人才服務機構流動人員人事檔案管理難點及對策

段冉

摘 要：結(jié)合流動人員人事檔案管理的現(xiàn)狀，梳理總結(jié)其中存在的檔案管理機構不規(guī)范、人事檔案作用弱化、檔案材料收集困難、檔案管理標準不統(tǒng)一、檔案管理經(jīng)費保障不足、檔案信息化水平不高等困難和問題，探索改善流動人員人事檔案管理工作的對策，為加強流動人員人事檔案管理工作、促進人才的合理流動提供一點參考。

關鍵詞：人才服務機構;流動人員;人事檔案;難點;對策

人事檔案是記錄個人出生日期、教育培訓、工作經(jīng)歷、職務任免、職稱情況、獎勵處罰、政治面貌、業(yè)務能力等情況的文件資料，是人力資源管理的重要工具，具有憑證、依據(jù)和參考的作用。在個人升學錄取、職稱申報、職務晉升、開具證明、繳納社會保險、辦理退休等情況下，都會用到人事檔案。流動人員人事檔案是人事檔案的重要組成部分，做好流動人員人事檔案管理工作，對促進社會經(jīng)濟發(fā)展和人才合理流動具有重要的意義。

1 流動人員人事檔案的范圍

隨著社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展和人事制度改革的不斷深入，我國的流動人員數(shù)量逐漸增加， 流動頻率不斷加快，

流動人員人事檔案管理隨之應運而生。根據(jù)中共中央組織部、人力資源社會保障部、國家發(fā)展和改革委員會、財政局、國家檔案局《關于進一步加強流動人員人事檔案管理服務工作的通知》（人社部發(fā)﹝2014﹞90號）精神，流動人員人事檔案具體包括：非公有制企業(yè)和社會組織聘用人員的檔案;辭職辭退、取消錄（聘）用或被開除的機關事業(yè)單位工作人員檔案;與企事業(yè)單位解除或終止勞動（聘用）關系人員的檔案;未就業(yè)的高校畢業(yè)生及中專畢業(yè)生的檔案;自費出國留學及其他因私出國（境）人員的檔案;外國企業(yè)常駐代表機構的中方雇員的檔案;自由職業(yè)或靈活就業(yè)人員的檔案;其他實行社會管理人員的檔案。

2 現(xiàn)階段流動人員人事檔案管理難點

對于流動人員人事檔案的有效管理能夠促進人才在不同行業(yè)、不同地區(qū)時間實現(xiàn)合理流動，有利于社會資源的有效配置，解決流動人員的后顧之憂。但在實際工作中，由于流動人員數(shù)量多、流動性大等特殊性，流動人員人事檔案管理面臨著一些困難和問題，主要表現(xiàn)在：

2.1 檔案管理機構不規(guī)范

在實際工作中，流動人員人事檔案多頭管理的現(xiàn)象依然存在，流動人員人事檔案管理機構有縣級以上（含縣級）公共就業(yè)和人才服務機構、經(jīng)人力資源社會保障部門授權的單位，也有各行業(yè)成立的人力資源中心、部分私營人力資源機構。未經(jīng)授權的檔案管理機構管理混亂，標準不高，隨意性大，擾亂了流動人員人事檔案管理工作秩序，流動人員的利益無法保障。

2.2 人事檔案作用弱化

流動人員多數(shù)在非公有制單位就業(yè)，處于人檔分離的狀態(tài)。在工作中，用人單位以工作能力決定員工崗位晉升和薪酬標準，在某種程度上使檔案的作用弱化。流動人員對人事檔案的作用缺乏了解，檔案意識淡薄，對檔案不夠重視，認為檔案可有可無。有的畢業(yè)后沒有辦理檔案托管，將檔案放在個人手中;有的將檔案托管到人才服務機構后，再也不聞不問，聯(lián)系方式變更，多年失去聯(lián)系，棄檔現(xiàn)象時有發(fā)生。

2.3 人事檔案材料收集困難

流動人員人事檔案管理機構以服務為主，對流動人員檔案材料的主動歸檔難以形成約束。流動人員對新取得材料的歸檔工作也不夠重視，普遍存在檔案材料更新不及時的現(xiàn)象，該歸檔的材料未及時歸檔，造成檔案材料不完整，缺乏連續(xù)性，很多人工作多年，檔案信息未發(fā)生任何變化。在依據(jù)檔案出具證明時，由于檔案中沒有相關記載，無法通過檔案及時了解流動人員的學習、工作經(jīng)歷、現(xiàn)實表現(xiàn)等情況，對出具證明造成很大的困難。

2.4 人事檔案管理標準不統(tǒng)一

流動人員人事檔案管理未執(zhí)行全國統(tǒng)一標準。如檔案轉(zhuǎn)遞程序不統(tǒng)一，各人才服務機構對行政（工資）介紹信、檔案工資材料、轉(zhuǎn)正定級表、調(diào)整改派手續(xù)的要求不一致，導致流動人員檔案轉(zhuǎn)遞尤其是跨地區(qū)流動時，經(jīng)常會出現(xiàn)接收障礙的情況。對于檔案轉(zhuǎn)遞的途徑也不規(guī)范，檔案轉(zhuǎn)遞時，有的人才服務機構不通過機要通道轉(zhuǎn)遞或?qū)Ｈ怂腿。挥杀救俗孕袛y帶，容易造成檔案丟失、損壞或違規(guī)拆封。

2.5 人事檔案管理經(jīng)費保障不足

自2015年起，取消了流動人員人事檔案管理收費。要求各級公共就業(yè)和人才服務機構提供免費的流動人員人事檔案基本公共服務，各地將相關經(jīng)費納入同級財政預算。但在實際工作中，經(jīng)費保障嚴重不足，尤其是一些縣（區(qū)）級人才服務機構，有一些基本沒有經(jīng)費保障，難以滿足日常工作的正常運轉(zhuǎn)。

2.6 人事檔案信息化水平不高

各人才服務機構的信息化程度進展不同步，有的省份信息化建設起步早，目前已推行全省統(tǒng)一的流動人員人事檔案管理信息平臺，實現(xiàn)了省內(nèi)電子檔案信息共享;有的省份部分地區(qū)完成流動人員人事檔案信息化建設，但是省內(nèi)未統(tǒng)一標準;還有的地區(qū)流動人員人事檔案信息化建設工作仍未開展。人才服務機構信息化水平不高，大大影響了流動人員人事檔案的服務水平，影響了人才流動的效率。

3 改善流動人員人事檔案管理對策

建立健全流動人員人事檔案管理體系，做好流動人員人事檔案管理工作，有利于打破人才流動的瓶頸，解決流動人員的后顧之憂，為促進人才合理流動、更好地服務于經(jīng)濟社會發(fā)展大局做出積極貢獻。主要做好以下六個方面工作：

3.1 進一步規(guī)范檔案管理機構

按照規(guī)定，流動人員人事檔案管理實行集中統(tǒng)一、歸口管理的管理體制，主管部門為政府人力資源社會保障部門，接受同級黨委組織部門的監(jiān)督和指導。流動人員人事檔案具體由縣級以上（含縣級）公共就業(yè)和人才服務機構以及經(jīng)人力資源社會保障部門授權的單位管理。對于違規(guī)管理流動人員人事檔案的機構，有關部門要加大監(jiān)督檢查力度，維護流動人員人事檔案管理工作秩序，保障流動人員的利益。

3.2 加大人事檔案作用的宣傳力度

即便在非公有制企業(yè)，也經(jīng)常會遇到依據(jù)檔案記載出具學習工作經(jīng)歷、親屬關系等相關證明的情況。入黨、參軍、公務員招錄、出國（境）政審，都需要用到人事檔案。因此，人才服務機構要加大對人事檔案作用的宣傳力度，使流動人員充分認識人事檔案的重要性。

3.3 建立人事檔案材料收集歸檔長效機制

檔案信息更新不及時，檔案就失去了憑證和參考的意義。無法從檔案中及時了解個人的信息情況，人事檔案的作用將大打折扣。因此，必須建立健全檔案材料收集歸檔機制。一方面要加強與流動人員工作單位和相關部門的聯(lián)系，及時收集有關材料;另一方面在流動人員辦理檔案托管手續(xù)時，簽訂協(xié)議，告知檔案材料收集歸檔的范圍和內(nèi)容，提醒流動人員及時將新形成的檔案材料歸檔，確保檔案材料的完整齊全。在收集歸檔材料時，要根據(jù)有關規(guī)定認真進行鑒別，確保歸檔材料真實準確。

3.4 統(tǒng)一檔案接收和轉(zhuǎn)遞標準

人才服務機構要嚴格執(zhí)行關于流動人員人事檔案管理的有關規(guī)定，接收檔案時，對于明確取消的檔案工資記載、轉(zhuǎn)正定級手續(xù)、行政（工資）介紹信等不得再要求轉(zhuǎn)出機構出具相關材料，暢通檔案轉(zhuǎn)遞渠道。檔案轉(zhuǎn)遞時，嚴格通過機要通信或?qū)Ｈ怂腿》绞竭M行轉(zhuǎn)遞，嚴禁個人自帶檔案，保障檔案的安全。有關部門加強對檔案轉(zhuǎn)遞環(huán)節(jié)的監(jiān)督管理，建立投訴反饋機制，對于拒收符合規(guī)定的流動人員人事檔案的機構要采取相應措施加以約束，為人才流動提供便利。

3.5 完善人事檔案管理經(jīng)費保障

流動人員人事檔案取消收費后，公共人才服務機構完全依托財政經(jīng)費保障開展工作，經(jīng)費是否充足，直接影響到檔案管理設備設施的配備和信息化建設，影響檔案管理水平的高低。人才服務機構應積極加強與財政部門的溝通協(xié)調(diào)，將流動人員人事檔案基本公共服務相關經(jīng)費納入同級財政保障，參考保管的檔案數(shù)量等因素確定經(jīng)費數(shù)額，保障流動人員人事檔案管理工作正常運轉(zhuǎn)。

3.6 提高人事檔案管理信息化水平

信息化是流動人員人事檔案管理服務的重要手段和發(fā)展方向。有關部門應建立全國統(tǒng)一的流動人員人事檔案基礎信息數(shù)據(jù)庫，構建全國通用的數(shù)字化檔案標準體系。各人才服務機構要加快推進流動人員人事檔案電子化、數(shù)字化工作，在各人才服務機構之間推行信息互通和數(shù)據(jù)銜接，實現(xiàn)信息異地查詢、檔案轉(zhuǎn)遞網(wǎng)上預審等服務，不斷提高流動人員人事檔案管理水平和服務效率。

參考文獻

[1]中共中央組織部、人力資源社會保障部、國家發(fā)展和改革委員會、財政局、國家檔案局《關于進一步加強流動人員人事檔案管理服務工作的通知》（人社部發(fā)〔2014〕90號）.

[2]王魯花，韓春紅.新時期流動人員人事檔案管理的現(xiàn)狀、問題及對策〔J〕.人力資源開發(fā).2014，（16）：3-4.