流程管理在電子檔案管理系統(tǒng)中的應(yīng)用探討

石　靜

摘 要：本文以電子檔案管理系統(tǒng)中流程管理內(nèi)容概述、電子檔案管理過(guò)程中存在的具體問(wèn)題為切入點(diǎn)，展開(kāi)具體分析，并以此為依據(jù)，提出注重開(kāi)展檔案?jìng)浞莨芾砉ぷ?、注重網(wǎng)絡(luò)安全環(huán)境建設(shè)等幾方面重要解決措施;同時(shí)也明確了流程管理在電子檔案管理系統(tǒng)中的幾方面應(yīng)用。希望在我國(guó)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不斷發(fā)展進(jìn)步的影響下，電子檔案信息管理者能夠注重流程管理工作的開(kāi)展，在提升檔案管理安全性的同時(shí)，不斷創(chuàng)新電子檔案管理模式。

關(guān)鍵詞：流程管理;電子檔案;管理系統(tǒng);具體應(yīng)用

引言

檔案管理工作是各行各業(yè)管理工作的重要組成內(nèi)容。時(shí)代不斷發(fā)展進(jìn)步，檔案儲(chǔ)存載體不斷更新變換，要求電子檔案管理人員能夠注重保存方式、檔案管理模式的運(yùn)用。本文從電子檔案管理系統(tǒng)中流程管理內(nèi)容概述及其管理問(wèn)題入手，緊緊圍繞解決檔案管理問(wèn)題的具體措施進(jìn)行闡述，針對(duì)流程管理在電子檔案管理系統(tǒng)中的應(yīng)用表現(xiàn)進(jìn)行全面探討。電子檔案模式的出現(xiàn)是數(shù)字化技術(shù)發(fā)展強(qiáng)大的具體表現(xiàn)，希望電子檔案管理者能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理問(wèn)題，從而更加重視流程管理工作的開(kāi)展。

一、電子檔案管理系統(tǒng)中流程管理內(nèi)容概述

流程管理是電子檔案管理系統(tǒng)中的一種重要管理模式。順利開(kāi)展流程管理工作，對(duì)于提升管理績(jī)效水平具有重要影響;其能夠?qū)㈦娮訖n案的輸入轉(zhuǎn)變?yōu)楦芫哂休敵鰞r(jià)值的活動(dòng);專(zhuān)業(yè)化、規(guī)范化開(kāi)展流程管理工作，能夠有效提升電子檔案信息管理效率。流程管理的工作內(nèi)容主要包括用戶、價(jià)值、輸入資源、結(jié)構(gòu)、輸出結(jié)果等幾方面重要內(nèi)容。一些地區(qū)為了能夠提升物流程管理效率，也頒布了一些法律文件，這樣流程管理人員在實(shí)際開(kāi)展管理工作期間，就可以嚴(yán)格按照規(guī)定內(nèi)容進(jìn)行工作，為今后電子檔案管理者明確流程管理內(nèi)容、制定流程管理方案提供重要幫助。

二、電子檔案管理過(guò)程中存在的具體問(wèn)題

時(shí)代不斷發(fā)展進(jìn)步，人們?cè)谏詈凸ぷ麟x不開(kāi)電子文件的應(yīng)用。我國(guó)電子信息技術(shù)不斷提升，在對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)計(jì)過(guò)程中，流程管理受到了足夠重視，但是現(xiàn)階段仍然存在一些不足，以下幾方面內(nèi)容展開(kāi)具體分析。

1.可讀性問(wèn)題

電子檔案與紙質(zhì)檔案相比較，其可讀性會(huì)比較弱。在對(duì)電子檔案進(jìn)行管理時(shí)，管理者更加依賴(lài)管理系統(tǒng)。一旦出現(xiàn)誤傳到其他系統(tǒng)、誤傳到其他平臺(tái)的現(xiàn)象，就會(huì)出現(xiàn)“不可讀”的問(wèn)題，這樣不利于需求者對(duì)檔案進(jìn)行查找使用。

2.檔案安全問(wèn)題

檔案安全問(wèn)題，是電子檔案管理者開(kāi)展檔案管理工作中比較容易忽視的問(wèn)題。在管理過(guò)程中，要認(rèn)真排查安全隱患，注重考慮檔案信息載體自身的安全性。電子檔案與紙質(zhì)檔案的載體存在很大區(qū)別。具體表現(xiàn)為：存儲(chǔ)電子檔案的載體是以磁盤(pán)以及各種光盤(pán)為主，載體的種類(lèi)比較豐富，其在傳輸檔案的過(guò)程中會(huì)受到一些外界因素的影響。比方說(shuō)網(wǎng)絡(luò)狀況、磁盤(pán)儲(chǔ)存容量等因素都會(huì)對(duì)傳輸電子檔案的速度和質(zhì)量造成嚴(yán)重影響;其儲(chǔ)存信息數(shù)據(jù)的時(shí)間會(huì)受到一定限制，這樣會(huì)對(duì)電子檔案信息安全造成危害;一旦檔案載體被破壞，電子檔案信息的相關(guān)內(nèi)容很難全面恢復(fù)，不利于提升檔案安全性。

三、解決檔案管理問(wèn)題的具體措施

1.注重開(kāi)展檔案?jìng)浞莨芾砉ぷ?/p>

檔案管理部緊跟時(shí)代進(jìn)步的腳步，要積極運(yùn)用電子信息技術(shù)積極開(kāi)展跨區(qū)域、異質(zhì)檔案?jìng)浞莨ぷ?，這樣能夠有解決電子檔案“不可讀”問(wèn)題，為需求者及時(shí)查找檔案創(chuàng)造條件?？鐓^(qū)域?qū)n案進(jìn)行備份管理，要具備300公里以外、兩個(gè)區(qū)域不屬于同一江河流域、不屬于同一電網(wǎng)環(huán)境、不屬于同一地震帶等條件。在滿足這些條件的情況下，就可以進(jìn)行跨區(qū)域?qū)n案進(jìn)行備份管理。

2.注重網(wǎng)絡(luò)安全環(huán)境建設(shè)

人們通過(guò)網(wǎng)絡(luò)對(duì)電子檔案進(jìn)行查找期間，要對(duì)用戶進(jìn)行實(shí)名制驗(yàn)證。比方需求者在輸入端輸入相關(guān)詞語(yǔ)之后，本人要親自進(jìn)行信息驗(yàn)證，這樣才能打破訪問(wèn)權(quán)限;要嚴(yán)格遵電子檔案信息管理線相關(guān)條例的實(shí)際內(nèi)容開(kāi)展檔案查詢工作，這樣既能優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)安全環(huán)境，又能為提升電子檔案信息進(jìn)提供重要保障。除此之外，還要建設(shè)網(wǎng)絡(luò)防火墻、積極運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)殺毒軟件，在減少計(jì)算機(jī)黑客的同時(shí)，能夠有效減少網(wǎng)絡(luò)病毒的侵害，這為今后解決檔案管理安全問(wèn)題提供重要幫助。

四、流程管理在電子檔案管理系統(tǒng)中的應(yīng)用

1.流程管理理念中的應(yīng)用表現(xiàn)

用戶在流程管理工作中占據(jù)主導(dǎo)地位，用戶價(jià)值對(duì)構(gòu)建完善的電子檔案管理系統(tǒng)具有重要意義。流程管理過(guò)程中可以將用戶以及與用戶相關(guān)聯(lián)的輸出活動(dòng)進(jìn)行統(tǒng)一管理，將這些輸出活動(dòng)進(jìn)行重新組合，從而形成了用戶、價(jià)值、輸入資源、結(jié)構(gòu)、輸出結(jié)果等幾方面流程內(nèi)容。

2.流程管理方式中的應(yīng)用表現(xiàn)

如果檔案管理者想要準(zhǔn)確控制電子檔案信息的流程管理功能，就要以電子檔案信息資源的具體特征為核心展開(kāi)深入探討。電子檔案信息管理者在實(shí)際工作中涉及到的管理內(nèi)容比較復(fù)雜，流程管理的環(huán)節(jié)比較繁瑣，其與各個(gè)行業(yè)的接觸比較頻繁等。明確電子檔案管理的方向及其目標(biāo)，是管理者開(kāi)展電子檔案管理工作的基礎(chǔ)內(nèi)容?，F(xiàn)階段，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足電子檔案管理的需求，這就需要流程管理人員將電子檔案管理狀況與之進(jìn)行結(jié)合，在構(gòu)建完善的電子檔案管理體系的過(guò)程中，積極運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行處理;檔案管理人員要不斷創(chuàng)新流程管理模式，將數(shù)字化與智能化與檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行融合，這樣在滿足需求學(xué)者內(nèi)心需求的同時(shí)，也能將一些瑣碎的檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一整合。電子檔案管理系統(tǒng)中積極開(kāi)展流程管理工作，能夠?qū)n案管理人員的工作行為提出一定的要求，這樣就會(huì)幫助檔案管理人員樹(shù)立正確的工作觀念，調(diào)整流程管理模式，對(duì)于今后促進(jìn)電子檔案管理向規(guī)范化、專(zhuān)業(yè)化方向發(fā)展具有重要幫助。

檔案管理人員落實(shí)流程管理方式，能夠有效避免電子檔案發(fā)生安全問(wèn)題。電子檔案管理者在工作中面臨的比較嚴(yán)峻問(wèn)題，就是現(xiàn)階段網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境為其帶來(lái)的安全問(wèn)題。像人們生活中才常見(jiàn)的信息泄漏、破壞檔案格式等安全問(wèn)題。這就需要流程管理者在工作過(guò)程中，要對(duì)電子檔案的社會(huì)價(jià)值進(jìn)行準(zhǔn)確評(píng)估，在減少安全隱患的同時(shí)，全面減少安全風(fēng)險(xiǎn)。除此之外，檔案管理人員還可以結(jié)合實(shí)際狀況進(jìn)行分析，積極運(yùn)用前端控制方式進(jìn)行管理，這樣對(duì)于流程管理效果具有意義。流程管理體系由不同管理環(huán)節(jié)構(gòu)成，每一個(gè)管理環(huán)節(jié)對(duì)解決安全問(wèn)題都具有重要幫助;而在制定電子檔案管理方案過(guò)程中，可以適當(dāng)減少相應(yīng)管理環(huán)節(jié)，這樣在節(jié)省人力、物力、財(cái)力同時(shí)，也能不斷強(qiáng)化電子檔案管理力度。

很多電子檔案管理者在初開(kāi)展流程管理工作時(shí)，都比較依賴(lài)管理模型。通過(guò)對(duì)管理模型的運(yùn)用對(duì)大量的檔案資料進(jìn)行準(zhǔn)確篩選，在此過(guò)程中也需要管理者對(duì)那些與檔案聯(lián)系比較緊密的資料進(jìn)行詳細(xì)記錄。比方說(shuō)，首先管理者要記錄用戶歸還檔案的時(shí)間、借閱檔案的具體內(nèi)容、檔案類(lèi)別等，管理者要將檔案的相關(guān)信息重新錄入到互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)中;其次，還要對(duì)檔案保存的時(shí)間以及價(jià)值進(jìn)行全面分析。根據(jù)檔案管理部門(mén)人力資源狀況組建專(zhuān)業(yè)的檔案內(nèi)容鑒定小組，這樣就會(huì)有專(zhuān)業(yè)的鑒定人員對(duì)檔案的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行鑒定分析，就能夠?qū)μ厥庑缘臋n案信息進(jìn)行分類(lèi)處理。維護(hù)電子檔案信息安全性，是檔案管理者開(kāi)展管理法工作的目標(biāo)。檔案部門(mén)在對(duì)電子檔案信息進(jìn)行管理時(shí)，要充分發(fā)揮其設(shè)置檔案訪問(wèn)權(quán)限功能，及時(shí)更新檔案信息，對(duì)檔案進(jìn)行備份管理，為今后順利開(kāi)展流程管理工作提供重要依據(jù)。

通過(guò)流程管理工作，降低電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)成本與建設(shè)風(fēng)險(xiǎn)。因此，實(shí)際開(kāi)展流程管理工作中，要嚴(yán)格按照電子檔案管理辦法進(jìn)行檔案儲(chǔ)存，這樣對(duì)于今后電子檔案管理有效性與高效性具有重要幫助。運(yùn)用不同儲(chǔ)存方式，對(duì)不同類(lèi)型的電子檔案信息進(jìn)行管理，充分考慮電子檔案信息的特點(diǎn)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)高效率儲(chǔ)存目標(biāo)。

例如：對(duì)于一些照片類(lèi)的電子檔案，需要采用JPEG、TIFF等格式對(duì)其進(jìn)行保存，其對(duì)像素也有具體要求，且這些照片電子檔案像素是在300萬(wàn)像素以上。而對(duì)于那些音頻類(lèi)的電子檔案進(jìn)行保存時(shí)，要采用MP3、WAV等格式進(jìn)行保存，這些音頻類(lèi)的電子檔案信息的采樣率要在44.1Hz及以上。這樣既能保證電子檔案的完整性，又能保證其真實(shí)性，為今后需求者對(duì)其進(jìn)行有效運(yùn)用提供重要保障，在一定程度上也幫助檔案管理部門(mén)節(jié)省了儲(chǔ)存成本。

五、結(jié)束語(yǔ)

檔案管理工作是一項(xiàng)工作內(nèi)容豐富且復(fù)雜的工作。傳統(tǒng)的檔案管理方式經(jīng)常會(huì)受到一些因素的限制，無(wú)法滿足需求者的實(shí)際需求?，F(xiàn)階段，檔案管理者更加注重電子檔案管理系統(tǒng)中流程管理技巧的運(yùn)用。但是在實(shí)際開(kāi)展管理工作期間，仍然存在一些不足。像電子檔案的可讀性與安全性問(wèn)題比較顯著。這就需要管理者能夠充分發(fā)揮工作積極性，將電子檔案管理現(xiàn)狀與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)進(jìn)行全面結(jié)合，制定更具有針對(duì)性的解決方案，設(shè)計(jì)完善的流程管理系統(tǒng)，為今后創(chuàng)新電子檔案管理工作模式做出巨大貢獻(xiàn)。

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作者簡(jiǎn)介：石靜（1970-），漢族，女，山東濟(jì)南人，檔案副研究館員，山東省委黨校本科學(xué)歷，從事疾病預(yù)防檔案管理工作，研究方向：疾控事業(yè)中如何推進(jìn)檔案信息化建沒(méi)。