全面性，包括員工的經(jīng)歷、性格特點(diǎn)、綜合表現(xiàn)等，為企業(yè)選拔和培訓(xùn)人才起到非常重要的、關(guān)鍵的資料支持。企業(yè)可以依托良好的人事檔案管理材料，實(shí)現(xiàn)挖掘人才、培養(yǎng)人才并且對(duì)人才資源進(jìn)行科學(xué)合理的利用，避免出現(xiàn)人才被埋沒(méi)現(xiàn)象的發(fā)生。其次，關(guān)于企業(yè)內(nèi)部員工的基礎(chǔ)信息，均被記錄在人事檔案中，也就是說(shuō)，人事檔案越完善，越有利于企業(yè)的管理工作開(kāi)展，確保科學(xué)管理員工的基礎(chǔ)就是完善的人事檔案。在對(duì)人才與崗位進(jìn)行配置時(shí)，可以通過(guò)輪崗制的實(shí)施，了解員工的個(gè)人特點(diǎn)更適合哪個(gè)崗位，以此達(dá)到企業(yè)人才配置最優(yōu)。

2.3實(shí)現(xiàn)人力資源需求科學(xué)規(guī)范的預(yù)測(cè)

組織內(nèi)部的各項(xiàng)因素對(duì)人力資源的需求有重要的影響，對(duì)組織內(nèi)的人力資源和組織的變革與發(fā)展需求相適應(yīng)進(jìn)行分析，對(duì)人力資源制定合理的工作計(jì)劃發(fā)揮著很大的價(jià)值。如果工作預(yù)測(cè)與人力檔案管理分離的話，導(dǎo)致人力資源的各項(xiàng)需求和預(yù)測(cè)就會(huì)出現(xiàn)不科學(xué)、不規(guī)范甚至片面性的決策。 由此也體現(xiàn)出了人力資源開(kāi)發(fā)中人事檔案的價(jià)值。

3分析人力和人事檔案之間的關(guān)系

人力資源管理和人事檔案之間的關(guān)系密不可分，人們可以借助人事檔案對(duì)人才有個(gè)全面的了解，進(jìn)而能更好地分配人才，這就體現(xiàn)了人事管理工作的重要性。要想對(duì)所有的人力進(jìn)行合理安排，就需要對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行深入研究，使人事檔案的工作效率與工作質(zhì)量得以提升。人力資源管理工作，對(duì)人才進(jìn)行合理安排時(shí)就必須詳細(xì)了解人才的檔案信息。人力資源管理和一定物力進(jìn)行全面結(jié)合，借助科學(xué)的管理方法與組織，開(kāi)展科學(xué)培訓(xùn)，合理地進(jìn)行人才調(diào)配，進(jìn)而做到合理利用人才。人事檔案管理工作就是對(duì)人才的各方面信息進(jìn)行全面記錄，并將檔案進(jìn)行保存，提升檔案人力資源管理工作的整體效率與工作質(zhì)量，就必須有全面的檔案記錄作為保障。

4目前存在于企業(yè)人事檔案管理工作的問(wèn)題

4.1不具備相應(yīng)的管理意識(shí)

在人事檔案管理進(jìn)程中，人力資源管理者在管理方面嚴(yán)重缺少創(chuàng)新性，不具備積極向上的精神，對(duì)于人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理工作中的重要性，并沒(méi)有完全意識(shí)到。

4.2人事檔案造假問(wèn)題日趨嚴(yán)重

在企業(yè)人事檔案管理工作中，非常重要的一項(xiàng)內(nèi)容就是要及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案中的問(wèn)題，并督促相關(guān)人員及時(shí)完善，確保檔案信息的真實(shí)性與完整性。然而，近年來(lái)由于就業(yè)壓力比較大，以及部分人員希望通過(guò)檔案造假的方式來(lái)獲得更好的職位與待遇，從而滋生了大量的人事檔案造假問(wèn)題。這樣一來(lái)，一些人員企圖蒙混過(guò)關(guān)的想法就催生了人事檔案造假問(wèn)題的大量出現(xiàn)，并且日趨嚴(yán)重。因?yàn)槭チ诵畔⒌目陀^與真實(shí)性，使得人事檔案的價(jià)值蕩然無(wú)存，亂象叢生，給企業(yè)及個(gè)人均可能帶來(lái)很大的麻煩，讓企業(yè)喪失大量?jī)?yōu)秀人才。

4.3不具備制度約束

在人事檔案管理工作的過(guò)程中，完善的制（下轉(zhuǎn)第281頁(yè)）（上接第267頁(yè)）度是確保相關(guān)工作人員在工作時(shí)能夠有跡可循的重要依據(jù)。但是，很多企業(yè)并沒(méi)有建立完善的保障制度，使得相關(guān)人員在管理意識(shí)上缺乏統(tǒng)一性，檔案管理工作處于混亂狀態(tài)，檔案缺乏客觀性，企業(yè)人才的基本狀況自然無(wú)法清楚反應(yīng)。

5充分發(fā)揮人事檔案管理在人力資源管理中作用的對(duì)策

5.1提高人事檔案管理重要性的認(rèn)知

針對(duì)企業(yè)片面認(rèn)識(shí)人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理中的重要性問(wèn)題，企業(yè)必須從思想觀念上盡快轉(zhuǎn)變過(guò)來(lái)，全面地認(rèn)識(shí)人事檔案管理的重要性。一方面，人事檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜的動(dòng)態(tài)性工作，并非是很多企業(yè)所認(rèn)為的簡(jiǎn)單靜止性的工作，企業(yè)應(yīng)該在人事檔案管理工作中投入合理的人力、物力、財(cái)力和精力，為人事檔案管理工作的有序推進(jìn)奠定思想基礎(chǔ);另一方面，全面提升企業(yè)管理層，尤其是人事管理部門，對(duì)人事檔案管理工作的重要性，通過(guò)宣傳、教育和培訓(xùn)等多種形式，增強(qiáng)人事部門相關(guān)人員對(duì)人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，并通過(guò)不斷的外部培訓(xùn)和自我學(xué)習(xí)，提高相關(guān)工作人員人事檔案管理的專業(yè)素養(yǎng)，為人事檔案管理提供強(qiáng)大的人才保障。

5.2建立完善合理的人事檔案管理制度

當(dāng)前人事檔案具體管理工作出現(xiàn)很多與時(shí)代發(fā)展形式不相符的問(wèn)題，主要體現(xiàn)為人事檔案管理工作不規(guī)范、不合理。對(duì)當(dāng)前的管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，并對(duì)人事檔案管理工作加以研究，提出更多行之有效的工作管理制度，進(jìn)而完善人事檔案管理制度，規(guī)范人事檔案管理工作。而人事檔案管理工作中的人才檔案記錄必須要堅(jiān)持真實(shí)性原則，人才工作信息的變動(dòng)要及時(shí)記錄到檔案中，確保檔案的完整性。另外，必須對(duì)這些材料做好鑒別防偽標(biāo)識(shí)，才能有效地保證所有人事管理資料的真實(shí)有效。對(duì)這些人事檔案資料進(jìn)行合理的分類保存，將這些檔案進(jìn)行整齊裝訂，然后分類規(guī)放。要做好人事檔案管理工作，還必須要求檔案管理人員嚴(yán)格遵循人事檔案的規(guī)章制度。

5.3加強(qiáng)檔案管理工作科學(xué)化、現(xiàn)代化進(jìn)度

現(xiàn)階段，我國(guó)社會(huì)形勢(shì)發(fā)展速度逐漸加快，會(huì)有很多人員流動(dòng)的情況，從而產(chǎn)生很多的檔案資料，要想將這些人才的信息做好詳細(xì)記錄，檔案管理的工作量就會(huì)增加很多，進(jìn)而需要大量的工作人員才能完成。鑒于這種情況，就必須對(duì)人事檔案管理進(jìn)行信息化和現(xiàn)代化的管理，這樣才能實(shí)現(xiàn)快速有效的人事檔案管理工作。利用先進(jìn)的信息技術(shù)建立信息化的人才管理系統(tǒng)，信息管理系統(tǒng)的建立還要借助互聯(lián)網(wǎng)，這樣工作人員可以借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行網(wǎng)上查詢和錄入工作，為檔案更新管理提供便利，這樣才能將人才進(jìn)行合理利用。

6結(jié)語(yǔ)

綜上所述，分析了人力資源管理和人事檔案管理之間的聯(lián)系，人力資源開(kāi)發(fā)中有效的人力檔案管理工作有著很大的價(jià)值作用，并記錄所有人才的具體工作信息，進(jìn)而能使人力資源管理對(duì)人才進(jìn)行合理分配。 讓所有人才在各自不同的崗位中都發(fā)揮最大的作用，才能挖掘人才的潛力，體現(xiàn)人力資源管理的價(jià)值作用。

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