大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理體系構(gòu)建研究

潘紅 林慕嬋

【摘要】高校檔案管理和利用是高校管理工作的重要內(nèi)容，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，對(duì)現(xiàn)時(shí)各業(yè)務(wù)管理部門的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)中形成的大量電子文件加強(qiáng)管理，對(duì)提高檔案利用效率和規(guī)范高校電子文件管理工作具有重要意義。本研究是探討推進(jìn)高校檔案管理規(guī)范化、服務(wù)利用社會(huì)化、檔案資源結(jié)構(gòu)多元化和檔案工作信息化進(jìn)程，促進(jìn)建設(shè)高校數(shù)字檔案資源共享平臺(tái)，能完善檔案資源館藏豐富、管理規(guī)范、利用方便進(jìn)行數(shù)字檔案資料信息共享。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù);檔案資源;體系構(gòu)建

一、研究背景

近年來(lái)，對(duì)檔案信息化建設(shè)和電子文件管理進(jìn)行研究的學(xué)者眾多，電子文件歸檔和電子檔案管理是目前高校面臨的普遍問(wèn)題，而電子檔案集成系統(tǒng)建設(shè)是電子文件中心建設(shè)的關(guān)健技術(shù)之一。目前我國(guó)在對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成的電子數(shù)據(jù)歸檔和電子檔案集成共享平臺(tái)建設(shè)方面經(jīng)常采用的有二種方式，一種是業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)直接對(duì)接式，一種是采用中間文件批量數(shù)據(jù)遷移方式，而在建設(shè)方式上大多采用業(yè)務(wù)外包形式。

目前電子文件中心建設(shè)中普遍采用的業(yè)務(wù)外包，由專業(yè)公司實(shí)施，存在管理軟件揉性不夠、自適應(yīng)程度不高的缺陷等問(wèn)題，探索一種對(duì)前端系統(tǒng)中形成的電子文件元數(shù)據(jù)及全文進(jìn)行格式規(guī)范，對(duì)歸檔電子文件進(jìn)行批量遷移及由基層檔案管理部門對(duì)通用型檔案管理軟件進(jìn)行二次開發(fā)建設(shè)電子檔案集成平臺(tái)的方式，提出用電子光盤、電子文件上傳空間及電子文件管理系統(tǒng)三種途徑實(shí)現(xiàn)歸檔電子文件異質(zhì)異地備份的方式方法此電子文件集成管理方法方便快捷經(jīng)濟(jì)實(shí)用，具有較好的推廣價(jià)值。

二、高校檔案管理具有的特點(diǎn)

（一）高校檔案管理具有明顯的規(guī)范化

高校的檔案工作要采取科學(xué)化的管理措施就需要加強(qiáng)對(duì)檔案以及檔案信息等的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理，這也是檔案管理工作規(guī)范化已經(jīng)成為高校檔案管理工作中最為重要的內(nèi)容之一。對(duì)高校檔案工作的重要性需要進(jìn)行明確的認(rèn)知，檔案館的建立需要對(duì)檔案進(jìn)行更加標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的管理，而且高校購(gòu)進(jìn)先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，也是為了提高檔案管理工作規(guī)范化的硬件水平。對(duì)高校檔案工作的明確化和制度化有利于建立高校檔案的管理體系，從而能夠?qū)崿F(xiàn)高校檔案在進(jìn)行各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作時(shí)更加規(guī)范，保證高效檔案館能夠發(fā)揮其應(yīng)有的功能。

（二）高校檔案管理具有資源結(jié)構(gòu)多元化的特點(diǎn)

高校檔案記錄著學(xué)校發(fā)展的真實(shí)歷史，記載著教師和學(xué)生的教學(xué)、科研和學(xué)習(xí)等方面的大量信息，也傳承著大學(xué)的文化和精神。高校檔案在高校的發(fā)展中發(fā)揮了巨大的作用，形成了獨(dú)具特色的管理模式和服務(wù)功能。然而，在網(wǎng)絡(luò)化、信息化的新時(shí)期，社會(huì)和高校都對(duì)檔案管理的服務(wù)功能提出了多元化需求。從創(chuàng)新服務(wù)形式、強(qiáng)化服務(wù)功能、加大開發(fā)力度、加快推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化和促進(jìn)資源共享等多方面共同推動(dòng)高校檔案資源的社會(huì)化使用進(jìn)程。

（三）高校檔案管理具有工作信息化的特點(diǎn)

現(xiàn)代信息技術(shù)得到廣泛應(yīng)用，各行各業(yè)都實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代信息資源的共享，充分利用現(xiàn)代信息資源，從發(fā)揮人的智力作用，使社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展更加高效、優(yōu)質(zhì)的歷史進(jìn)程。檔案信息化就是以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)為手段，以檔案管理學(xué)為理論指導(dǎo)，按照信息時(shí)代發(fā)展的要求，依托檔案管理工作，而開展的收集、整理、保管、開發(fā)和利用檔案資源的現(xiàn)代化管理過(guò)程。高校檔案信息化就是在高校檔案管理工作中，充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)的巨大作用，收集、整理和利用檔案資源的過(guò)程。高校檔案信息化建設(shè)的最終目標(biāo)是提高高校檔案信息的管理與服務(wù)水平，實(shí)現(xiàn)高效當(dāng)信息資源的有效利用。而且，不同的信息化建設(shè)階段具有不同的階段性建設(shè)目標(biāo)。

（四）高校檔案管理具有服務(wù)利用社會(huì)化的特點(diǎn)

高校檔案管理社會(huì)化管理是承載著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)與現(xiàn)代化的進(jìn)程和發(fā)展，社會(huì)結(jié)構(gòu)日益復(fù)雜，社會(huì)差異成分越來(lái)越多的情況下，建立的一種新的管理模式。它符合檔案制度的公共政策創(chuàng)新：必須沿著社會(huì)化的方向發(fā)展。也就是機(jī)構(gòu)和服務(wù)對(duì)象的社會(huì)性，主要適用于流動(dòng)人員人事檔案管理，這預(yù)示著更大范圍檔案管理的一種方向和發(fā)展趨勢(shì)，更有利于人才流動(dòng)、人盡其才，有利于人事檔案規(guī)范化、現(xiàn)代化以及網(wǎng)絡(luò)化管理，是適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求的必然產(chǎn)物。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理體系構(gòu)建

多年來(lái)，在對(duì)高校電子文件管理理論與實(shí)踐的不斷探索中，檔案界專家逐步達(dá)成了共識(shí)：信息時(shí)代電子文件的最優(yōu)化管理就是集成管理。本研究從建立歸檔數(shù)據(jù)通用格式標(biāo)準(zhǔn)和對(duì)遷移數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化管理及提高通用型電子檔案集成系統(tǒng)功能，開發(fā)通用型開放式可擴(kuò)展自適應(yīng)檔案管理平臺(tái)的角度進(jìn)行研究，是一種更適合基層檔案部門進(jìn)行電子文件中心建設(shè)的方式。主要有：

（一）推進(jìn)學(xué)校檔案管理規(guī)范化，建立大數(shù)據(jù)管理高校檔案。

對(duì)于檔案工作管理，由于專業(yè)術(shù)語(yǔ)較多，甚至一個(gè)術(shù)語(yǔ)在不同環(huán)境下有不同的含義，專業(yè)人員的不足使得檔案管理工作較為混亂，很多高校都是由非專業(yè)人員進(jìn)行管理，這使得日常工作中出現(xiàn)的一些問(wèn)題很難被發(fā)現(xiàn)，隨著問(wèn)題的累積，使得高校檔案工作管理難度越來(lái)越大。為此，單純地依靠制度和條例并不能實(shí)現(xiàn)高校檔案工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理。而以集成管理理念為指導(dǎo)，針對(duì)高校具體情況，提出電子文件中心建設(shè)應(yīng)用方案，探索一種方便快捷經(jīng)濟(jì)實(shí)用的電子文件集成平臺(tái)建設(shè)管理模式，為高校數(shù)字檔案館、電子文件中心建設(shè)提供較好參考。

（二）采用調(diào)研、分析、對(duì)比、試驗(yàn)實(shí)踐和總結(jié)等方法來(lái)解決集成系統(tǒng)存在問(wèn)題，形成電子文件的批量按年度導(dǎo)出目錄數(shù)據(jù)和全文歸檔來(lái)處理數(shù)據(jù)

在收集或者訪談了解集成系統(tǒng)中存在的問(wèn)題后，采用調(diào)研、分析、對(duì)比、試驗(yàn)實(shí)踐和總結(jié)等方法來(lái)分析解決，各類收發(fā)文件的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)及輸出格式，整理和優(yōu)化為建設(shè)集成平臺(tái)的基本材料。結(jié)合實(shí)際，研究基于中間文件批量遷移的電子公文格式及歸檔數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)：提出集成系統(tǒng)中形成的電子文件全文及歸檔目錄數(shù)據(jù)基于表格或者中間文件的通用數(shù)據(jù)格式及電子文件封裝樣式。其次是對(duì)現(xiàn)有的通用型檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行二次開發(fā)，在現(xiàn)有的主要針對(duì)庫(kù)藏實(shí)體檔案管理的平臺(tái)中增加集成系統(tǒng)的電子文件表，在檔案系統(tǒng)中定制好遷移數(shù)據(jù)表，在實(shí)踐過(guò)程中提出并完善通用型電子檔案集成平臺(tái)的功能模型。還要對(duì)將歸檔電子文件數(shù)據(jù)進(jìn)行加實(shí)體分類號(hào)、檔號(hào)等初步處理后導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行管理，將集成系統(tǒng)中輸出電子文件文件批量掛接進(jìn)集成平臺(tái)中的相應(yīng)目錄下，而且電子文件上傳空間架設(shè)，并歸檔數(shù)據(jù)光盤管理。

（三）電子檔案集成系統(tǒng)建設(shè)外包和二次開發(fā)建設(shè)相結(jié)合，促進(jìn)成高校檔案管理方法方便快捷經(jīng)濟(jì)實(shí)用

電子文件歸檔和電子檔案管理是目前高校面臨的普遍問(wèn)題，電子檔案集成系統(tǒng)建設(shè)是電子文件中心建設(shè)的關(guān)健技術(shù)之一，針對(duì)目前電子文件中心建設(shè)中普遍采用的業(yè)務(wù)外包，由專業(yè)公司實(shí)施，存在管理軟件揉性不夠、自適應(yīng)程度不高的缺陷等問(wèn)題，建立一種對(duì)前端系統(tǒng)中形成的電子文件元數(shù)據(jù)及全文進(jìn)行格式規(guī)范，對(duì)歸檔電子文件進(jìn)行批量遷移及由基層檔案管理部門對(duì)通用型檔案管理軟件進(jìn)行二次開發(fā)建設(shè)電子檔案集成平臺(tái)的方式，提出用電子光盤、電子文件上傳空間及電子文件管理系統(tǒng)三種途徑實(shí)現(xiàn)歸檔電子文件異質(zhì)異地備份的方式方法系統(tǒng)。更重要的是此電子文件集成管理方法方便快捷經(jīng)濟(jì)實(shí)用，具有較好的推廣價(jià)值。

（四）遷級(jí)整合集成檔案管理系統(tǒng)，形成的電子檔案移交與接收的具體實(shí)施方法

規(guī)范前端各業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)中處理及形成的數(shù)字檔案資源目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)與數(shù)據(jù)交換格式，探索在服務(wù)器上架設(shè)電子文件上傳空間以實(shí)現(xiàn)歸檔電子文件異質(zhì)異地備份的方法，解決集成檔案管理系統(tǒng)及其他各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)中形成的電子文件按年度批量歸檔問(wèn)題，主要是遷級(jí)整合集成檔案管理系統(tǒng)，形成的電子檔案移交與接收的具體實(shí)施方法。這樣才能解決歸檔電子文件批量遷移進(jìn)檔案管理系統(tǒng)中及其在檔案系統(tǒng)中的儲(chǔ)存與管理問(wèn)題：也解決歸檔電子文件的異質(zhì)異地備份問(wèn)題。建設(shè)與檔案管理系統(tǒng)相聯(lián)的數(shù)字檔案信息發(fā)布利用系統(tǒng)，打造“一站式”檔案信息資源共享和服務(wù)平臺(tái)，為學(xué)校各部門和社會(huì)提供全方位的網(wǎng)絡(luò)檔案信息服務(wù)。

總之，高校檔案管理和利用是高校管理工作的重要內(nèi)容，在數(shù)字化校園環(huán)境下，對(duì)現(xiàn)時(shí)各業(yè)務(wù)管理部門的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)中形成的大量電子文件加強(qiáng)管理，對(duì)提高檔案利用效率和規(guī)范高校電子文件管理工作具有重要意義。